04 Cách chèn lịch vào Google Sheets đơn giản và hiệu quả

Thực hiện cách chèn lịch vào Google Sheets sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi công việc, tổ chức lịch học, lịch làm việc nhóm. Nếu như bạn chưa biết cách chèn lịch vào Google Sheets thì có thể tham khảo ngay bài viết dưới đây mà GCS Việt Nam mang tới ngay sau đây. 

Chèn lịch vào Google Sheets để làm gì?

Google Sheets là một công cụ bảng tính, dùng để nhập liệu và tính toán. Khi thực hiện chèn lịch vào Google Sheets, tính năng này sẽ giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề thực tiễn trong học tập, công việc và đời sống cá nhân khác như:

• Lập kế hoạch tuần, tháng, năm
• Phân chia ca làm việc hoặc lịch trực 
• Theo dõi tiến độ của một dự án
• Quản lý sự kiện hoặc lịch học
• Đồng bộ lịch làm việc của nhóm khi làm việc từ xa

Hơn nữa, trong Google Workspace thì ứng dụng Google Calendar chỉ kết được và tích hợp với nhiều ứng dụng khác. Điều này giúp bạn linh hoạt trong việc sử dụng các công cụ cộng tác và làm việc trực tuyến đơn giản hơn. 

Lợi ích của việc chèn lịch vào Google Sheets

Google Sheets khi tích hợp với tính năng lịch sẽ trở thành một trợ thủ đắc lực cho người dùng và mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Dưới đây là một số điểm nổi bật mà các bạn có thể tham khảo:

• Quản lý thời gian hiệu quả

Thông thường, việc theo dõi các sự kiện, deadline, lịch cá nhân hay dự án của một nhóm làm việc sẽ khá tốn thời gian để bạn nắm rõ được nội dung vào từng thời điểm khác nhau. Tuy nhiên, khi bạn chèn lịch vào Google Sheets, mọi thông tin quan trọng sẽ được sắp xếp một cách trực quan.

Từ đó, bạn dễ dàng nắm bắt tổng quan về các nhiệm vụ, mốc thời gian để hoàn thành công việc hoặc tham gia các sự kiện sắp diễn ra. Ngoài ra, với khả năng sắp xếp và lọc dữ liệu trong Google Sheets, bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm thông tin về lịch cuộc họp trong tuần, nhiệm vụ cần hoàn thành,….. 

• Tối ưu hóa công việc nhóm

Việc thực hiện cách chèn lịch vào GG Sheets còn giúp bạn chia sẻ với toàn bộ đội nhóm của mình một cách đơn giản. Bởi tất cả các thành viên trong nhóm có thể theo dõi tiến độ công việc, sự kiện chung cũng như là có trách nhiệm hơn với nhiệm vụ của mình. 

Vì khi nhìn vào lịch trình chung được chia sẻ trong Google Sheets, mọi người sẽ hiểu được và nắm được nhiệm vụ rõ ràng của trưởng nhóm phân công có thời hạn hoàn thành cụ thể ra sao. Từ đó, các thành viên tự có ý thức thực hiện công việc theo đúng sự phân công sắp xếp đã được chia sẻ. 

• Tiết kiệm thời gian 

Khi làm việc, người dùng thường xuyên phải chuyển đổi các ứng dụng liên tục, từ email, ứng dụng ghi chú, lịch và bảng tính,… để theo dõi công việc. Điều này rất tốn thời gian và dễ khiến cho người dùng bỏ sót thông tin. Do đó, khi bạn thực hiện tạo lịch trong Google Sheets sẽ tập trung hơn cho các thông tin cần thiết ở một nơi duy nhất.

Thay vì phải mở ứng dụng lịch để kiểm tra lịch họp, rồi mở bảng tính để xem deadline dự án, mở email để tìm thông tin chi tiết. Giờ đây, bạn chỉ làm tất cả công việc đó trong 1 trang tính Google Sheets. Sự liền mạch và tích hợp chặt chẽ giữa các ứng dụng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để thực hiện các tác vụ, tập trung hơn vào nhiệm vụ của bản thân. 

• Dễ dàng truy cập và chỉnh sửa

Thông qua tính năng Lịch, bạn có thể sử dụng để mở và chỉnh sửa trang tính Google Sheets mọi lúc mọi nơi. Bởi tính năng lưu trữ đám mây của Google Drive luôn sẵn sàng ở trên mọi thiết bị, miễn là bạn có kết nối internet. Đặc biệt, Google Sheets còn cung cấp tính năng lịch sử phiên bản, mọi thay đổi đều được ghi lại và cho phép khôi phục lại các phiên bản cũ nếu cần. 

04 Cách chèn lịch vào Google Sheets đơn giản và hiệu quả

Để thực hiện cách tạo Calendar trong Google Sheets và chèn lịch vào đó, bạn có thể sử dụng nhiều phương thức khác nhau. Dưới đây là 04 cách chèn lịch vào Google Sheets đơn giản và khá hiệu quả mà các bạn có thể tham khảo áp dụng. 

Cách chèn lịch vào Google Sheets bằng mẫu có sẵn

Phương pháp sử dụng các mẫu lịch có sẵn để thực hiện cách chèn lịch vào Google Sheets là phương pháp đơn giản nhất. Bởi Google Sheets sẽ cung cấp một thư viện mẫu khá đa dạng. Từ các mẫu lịch hàng tháng, hàng năm đến lịch theo tuần, theo kế hoạch của dự án. Bạn chỉ cần chọn một mẫu và thực hiện cách tạo lịch trong Google Sheets theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện truy cập vào Google Sheets và chọn vào phần Thư viện mẫu từ giao diện chính của trang tính. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào mục Lịch làm việc. 

– Bước 3: Sau đó, hệ thống Google Sheets sẽ cung cấp tự động cho bạn một bảng mẫu làm việc. Bạn có thể tùy chỉnh trực tiếp trên bảng tính này các thao tác theo nhu cầu cá nhân. 

Các mẫu có sẵn thường khá cứng nhắc về mặt thiết kế và chức năng. Khả năng tùy biến của các mẫu có sẵn cũng bị hạn chế. Do đó, bạn hãy cân nhắc về cách chèn lịch vào Google Sheets theo cách này. 

Cách chèn lịch vào Google Sheets bằng cách tạo mới

Nếu bạn muốn có một lịch hoàn toàn theo tùy chỉnh cá nhân, hãy tự thực hiện cách tạo lịch công việc trên Google Sheets. Mặc dù việc làm này sẽ tốn thời gian và công sức, nhưng bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được việc thiết kế và chức năng. 

Để thực hiện tạo lịch làm việc trên Google Sheets, bạn cần thực hiện theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện mở trang tính Google Sheets. Sau đó, bạn chọn vào Bảng tính trống để tạo ra một bảng tính mới. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện Hợp nhất ô từ ô A1 đến ô G1 như hình.

– Bước 3: Sau đó, bạn thực hiện nhập tháng muốn tạo lịch và nhập Thứ hai kéo dài đến Chủ Nhật cho các cột bên cạnh. Sau khi nhập xong, bạn chỉnh sửa nội dung, kích thước, phông chữ sao cho phù hợp.

– Bước 4: Tiếp tục, bạn thực hiện nhập ngày vào các ô tương ứng theo lịch và thông tin cụ thể. 

– Bước 5: Tiếp theo, bạn cần thực hiện tạo định dạng cho lịch vừa nhập. Bạn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu như sau:

+ Thay đổi kích thước hàng bằng cách kéo chuột để mở rộng các ô, tạo không gian rộng để thực hiện việc ghi chú sự kiện, lịch trình quan trọng.

+ Thay đổi phông chữ và phối màu sao cho đẹp mắt, dễ đọc, tăng tính thẩm mỹ.

+ In đậm các số ngày, tháng để giúp lịch trực quan hơn trong tuần.

+ Tô màu nền nhẹ cho hàng số ngày và các thông tin khác.

+ Đánh dấu cuối tuần tô màu nền xám nhạt cho các ngày Thứ Bảy và Chủ Nhật để dễ nhận diện ngày nghỉ.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn thực hiện tùy chỉnh các phần còn lại như tên thẻ Sheets, thêm các sự kiện vào…. để hoàn thành việc tạo lịch làm việc trên Google Sheets.

Cách chèn lịch vào Google Sheets bằng mẫu thứ ba

Không phải ai cũng có thời gian hoặc kỹ năng để có thể thiết kế ra một biểu mẫu trực quan, khoa học. Chính vì thế, bạn có thể tham khảo các mẫu lịch từ bên thứ ba để sử dụng. Bạn có thể dùng các mẫu chất lượng cao hơn từ 03 trang như sau: 

Vertex42 – Kho mẫu lịch chuyên nghiệp cho người dùng chi tiết

Vertex42 cung cấp các bảng tính với một thư viện phong phú, phục vụ riêng cho dân văn phòng, quản lý và giáo viên. Mỗi mẫu lịch đều được thiết kế gắn liền với mục đích sử dụng cụ thể. Như lịch học kỳ, lịch theo dõi công việc tuần, lịch tháng có ghi chú,…. Ngoài ra, một số mẫu còn tích hợp công thức tự động điền ngày tháng, đánh dấu cuối tuần và các ngày lễ. Để sử dụng, bạn chỉ cần sao chép mã ký tự phân loại từng mẫu tương thích với Google Sheets vào tài khoản và bắt đầu tùy chỉnh. 

Cách bước để tải mẫu lịch Vertex42 để chèn lịch vào Google Sheets như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào web Vertex42 rồi lựa chọn mẫu lịch mong muốn. Bạn nên lưu ý rằng, Vertex42 chuyên cung cấp các mẫu lịch có sẵn cho Excel. Nên bạn cần lựa chọn những mẫu lịch có ký hiệu GS để tải xuống cho Google Sheets.

– Bước 2: Bạn thực hiện click chọn mẫu lịch, chọn Get the Template để tải xuống tài khoản Google Sheets.

Spreadsheet Class – Giải pháp tinh gọn cho lịch cá nhân và học tập

Spreadsheet Class được thiết kế đơn giản, trực quan và dễ tùy chỉnh. Các mẫu Spreadsheet Class thường phù hợp với đối tượng muốn tạo lịch để học tập, ôn thi hoặc lịch cá nhân hàng ngày.

Đặc biệt, các mẫu Spreadsheet Class dễ dàng thêm được cột, dòng, chèn thêm bảng phụ mà không làm vỡ bố cục ban đầu. Bạn có thể dễ dàng kết hợp nhiều yếu tố trong cùng một trang tính, như lịch, danh sách việc cần làm, mục tiêu,….

Để tải mẫu lịch Spreadsheet Class, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác cơ bản sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào Spreadsheet Class. 

– Bước 2: Tiếp tục, bạn thực hiện chọn mẫu lịch Google Sheets và nhấn vào tải về.

Smartsheet – Nơi hội tụ các mẫu lịch chuyên sâu cho quản lý công việc

Smartsheet không chỉ đơn thuần là kho mẫu mà còn là một nền tảng quản lý toàn diện công việc. Người dùng được sử dụng template Google Sheets miễn phí với kết cấu vô cùng logic. Bạn không chỉ có các ô điền ngày tháng mac còn có nhiều cột khác như mô tả công việc, deadline & trạng thái, phân bổ phòng ban.

Để sử dụng mẫu lịch Smartsheet, bạn thực hiện các bước tải về như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện chọn vào Smartsheet.

– Bước 2: Bạn thực hiện tìm chọn mẫu lịch phù hợp và nhấn vào để tải về Google Sheets là hoàn tất.

Cách tạo lịch làm việc trên Google Sheets bằng gợi ý Tables

Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng thực hiện cách chèn lịch vào Google Sheets bằng gợi ý Table trong trang tính theo các bước đơn giản và cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào bảng tính Google Sheets để tạo lịch làm việc.

– Bước 2: Bạn tiếp tục chọn vào Chèn (Insert) >> chọn Bảng (Board) và sẽ thấy một giao diện hiển thị như hình.

– Bước 3: Tại mục cửa sổ Bảng, bạn tích vào mục Nổi bật và chọn vào tùy chọn bảng bất kỳ để tạo lịch. Bao gồm Việc cần làm cho sự kiện; Việc cần làm trong dự án; Bảng theo dõi nội dung; Quản lý ứng viên tuyển dụng…

– Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn vào nút Chèn và thực hiện chỉnh sửa bảng theo lịch làm việc của mình.

Cách lỗi thường gặp khi chèn lịch vào Google Sheets và cách khắc phục

Trong quá trình thực hiện cách chèn vào Google Sheets, người dùng có thể gặp phải một số lỗi không mong muốn. Tuy nhiên, những lỗi này thường không khó để khắc phục. Nếu như bạn biết rõ nguyên nhân thì khá khác dễ xử lý:

Lỗi định dạng ngày tháng

Lỗi định dạng ngày tháng là một trong những lỗi phổ biến khi bạn thực hiện tạo lịch trong Google Sheets theo phương pháp mẫu thứ ba. Nguyên nhân chủ yếu là do khác biệt về định dạng ngày tháng giữa các quốc gia (ví dụ: MM/DD/YYYY ở Mỹ và DD/MM/YYYY ở Việt Nam).

Nếu bạn không đồng bộ định dạng đúng, Google Trang tính sẽ tự hiểu là sai ngày tháng, dẫn đến lịch lệch ngày, sự kiện sai ngày, hoặc thậm chí lỗi công thức #VALUE!..

Cách để có thể khắc phục cho trường hợp này là:

• Vào kiểm tra lại vùng địa lý của Google Sheets bằng cách vào File → Settings → General → Locale
• Định dạng là cột ngày chuẩn bằng cách vào Format → Number → Date

Lỗi đồng bộ với Google Calendar

Bạn đã đồng bộ hóa lịch trong Google Calendar với Google Sheets, nhưng vẫn gặp tình trạng không cập nhật sự kiện, lịch không hiển thị hoặc sai thời gian. Nguyên nhân của lỗi này là do sai định dạng cột giữ liệu. Ví dụ cột ngày không đúng format, không có cột giờ. 

Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần kiểm tra lại format ngày là dạng chuẩn yyyy-mm-dd.

Lỗi hiển thị/cập nhật lịch

Sau khi bạn đã thiết lập lịch trong Google Sheets, có thể gặp tình trạng lịch không hiển thị đúng như mong muốn hoặc không tự động cập nhật các thay đổi. Để khắc phục được lỗi hiển thị này, bạn chỉ cần:

• Kiểm tra cài đặt định dạng có điều kiện, đảm bảo rằng các quy tắc được thiết lập đúng. Bởi sai sót trong công thức có thể khiến định dạng không hiển thị.
• Lỗi hiển thị có thể là do sự cố kết nối, nên bạn hãy thử tải lại trang Google Sheets bằng cách nhấn F5.

Lỗi khi sử dụng hàm và công thức

Khi dùng công thức hàm để hiện lịch trong Google Sheets, đôi khi sẽ gặp lỗi. Lỗi này chủ yếu là do cú pháp, tham chiếu sau hoặc logic công thức không đúng làm ảnh hưởng đến tính chính xác của lịch.

Để khắc phục lỗi sử dụng hàm và công thức, bạn cần:

• Kiểm tra lỗi cú pháp của hàm, đảm bảo rằng bạn không thiếu dấu phân cách, dấu phẩy, gõ đúng tên hàm,…
• Kiểm tra ô tham chiếu/phạm vi tham chiếu trong công thức chính xác. Lưu ý rằng, lỗi REF! (xảy ra khi bạn xóa một hàng hoặc cột tham chiếu); lỗi VALUE! (xảy ra khi bạn đối số trong hàm sai dữ liệu); lỗi NAME! ( xảy ra khi bạn gõ sai tên hàm hoặc tên vùng dữ liệu).

Lưu ý khi thực hiện cách chèn lịch vào GG Sheets

Việc chèn lịch vào Google Sheets là thao tác không quá phức tạp nhưng khi thực hiện bạn cần cần phải cẩn thận trong quá trình thao tác. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà bạn không nên bỏ qua trong quá trình thực hiện cách chèn lịch vào Google Sheets:

• Thứ nhất, trước khi bắt đầu tạo và chèn lịch nên đảm bảo rằng file Google Sheets đã được thiết lập đúng khu vực. Nếu thiết lập sai sẽ ảnh hưởng đến cách hiển thị ngày tháng và liên quan đến cả công thức xử lý thời gian khi tính toán.
• Thứ hai, khi sử dụng ngày trong Google Sheets thì bạn có thể nhập ngày bằng hàm tự động như =TODAY(), =DATE(), =TEXT() để tránh nhập sai.
• Thứ ba, nếu bạn chèn lịch từ các mẫu của Google hoặc bên thứ ba, hãy cẩn trọng với các công thức đã được thiết lập sẵn. Vì khi bạn xóa dòng, thêm cột sẽ đè vào công thức và hệ thống tính toán ngày, thứ,…

Câu hỏi thường gặp về cách chèn lịch vào Google Sheets (FAQ)

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về cách chèn lịch vào Google Sheets và lời giải đáp chi tiết. 

1 – Có thể chèn lịch âm lịch vào Google Sheet không?

Có, nhưng không mặc định được. Google Sheets không hỗ trợ trực tiếp lịch âm như Google Calendar. Tuy nhiên bạn có thể chèn lịch âm vào Google Sheets bằng một cách thủ cập là tự nhập vào. 

2 – Google Sheet có giới hạn về số lượng sự kiện không?

Google Sheets không giới hạn trực tiếp về số lượng sự kiện mà bạn có thể chèn. 

3 – Có thể dùng Google Sheets để tạo lịch đăng bài, nội dung trên mạng xã hội không?

Có. Nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng Google Sheets làm lịch đăng bài content, theo dõi bài viết, trạng thái phê duyệt,…. 

4 – Có thể sử dụng mẫu lịch Google Sheet trên điện thoại không?

Có. Google Sheets có ứng dụng di động (Android/iOS) hỗ trợ mở và chỉnh sửa lịch mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, bạn sẽ bị hạn chế về không gian hiển thị và thao tác kéo công thức phức tạp.

Lời kết 

Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn các bạn cách chèn lịch vào Google Sheets cụ thể và chi tiết. Hy vọng rằng, những thông tin được chia sẻ trong bài viết này sẽ hữu ích cho tất cả các bạn. Nếu còn thắc mắc gì về quá trình sử dụng Google Sheets, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua một số các các kênh dưới đây để được hỗ trợ từ các chuyên gia nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777