05+ Cách lọc trùng trong Google Sheets siêu nhanh

Trong quá trình làm việc với bảng tính, dữ liệu bị trùng lặp là điều không thể tránh khỏi. Việc lọc trùng không chỉ giúp bảng tính trở nên gọn gàng mà còn đảm bảo độ chính xác và hiệu quả phân tích dữ liệu. Bài viết này sẽ hướng dẫn và bật mí cho bạn 05+ cách lọc trùng trong Google Sheets đơn giản, nhanh chóng và chính xác nhất.

Cách lọc trùng trong Google Sheets mang lại lợi ích gì?

Thực hiện cách lọc trùng trong Google Sheets là một thao tác mang tới nhiều lợi ích thiết thực. Đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng các dữ liệu trong bảng tính. Dưới đây là một số lý do tại sao việc lọc dữ liệu trùng trong Google Sheets lại trở thành bước không thể thiếu:

• Giúp dữ liệu chính xác hơn

Thực hiện cách lọc trùng trong Google Sheets giúp dữ liệu sai được loại bỏ, đảm bảo tính chính xác của các thông tin còn lại trong tệp. Từ đó, việc phân tích và báo cáo dữ liệu sẽ được đảm bảo và đơn giản hoá hơn rất nhiều. 

• Cải thiện hiệu suất làm việc

Dữ liệu bị trùng lặp ở Google Sheets sẽ khiến bạn mất thời gian và chậm hiệu suất trong quá trình làm việc với biển dữ liệu. Cách lọc trùng trong Trang tính sẽ giúp bạn giảm thiểu số lượng dữ liệu. Các thao tác tìm kiếm, sắp xếp và phân tích đơn giản và tối ưu hơn. Từ đó cũng giúp cho bạn không hề lãng phí thời gian vào việc xử lý và tìm các dữ liệu quan trọng. 

• Tiết kiệm không gian lưu trữ

Google Sheets cung cấp không gian lưu trữ rộng rãi. Nhưng đôi khi, bạn sử dụng quá nhiều dung lượng và gần bị hạn chế thì việc triển khai cách lọc trùng trong Google Sheets để loại bỏ dữ liệu là điều rất cần thiết. Việc làm này sẽ giúp giảm kích thước tệp, việc tải, chia sẻ và cộng tác cũng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. 

• Dễ dàng quản lý dữ liệu

Bạn sẽ rất khó để quản lý một Trang tính chứa đầy dữ liệu trùng lặp. Việc thực hiện lọc trùng Google Sheets sẽ giúp dễ dàng theo dõi, cập nhật và tìm kiếm thông tin hơn. 

• Tạo báo cáo chuyên nghiệp

Dữ liệu bị trùng lặp quá nhiều khiến kết quả phân tích vào các báo cáo rất dễ sai lệch. Thực hiện cách lọc dữ liệu trùng trong Google Sheets sẽ giúp đảm bảo mọi thống kê, phân tích, kết luận được đưa ra đáng tin cậy hơn. 

05+ Cách lọc trùng trong Google Sheets

Google Sheets cung cấp rất nhiều cách để bạn có thể lọc trùng và dọn dẹp dữ liệu. Dưới đây là 05+ cách lọc trùng trong Google Sheets siêu nhanh và thực hiện đơn giản mà bạn có thể tham khảo ngay:

Tìm và đánh dấu các dữ liệu trùng nhau bằng Định Dạng

Bạn muốn nhanh chóng nhận diện những dữ liệu trùng lặp trong bảng tính của mình? Tính năng Định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn làm điều đó một cách trực quan bằng các bước sau đây.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập trên Trang tính của mình và lựa chọn vào cùng dữ liệu muốn lọc trùng lặp.

– Bước 2: Trên thanh công cụ Google Sheets, bạn chọn vào danh mục Định dạng >>  sau đó chọn Định dạng có điều kiện. Khi bảng quy tắc định dạng hiện ra, bạn cần tùy chỉnh theo các mục như sau:

+ Áp dụng cho phạm vi là vùng dữ liệu cần phải lọc trùng (A2:B7)

+ Quy tắc định dạng với hàm COUNTIF (hàm đếm có điều kiện)=COUNTIF(A:A,A1)>1. Với cụ thể là A:A là vùng dữ liệu cần đếm và A1 là điều kiện để đếm dữ liệu trong vùng đó

+ Kiểu định dạng thay đổi font chữ, đổi màu ô…..

– Bước 3: Sau khi xong, bạn thực hiện hoàn tất thiết lập và nhấn vào Xong để kết quả hiển thị. 

Lọc dữ liệu trùng hoặc không trùng bằng cách thủ công

Cách lọc trùng trong Google Sheets bằng phương pháp thủ công chỉ nên áp dụng khi bạn có một số lượng nhỏ dữ liệu. Khi đó bạn dễ dàng thực hiện các thao tác như là:

• Chọn phạm vị dữ liệu lọc mong muốn theo từng hàng, từ cột hoạt toàn bộ bảng dữ liệu. 
• Dễ dàng thực hiện bật tắt bộ lọc trên thanh menu công cụ bằng hình biểu tượng phễu để quan sát dữ liệu dễ hơn. 

*Lưu ý: Khi thực hiện cách lọc trùng trong Google Sheets bằng phương pháp thủ công, bạn hãy để ý vào phần tích chọn giá trị lọc để tránh bị nhầm lẫn và mang tới kết quả sai sót. 

Cách lọc trùng trong Google Sheets bằng hàm UNIQUE

Cách lọc trùng trong Google Sheets bằng hàm UNIQUE được khá nhiều người sử dụng. Bởi, bạn chỉ cần một dòng công thức lọc trùng Google Sheets đơn giản là đã có ngay một danh sách các giá trị duy nhất. Cách thức thực hiện thao tác lọc trùng đó như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn vào bảng Trang tính để lọc trùng dữ liệu.

–  Bước 2: Tại phần bảng dữ liệu, bạn chọn vào một ô bất kỳ nào đó.

– Bước 3: Tại ô này, bạn thực hiện nhập hàm UNIQUE với cú pháp =UNIQUE(B2:C12) như trong hình. Với trong đó dữ liệu từ ô B2 – C12 là vùng cần lọc những giá trị không trùng.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn thực hiện chọn vào Enter để hoàn tất quá trình lọc trùng dữ liệu và hiển thị kết quả.

Cách lọc trùng trong Google Sheets bằng hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF trong Google Sheets thường dùng để đếm số lần của một giá trị. Mặc dù không trực tiếp thực hiện thao tác lọc trùng Google Sheets nhưng hàm COUNTIF lại giúp xác định các dữ liệu lặp dễ dàng. Để thực hiện cách lọc trùng trong Google Sheets bằng hàm COUNTIF, bạn thao tác các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, người dùng cần vào Trang tính muốn lọc dữ liệu và chọn vào một ô bất kỳ

– Bước 2: Sau đó, bạn tiếp tục nhập công thức hàm COUNTIF theo cú pháp =COUNTIF(A:A,A1)=1 vào ô trống >> rồi nhấn ENTER.

– Bước 3: Với các ô còn lại, bạn thực hiện kéo công thức áp dụng để hiển thị kết quả.

– Bước 4: Bước tiếp theo, bạn tiến hành lọc dữ liệu TRUE (dữ liệu không lặp trùng) bằng cách chèn thêm 1 hàng phía trên 

– Bước 5: Ở vị trí vừa chèn hàng, bạn chọn vào danh mục Dữ liệu trên thanh công cụ >> click vào mục Tạo bộ lọc.

– Bước 6: Khi đó, biểu tượng bộ lọc hình tam giác xuất hiện và bạn click vào đó >> tiếp tục bỏ tích chọn FALSE và OK.

– Bước 7: Cuối cùng, kết quả sẽ được thu lại với giá trị không trùng là TRUE.

Lọc và loại bỏ dữ liệu xuất hiện nhiều hơn 1 lần trong GG Sheets 

Bên cạnh việc đánh dấu dữ liệu trùng trong Google Sheets, bạn còn cần phải loại bỏ hoàn toàn bản ghi lại xuất hiện nhiều lần. Để thao tác được cách loại bỏ dữ liệu xuất hiện nhiều hơn 1 lần trong Google Sheets, bạn cần thực hiện các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần vào truy cập vào bảng Trang tính lọc trùng dữ liệu.

– Bước 2: Sau đó, bạn cần di chuyển tới một ô trống bất kỳ trong Trang tính để nhập hàm theo công thức =IF(COUNTIF($A$2:A2;A2)=1;A2;‘Kết quả trùng’).

– Bước 3: Tiếp tục, click vào Enter để kết quả được hiển thị. Sau đó, bạn kéo công thức áp dụng với toàn bộ cột đã thực hiện thao tác lọc trùng dữ liệu. 

– Bước 4: Tiếp tục, bạn chèn thêm 1 hàng trống vào phía trên cùng của cột dữ liệu lọc trùng với thao tác Chèn >> Chèn 1 hàng lên trên.

– Bước 5: Ở vị trí hàng trên vừa thêm, bạn click chọn vào Dữ liệu >> tiếp tục chọn Tạo bộ lọc và nhấn OK. 

– Bước 6: Cuối cùng, bạn nhận được kết quả với các giá trị không trùng lặp. 

Cách lọc trùng trong Google Sheets bằng công cụ Tiện ích

Đôi khi, các phương pháp cách lọc trùng trong Google Sheets cơ bản có thể chưa đáp ứng được những nhu cầu lọc dữ liệu phức tạp của bạn. Đó là lúc các tiện ích bổ sung của Google Sheets thể hiện sức mạnh vượt trội. Công cụ Tiện ích lọc trùng trên Google Sheets không có sẵn và các bạn cần phải cài đặt. 

Dưới đây là các bước cài đặt vào công cụ Tiện ích mở rộng lọc trùng như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn vào Trang tính muốn lọc trùng >> sau đó chọn vào Tiện ích mở rộng trên thanh menu >> chọn Tải tiện ích bổ sung.

– Bước 2: Trên thanh công cụ tìm kiếm, bạn gõ Remove Duplicates để tìm tiện ích.

– Bước 3: Sau đó, bạn chọn vào tên tiện ích và nhấn Cài đặt trên giao diện màn hình. 

– Bước 4: Để sử dụng công cụ này, bạn chỉ cần vào phần Tiện ích bổ sung và chọn vào tên nhấn Start để bắt đầu. 

– Bước 5: Bạn click chuột vào mục Select columns để bắt đầu thao tác lọc dữ liệu >> rồi nhấn vào Save.

– Bước 6: Bạn có thể đánh dấu những dữ liệu bị trùng và chọn Highlight màu vàng và hoàn tất. 

Lưu ý quan trọng sau khi lọc trùng dữ liệu trong Google Sheets

Sau khi bạn đã thành công trong việc lọc trùng Google Sheet và loại bỏ dữ liệu lặp không mong muốn. Việc chú ý đến một vài điểm sau sẽ giúp bạn duy trì sự chính xác và tránh những rắc rối tiềm ẩn khi thực hiện cách lọc trùng trong Google Sheets như sau:

• Nên sao lưu dữ liệu trước khi xóa trùng lặp

Trước khi bạn xóa các dòng trùng lặp, hãy sao chép bảng dữ liệu sang một sheet mới hoặc file khác. Đây là bước quan trọng để bảo vệ dữ liệu gốc, đặc biệt khi bạn chưa chắc chắn nên giữ hay xóa dòng nào.

• Kiểm tra kỹ các vùng dữ liệu liên kết

Nếu bảng tính của bạn có dùng công thức lọc trùng Google Sheet như UNIQUE, COUNTIF, việc xóa dữ liệu có thể làm công thức bị lỗi. Hãy kiểm tra các ô có liên kết trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

• Tránh sửa trực tiếp bảng dữ liệu gốc

Nếu bạn đang áp dụng cách lọc trùng trong Google Sheet bằng công cụ như bộ lọc hoặc tiện ích, hãy cân nhắc tạo một bản sao dữ liệu để thao tác. Việc này giúp bạn giữ lại thông tin gốc để đối chiếu nếu cần thiết.

• Đảm bảo lọc đúng vùng dữ liệu cần thiết

Nhiều người mắc lỗi do chọn nhầm vùng khi lọc trùng trên Google Sheet. Hãy chắc chắn rằng bạn đang chọn đúng cột hoặc hàng cần kiểm tra. Đặc biệt khi sử dụng hàm lọc trùng trong GG Sheets, cần xác định phạm vi rõ ràng để kết  quả chính xác.

• Áp dụng cách lọc phù hợp với dữ liệu của bạn

Không phải lúc nào cũng dùng một phương pháp duy nhất. Có thể kết hợp nhiều cách lọc trùng trong trang tính, ví dụ: dùng UNIQUE để lọc nhanh và COUNTIF để kiểm tra kỹ hơn. Điều này giúp bạn có được dữ liệu sạch và chính xác hơn.

Lời kết

Việc lọc trùng trong Google Sheets không còn là nỗi lo khi bạn nắm vững các công cụ và hàm hỗ trợ như UNIQUE, COUNTIF hay các tiện ích mở rộng. Với các cách đã chia sẻ ở trên, bạn có thể dễ dàng thực hiện cách lọc trùng trong Google Sheets, tăng độ chính xác và tính chuyên nghiệp cho bảng tính của mình. Và nếu còn bất cứ câu hỏi gì liên quan đến cách lọc trùng Google Sheets thì đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam để được hỗ trợ nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777