Hướng dẫn cách sử dụng hàm COUNTIF kết hợp hàm IF từ A – Z

Trong Google Sheets, việc kết hợp hàm COUNTIF với hàm IF mang lại cho người dùng rất nhiều lợi ích khi sử dụng. Từ việc phân tích dữ liệu hiệu quả, điều kiện hóa kết quả, đến xử lý các tình huống phức tạp. Để hiểu rõ hơn cách sử dụng hàm COUNTIF kết hợp hàm IF, các bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây nhé!

Hàm COUNTIF và cách sử dụng

Hàm COUNTIF là hàm thống kê cơ bản trong Google Sheets. Hàm này cho phép bạn đếm số ô trong một phạm vi đáp ứng một tiêu chí cụ thể.  Hay hiểu một cách đơn giản hơn là nếu bạn muốn biết có bao nhiêu lần một giá trị nhất định xuất hiện trong một danh sách thì sử dụng hàm COUNTIF. 

Cú pháp của hàm COUNTIF là:

=COUNTIF(vùng_dữ_liệu, điều_kiện)

Trong đó:

• vùng_dữ_liệu: Là tập hợp các ô mà bạn muốn đếm. Vùng này có thể là một cột, một hàng, hoặc một khối ô. Ví dụ: A1:A10, C:C, B2:D5.
• điều_kiện: Là tiêu chí mà các ô trong vùng_dữ_liệu phải đáp ứng để được đếm. Điều kiện này có thể là một số, một đoạn văn bản, một biểu thức so sánh (ví dụ: lớn hơn, nhỏ hơn), hoặc một tham chiếu đến một ô chứa điều kiện.

*Ví dụ:

Có bảng dữ liệu:

Yêu cầu: Đếm số lượng sản phẩm “Bàn phím cơ” xuất hiện trong danh sách

Công thức: =COUNTIF(B2:B11, “Bàn phím cơ”)

Trong đó:

• vùng_dữ_liệu sẽ là B2:B11
• điều_kiện sẽ là “Bàn phím cơ”

*Kết quả:

*Lưu ý quan trọng khi sử dụng với hàm COUNTIF: 

• Chuỗi văn bản luôn phải đặt trong dấu ngoặc kép (ví dụ “đã hoàn thành”)
• Số hoặc tham chiếu ô thì không cần dấu ngoặc kép (ví dụ 100. A1)
• Các phép so sánh ((>, <, >=, <=, <>) đặt trong dấu ngoặc kép (ví dụ “>50”)
• Hàm COUNTIF hỗ trợ ký tự đại diện là * (dấu sao); ? (dấu chấm hỏi)

Hàm IF và cách sử dụng

Hàm IF được sử dụng khá rộng rãi trong các phép toán Google Sheets. Hàm này cho phép kiểm tra một điều kiện và dựa trên kết quả kiểm tra đó (đúng hay sai). Sau đó, kết quả sẽ trả về một giá trị hoặc thực hiện một hành động khác. 

Cú pháp của hàm IF là:

=IF(điều_kiện_logic, giá_trị_nếu_đúng, giá_trị_nếu_sai)

Trong đó:

• điều_kiện_logic: Là biểu thức kiểm tra, trả về kết quả là TRUE (Đúng) hoặc FALSE (Sai).
• giá_trị_nếu_đúng: Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu điều_kiện_logic là TRUE. Giá trị này có thể là một số, một đoạn văn bản, một tham chiếu ô, một công thức khác.
• giá_trị_nếu_sai: Là giá trị mà hàm sẽ trả về nếu điều_kiện_logic là FALSE. Tương tự như giá_trị_nếu_đúng, nó có thể là một số, văn bản, tham chiếu ô, hoặc công thức khác.

*Ví dụ:

Từ bảng dữ liệu trên, xếp loại doanh thu Cao hoặc thấp với điều kiện doanh thu lớn hơn hoặc bằng 5.000.000 thì xếp loại Doanh thu Cao, ngược lại là Doanh thu Thấp.

Công thức: =IF(D2>=5000000, “Doanh thu Cao”, “Doanh thu Thấp”)

Trong đó:

• điều_kiện_logic: Kiểm tra giá trị trong cột “Loại Sản Phẩm”có bằng “Phụ kiện” hay không. 
• giá_trị_nếu_đúng: Nếu đúng, hiển thị “Là Phụ kiện”.
• giá_trị_nếu_sai: Nếu sai, hiển thị “” (hai dấu nháy kép liền nhau để thể hiện ô trống).

*Kết quả: 

*Lưu ý khi sử dụng hàm IF:

• Điều kiện logic luôn phải trả về TRUE hoặc FALSE.
• Giá trị trả về (cả khi đúng và sai) có thể là văn bản, số, ô tham chiếu hoặc một công thức khác.
• Nếu giá trị trả về là văn bản, bạn phải đặt nó trong dấu ngoặc kép (ví dụ “Không có”).

Hàm COUNTIF kết hợp hàm IF mang tới lợi ích gì?

Việc hàm IF kết hợp với hàm COUNTIF không chỉ cho phép người sử dụng kiểm tra được điều kiện dựa trên số lượng hoặc tần suất xuất hiện của một giá trị. Việc hàm COUNTIF kết hợp hàm IF còn mang tới nhiều lợi ích thiết thực phổ biến khác như là:

• Tự động phát hiện các dữ liệu có sự trùng lặp

Với những bảng danh sách dài như tên sản phẩm, mã đơn hàng hay địa chỉ email,… việc phát hiện trùng lặp bằng mắt thường rất mất thời gian. Do đó, khi sử dụng hàm COUNTIF kết hợp IF, bạn sẽ được tự động đánh dấu những giá trị bị lặp. 

Ví dụ như trong bảng danh sách sản phẩm, nếu có hai dòng đều là Chuột không dây, hàm COUNTIF kết hợp hàm IF sẽ tự động gắn nhãn Trùng với những dòng đó. 

• Phân loại và gán nhãn dữ liệu theo điều kiện

Sự kết hợp giữa hàm IF và hàm COUNTIF còn giúp xác định dữ liệu nào nên giữ lại, loại bỏ hoặc cảnh báo dựa vào số lần xuất hiện. Nhờ đó, bạn dễ dàng đưa ra quyết định xử lý dữ liệu đúng đắn hơn, thay vì lọc thủ công hoặc kiểm tra từng dòng.

Ví dụ như khi phân tích doanh thu sản phẩm, bạn xác định sản phẩm nào chỉ xuất hiện một lần, ngược lại những sản phẩm xuất hiện nhiều lần sẽ bán chạy.

• Lọc ra dữ liệu duy nhất trong danh sách

Trong một danh sách dài, bạn có thể chỉ muốn xác định những giá trị không bị trùng. Những giá trị này sẽ xuất hiện duy nhất. 

Ví dụ như danh sách sản phẩm bán ra, bạn muốn biết sản phẩm nào chỉ bán một lần để đưa vào danh sách cần đẩy mạnh quảng cáo. Khi đó, hàm IF kết hợp với hàm COUNTIF sẽ giúp bạn tự động gắn nhãn “Duy nhất” cho các mục – những mặt hàng chỉ xuất hiện một lần trong danh sách.

Cách sử dụng hàm COUNTIF kết hợp hàm IF cụ thể trong từng tình huống

Để hiểu rõ hơn về cách thức mà hàm IF kết hợp với hàm COUNTIF hoạt động, các bạn hãy cùng tham khảo những ví dụ thực tế sau đây.

Giả sử bạn vẫn sử dụng bảng dữ liệu bên trên để thực hiện các phép tính như sau:

Ví dụ 1 – Tìm các mục trùng lặp trong một cột

Bạn thực hiện tìm ra các sản phẩm bị lặp tên trong cột Tên sản phẩm

Công thức: =IF(COUNTIF(B2:B11; B2) > 1; “Trùng”; “Không trùng”)

Trong đó: 

• COUNTIF(B2:B11; B2) đếm số lần xuất hiện của tên sản phẩm ở ô B2 trong toàn bộ cột.
• IF(… > 1, “Trùng”, “Không trùng”) sẽ hiển thị “Trùng” nếu có nhiều hơn 1 lần xuất hiện.

*Kết quả:

Ví dụ 2 – Lấy dữ liệu duy nhất trong một cột

Bạn muốn hiển thị danh sách không trùng lặp các tên sản phẩm, có thể sử dụng hàm COUNTIF kết hợp hàm IF để chỉ lấy dòng đầu tiên mỗi mục.

Công thức: =IF(COUNTIF(B$2:B2; B2) = 1; B2; “”)

Trong đó:

• COUNTIF(B$2:B2, B2) đếm số lần xuất hiện của tên sản phẩm từ đầu đến dòng hiện tại.
• Nếu đây là lần đầu tiên, thì trả về tên sản phẩm. Nếu không, để trống.

*Kết quả:

Ví dụ 3 – Tìm lần xuất hiện đầu tiên của dữ liệu trong một cột

Bạn muốn xác định vị trí và đánh dấu lần xuất hiện đầu tiên của mỗi giá trị trong danh sách dữ liệu sản phẩm.

Công thức: =IF(COUNTIF($B$2:B2; B2)=1; “Lần đầu tiên”; “”)

Trong đó:

• COUNTIF($B$2:B2, B2) : đếm số lần giá trị trong ô hiện tại xuất hiện
• =1 : kiểm tra xem giá trị hiện tại có phải là lần đầu tiên nó xuất hiện trong phạm vi đã quét đến thời điểm đó hay không.
• IF(…) : Nếu điều kiện COUNTIF(…) = 1 là ĐÚNG trả về chuỗi “Lần đầu tiên”. Nếu điều kiện là SAI trả về một chuỗi rỗng “”.

*Kết quả:

Ví dụ 4 – Đánh dấu sự tồn tại của dữ liệu

Bạn cần biết một giá trị cụ thể có tồn tại trong một danh sách hoặc một phạm vi dữ liệu nào đó. Thay vì trả về số lượng chính xác, bạn chỉ muốn nhận được một thông báo đơn giản là Có, Không có,…. 

Với bảng dữ liệu trên, bạn muốn kiểm tra xem trong danh sách sản phẩm đã bán, có Loại sản phẩm nào là Máy tính hay không. 

Công thức:  =IF(COUNTIF($C$1:$C$11; “Máy tính”)>0; “Có”; “Không”)

Trong đó:

• COUNTIF($C$2:$C$11, “Máy tính”) : đếm số lần “Máy tính” xuất hiện trong cột “Loại sản phẩm” 
• Trong bảng dữ liệu, “Máy tính” : xuất hiện 1 lần (ở dòng số 8). Vì 1 > 0 là ĐÚNG, ô I2 sẽ hiển thị “Có sản phẩm Máy tính”.

*Kết quả:

Ví dụ 5 – Hiển thị kết quả dựa trên số lượng dữ liệu nhất định

Bạn muốn đánh dấu sản phẩm nào xuất hiện nhiều hơn 1 lần để xử lý ưu tiên hoặc báo cáo.

Công thức: =IF(COUNTIF(B$2:B$11; B2) > 1; “Cần kiểm tra”; “OK”)

Trong đó:

• COUNTIF(B$2:B$11, B2) : đếm số lần giá trị ở ô B2 xuất hiện trong vùng từ B2 đến B11.
• IF(… > 1, “Cần kiểm tra”, “OK”) với điều kiện Nếu số lần xuất hiện > 1, thì trả kết quả “Cần kiểm tra”. Nếu chỉ xuất hiện 1 lần hoặc ít hơn, thì trả về “OK”.

*Kết quả:

Lỗi thường gặp khi sử dụng hàm COUNTIF kết hợp IF

Dù hàm COUNTIF kết hợp hàm IF sử dụng cũng khá đơn giản. Nhưng đôi khi, người dùng vẫn còn gặp một số lỗi về cú pháp cũng như logic trong công thức như sau:

Lỗi #N/A

Đây là lỗi giá trị không tồn tại hoặc tham chiếu không hợp lệ. 

Nguyên nhân của lỗi này là do công thức đang tham chiếu đến một giá trị không tồn tại. Hoặc có thể là do hàm tra cứu được tham chiếu không hợp lệ, khiến đến vấn đề sai lệch.

Cách khắc phục của lỗi #N/A này là:

• Kiểm tra vùng tham chiếu có bao gồm giá trị cần tìm không.
• Kết hợp thêm hàm IFERROR để thay thế lỗi bằng giá trị có ý nghĩa hơn, ví dụ: IFERROR(…, “Không tìm thấy”).

Lỗi #ERROR!

Đây là lỗi cú pháp sai hoặc cấu trúc công thức không hợp lệ.

Nguyên nhân của lỗi này là do:

• Cú pháp công thức bị sai, ví dụ thiếu dấu ngoặc, sai vị trí dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy.
• Bạn đặt sai cấu trúc điều kiện hoặc thiếu đối số trong IF, bạn sẽ gặp lỗi này.

Cách khắc phục của lỗi #ERROR! này như sau:

• Đảm bảo hàm IF luôn có đủ 3 thành phần là điều kiện, giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai.
• Kiểm tra lại dấu ngăn cách trong hàm (dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy tùy vào ngôn ngữ của bảng tính).

Lỗi #VALUE!

Đây là lỗi dữ liệu sai kiểu hoặc không thể tính toán.

Nguyên nhân của lỗi này là do khi hàm COUNTIF kết hợp hàm IF xử lý dữ liệu không phải dạng có thể so sánh được. Chẳng hạn, bạn đang so sánh chữ với số, hoặc đang dùng công thức trong ô chứa văn bản.

Cách khắc phục của lỗi #VALUE! này như sau:

• Toàn bộ cột hoặc phạm vi được so sánh đều đảm bảo là kiểu dữ liệu giống nhau (toàn số, toàn chữ…).
• Sử dụng hàm ISNUMBER, ISTEXT để kiểm tra loại dữ liệu trước khi thực hiện điều kiện so sánh.

Lưu ý quan trọng khi kết hợp hàm COUNTIF kết hợp hàm IF

Khi sử dụng hàm COUNTIF kết hợp hàm IF không gặp phải các lỗi, người dùng cần lưu ý một số vấn đề như sau:

• Luôn phải cố định phạm vi trong COUNTIF: Bởi nếu bạn không cố định phạm vi, công thức sẽ cho ra kết quả sai lệch. Đối với một số trường hợp ngoại lệ, tức là khi bạn muốn tìm lần xuất hiện đầu tiên của một giá trị nên dùng tham chiếu tương đối. Ví dụ: COUNTIF($A$2:A2, A2).
• Định dạng dữ liệu phải nhất quán: Ví dụ “Apple” và “apple” là hai giá trị khác nhau đối với nó. Tương tự, “100” (là một số) và “100 ” (là văn bản có dấu cách thừa ở cuối) cũng bị coi là khác nhau. Với những kiểu định dạng này, công thức hàm COUNTIF kết hợp hàm IF sẽ không định dạng được và trả về kết quả sai.
• Sử dụng đúng cú pháp cho điều kiện: Nếu bạn thực hiện sai một dấu nháy kép sẽ khiến công thức lỗi. Do đó, bạn phải lưu ý rằng luôn đặt chuỗi văn bản trong dấu ngoặc kép; số hoặc tham chiếu ô không cần dấu ngoặc kép; toán tử cần có dấu ngoặc kép. 

Lời kết

Với những nội dung và ví dụ cụ thể được phân tích trong bài viết trên, hy vọng rằng các bạn có thể hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm COUNTIF kết hợp hàm IF. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến nội dung này, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ từ chuyên gia nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777