Hướng dẫn từng bước nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs

Nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs là giải pháp hiện đại vừa giúp tối ưu thời gian soạn thảo, vừa tạo được sự linh hoạt trong công việc. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về cách sử dụng các tính năng chuyển văn bản thành giọng nói trên Google Docs chi tiết nhất. 

Nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs là như thế nào?

Nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs là một tính năng thông minh. Nó cho phép người dùng nói thay vì gõ để tạo nội dung cho văn bản. Công cụ này sử dụng công nghệ nhận dạng giọng nói của Google để chuyển lời nói thành văn bản trực tiếp trong Google tài liệu.

Do đó, khi bạn kích hoạt tính năng “Nhập bằng giọng nói”(Voice Typing), Google Docs sẽ nghe giọng bạn qua micro và tự động hiển thị thành chữ viết. Ngoài tiếng Việt, tính năng chuyển văn bản thành giọng nói còn hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác. 

Lợi ích của việc nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs

Tính năng nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs không chỉ là một tiện ích thú vị mà còn mang đến nhiều giá trị thiết thực khác trong công việc. Dưới đây là 04 lợi ích mà tính năng đặc biệt này của Google Docs mang lại.

Tăng tốc độ soạn thảo văn bản

Việc nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs giúp bạn rút ngắn đáng kể thời gian soạn thảo nội dung. Nhất là những thời điểm cần ghi chú nhanh, soạn văn bản dài, hoặc viết ý tưởng sáng tạo ngay tức thì mà không muốn ảnh hưởng đến tác vụ gõ chữ.

Hơn nữa, với công nghệ nhận diện giọng nói ngày càng chính xác, khi bạn nói tự nhiên và trôi chảy thì Google Docs sẽ tự động xử lý ngữ pháp và chính tả. Nếu bạn là một người yếu về ngữ pháp và gõ chậm thì đây là một giải pháp vô cùng tuyệt vời giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian xử lý văn bản. 

Tiện lợi cho đối tượng người khó khăn về thao tác gõ

Đối với những đối tượng người khiếm thị hoặc người có khó khăn về việc gõ bàn phím thì tính năng này mang đến giải pháp vô cùng tuyệt vời. Người dùng chỉ cần nói và mọi nội dung sẽ được ghi lại một cách tự động.

Không chỉ vậy, tính năng nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs còn hỗ trợ tốt cho người khiếm thị về khoảng cách công nghệ. Họ có thể học tập, làm việc và giao tiếp qua văn bản đơn giản và dễ dàng hơn. 

Trợ đa ngôn ngữ

Công cụ nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs có khả năng hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ khác nhau. Nhờ đó mà bạn có thể linh hoạt làm việc với ngôn ngữ mà mình muốn.

Ngoài ra, công cụ này cũng là một trong những trợ thủ đắc lực trong việc luyện nói và phản xạ ngôn ngữ. Vì bạn có thể vừa nói, vừa thấy kết quả trực tiếp trên giao diện màn hình. Sau đó bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh cách phát âm hoặc ngữ điệu cho phù hợp. 

Tích hợp với các ứng dụng khác

Tính năng chuyển văn bản thành giọng nói này còn đặc biệt hơn nữa khi kết hợp được với các ứng dụng trong hệ sinh thái Google khi ở trong tài khoản Google Workspace. Bạn có thể tích hợp tính năng hoạt động cùng Google Keep, Gmail, Google Slide,… để tối ưu quy trình làm việc liền mạch và hiệu quả hơn. 

Ví dụ, bạn có thể đọc tài liệu PDF trong Google Drive và sử dụng giọng nói để ghi chú những điểm quan trọng trực tiếp vào Google Docs khi mở song song. 

Hướng dẫn từng bước nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs

Bạn muốn thực hiện ngay thao tác nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs? Nhưng bạn chưa biết cách thì hãy theo dõi phần hướng dẫn chi tiết với các bước đơn giản như sau:

Bước 1 – Mở Google Docs:

Đầu tiên, người dùng cần truy cập vào trang chủ Google Docs trên trình duyệt. Sau đó, bạn cần đăng nhập tài khoản Google sử dụng của bản thân.

Bước 2 – Tạo hoặc mở tài liệu mới:

Tiếp theo, bạn vào biểu tượng Tài liệu trống để soạn thảo nội dung mới. Hoặc bạn có thể mở sẵn file tài liệu để thực hiện thêm. 

Bước 3 – Bật micro trên thiết bị:

Trước khi thực hiện tính năng nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs, bạn cần phải bật micro trên thiết bị máy tính hoặc điện thoại của mình. 

Bước 4 – Chọn công cụ “Nhập bằng giọng nói”:

Tiếp tục, bạn vào thanh công cụ menu ở phía đầu chọn vào Công cụ (Tools) >> sau đó chọn Nhập liệu bằng giọng nói (Voice Typing). Lúc này, biểu tượng micro sẽ bắt đầu xuất hiện ở phần phía bên trái của màn hình thiết bị.

Bước 5 – Chọn ngôn ngữ:

Ở bước này, bạn chỉ cần chọn một ngôn ngữ để tiếp hành nhập ngôn ngữ vào Google Tài liệu mà mình muốn. 

Bước 6 – Bắt đầu nói:

Sau khi hoàn tất, bạn cần nhấp vào micro để bắt đầu nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs. 

Bước 7 – Kết thúc:

Khi chuyển văn bản thành giọng nói thành công, bạn cần chỉnh sửa lại nội dung (nếu cần) và kết thúc. 

Một số lỗi và cách khắc phục khi chuyển văn bản thành giọng nói

Trong quá trình sử dụng tính năng nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs bạn có gặp một vài lỗi và chưa biết cách phục? Đừng lo, bạn hãy tham khảo ngay về bảng tổng hợp lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh chóng sau đây:

Lỗi micro không hoạt động

Đây là lỗi phổ biến nhất khi bắt đầu sử dụng tính năng nhập liệu bằng giọng nói. Nguyên nhân chủ yếu của lỗi này là do trình duyệt chưa được cấp quyền truy cập micro, thiết bị ngoại vi gặp trục trặc hoặc micro đang bị tắt. 

Cách khắc phục tình trạng này để có thể nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs lại như sau:

• Thứ nhất, kiểm tra lại kết nối micro hoặc tai nghe tích hợp micro.
• Thứ hai, trên trình duyệt Chrome vào phần Cài đặt >> Quyền riêng tư >> Micro và cấp quyền sử dụng.
• Thứ ba, khởi động lại thiết bị nếu vẫn không hoạt động.

Lỗi không nhận giọng nói hoặc nhận sai từ

Trường hợp Google Docs không nhận diện giọng nói hoặc chuyển đổi sai nội dung thường là do môi trường có tiếng ồn hoặc người dùng nói quá nhỏ và quá nhanh. Cách khắc phục tình huống lỗi này cũng khá đơn giản, người dùng chỉ cần:

• Thứ nhất, sử dụng một không gian yên tĩnh để nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs.
• Thứ hai, bạn cần đảm bảo nói rõ ràng, phát âm chuẩn và giữ khoảng cách để micro nhận diện.
• Thứ ba, trong phần ngôn ngữ thì bạn nên kiểm tra kỹ xem có để đúng tiếng Việt cho Google nhận diện hay chưa.  

Chữ bị lỗi chính tả hoặc ngữ pháp

Mặc dù công nghệ nhận diện giọng nói ngày càng hiện đại và chính xác. Tuy nhiên, một số lỗi chính tả, ngữ pháp vẫn có thể xảy ra. Đặc biệt là trong các trường hợp bạn nói nhanh hoặc sử dụng các từ ngữ ít phổ biến. Cách khắc phục lỗi chính tả hoặc ngữ pháp trong khi nhập văn bản bằng giọng nói như sau:

• Thứ nhất, đọc lại nội dung tài liệu sau khi hoàn tất quá trình nhập liệu và chỉnh sửa lại thủ công.
• Thứ hai, sử dụng tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động trên Google Docs để phát hiện lỗi nhanh hơn.

Mất kết nối trong khi nhập liệu

Thông thường, bạn cần phải có kết nối internet mới có thể nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs được. Còn nếu mạng chập chờn hoặc bị mất kết nối sẽ ảnh hưởng đến quá trình ghi nhận giọng nói.

Cách khắc phục tốt nhất cho tình trạng lỗi này là:

• Thứ nhất, hãy kiểm tra lại kết nối mạng trước khi bắt đầu chuyển văn bản thành giọng nói.
• Thứ hai, sử dụng mạng WIFI để ổn định hơn thay vì dùng nguồn mạng dữ liệu di động.
• Thứ ba, nếu mất kết nối giữa chừng hãy dừng hoặc bắt đầu lại khi mạng ổn định. 

Không nhận diện được dấu câu hoặc lệnh

Trên thực tế, Google Docs không tự động hiểu khi người dùng ngắt câu hoặc sử dụng dấu câu. Trừ các trường hợp khi có hướng dẫn cụ thể trong lời nói nhập liệu. Với tình huống này để được khắc phục, bạn cần:

• Thứ nhất, sử dụng lệnh nói như chấm, phẩy, xuống dòng, hai chấm,… trong lúc nhập liệu giọng nói để hệ thống ghi nhận đúng điều hướng của bạn.
• Thứ hai, điều chỉnh nhịp nói rõ ràng để hệ thống dễ phân biệt được cấu trúc của câu. 

Không thấy tùy chọn nhập liệu bằng giọng nói

Tùy chọn nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs được cài đặt sẵn trên công cụ. Trong trường hợp bạn không tìm thấy tính năng Nhập bằng giọng nói trên thanh công cụ, rất có thể do đang sử dụng trình duyệt không tương thích hoặc phiên bản lỗi thời. Cách khắc phục tốt nhất cho lỗi không thấy tùy chọn nhập liệu bằng giọng nói này như sau:

• Thứ nhất, sử dụng trình duyệt Google Chrome để hỗ trợ tính năng được đầy đủ nhất.
• Thứ hai, đảm bảo bạn đang sử dụng đúng tài khoản Google có cấp quyền truy cập vào tài liệu Docs đó. 

Lưu ý quan trọng khi sử dụng tính năng chuyển văn bản thành giọng nói

Để khai thác tối đa tiềm năng của tính năng chuyển giọng nói thành văn bản trong Google Docs. Đồng thời tối ưu được tính năng soạn thảo nhanh trong Google tài liệu, bạn cần phải nắm vững một số lưu ý vô cùng quan trọng sau đây:

• Kiểm soát môi trường thu âm

Bạn cần đảm bảo môi trường thu âm là không gian yên tĩnh, tránh xa các tạp âm, tiếng ồn từ giao thông, tiếng nói chuyện hoặc âm thanh từ các thiết bị khác. Nếu để không gian có tiếng ồn sẽ có thể làm nhiễu tín hiệu âm thanh, Google Docs gặp khó khăn trong việc chuyển đổi chính xác giọng nói thành văn bản.

• Phát âm rõ ràng và chậm rãi

Để Google Docs nhận diện chính xác từng từ bạn nói, hãy phát âm từng âm tiết một cách tròn trịa, tránh nói quá nhanh hoặc nuốt âm. Cách tốt nhất, bạn nên nói theo ngữ điệu rõ ràng để hệ thống phân tích và chuyển đổi giọng nói được trơn tru hơn. 

• Đảm bảo kết nối mạng ổn định

Tính năng chuyển giọng nói thành văn bản trong Google Docs hoạt động dựa trên công nghệ xử lý đám mây. Do đó, khi kết nối mạng ổn định thì quá trình chuyển đổi giọng nói thành văn bản sẽ tránh được gián đoạn làm mất dữ liệu và các lỗi khác hơn. 

Nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs bằng Gemini AI

Hiện nay, sự tích hợp của Gemini AI vào tài khoản đăng ký Google Workspace đã giúp tính năng nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs mở ra nhiều điều mới mẻ hơn. Với khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, Gemini AI không chỉ giúp chuyển đổi âm thanh thành chữ viết mà còn mang đến cải tiến linh hoạt, nhanh chóng, chính xác hơn về soạn thảo văn bản. 

Dưới đây là một số lợi ích thiết thực mà Gemini AI mang lại:

• Tăng hiệu suất làm việc

Thay vì bị giới hạn bởi tốc độ gõ phím, bạn có thể diễn đạt ý tưởng của mình bằng giọng nói. Từ đó, Gemini AI sẽ chuyển đổi chúng thành văn bản. Điều này rất hữu ích trong những trường hợp mà bạn cần ghi lại nhanh chóng các ý tưởng trong buổi brainstorming, phác thảo nội dung bài viết, hoặc soạn email trả lời dài. Ngoài ra, với khả năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản một cách nhanh chóng và chính xác, Gemini AI còn giúp bạn tiết kiệm thời gian gõ phím thủ công. 

• Linh hoạt trong công việc

Với tính năng nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs, bạn có thể nhờ Gemini AI ghi lại ý tưởng và tạo văn bản ở bất kỳ đâu. Đặc biệt, với khả năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng trong Google Workspace như Gmail, Google Slides, và Google Meet. Bạn có thể dễ dàng tận dụng được Gemini AI hỗ trợ chuyển đổi giọng nói trong nhiều ngữ cảnh khác nhau lên Google Docs, hay soạn email và tạo ghi chú nhanh trong Meet.

Gemini AI ứng dụng thực tế với tính năng nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs giúp:

• Soạn thảo email và thư tín chuyên nghiệp – Người dùng tiết kiệm thời gian tạo các email phản hồi, báo cáo công việc, thư mời chỉ cần dùng giọng nói. 
• Ghi chú thông tin trong cuộc họp và bài giảng  – Người dùng dễ dàng ghi lại mọi thông tin quan trọng trong các cuộc họp trực tuyến, offline, hoặc các buổi thuyết trình, bài giảng mà không cần lo lắng về việc bỏ lỡ chi tiết. 
• Tạo bản nháp và phác thảo tài liệu  – Gemini AI sẽ phác thảo ý tưởng, xây dựng outline các bài báo, báo cáo, luận văn bằng giọng nói cho bạn trên Google Docs.
• Hỗ trợ dịch thuật ngôn ngữ – Khả năng xử lý ngôn ngữ của Gemini AI, giúp chuyển đổi giọng nói từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác đơn giản và hiệu quả.

Lời kết

Với những hướng dẫn chi tiết về cách nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs trên đây, hy vọng rằng sẽ hữu ích và giúp bạn linh hoạt hơn trong quá trình làm việc với Google Docs. Ngoài ra, nếu có vướng mắc gì liên quan đến tính năng nhập liệu này, bạn cũng đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ sớm nhất. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777