9 meo su dung google workspace thay the giay to

9 mẹo sử dụng Google Workspace thay thế giấy tờ

Chuyển công việc từ giấy sang kỹ thuật số có thể nói đây cũng là một trong những cách để chúng ta có thể bảo vệ môi trường bằng cách tiết kiệm việc không sử dụng giấy tối đa trong tổ chức doanh nghiệp của mình. Khi mà bạn hoàn toàn có thể đưa những công việc sử dụng đến giấy tờ như trước lên làm việc trên internet. Cùng theo dõi những mẹo dưới đây cùng GCS để ứng dụng vào công việc của doanh nghiệp mình nhé.

Dễ dàng tạo và phân phối những biểu mẫu online sau sự kiện, những phiếu yêu cầu, đăng ký và hơn thế nữa, chỉ mất vài phút với Google Forms. Sau khi biểu mẫu được hoàn tất và gửi đi, bạn sẽ nhận được phản hồi trong thời gian thực, không chỉ vậy, kết quả sau đó sẽ được tóm tắt bằng biểu đồ và có thể liên kết tự động thành một file Sheets. 

Theo dõi lịch trình và thời hạn quan trọng

Hãy theo dõi các nhiệm vụ bằng cách tạo một kế hoạch dự án trực tuyến trong Google Sheets. Liệt kê các nhiệm vụ và phân công chúng cho các thành viên trong nhóm. Bất kỳ thành viên nào trong ban tổ chức đều có thể cập nhật trực tiếp danh sách nhiệm vụ trực tuyến trong thời gian thực mà không cần phải sàng lọc thông tin cập nhật qua email của mọi người. Sau đó hãy sử dụng Google Calendar để tạo lịch nhóm trực tuyến mà mọi người có thể truy cập và cập nhật khi lịch trình hoặc thời gian thay đổi. 

Tips: Khi bạn lên lịch họp nhóm trên Google Calendar, bạn có thể đính kèm file tài liệu kế hoạch dự án vào sự kiện để những người tham gia sự kiện đều có thể xem trước và chuẩn bị cho sự kiện. 

Tạo, lưu trữ và chia sẻ nội dung trực tuyến thay vì phải in ra

Lưu trữ và quản lý hình ảnh, video, PDF và các tệp khách hàng khác bằng Google Drive. Sau đó, Drive sẽ đồng bộ hóa với đám mây để mọi người trong nhóm của bạn đều có thể truy cập vào nội dung mới nhất của file. Các tính năng chia sẻ và kiểm soát quyền truy cập trong Drive giúp người dùng làm việc với đội nhóm nội bộ cũng như đối tác bên ngoài trở nên đơn giản và an toàn. 

Bạn có thể tạo tài liệu mới ngay trong tab trình duyệt của mình, thay vì phải đi in nhiều tài liệu để phát cho mỗi người tham gia. Mọi người đều có thể xem phiên bản mới nhất máy tính và các thiết bị di động khác, thêm nhận xét cho từ chi tiết trong tài liệu. 

Tạo một bảng thông báo ảo

Bạn cần chia sẻ thông báo, sự kiện sắp tới hoặc phát triển dự án mới nhất với nhóm của mình? Khi sử dụng Google Workspace bạn không còn phải in và đăng thông tin này. Vì giờ đây đã có Groups, để tạo danh sách gửi thư hoạt động như một bảng thông báo ảo và truy cập hộp thư đến của mọi người cùng một lúc. 

Brainstorm và cung cấp phản hồi trực tuyến

Brainstorming là một phương pháp dùng để phát triển nhiều giải đáp sáng tạo cho một vấn đề. Hay còn  là một kỹ thuật hội ý bao gồm một nhóm người nhằm tìm ra lời giải cho vấn đề đặc trưng bằng cách góp nhặt tất cả ý kiến của nhóm người đó nảy sinh trong cùng một thời gian theo một nguyên tắc nhất định. Hãy tạo tập tin của bạn trong Documents, Sheets và Slides, sau đó chia sẻ chúng với các thành viên và các bên liên quan để nhận được những đóng góp ý kiến để hoàn thành mục tiêu. 

Giữ các bản nháp trong cùng một tệp tài liệu

Không thể chắc rằng những bản tài liệu phiên bản mới nhất là tốt nhất, đôi khi những bản cũ sẽ đem lại cho bạn những bất ngờ, hãy sử dụng tính năng xem lịch sử chỉnh sửa của Google Docs, Sheets, Slides. Chỉ cần sử dụng lịch sử chỉnh sửa để xem các thay đổi và có thể chọn chuyển sang các phiên bản cũ trước đó. 

Quét tài liệu bản cứng và lưu trữ chúng trực tuyến

Thay vì giữ lại biên lai hoặc tài liệu bằng giấy, hãy quét chúng bằng ứng dụng Google Drive trên thiết bị di động của bạn. Bạn sẽ có các tệp PDF ngay lập tức. 

Gửi phiên bản PDF của tài liệu hoặc bảng tính

Các tệp PDF dễ dàng tải xuống và mở trong các chương trình hiện có, nhưng cập nhật chúng thường có nghĩa là tạo và chia sẻ nhiều phiên bản của cùng một tệp. Thay vì chuyển đổi tệp sang PDF mỗi lần, hãy gửi liên kết đến phiên bản PDF của tệp của bạn trong Tài liệu hoặc Trang tính . Bất cứ khi nào bạn cập nhật tệp nguồn, bạn sẽ không phải tạo tệp mới hoặc cập nhật liên kết mà bạn đã chia sẻ — nhóm của bạn sẽ tự động mở tệp PDF của phiên bản mới nhất.

Đào tạo nhân viên mới mọi lúc mọi nơi

Khi tổ chức của bạn có một lượng nhân viên mới cần được đào tạo kịp thời? Bạn muốn giảm chi phí đào tạo tại chỗ và tài liệu in ấn? Sử dụng Google Meet để tiến hành các lớp đào tạo ảo trên toàn cầu và tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đi lại. Sau đó, sử dụng Sites để tạo một trang web với tất cả các tài nguyên giới thiệu và đào tạo của bạn để mọi người có thể dễ dàng tìm thấy các tài liệu tham khảo quan trọng ở một nơi.

Không chỉ dừng lại ở 9 mẹo sử dụng Google Workspace để thay thế việc sử dụng giấy tờ. Hãy cùng theo dõi những mẹo hay sử dụng Google Workspace để tăng tốc năng suất cho đội nhóm của mình tại GCS – Blog Kiến thức nhé. 

GCS cung cấp các dịch vụ của Google Workspace với nhiều mức giá ưu đãi phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Hãy đăng ký Google Workspace ngay để nhận được giá tốt nhất.

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất. 

Hãy liên hệ với HVN để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn

0 0 Các bình chọn
Đánh giá bài viết
Đăng ký
Thông báo của
guest
0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
Scroll to Top