Hướng dẫn cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets cụ thể

Hàm COUNTIF trong Google Sheets giúp bạn đếm số lượng ô thỏa mãn một hoặc nhiều tiêu chí cụ thể. Để hiểu rõ hơn về lợi ích và cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets, các bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây. GCS Việt Nam sẽ mang tới những thông tin và hướng dẫn chi tiết cách sử dụng cụ thể nhất, cùng tham khảo ngay.

Hàm COUNTIF trong Google Sheets là gì?

Hàm COUNTIF trong Google Sheets được biết tới là một hàm thống kê, giúp đếm số lượng ô trong một phạm vi nhất định và thỏa mãn một điều kiện hoặc tiêu chí cụ thể. Khác với hàm COUNT chỉ đếm số lượng ô có chứa giá trị số. Hàm COUNTIF cho phép bạn đặt ra nhiều điều kiện phức tạp hơn.Ví dụ như đếm các ô có giá trị lớn hơn một con số nhất định. 

Hàm COUNTIF được sử dụng khá nhiều trong Google Sheets. Bởi hàm này mang tính linh hoạt và khả năng ứng dụng cao trong nhiều lĩnh vực như quản lý tài chính, kinh doanh, giáo dục,…. Hiện nay, cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets đã trở thành một phần không thể thiếu cho bất kỳ ai làm việc với dữ liệu trên trang tính của Google. 

Công thức của hàm COUNTIF trong Google Sheets

Để sử dụng hàm COUNTIF, bạn cần hiểu rõ cú pháp và các đối số cụ thể của nó. Dưới đây là công thức cơ bản của hàm COUNTIF trong Google Sheets:

=COUNTIF(phạm_vi, điều_kiện)

Trong đó:

• phạm_vi (bắt buộc): là tập hợp các ô mà hàm COUNTIF đếm. Phạm vi có thể là một cột, một hàng hoặc một vùng cụ thể. Ví dụ: A1:A10, B:B, C1:D5.
• điều_kiện (bắt buộc): là tiêu chí mà các ô trong phạm_vi cần phải thỏa mãn để được tính vào kết quả. Điều kiện có thể:
  • Một số: nhập trực tiếp số (ví dụ: 100), hoặc sử dụng các toán tử so sánh như >, <, >=, <=, <> (khác). Ví dụ: “>50” (lớn hơn 50), “<=20” (nhỏ hơn hoặc bằng 20), “<>0” (khác 0).
  • Một chuỗi văn bản: phải đặt chuỗi văn bản trong dấu ngoặc kép (ví dụ: “Hà Nội”). Nếu bạn muốn tìm kiếm một phần của chuỗi văn bản, sử dụng các ký tự đại diện (wildcard). Đó là dấu hỏi chấm (?) cho một ký tự bất kỳ hoặc dấu hoa thị (*) cho một chuỗi ký tự bất kỳ. Ví dụ: “*phát triển*” sẽ đếm các ô có chứa từ “phát triển”, “H?n” sẽ đếm “Hàn”, “Hòn”,…
  • Biểu thức logic: kết hợp toán tử so sánh với các giá trị số, ngày tháng, hoặc văn bản. Ví dụ: “>”&A1 (lớn hơn giá trị trong ô A1), “<“&TODAY() (nhỏ hơn ngày hiện tại).
  • Tham chiếu đến một ô khác: tham chiếu đến một ô chứa giá trị đó. Ví dụ: nếu ô B1 chứa từ “Đã hoàn thành”, bạn sử dụng B1 làm điều kiện. 

Ví dụ minh hoạ về cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets

Để giúp bạn hình dung rõ hơn về cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets, hãy cùng chúng tôi đi qua một vài ví dụ cụ thể.

Giả sử bạn có một bảng tính với dữ liệu về đơn hàng như sau:

Ví dụ 1: Đếm theo giá trị số

Bạn muốn biết sản phẩm nào có số lượng 3 đơn.

Công thức: =COUNTIF(C2:C8, “3”)

Trong đó: 

• C2:C8: Phạm vi chứa tên sản phẩm.
• “3“: Điều kiện là sản phẩm nào có số lượng 3 đơn.

*Kết quả: 

Ví dụ 2: Đếm theo giá trị văn bản

Bạn muốn biết có bao nhiêu đơn hàng liên quan đến sản phẩm Điện thoại.

Công thức: =COUNTIF(B2:B8, “Điện thoại”)

Trong đó:

• B2:B8: Phạm vi chứa tên sản phẩm.
• “Điện thoại“: Điều kiện là tên sản phẩm “Điện thoại”.

*Kết quả: 

Ví dụ 3: Đếm theo giá trị ngày, tháng, năm

Bạn muốn biết có bao nhiêu đơn hàng được giao vào ngày 19/5/2025

Công thức: =COUNTIF(F2:F9;”19/5/2025″)

Trong đó:

• F2:F8: Phạm vi chứa thông tin ngày giao.
• 19/5/2025: Điều kiện là ngày được giao .

*Kết quả: 

Ví dụ 4: Sử dụng tham chiếu ô

Bạn muốn đếm số lượng đơn hàng từ Hà Nội

Thay vì gõ trực tiếp “Hà Nội”, bạn có thể đặt “Hà Nội” vào ô I2 và tham chiếu đến ô đó.

Giả sử ô I2 chứa giá trị “Hà Nội”.

Công thức: =COUNTIF(E2:E8, I2)

Trong đó:

• E2:E8: Phạm vi chứa thông tin khu vực.
• I2: Tham chiếu đến ô I2 chứa điều kiện “Hà Nội”.

*Kết quả: 

Ví dụ 5: Đếm với điều kiện là một chuỗi ký tự bất kỳ

Bạn muốn đếm tất cả các đơn hàng có mã bắt đầu bằng “DH”, bất kể các ký tự phía sau là gì.

Công thức: =COUNTIF(A2:A8, “DH*”)

Trong đó:

• A2:A8: Phạm vi chứa mã đơn hàng.
• “DH*”: Điều kiện sử dụng ký tự đại diện *. Dấu * đại diện cho bất kỳ chuỗi ký tự nào (bao gồm cả chuỗi rỗng).

*Kết quả: 

Ứng dụng của hàm COUNTIF trong Google Sheets

Việc áp dụng cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets không chỉ dừng lại ở việc đếm đơn giản. Với sự linh hoạt trong việc đặt điều kiện và khả năng kết hợp với các hàm khác, COUNTIF trở thành một công cụ đa năng cho nhiều mục đích phân tích và quản lý dữ liệu. Dưới đây là một số ứng dụng thực tế khác của hàm COUNTIF trong Google Sheets:

• Thống kế và báo cáo nhanh 

Bạn có thể dễ dàng đếm số lượng các mục thỏa mãn một điều kiện cụ thể bằng hàm COUNTIF. Ví dụ, đếm số lượng sản phẩm bán chạy, hay thống kê trạng thái công việc, hoặc phân loại khách hàng/nhân viên tại một khu vực nhất định 

• Kiểm tra và xác thực dữ liệu

Hàm COUNTIF hỗ trợ hữu ích trong việc kiểm tra tính hợp lệ và sự tồn tại của dữ liệu. Ví dụ, kiểm tra mã sản phẩm hoặc ID khách hàng nào bị nhập trùng hay không. Hay xác nhận một giá trị vừa nhập có tồn tại trong một danh sách cho phép hay không

• Phân tích theo tiêu chí số học và ngày tháng

Bạn có thể dùng hàm COUNTIF để đếm các giá trị dựa trên các điều kiện về số lượng hoặc thời gian. Ví dụ, đếm số lượng đơn hàng có tổng giá trị lớn hơn một con số nhất định. Hay đếm số lượng giao dịch diễn ra trước một ngày cụ thể hoặc trong một khoảng ngày nhất định

• Lọc dữ liệu thông qua các tiêu chí linh hoạt

Hàm COUNTIF sẽ giúp bạn phân bố dữ liệu trước khi lọc hoặc xây dựng các điều kiện lọc phức tạp dựa trên sự hiện diện của một giá trị. Ví dụ như đếm số lượng ghi chú hoặc mô tả có chứa một từ khóa nhất định. Thông thường, bạn sẽ cần phải sử dụng ký tự đại diện trong công thức. 

Cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets kết hợp với các hàm cơ bản khác

Hàm COUNTIF khi kết hợp với các hàm khác trong Google Sheets sẽ mang tới khả năng phân tích dữ liệu nâng cao đáng kể. Hãy cùng khám phá Cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets với  một số hàm cơ bản khác, trong nội dung sau đây. 

Kết hợp với hàm LEFT, RIGHT, MID

Các hàm LEFT, RIGHT, MID giúp bạn trích xuất các phần của một chuỗi văn bản. Cụ thể về tính ứng dụng của các hàm LEFT, RIGHT, MID như sau:

• LEFT(chuỗi, số_ký_tự): Trích xuất số_ký_tự từ bên trái của chuỗi.
• RIGHT(chuỗi, số_ký_tự): Trích xuất số_ký_tự từ bên phải của chuỗi.
• MID(chuỗi, vị_trí_bắt_đầu, số_ký_tự): Trích xuất số_ký_tự từ chuỗi, bắt đầu từ vị_trí_bắt_đầu.

Tuy nhiên, bạn không thể dùng trực tiếp các hàm này vào làm điều kiện của hàm COUNTIF một cách thông thường. Bạn cần phải sử dụng công thức mảng (với ARRAYFORMULA) hoặc kết hợp với các ký tự đại diện để thực hiện công thức hàm COUNTIF.

*Lưu ý, khi bạn muốn đến các ô dựa trên một phần của chuỗi, hãy sử dụng các ký tự đại diện (* và ?) trong hàm COUNTIF.

*Ví dụ, bạn cần đếm số lượng đơn hàng có Mã đơn hàng (cột A) bắt đầu bằng “DH”.

Công thức: =COUNTIF(A2:A8, “DH*”)

Trong đó:

• A2:A8: Phạm vi chứa các mã đơn hàng.
• “DH*”: Điều kiện. Dấu * (hoa thị) là ký tự đại diện cho bất kỳ chuỗi ký tự nào (bao gồm cả chuỗi rỗng). Công thức này sẽ đếm tất cả các mã đơn hàng bắt đầu bằng “DH” (ví dụ: DH001, DH002).

*Kết quả: 

*Ví dụ phức tạp hơn ((sử dụng logic tương tự hàm LEFT với ARRAYFORMULA). Cụ thể là bạn cần đếm số lượng sản phẩm có Tên sản phẩm (cột B) bắt đầu bằng “Điện”.

Công thức: =ARRAYFORMULA(SUM(IF(LEFT(B2:B8, 4)=”Điện”, 1, 0)))

Trong đó:

• LEFT(B2:B8, 4): Trích xuất 4 ký tự đầu tiên từ mỗi ô trong phạm vi B2:B8.
• =”Điện”: So sánh kết quả trích xuất với chuỗi “Điện”. Điều này tạo ra một mảng các giá trị TRUE/FALSE.
• IF(…, 1, 0): Chuyển TRUE thành 1 và FALSE thành 0.
• SUM(…): Tính tổng các giá trị 1, đếm số lượng ô thỏa mãn điều kiện.
• ARRAYFORMULA: Đảm bảo công thức hoạt động trên toàn bộ phạm vi B2:B8.

*Kết quả: 

Kết hợp với hàm INDEX, MATCH

Hàm INDEX và hàm MATCH được sử dụng để tra cứu dữ liệu. Khi kết hợp các hàm này với hàm COUNTIF sẽ tạo ra các điều kiện đếm động, lấy giá trị điều kiện từ một vị trí cụ thể trong bảng tra cứu. 

Tính ứng dụng cụ thể của hai hàm INDEX và hàm MATCH như sau:

• INDEX(phạm_vi, hàng, [cột]): Trả về giá trị của một ô tại vị trí giao nhau của một hàng và cột cụ thể trong một phạm vi.
• MATCH(giá_trị_tìm_kiếm, phạm_vi_tìm_kiếm, [kiểu_đối_sánh]): Trả về vị trí tương đối của một mục trong một mảng khớp với giá trị đã chỉ định.

*Ví dụ, bạn có một danh sách trạng thái ưu tiên ở một nơi khác. Bạn muốn đếm số lượng đơn hàng có trạng thái khớp với trạng thái ưu tiên này.

Công thức: =COUNTIF(D2:D8; INDEX(K3:K4; MATCH(“Trạng thái ưu tiên”; J3:J4; 0)))

Trong đó:

• MATCH(“Trạng thái ưu tiên”; J3:J4; 0): Tìm vị trí của “Trạng thái ưu tiên” trong phạm vi J3:J4, trả về 1 (vì “Trạng thái ưu tiên” ở hàng 1).
• INDEX(K3:K4, 1): Dựa vào kết quả của MATCH (là 1), hàm INDEX sẽ trả về giá trị ở hàng 1 của phạm vi K3:K4, tức là “Đã giao”.
• COUNTIF(D2:D8, “Đã giao”): Cuối cùng, COUNTIF sẽ đếm các ô trong D2:D8 có giá trị là “Đã giao”.

*Kết quả:

Kết hợp với hàm SUM

Sự kết hợp giữa hàm SUM và cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets giúp thực hiện các phép đếm phức tạp hơn. Đặc biệt khi bạn cần tổng hợp kết quả đếm từ nhiều điều kiện. Hoặc khi bạn muốn thực hiện đếm có điều kiện theo một cách linh hoạt thay vì phải sử dụng và hiểu cách dùng hàm COUNTIFS phức tạp trong Google Sheets.

Trong Google Sheets, bạn thường dùng SUM kết hợp với ARRAYFORMULA và IF để tạo ra logic tương tự SUMPRODUCT trong Excel.

*Ví dụ, bạn muốn đếm số lượng đơn hàng “Điện thoại” có Số lượng lớn hơn 1.

Công thức: =ARRAYFORMULA(SUM(IF((B2:B8=”Điện thoại”) * (C2:C8>1), 1, 0)))

Trong đó:

• (B2:B8=”Điện thoại”): Mảng TRUE/FALSE cho điều kiện “Tên sản phẩm” là “Điện thoại”.
• (C2:C8>1): Mảng TRUE/FALSE cho điều kiện “Số lượng” lớn hơn 1.
• ” * ” : Chỉ khi cả hai điều kiện đều TRUE (1 * 1 = 1) thì kết quả mới là 1. Các trường hợp khác (TRUE * FALSE, FALSE * TRUE, FALSE * FALSE) sẽ là 0.
• IF(…, 1, 0) và SUM(…) tương tự như ví dụ trên.

*Kết quả:

Kết hợp với hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP được dùng để tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của một phạm vi và trả về một giá trị từ cột khác trong cùng hàng. Khi kết hợp hàm COUNTIF với hàm VLOOKUP giúp điều kiện đếm sẽ không cố định mà được lấy từ kết quả của một phép tra cứu.

*Ví dụ, ô I2 chứa Mã đơn hàng “DH001”, bạn muốn biết trạng thái của đơn hàng đó, và sau đó đếm có bao nhiêu đơn hàng khác có cùng trạng thái đó.

– Đầu tiên, bạn cần tìm trạng thái của đơn hàng trong I2 bằng VLOOKUP.

Công thức =VLOOKUP(I2, A2:F8, 4, FALSE)

Trong đó: VLOOKUP tìm “DH001” trong cột A của phạm vi A2:F8, và trả về giá trị từ cột thứ 4 là “Đã giao”.

– Sau đó, bạn sử dụng kết quả của VLOOKUP làm điều kiện cho COUNTIF.

Công thức =COUNTIF(D2:D8; VLOOKUP(I2; A2:F8; 4; FALSE))

Trong đó:

• Hàm VLOOKUP trả về “Đã giao”. 
• Hàm COUNTIF sẽ đếm số lượng ô trong phạm vi D2:D8  có giá trị là “Đã giao”.

*Kết quả:

Kết hợp với hàm AND, OR

Hàm AND và hàm OR là các hàm logic dùng để kết hợp nhiều điều kiện. Tuy nhiên, chúng không thể được sử dụng trực tiếp làm đối số điều kiện trong một hàm COUNTIF đơn lẻ. Thay vào đó, Google Sheets cung cấp hàm COUNTIFS để xử lý nhiều điều kiện logic AND. Bạn cần sử dụng phép cộng các hàm COUNTIF hoặc kết hợp với ARRAYFORMULA cho logic OR.

Tính ứng dụng của hai hàm AND và hàm OR trong Google Sheets, như sau:

• AND(điều_kiện1, điều_kiện2, …): Trả về kết quả là TRUE nếu tất cả các điều kiện đều đúng.
• OR(điều_kiện1, điều_kiện2, …): Trả về kết quả làTRUE nếu ít nhất một trong các điều kiện đúng.

*Ví dụ với hàm AND (tất cả các điều kiện đều đúng)

Bạn cần đếm số lượng đơn hàng Điện thoại” (cột B) có Trạng thái (cột D) là “Đã giao”.

Công thức: =COUNTIFS(B2:B8, “Điện thoại”, D2:D8, “Đã giao”)

Trong đó:

• B2:B8, “Điện thoại”: Điều kiện thứ nhất – Tên sản phẩm phải là “Điện thoại”.
• D2:D8, “Đã giao”: Điều kiện thứ hai – Trạng thái phải là “Đã giao”. Hàm sẽ đếm những dòng thỏa mãn cả hai điều kiện này.

*Kết quả: 

*Ví dụ với hàm OR (ít nhất một điều kiện phải đúng)

Bạn cần đếm số lượng đơn hàng có Khu vực là “Hà Nội” Hoặc “TP.HCM”.

Công thức: =COUNTIF(E2:E8, “Hà Nội”) + COUNTIF(E2:E8, “TP.HCM”)

Trong đó: Hàm này đơn giản là tính tổng số đơn hàng từ Hà Nội và số đơn hàng từ TP.HCM.

*Kết quả:

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm COUNTIF trong Google Sheets

Mặc cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets khá dễ, nhưng đôi khi người dùng vẫn  gặp phải một số lỗi cơ bản cụ thể như là:

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? xảy ra khi Google Sheets không nhận diện được tên hàm hoặc một phần của công thức. Với hàm đếm có điều kiện trong Google Sheets là COUNTIF, dấu hiệu một lỗi chính tả hoặc thiếu dấu ngoặc kép sẽ dẫn tới #NAME?.

• Ví dụ sai =COUNIF(D2:D8, “Đã giao”). Cách sửa đúng là =COUNTIF(D2:D8, “Đã giao”)
• Ví dụ sai (thiếu dấu ngoặc kép cho chuỗi) =COUNTIF(D2:D8, Đã giao). Cách sửa đúng là =COUNTIF(D2:D8, “Đã giao”)

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A thường xuất hiện khi một hàm cố gắng tìm kiếm một giá trị nhưng không tìm thấy nó. Cách khắc phục là kiểm tra nguồn dữ liệu của hàm tra cứu, đảm bảo giá trị mà hàm COUNTIF đang tìm kiếm phải tồn tại. 

Lỗi #ERROR!

Lỗi #ERROR! là một lỗi chung chung trong Google Sheets, thường chỉ ra một vấn đề về cú pháp hoặc lỗi cấu trúc công thức. Đối với COUNTIF, lỗi này có thể do một số nguyên nhân sau:

• Thiếu hoặc thừa dấu ngoặc đơn. Ví dụ sai =COUNTIF(D2:D8, “Đã giao”. Sửa đúng =COUNTIF(D2:D8, “Đã giao”)
• Sử dụng sai dấu phân cách đối số. Tùy thuộc vào cài đặt ngôn ngữ và vùng của Google Sheets, bạn có thể cần sử dụng dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;) để phân cách các đối số trong hàm. Nếu bạn dùng sai, Google Sheets sẽ không hiểu các đối số.

Lưu ý quan trọng khi áp dụng cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets

Để khai thác tối đa sức mạnh của hàm COUNTIF trong Google Sheets và tránh những sai sót không đáng có. Người dùng phải lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây:

Hàm COUNTIF hiện không phân biệt chữ hoa chữ thường

Hàm COUNTIF trong Google Sheets không phân biệt chữ hoa chữ thường khi so sánh chuỗi văn bản. Tức là, nếu bạn có một cột chứa các giá trị “Đã giao”, “đã giao”, “ĐÃ GIAO”. Hàm sẽ đếm tất cả các ô trong phạm vi có chứa chuỗi văn bản “Đã giao” bất kể viết hoa hay viết thường. Còn nếu bạn muốn phân biệt chữ hoa và chữ thường, bạn phải sử dụng các hàm khác.

Sử dụng linh hoạt các ký tự đại diện (Wildcard)

Hàm COUNTIF hỗ trợ hai loại ký tự đại diện chính là:

• Dấu hỏi chấm (?) – cho một ký tự đơn bất kỳ

Sử dụng ? khi muốn khớp với một chuỗi có số lượng ký tự cố định, nhưng có một hoặc nhiều ký tự ở vị trí cụ thể là không xác định.

• Dấu hoa thị (*) – cho một chuỗi ký tự bất kỳ (bao gồm cả chuỗi rỗng).

Sử dụng * khi muốn khớp với một chuỗi chứa một phần cụ thể, và các phần còn lại có thể là bất kỳ ký tự nào.

Cẩn trọng với ô trống 

Nếu bạn muốn đếm các ô hoàn toàn trống trong một phạm vi, hãy đặt điều kiện là một chuỗi rỗng. Ví dụ, bạn muốn đếm số lượng ô không có giá trị nào trong cột C. Công thức sẽ là: =COUNTIF(C2:C8, “”)

Ngược lại, bạn muốn đếm các ô có chứa giá trị (không phải ô trống), bạn có thể dùng toán tử với chuỗi rỗng. Ví dụ, bạn muốn đếm số lượng ô không rỗng trong cột C. Công thức sẽ là: =COUNTIF(C2:C8, “<>”)

Lời kết

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững cách dùng hàm COUNTIF trong Google Sheets để đếm dữ liệu có điều kiện một cách hiệu quả. Và nếu như bạn còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này cần được chúng tôi hỗ trợ giải đáp, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ cụ thể.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777