Trong Google Sheets, việc đánh số thứ tự sẽ giúp bạn quản lý thông tin dễ dàng cũng như nâng cao được tính chuyên nghiệp cho bảng tính. Nếu như bạn chưa biết cách đánh số thứ tự trong Google Sheets, đừng bỏ qua bài viết dưới đây. Bài viết sẽ bật mí cho bạn 05+ cách thực hiện đánh số thứ tự trong GG Sheets đơn giản và dễ dàng nhất mà ai cũng có thể thực hiện theo được. Cùng tham khảo ngay nhé. 

Cách đánh số thứ tự trong Google Sheets mang lại lợi ích gì cho người dùng?

Cách đánh số thứ tự trong Google Sheets không chỉ đơn thuần giúp tạo dãy số đẹp mắt. Mà tính năng này còn giúp bạn quản lý, theo dõi và xử lý dữ liệu một cách khoa học, chuyên nghiệp hơn rất nhiều. 

Bên cạnh đó, thao tác đánh số thứ tự trong Google Sheets còn mang tới nhiều lợi ích thiết thực khác như là:

• Quản lý dữ liệu có hệ thống và trực quan hơn

Trong các bảng tính Google Sheets, nếu có nhiều dòng, việc thêm số thứ tự giúp bạn dễ dàng nắm bắt tổng quan dữ liệu. Bởi thao tác đánh số thứ tự chính là điểm đánh dấu quan trọng, giúp bạn định hướng ra vị trí thông tin hiển thị một cách rõ ràng và nhanh chóng nhất. Ngược lại, nếu không có số thứ tự, việc kiểm tra chỉnh sửa hoặc so sánh dữ liệu sẽ trở nên rối rắm.

• Hỗ trợ lọc và phân tích dữ liệu hiệu quả

Khi bạn lọc dữ liệu trong Google Sheets, các dòng hiển thị sẽ không được giữ nguyên vị trí như ban đầu. Do đó, nếu bạn không có cột số thứ tự thì rất khó để xác định được đâu sẽ là bản ghi gốc hay đâu sẽ là bản ghi đã được lọc. Ngoài ra, cách đánh số thứ tự trong Google Sheets còn giúp cố định việc đối chiếu chính xác các dữ liệu sau khi áp dụng bộ lọc. Khi áp dụng đánh số cùng các hàm như FILTER, QUERY, việc truy vấn dữ liệu sẽ trở nên chính xác hơn rất nhiều. 

• Nâng cao tính chuyên nghiệp cho bảng tính

Bất kỳ tài liệu nào khi được trình bày rõ ràng, sắp xếp theo số thứ tự cụ thể sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn cho người theo dõi. Nhất là khi bảng tính của bảng được gửi đi cho đồng nghiệp, đối tác. Một số tip nhỏ để tăng tính chuyên nghiệp cho quá trình đánh số thứ tự của bảng tính, đó chính là sử dụng các kéo số thứ tự trong Sheets tự động thay vì làm thủ công. Đây là cách để giúp cột số thứ tự được đánh chuẩn chỉnh và đẹp mắt. 

• Tối ưu  thao tác tìm kiếm và xử lý lỗi

Số thứ tự đóng vai trò như địa chỉ dòng, bởi vì tính năng này giúp bạn tìm kiếm và xử lý lỗi trong bảng tính nhanh chóng hơn. Khi dòng dữ liệu có lỗi, bạn chỉ cần phải tìm đến dòng thứ bao nhiêu đó và xử lý thay vì phải mô tả dài dòng nội dung nào sai.

• Tự động hóa bảng tính với công thức thông minh

Google Trang tính cho phép người dùng tận dụng các hàm đánh số thứ tự trong Google Sheets như như ROW, SEQUENCE, COUNTA để tự động tạo số thứ tự khi nhập dữ liệu mới. Do đó, việc thực hiện cách đánh số thứ tự trong Google Sheets sẽ trở nên dễ dàng hơn và giúp bạn giảm thiểu khả năng thao tác sai khi nhập dữ liệu. 

05+ Cách đánh số thứ tự trong Google Sheets tự động 

Hiện nay, Google Sheets hỗ trợ rất nhiều cách thực hiện đánh số thứ tự nhanh gọn, hiệu quả và vô cùng đơn giản. Dưới đây là 05+ cách đánh số thứ tự trong Google Sheets phổ biến nhất mà các bạn có thể tham khảo để thực hiện.

Đánh số thứ tự trong GG Sheets bằng hàm COUNTA

Hàm COUNTA là hàm đánh hỗ trợ cách đánh số thứ tự trong Google Sheets được sử dụng rất phổ biến. Hàm này giúp đếm số lượng ô không trống trong một phạm vi được chỉ định. Để sử dụng  hàm COUNTA đánh số thứ tự trong Google Sheets, bạn chỉ cần thao tác bằng các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, tại ô đầu tiên trong dãy dữ liệu của thông tin, bạn chỉ cần nhập công thức =IF(ISBLANK(B2),“”,COUNTA($B$2:B2))

Trong đó: 

• Hàm ISBLANK(B2) kiểm tra xem ô B2 có trống không. 
• Nếu ô B2 trống, ô số thứ tự A2 sẽ trống. 
• Hàm COUNTA($B$2:B2) đếm số ô có chứa dữ liệu từ ô B2 đến ô hiện tại trong dãy.

– Bước 2: Sau đó, bạn nhấn vào Enter để công thức chạy kết quả. Lúc này, hệ thống sẽ tự động tính toán kết quả và hiển thị số ở ô bạn nhập công thức.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn chỉ cần thực hiện kéo ô đã nhập công thức xuống dưới các ô tiếp theo để điền kết quả tiếp theo.

*Lưu ý: Khi sử dụng hàm COUNTA, bạn phải khóa ô đầu tiên trong công thức. Bởi việc này sẽ giúp dữ liệu của bạn đến đúng số lượng ô trống cần đánh số thứ tự. 

Đánh số thứ tự trong Google Sheets bằng hàm ROW

Một hàm hỗ trợ cách đánh số thứ tự trong Google Sheets cũng khá thông dụng và được nhiều người sử dụng, đó chính là hàm ROW. Hàm ROW sẽ giúp trả về số thứ tự của hàng mà công thức được đặt trong đó. 

Cách thức để đánh số thứ tự trong Google Sheets với hàm ROW này cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện chọn vào ô muốn đánh số thứ tự trong Google Sheets, sau đó nhập công thức =ROW()-x.

Trong đó: x là số cần trừ đi để kết quả dãy số thứ tự bắt đầu từ số 1. 

*Ví dụ, nếu ô đầu tiên là ô A2, công thức sẽ là =ROW()-1. Lúc này, ROW() của ô A2 trả về giá trị 2, và trừ đi 1 để dãy số bắt đầu từ 1. Trường hợp dãy số bắt đầu từ hàng đầu tiên là A1, không cần phải trừ đi bất kỳ giá trị nào để về 1.

– Bước 2: Bạn thực hiện nhấn Enter để công thức chạy ra kết quả. Lúc này Google Trang tính sẽ tiến hành hiển thị số thứ tự vào ô vừa nhập công thức.

– Bước 3: Sau đó, với các ô còn lại thì bạn chỉ cần thực hiện kéo số thứ tự trong Sheet để hiển thị các đáp án số tiếp theo ở các  ô còn lại. 

*Lưu ý: Nếu bạn muốn bỏ qua các hàng trống và chỉ muốn đánh số thứ tự cho các hàng có dữ liệu. Bạn phải áp dụng công thức đúng là =IF(B2<>“”,ROW(B2)-2,“”).

*Lưu ý: 

• B2 chứa dữ liệu thì số thứ tự được đánh
• B2 không chứa số thứ tự sẽ không được điền

Cách đánh số thứ tự trong Google Sheets bằng hàm SEQUENCE

Hàm SEQUENCE là một hàm tương đối mới trong Google Sheets. Hàm này khá linh hoạt trong việc đánh số thứ tự, đặc biệt là khi bạn cần tạo một chuỗi số liên tiếp một cách nhanh chóng. Ngoài ra,  hàm này còn cho phép tạo ra một mảng các số theo một trình tự nhất định. 

Cú pháp của hàm SEQUENCE

=SEQUENCE(rows, [columns], [start], [step])

Trong đó:

• rows: Số lượng hàng mà bạn muốn tạo chuỗi số. Đây là tham số bắt buộc.
• columns (tùy chọn): Số lượng cột mà bạn muốn tạo chuỗi số. Mặc định là 1.
• start (tùy chọn): Giá trị bắt đầu của chuỗi số. Mặc định là 1.
• step (tùy chọn): Bước nhảy giữa các số. Mặc định là 1.

Để thực hiện đánh số bằng hàm SEQUENCE, bạn triển khai bằng các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng chọn ô để đánh số thứ tự đầu tiên trong bảng tính, sau đó nhập công thức =SEQUENCE(ROWS(A2:A7);1;1)

Trong đó: 

• rows: Số lượng hàng mà bạn muốn tạo chuỗi số. Đây là tham số bắt buộc.
• (A2:A7): Số lượng cột mà bạn muốn tạo chuỗi số. Mặc định là 1.
• 1: Giá trị bắt đầu của chuỗi số. Mặc định là 1.
• 1: Bước nhảy giữa các số. Mặc định là 1.

– Bước 2: Sau đó, bạn nhấn Enter để kết quả hiển thị trong bảng tính.

Đánh số thứ tự trong GG Sheets bằng phép toán +1

Đây là một trong những cách đánh số thứ tự trong Google Sheets cơ bản và dễ hiểu nhất. Phương pháp đánh số thứ tự này chỉ phù hợp với những bảng tính nhỏ hoặc khi bạn cần kiểm soát từng bước đánh số. 

Để đánh số thứ tự trong GG Sheets bằng phép toán +1, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước cơ bản sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn nhập số 1 vào ô đầu tiên ở cột muốn đánh số thứ tự trong Google Sheets. Ví dụ như ở ô A2.

– Bước 2: Sau đó, ở ô A3, nhập công thức =A2+1. 

–  Bước 3: Tiếp tục, di chuyển con trỏ chuột xuống góc bên phải của ô A4 và kéo công thức xuống đến ô cuối cùng nhập thứ tự.

– Bước 4: Cuối cùng, khi áp dụng xong công thức cho toàn bộ ô thì kết quả sẽ được hiển thị.

Đánh số thứ tự trong GG Sheets với  Fill Handle

Fill Handle là một tính năng vô cùng tiện lợi và nhanh chóng để đánh số thứ tự trong Google Sheets. Đặc biệt là khi bạn tạo một chuỗi số đơn giản hoặc các chuỗi theo quy luật nhất định mà không cần sử dụng các hàm phức tạp. Đánh số thứ tự trong GG Sheets với phương pháp Fill Handle thực hiện theo các bước đầy đủ như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, tại hai ô đầu tiên của cột đánh số thứ tự trong Google Sheets, bạn thực hiện điền số 1 và 2 lần lượt.

– Bước 2: Sau đó, bạn tiến hành bôi đen hai ô vừa điền số và di chuột con chuột đến góc dưới bên phải của ô thứ 2. 

– Bước 3: Tiếp tục kéo thả con chuột để điền các số tự động tiếp theo vào các dòng khác của cột đến khi kết thúc. 

Sử dụng tiện ích mở rộng để đánh số thứ tự trong GG Sheets

Khi các phương pháp thủ công hoặc dùng hàm truyền thống không đáp ứng hết nhu cầu phức tạp hoặc muốn giải pháp tự động cao hơn. Bạn có thể dùng tiện ích mở rộng Google Apps Script để triển khai cách đánh số thứ tự trong Google Sheets. 

Google Apps Script là công cụ lập trình, giúp bạn viết mã tự động hóa trong thao tác của bảng tính, bao gồm cả việc đánh số thứ tự trong GG Sheets. Sử dụng Apps Script sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo bảng tính luôn được cập nhật chính xác nguồn dữ liệu trong bảng. 

• Tự động đánh số thứ tự theo dữ liệu có sẵn
• Không bị gián đoạn khi thêm hoặc xóa dòng
• Giảm thiểu sai sót so với cách kéo số thứ tự trong Sheet
• Không cần áp dụng hàm lặp lại trong từng ô

Các bước tạo mã Google Apps Script để đánh số thứ tự tự động trong Google Sheets cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện chọn vào thanh công cụ Tiện ích >> chọn Apps Script.

– Bước 2: Sau đó, bạn thực hiện nhấp vào dấu + >> chọn tiếp Script để tạo ra một bản Script mới.

– Bước 3: Lúc này, bạn chỉ cần nhập đoạn mã dưới đây vào giao diện App Script

– Bước 4: Tiếp tục, bạn tiến hành đổi tên trang tính trong đoạn mã >> nhấn vào Save và Chạy để bắt đầu thực thi mã tạo.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn thực hiện quay lại trang tính và nhập hàng mới để kiểm tra 

Một số lỗi thường gặp khi đánh số thứ tự trong Google Sheets

Khi triển khai cách đánh số thứ tự trong Google Sheets, dù bằng phương thức thủ công hay sử dụng hàm, người dùng thường gặp một số lỗi khá phổ biến như sau:

Số thứ tự không liên tục sau khi xóa hoặc chèn hàng

Đây là lỗi thường gặp nhất khi bạn sử dụng phương pháp Fill Handle và phép toán +1. Nguyên nhân của lỗi này là do:

• Khi bạn xóa một hàng, các hàng phía bên dưới không tự động dịch chuyển theo thứ tự.
• Số thứ tự của các hàng phía dưới không được đẩy xuống.

Cách khắc phục tốt nhất cho tình trạng lỗi này như sau:

• Sử dụng hàm ROW hoặc SEQUENCE: Các hàm này tự động cập nhật số thứ tự khi hàng được thêm hoặc xóa, vì chúng dựa vào vị trí hàng hoặc tổng số lượng hàng.
• Kéo lại công thức/Fill Handle: Sau khi xóa/chèn, bạn cần chọn lại công thức hoặc hai số đầu tiên và kéo lại xuống toàn bộ cột để làm mới dãy số.

Số thứ tự xuất hiện ở các hàng trống

Lỗi này xảy ra khi bạn sử dụng hàm như ROW hoặc kéo Fill Handle. Khi hàm ROW trả về số hàng hiện tại bất kể ô đó có dữ liệu hay không. Fill Handle cũng sẽ điền số vào tất cả các ô bạn kéo qua.

Cách khắc phục hiệu quả cho lỗi này là sử dụng công thức có điều kiện để chỉ hiển thị số thứ tự khi có dữ liệu trong một cột tham chiếu. 

*Ví dụ: =IF(B2<>“”,ROW(B2)-2,“”). Điều này đảm bảo rằng số thứ tự chỉ hiển thị nếu có nội dung ở cột B tương ứng.

Số thứ tự bị trùng lặp hoặc sai lệch

Lỗi này xảy ra do sao chép hoặc kéo công thức không đúng cách. Hay đôi khi sửa đổi bằng cách thủ công mà không cập nhật các ô khác. Cũng có thể là do bạn kéo Fill Handle không hết vào các ô cần đánh số.

Cách khắc phục:

• Luôn kiểm tra lại công thức ở ô đầu tiên và đảm bảo tham chiếu (tuyệt đối/tương đối) là chính xác trước khi kéo xuống.
• Nếu nghi ngờ, hãy xóa toàn bộ cột số thứ tự và thực hiện lại từ đầu với phương pháp bạn chọn.

Lỗi tham chiếu (REF!)

Lỗi này thường xuất hiện khi bạn xóa một ô hoặc một phạm vi ô mà công thức đang tham chiếu tới. Ví dụ, nếu bạn dùng =A2+1 sau đó xóa ô A2 thì công thức ở ô A3 sẽ báo lỗi #REF!.

Cách khắc phục: Các hàm như ROW hoặc SEQUENCE ít gặp lỗi này hơn vì chúng không phụ thuộc vào một ô cụ thể mà phụ thuộc vào vị trí hàng hoặc tổng số hàng. Nếu dùng phương pháp +1, hãy đảm bảo bạn không xóa ô đầu tiên trong chuỗi.

Một số lưu ý quan trọng khi đánh số thứ tự trong GG Sheets

Việc đánh số thứ tự trong Google Sheets tuy đơn giản nhưng để đạt hiệu quả cao và tránh được sai lầm, bạn cần phải lưu ý một số vấn đề như sau:

• Chọn phương pháp phù hợp để thực hiện cách đánh số thứ tự trong Google Sheets

Đối với bảng tính nhỏ, ít thay đổi nên chọn phương pháp đơn giản như Fill Handle hoặc phép toán +1. Nếu bảng tính lớn, thường xuyên thay đổi, nên chọn các hàm đánh số thứ tự trong GG Sheets như ROW hoặc SEQUENCE. 

• Sử dụng tham chiếu tương đối và tuyệt đối đúng cách

Khi sử dụng các hàm như COUNTA để đánh số thứ tự, việc sử dụng tham chiếu tuyệt đối (dấu $ như $B$2) (ví dụ: B2 trong $B$2:B2). Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa tham chiếu tương đối (ví dụ: A2) và tuyệt đối (ví dụ: $A$2) rất quan trọng, tránh khỏi việc sử dụng công thức và tạo ra kết quả không đúng. 

• Luôn kiểm tra điều kiện cho hàng trống

Nếu bạn chỉ muốn số thứ tự xuất hiện khi có dữ liệu trong các cột khác. Bạn nên sử dụng hàm IF hoặc ISBLANK hoặc kiểm tra ô không rỗng (<>””). 

• Sao lưu dữ liệu thường xuyên

Google Sheets có tính năng lưu lịch sử phiên bản tự động nhưng việc sao lưu hoặc tạo bản sao của bảng tính trước khi thay đổi dữ liệu lớn cũng rất quan trọng. Việc này vừa để phòng những rủi ro không đáng có, vừa giúp bạn có thói quen tốt trong việc lưu trữ tài liệu quan trọng. 

Lời kết

Hy vọng với những nội dung trong bài viết trên sẽ giúp ích cũng như bạn sẽ tự tin hơn trong việc thực hiện cách đánh số thứ tự trong Google Sheets. Và nếu còn bất cứ câu hỏi thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này, các bạn đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh sau đây để được hỗ trợ từ các chuyên gia nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777