Hướng dẫn cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs cho Newbie

Ghi chú chân trang hay còn gọi là footnote, là công cụ hữu ích giúp bạn bổ sung thông tin, trích dẫn nguồn tài liệu. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết về cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả nhất. 

Tại sao nên chèn ghi chú chân trang trong Google Docs?

Việc thực hiện cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs vừa giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp vừa nâng cao tính minh bạch trong thông tin. Ngoài ra, việc chèn footnote trong Docs còn mang lại nhiều lợi ích khác như là:

• Cung cấp thông tin để làm rõ nội dung chính

Trong quá trình tạo tài liệu Google Docs, bạn cần giải thích về một thuật ngữ chuyên ngành, một tên riêng, một dẫn chứng hoặc một ý tưởng nào đó. Thay vì việc bạn chèn giải thích nội dung dài dòng vào phần chính, làm cho văn bản trở nên rối mắt và khó đọc. Giờ đây, bạn có thể đưa thông tin đó xuống phần cuối trang bằng cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs. Từ đó, phần trình bày nội dung của bạn trong Google tài liệu sẽ trở nên ngắn gọn, mạch lạc và đảm bảo được việc tiếp cận với người đọc dễ dàng. 

• Trích dẫn thông tin và ghi nguồn tham khảo rõ ràng

Trong các bài viết học thuật, luận văn, tài liệu nghiên cứu hay bất kỳ tài liệu nào đòi hỏi độ chính xác cao, việc ghi rõ nguồn tham khảo là rất quan trọng. Footnote trong Google Docs giúp bạn trích dẫn nguồn tài liệu, sách, trang web, tài liệu học thuật,… một cách trực tiếp và chuẩn nhất. Điều này đảm bảo được độ tin cậy cho nội dung mà bạn cung cấp.

• Tăng tính chuyên nghiệp cho tài liệu học thuật

Tài liệu có sử dụng cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs luôn tạo cảm giác chỉnh chu và chuyên nghiệp cho Google Tài liệu. Với nội dung này, người đọc có thể đánh giá cáo tác giả khi thấy các thông tin được giải thích đầy đủ, có căn cứ và trình bày theo đúng tiêu chuẩn học thuật. Ngoài ra, đây cũng là điểm cộng lớn cho các bài thuyết trình, báo cáo công việc hoặc nội dung xuất bản. 

• Hỗ trợ người đọc tra cứu thông tin dễ dàng

Thông thường, không phải người đọc nào cũng có đầy đủ kiến thức nền về những nội dung bạn đề cập. Do đó, việc thực hiện cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs đóng vai trò là một bản đồ phụ giúp người đọc dễ theo dõi, hiểu đúng và hiểu sâu hơn về tài liệu. Đồng thời, bạn cũng không cần rời khỏi trang và tìm kiếm riêng các thông tin ở nơi khác khi đang đọc tài liệu. 

• Tự động quản lý và định dạng 

Google Docs hỗ trợ chèn footnote hoàn toàn tự động, từ việc đánh số, căn lề,…. Do đó, bạn không phải mất công và thời gian thực hiện đánh số thủ công, cũng như sợ bị trùng lặp nội dung sau khi chỉnh sửa. Ngoài ra, việc làm này còn giúp bạn giảm thiểu được các lỗi trình bày không đáng có.

Cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs cơ bản

Cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs là một thao tác vô cùng đơn giản. Nếu bạn chưa từng sử dụng tính năng này và không biết cách thực hiện, hãy theo dõi ngay nội dung hướng dẫn dưới đây để thực hiện sao cho chuẩn xác nhất. 

Bước 1 – Chọn vị trí cần chèn Footnote

Trước tiên, bạn truy cập vào Google Tài liệu muốn chèn ghi chú chân trang. Sau đó, bạn thực hiện xác định rõ vị trí trong văn bản mà mình muốn chèn ghi chú chân trang. 

Để thực hiện, bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột đến vị trí mong muốn. Con trỏ chuột nhấp nháy sẽ cho biết vị trí chính xác mà footnote sẽ được chèn vào. 

Bước 2 – Sử dụng menu Chèn

Bước tiếp theo, bạn tiếp tục thao tác sử dụng thanh công cụ tích hợp sẵn của Google Docs với các cách như sau:

– Trên thanh công cụ trên cùng, bạn nhấp chọn danh mục Chèn.

– Trong danh sách thả xuống, bạn tìm và chọn Chú thích cuối trang.

– Chèn một số nhỏ dạng siêu chỉ số tại vị trí bạn đặt con trỏ.

– Đồng thời, bạn tạo một dòng ghi chú ở cuối trang (phía dưới cùng của trang hiện tại) để điền nội dung chi tiết.

*Lưu ý: Tính năng này hoàn toàn tự động và rất tiện lợi. Bạn không cần phải đánh số thủ công hay canh chỉnh vị trí. Bởi mọi thứ sẽ được hệ thống Google Docs xử lý theo đúng thứ tự và chuẩn định dạng. 

Ngoài ra, để mở thanh công cụ chèn ghi chú chân trang nhanh chóng, bạn có thể sử dụng phím tắt phím tắt Ctrl + Alt + F (đối với Windows) hoặc ⌘ + Option + F (đối với macOS).

Bước 3 – Nhập nội dung ghi chú

Sau khi áp dụng cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs thành công, phần mềm sẽ tự động đưa bạn đến phần cuối trang nơi chứa ghi chú vừa được tạo. Lúc đó, bạn bắt đầu nhập nội dung cần ghi chú mà mình muốn trình bày. 

*Lưu ý: Khi ghi chú nội dung, bạn nên chú ý viết ngắn gọn, súc tích và chính xác. Nội dung mà bạn có thể chèn là:

• Giải thích một thuật ngữ chuyên môn
• Đưa ra thông tin bổ sung về sự kiện, nhân vật, địa điểm được nhắc đến trong văn bản
• Trích nguồn từ sách, bài báo, tài liệu học thuật và các trang web đáng tin cậy
• Đưa ra ý kiến cá nhân 

Cách xem các chú thích đã tạo ở chân trang trong Google Docs

Nếu bạn đã hoàn thành cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs và muốn xem lại nội dung. Bạn có thể xem lại các chú thích đã tạo ở chân trang bằng 2 cách như sau:

Cách 1 – Cuộn xuống thủ công xem 

Khi bạn thực hiện ghi chú chân trang, Google Docs sẽ hiển thị một số nhỏ dạng siêu chỉ số (ví dụ: ¹, ², ³…) ngay ở phía dưới của đoạn văn liên quan. Những chỉ số này cũng sẽ liên kết với nội dung mà bạn muốn ghi chú nằm ở trong nội dung bài viết. Với từng chỉ số sẽ tương ứng với nội dung cần chú thích. 

Để xem nội dung đã chú thích, bạn chỉ cần cuộn chuột xuống dưới cùng của trang hiện tại. Google Docs sẽ tự động đặt phần ghi chú ở đây – ngay trên phần lề cuối của trang. Phần này sẽ được tách biệt rõ ràng với nội dung chính trong tài liệu. 

Cách 2 – Nhấp chuột vào chỉ số ghi chú

Nếu tài liệu của bạn dài và không muốn cuộn thủ công, bạn có thể nhấp chuột trực tiếp vào số siêu chỉ số nằm trong phần nội dung của văn bản. Khi bạn nhấp vào đó, Google Docs sẽ tự động cuộn đến phần ghi chú chân trang tương ứng. Bạn sẽ nhanh chóng xem được nội dung mà không bị mất vị trí đọc.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉnh sửa tài liệu với nhiều chú thích. Hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + F (hoặc ⌘ + F trên Mac) để tìm vị trí của các siêu chỉ số hoặc từ khóa cụ thể trong phần ghi chú chân trang. 

Cách loại bỏ ghi chú chân trang trong phần mềm Google Docs

Trong quá trình soạn thảo và chỉnh sửa tài liệu, đôi khi bạn thấy một số ghi chú chân trang không cần thiết hoặc muốn loại bỏ. Bạn có thể dễ dàng xóa các footnote chân trang mà không làm ảnh hưởng tới bố cục tổng thể của văn bản. Dưới đây là các bước cơ bản để bạn thực hiện việc loại bỏ ghi chú chân trang trong Google Docs.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện xác định vị trí footnote muốn xóa trong văn bản chính. Con số tương ứng thường hiển thị dưới dạng siêu chỉ số nằm phía trên dòng chữ.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn di chuyển con trỏ đến ngay trước hoặc ngay sau số tham chiếu. 

– Bước 3: Bạn thực hiện nhấn phím “Backspace” hoặc “Delete” trên bàn phím của thiết bị để xóa và hoàn tất. 

Khi xóa số tham chiếu, bạn sẽ thấy rằng nội dung footnote tương ứng ở cuối trang cũng biến mất. Còn cách footnote khác sẽ tự động được đánh số lại một cách liên tục.  

Lưu ý quan trọng khi chèn ghi chú chân trang trong Docs

Việc thực hiện cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs khá đơn giản. Nhưng để sử dụng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý một số điểm quan trong sau đây:

• Đảm bảo tính nhất quán của định dạng:

Bạn cần phải đảm bảo rằng việc sử dụng một kiểu định dạng nhất quán cho tất cả các footnote trong tài liệu của mình. Bao gồm kiểu chữ, kích thước chữ, cách trình bày thông tin trích dẫn và các yếu tố khác. Sự nhất quán trong định dạng sẽ giúp văn bản tài liệu của bạn trông chuyên nghiệp và dễ đọc hơn rất nhiều.

• Đặt vị trí số tham chiếu chính xác:

Thông thường, số tham chiếu footnote sẽ được đặt ngay sau từ, cụm từ hoặc dấu chấm câu mà bạn muốn chú thích. Hãy đảm bảo rằng bạn đặt chúng ở vị trí chính xác. Mục đích chính là tránh để gây nhầm lẫn cho người đọc. 

• Nội dung footnote rõ ràng và súc tích:

Khi chú thích nội dung cho footnote, bạn nên trình bày một cách rõ ràng, súc tích và cung cấp đủ thông tin cần thiết. Bạn nên tránh việc viết quá dài dòng hoặc đưa vào những thông tin không liên quan.

• Kiểm tra lại sau khi thực hiện chỉnh sửa:

Sau khi thực hiện cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs hoàn tất hoặc chỉnh sửa lại theo ý muốn, bạn cần phải kiểm tra lại. Mục đích chính là để đảm bảo rằng số thứ tự vẫn chính xác và các liên kết vẫn hoạt động tốt. Google Docs thường tự động cập nhật nhưng việc kiểm tra lại vẫn là rất quan trọng. 

• Lưu ý về định dạng kiểu trích dẫn:

Khi trích dẫn chú thích trong tài liệu, tùy thuộc vào từng lĩnh vực học thuật hoặc yêu cầu cụ thể để bạn tuân thủ kiểu trích dẫn nhất định. Ví dụ: APA, MLA, Chicago. Tuy nhiên, bạn hãy đảm bảo rằng tuân thủ đúng các quy tắc của kiểu trích dẫn để nội dung footnote được đảm bảo.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về việc thực hiện cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs, bạn có thể tham khảo:

Làm thế nào để di chuyển vị trí của số footnote?

Trong Google Docs, bạn không thể di chuyển vị trí hiển thị của số footnote ở văn bản một cách trực tiếp bằng cách kéo thả. Vị trí xác định tự động được hiển thị ngay sau con trỏ chuột khi chèn footnote. 

Có thể tùy chỉnh dấu phân cách giữa nội dung và footnote hay không?

Không. Google Docs không cung cấp tùy chọn trực tiếp để chỉnh sửa dấu phân cách (thường là một đường kẻ ngang) giữa nội dung chính và khu vực footnote ở cuối trang.

Tại sao footnote không hiển thị?

Bạn không thấy footnote hiển thị, có thể là do:

• Bạn đang sử dụng chế độ xem không đầy đủ hoặc lỗi mạng. 
• Bạn đã xóa số footnote trong nội dung chính nhưng chưa xóa phần ghi chú.
• Lỗi khi xuất file sang định dạng khác như PDF. 

Số footnote có tự động cập nhật khi thêm hoặc xóa chỉ số ghi chú không?

Có, Google Docs sẽ tự động đánh số lại các  footnote khi bạn thêm hoặc xóa chúng. 

Tôi có thể tạo footnote dài nhiều dòng không?

Có, nội dung footnote có thể dài nhiều dòng tùy thuộc vào nhu cầu của bạn.

Làm thế nào để tạo footnote trong bảng biểu?

Bạn có thể chèn footnote trong văn bản bên trong bảng biểu theo cách tương tự như văn bản thông thường.

Lời kết

Cách chèn ghi chú chân trang trong Google Docs là một trong những thao tác hữu ích, giúp bạn tạo nên các tài liệu chuyên nghiệp, rõ ràng hơn. Với hướng dẫn chi tiết trên, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng sử dụng footnote trong Docs một cách thành thạo nhất. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng từ các chuyên gia.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777