Hướng dẫn cách sử dụng hàm COUNT trong Google Sheets từ A- Z

Hàm COUNT trong Google Sheets là một hàm được sử dụng để đếm số lượng giá trị số. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, hàm COUNT lại được sử dụng với nhiều mục đích khác. Và để hiểu rõ về hàm COUNT này, các bạn hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây mà GCS Việt Nam mang đến đầy đủ và chi tiết nhất. 

Hàm COUNT trong Google Sheets là gì?

Hàm COUNT trong Google Sheets là hàm thống kê, để đếm số lượng ô trong một phạm vi dữ liệu đã cho có chứa các giá trị là số. Tức là khi bạn thực hiện áp dụng hàm COUNT lên một vùng ô, nó sẽ thực hiện quét từng ô. Sau đó, nó sẽ trả về tổng số lượng ô chứa nội dung là con số, ngày tháng, thời gian,…. Hàm COUNT sẽ bỏ qua các ô trống, ô chứa văn bản là chuỗi ký tự, chứa giá trị lỗi và các giá trị boolean (TRUE/FALSE).

Hàm COUNT giúp người dùng nhanh chóng xác định số lượng dữ liệu dạng số mà không cần đếm thủ công. Do đó, nó thường được ứng dụng để phân tích dữ liệu, thống kê số lượng đơn hàng, số người đã thanh toán, số lượng mặt hàng tồn,… 

Hàm COUNT có thể kết hợp được với các hàm điều kiện như IF, FILTER. Khi kết hợp được với các hàm này, bạn có thể dễ dàng xử lý những yêu cầu thống kê chế độ nâng cao được linh hoạt hơn.

Khi sử dụng hàm COUNT, bạn cũng lưu ý rằng hàm này chỉ đếm các ô có chứa giá trị dạng số. Nếu bạn muốn đếm cả ô chứa văn bản, ký tự đặc biệt, giá trị trống, hãy sử dụng các hàm khác như là COUNTA hoặc COUNTIF.

Công thức của hàm COUNT trong Google Sheets

Cú pháp của hàm COUNT được sử dụng trong Google Sheets rất đơn giản và dễ dùng

=COUNT(giá_trị_1, [giá_trị_2, …])

Trong đó: 

• giá_trị_1: Đây là đối số bắt buộc đầu tiên. Nó có thể là một ô đơn lẻ (ví dụ: A1), một vùng ô (ví dụ: A1:B10), hoặc một giá trị số trực tiếp (ví dụ: 100). Hàm sẽ kiểm tra đối số này để đếm các giá trị số.
• [giá_trị_2, …]: Đây là các đối số tùy chọn. Bạn có thể cung cấp thêm nhiều đối số khác, mỗi đối số có thể là một ô, một vùng ô, hoặc một giá trị số. Hàm COUNT sẽ tổng hợp kết quả đếm từ tất cả các đối số này.

Ví dụ minh hoạ về cách dùng hàm COUNT trong Google Sheets

Để giúp các bạn hình dung rõ hơn về cách sử dụng hàm COUNT, hãy cùng GCS Việt Nam xem xét một bảng dữ liệu mẫu. Sau đó, bạn hãy tham khảo các ví dụ minh hoạ về cách sử dụng hàm COUNT trong Google Sheets dưới đây.

Từ bảng dữ liệu dưới đây, chúng tôi sẽ thực hiện các công thức minh họa về cách dùng hàm COUNT trong Google Sheets.

Hàm COUNT với một ô

Hàm COUNT sẽ giúp bạn xử lý từng ô riêng lẻ. Sau đó, kết quả mà hàm COUNT trả về sẽ là 1 nếu ô đó chứa một giá trị là số, kết quả trả về là 0 khi ô đó chứa văn bản, ô trống hoặc giá trị lỗi. Tính năng này của hàm COUNT sẽ giúp bạn kiểm tra nhanh chóng một ô cụ thể có đang chứa dữ liệu số hay là không?

*Ví dụ 1: Với bảng dữ liệu trên, bạn hãy đếm ô C2 (số lượng bán của Áo thun)

Công thức =COUNT(C2)

Kết quả

*Ví dụ 2: Với bảng dữ liệu trên, bạn hãy đếm ô C8 (số lượng bán của Áo khoác)

Công thức =COUNT(C8)

Kết quả 

Hàm COUNT với một vùng ô

Nếu bạn muốn đếm số lượng ô chứa giá trị số trong một phạm vi lớn, hãy dùng hàm COUNT. Bạn chỉ cần chỉ định một vùng ô để hàm COUNT quét tự động các ô để trả về tổng số các ô có chứa giá trị số. Nếu làm việc với tập dữ liệu lớn thì thao tác này sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian cho bạn. 

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, hãy đếm số lượng sản phẩm có lượng bán được ghi nhận 

Công thức =COUNT(C2:C10)

Kết quả

Ứng dụng của hàm COUNT trong Google Sheets

Hàm COUNT không chỉ giúp đếm giá trị ô số cơ bản mà còn có nhiều lợi ích khác khi ứng dụng thực tế vào quản lý và phân tích dữ liệu. Dưới đây là một số ứng dụng thực tế của hàm COUNT trong Google Sheets được sử dụng phổ biến nhất:

• Dùng đánh giá mức độ hoàn thiện của dữ liệu số

Nếu bạn có một bảng theo dõi doanh số bán hàng với các cột về Số lượng sản phẩm, Doanh thu, Chi phí,… Bạn có thể dùng hàm COUNT để biết được có bao nhiêu giao dịch hoặc mục dữ liệu mà các thông số đã được nhập đầy đủ. 

• Dùng để đánh giá thống kê và báo cáo nhanh

Khi bạn cần một cái nhìn tổng quan về số lượng các bản ghi có giá trị định lượng, hàm COUNT là giải pháp hoàn hảo nhất. Ví dụ, trong một danh sách học sinh với cột điểm số. Bạn có thể dùng hàm COUNT đếm xem có bao nhiêu học sinh đã được nhập điểm trên hệ thống. 

• Dùng để kiểm tra mức độ hợp lệ của dữ liệu đầu vào

Trong các bảng tính yêu cầu nhập liệu số, bạn hãy dùng hàm COUNT để kiểm tra xem người dùng đã nhập đúng định dạng số hay không? Nếu một ô bị nhập sai và chứa văn bản, hàm COUNT sẽ bỏ qua không đếm. Lúc này, bạn sẽ biết được tổng số đếm các ô không khớp với số lượng dự kiến và nhanh chóng chỉnh sửa ngay. 

Cách dùng hàm COUNT trong Google Sheets kết hợp với các hàm cơ bản khác

Hàm COUNT không chỉ giúp bạn đếm số lượng giá trị số mà khi kết hợp với các hàm khác, nó sẽ thực hiện được nhiều khả năng đặc biệt hơn. Dưới đây là hai ví dụ điển hình về cách hàm đếm trong Google Sheets này khi kết hợp với hàm IF và hàm FILTER đã giải quyết được các bài toán thực tế như thế nào?

Hàm COUNT kết hợp với hàm IF

Khi bạn muốn đếm số lượng ô dựa trên một điều kiện nhất định. Tuy nhiên, nếu bạn không đảm bảo được điều kiện đó không phải là ô có chứa số, hãy sử dụng sự hỗ trợ của hàm IF. 

Tức là, bạn thường dùng hàm COUNTIF hoặc COUNTIFS để đếm có điều kiện. Tuy nhiên, nếu bạn muốn kết hợp COUNT và IF để đếm theo logic của COUNT (chỉ đếm số), chỉ sử dụng chúng theo cách gián tiếp.

Nhưng bạn cần lưu ý rằng hàm IF không trực tiếp thực hiện đếm.  Hàm IF chỉ giúp tạo một mảng các giá trị và sau đó hàm COUNT thực hiện xử lý. Khi thực hiện nhập công thức, bạn cần phải sử dụng hàm ARRAYFORMULA kết hợp với IF. Mục đích chính là tạo ra một cột tạm thời chỉ chứa số 1 cho các ô thỏa mãn điều kiện và rỗng cho các ô không thỏa mãn điều kiện. Sau đó, hàm COUNT sẽ đếm các ô số 1. 

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, bạn hãy đếm số lượng sản phẩm có số lượng bán lớn hơn 100

Công thức  =COUNT(ARRAYFORMULA(IF(C2:C10>100, 1, “”)))

Trong đó

• IF(C2:C10>100, 1, “”): Hàm IF sẽ kiểm tra từng ô trong vùng C2:C10. Nếu “Số Lượng Bán” lớn hơn 100, nó trả về 1; ngược lại, nó trả về chuỗi rỗng “”.
• ARRAYFORMULA(…): Đảm bảo rằng hàm IF được áp dụng cho toàn bộ dải ô thay vì chỉ ô đầu tiên. Kết quả là một mảng ảo chứa các số 1 và các chuỗi rỗng.
• COUNT(…): Hàm COUNT sau đó sẽ đếm tất cả các số 1 trong mảng ảo này. Các chuỗi rỗng sẽ bị bỏ qua.

Kết quả

Hàm COUNT kết hợp cùng với hàm FILTER

Hàm FILTER cho phép lọc ra một tập hợp con dữ liệu từ một dải ô lớn dựa trên điều kiện cụ thể. Khi kết hợp hàm COUNT với hàm FILTER, bạn sẽ đếm số lượng các hàng trong tập hợp con đã lọc đó. Đối với trường hợp đếm dữ liệu có điều kiện phức tạp, việc kết hợp giữa hai hàm này vô cùng hữu ích. 

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, bạn hãy đếm số lượng sản phẩm đã Đã giao và có Số lượng bán được ghi nhận.

Công thức =COUNT(FILTER(C2:C10, E2:E10=”Đã Giao”))

Trong đó

• FILTER(C2:C10, E2:E10=”Đã Giao”): Hàm FILTER sẽ chọn ra các giá trị từ cột “Số lượng bán” (C2:C10) chỉ khi điều kiện ở cột “Trạng thái” (E2:E10) là “Đã giao”. Kết quả của FILTER sẽ là một mảng chứa các giá trị số lượng bán của các sản phẩm đã giao.
• Các giá trị được lọc ra sẽ là: 150, 80, 200, 75, 110. 
• COUNT(…): Hàm COUNT sau đó sẽ đếm số lượng các giá trị số trong mảng đã được FILTER.

Kết quả

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm COUNT trong Google Sheets

Hàm COUNT có công thức đơn giản và cách áp dụng cũng không quá khó. Nhưng thực tế có rất nhiều người dùng vẫn gặp phải một số lỗi khi áp dụng hàm COUNT vào tính toán trong Google Sheets. Tuy nhiên, lỗi nào cũng có thể khắc phục và xử lý được nếu như bạn hiểu rõ nguyên nhân của nó. 

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? là một lỗi thường xuất hiện khi Google trang tính không nhận diện được tên hàm mà bạn đã nhập. Nguyên nhân của lỗi này thường xảy ra là do:

• Sai chính tả tên hàm như gõ sai COUNT thành CONT
• Thiếu dấu ngoặc đơn hoặc dấu nháy 

Để khắc phục được lỗi này, bạn chỉ cần kiểm tra lỗi chính tả tên hàm và đảm bảo gõ đúng. 

Lỗi #VALUE!

Lỗi #VALUE! ít xảy ra hơn. Nhưng lỗi này thường xuất hiện khi một đối số được cung cấp cho hàm không đúng kiểu dữ liệu. Tuy nhiên, hàm COUNT sẽ giúp bỏ qua các giá trị mà không phải số. Lúc này, công thức sẽ báo lỗi #VALUE! khi gặp văn bản hay lỗi khác.

Lỗi không đếm các ô không chứa số

Hàm COUNT không đếm các ô không chứa số không phải là do lỗi mà đó là chức năng. Hàm COUNT chỉ đếm các ô có chứa giá trị số. Điều này có nghĩa  là:

• Ô trống không có bất kỳ dữ liệu nào, hàm COUNT sẽ không đếm
• Có bất kỳ ký tự, chữ cái, ký hiệu hay thậm chí số được định dạng dưới dạng văn bản thì hàm COUNT cũng không đếm
• Các giá trị Boolean (TRUE/FALSE) hàm cũng không đếm
• Các ô chứa lỗi như #DIV/0!, #N/A, #VALUE!  hàm COUNT cũng sẽ bị bỏ qua.

Nếu như bạn muốn đếm tất cả các ô không trống, tức là trong dải ô chứa cả văn bản và số, hãy sử dụng hàm COUNTA. Nếu bạn muốn thực hiện đếm các ô trống, hãy sử dụng hàm COUNTBLANK. Nếu bạn muốn đếm các ô có điều kiện cụ thể (ví dụ: văn bản “Đã Giao”), hãy sử dụng hàm COUNTIF hoặc COUNTIFS.

Lỗi không đếm đúng khi có giá trị lỗi trong dải ô

Hàm COUNT sẽ giúp bạn bỏ qua được các ô chứa giá trị lỗi. Tức là, hàm COUNT sẽ không đáp ứng và đếm các ô có giá trị bị lỗi. 

Nếu như bạn cần đếm tất cả các ô không trống, kể cả lỗi hãy sử dụng hàm COUNTA. Nếu bạn muốn xử lý các ô lỗi trước khi đếm, hãy dùng các hàm như IFERROR hoặc ISERROR để thay thế giá trị lỗi bằng một giá trị khác (ví dụ: 0). Sau đó, bạn thực hiện áp dụng COUNT hoặc các hàm thống kê khác ngay sau đó. 

Lỗi không đếm các số định dạng văn bản

Đôi khi, các con số được nhập vào bảng tính bị Google Trang tính hiểu là văn bản. Lý do này thường là do:

• Nhập số kèm theo ký tự không phải số như 50 USD
• Dán dữ liệu từ nguồn khác với định dạng là văn bản
• Vô tình thêm tiền tố dấu nháy đơn, ví dụ ‘123
• Ô được định dạng là Văn bản thuần túy trước khi nhập số

Khi gặp phải các lỗi như trên, hàm COUNT sẽ bỏ qua và coi các con số là văn bản. 

Để khắc phục tình trạng này, bạn chỉ cần thực hiện chuyển định dạng các ô sang Số bằng cách chọn vào Định dạng >> Số >> Số (hoặc Tự động).

Lưu ý quan trọng khi áp dụng cách dùng hàm COUNT trong Google Sheets

Khi sử dụng hàm COUNT trong Google Sheets, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ để đảm bảo kết quả chính xác. 

Các kiểu giá trị được trả về của hàm COUNT

Hàm COUNT trong Google Sheets luôn trả về kết quả là giá trị số nguyên. Giá trị này cho biết tổng số lượng ô mà nó đếm được chứa giá trị số ở các đối số được cung cấp.

Kết quả trả về của hàm COUNT sẽ là:

• Số 0: Khi không có bất kỳ ô nào trong các đối số của hàm chứa giá trị số. Điều này xảy ra nếu tất cả các ô đều là văn bản, ô trống, giá trị logic (TRUE/FALSE), hoặc giá trị lỗi.
• Một số nguyên dương: Khi có ít nhất một ô trong các đối số chứa giá trị số. Số này sẽ tương ứng chính xác với số lượng các ô đó. Ví dụ, nếu bạn đếm một vùng có 3 ô số và 2 ô văn bản, kết quả sẽ là 3.

Đảm bảo dữ liệu số được định dạng đúng cách

Khi bạn nhập liệu, sao chép từ nguồn khác,… số nhưng định dạng ô ban đầu có thể là văn bản. Khi đó, hàm COUNT sẽ bỏ qua chúng và không trả kết quả. Lúc này, bạn nên lưu ý và kiểm tra lại định dạng ô ngay để không gặp lỗi. 

Sử dụng hàm COUNT với các đối số phù hợp

Bạn có thể sử dụng hàm COUNT với các ô, các vùng, hoặc giá trị. Ví dụ như =COUNT(A1, B5, 100, C:C). Với những đối số có trong hàm, hàm sẽ tự động tổng hợp và đối chiếu. Do đó, dù các dữ liệu không ở vị trí liền kề nhau thì hàm vẫn đưa ra được kết quả. 

Lời kết

Hàm COUNT trong Google Sheets sử dụng không quá khó ngay cả với người dùng mới. Nhưng trước khi sử dụng bạn cũng nên nắm rõ được cách dùng, cách kết hợp, cũng như nguyên nhân và cách khắc phục các lỗi xảy ra trong quá trình sử dụng hàm được tổng hợp đầy đủ trong bài viết trên đây. Và nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến quá trình sử dụng hàm COUNT hay Google Sheets, các bạn hãy liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ từ các chuyên gia nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777