17 mẹo sử dụng Google Workspace dành cho trợ lý hành chính

Trợ lý hành chính là người phụ trách và hỗ trợ tất cả các công việc hành chính và văn thư của công ty. Họ là mắt xích quan trọng trong quy trình vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả. Các bạn làm nghề hành chính hẳn là phải đối mặt với lượng giấy tờ tài liệu, con số vô cùng lớn, các bạn còn loay hoay xử lý hoặc tìm kiếm chúng không? Trong bài viết này, GCS sẽ chia sẻ cho các bạn làm trợ lý hành chính những mẹo áp dụng Google Workspace vào công việc giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức hơn nhé. Bắt đầu thôi!

Xử lý danh bạ, email và lịch của cấp trên

Cho dù bạn là trợ lý của ai, bạn vẫn có thể truy cập và quản lý danh bạ của họ, soạn và trả lời thư Gmail, lên lịch và điều phối sự kiện thay cấp trên của mình bằng cách ủy quyền truy cập mail. Gmail có rất nhiều điều thú vị và tiện ích, khám phá Gmail cùng GCS nhé.

Ứng dụng phù hợp: Contacts, Gmail, Calendar

Tổ chức sự kiện, kế hoạch du lịch

Cứ mỗi dịp lễ tết, xuân sang, hè đến là có biết bao sự kiện diễn ra, ngoài ai khác bạn phải tổ chức cho anh chị em ở công ty một sự kiện thật hoành tráng và lung linh? Hãy tạo một bảng khảo sát để thu thập thông tin về các chuyến bay, khách sạn hoặc để có được ngày diễn ra sự kiện phù hợp với tất cả mọi người. Hoặc hãy sử dụng Google Sheets để liệt kê ra những thứ cần chuẩn bị để sự kiện được diễn ra đầy đủ và xịn xò mà không bị thiếu sót bất kỳ thứ gì. Sau đó hãy tạo danh sách gửi thư theo Groups để chia sẻ thông tin cập nhật quan trọng với tất cả mọi người ở công ty. 

Ứng dụng phù hợp: Forms. Groups, Google Sheets

Tự động sắp xếp hộp thư đến của bạn

Tạo bộ lọc để tự động xóa, gắn dấu sao hoặc chuyển tiếp thư của bạn và dán nhãn cho các thư đến có liên quan. Ví dụ hộp thư đến của người quản lý của bạn có thể chứa đầy các thư không liên quan, chẳng hạn như thư quảng cáo. Thiết lập bộ lọc để Gmail tự động lưu trữ chúng để sếp của bạn có một hộp thư đến gọn gàng và có thể tập trung vào những thư quan trọng hơn. 

Ứng dụng phù hợp: Gmail

Hoàn tác thư đã gửi

Bạn đánh máy sai chính tả? Bạn quên thêm người nhận? Bạn thay đổi ý định về việc gửi email? Đừng lo, khi bạn sử dụng Gmail bạn vẫn có thể thu hồi email vừa gửi trong vòng 30 giây bằng cách cài đặt hủy gửi thư của Gmail. 

Ứng dụng phù hợp: Gmail

Theo dõi nhiều múi giờ

Bạn đang làm việc tại tập đoàn đa quốc gia, khách hàng hoặc đối tác của bạn là người nước ngoài, bạn cần phải biết giờ làm việc của họ. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo cấp trên của bạn không bỏ lỡ các cuộc họp hoặc sự kiện quan trọng vì chênh lệch múi giờ. Xem nhanh thời gian ở các quốc gia trên toàn thế giới bằng cách thêm đồng hồ thế giới vào Calendar. 

Ứng dụng phù hợp: Calendar

Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng thư trả lời tự động

Nếu bạn thường xuyên phải trả lời lặp đi lặp lại một mẫu email, thì đây chắc hẳn là thứ bạn cần để tiết kiệm thời gian cho mình. Hãy tạo sẵn những mẫu email bạn hay sử dụng tính năng gửi thư theo mẫu có sẵn để khi thay mặt người quản lý gửi email cho khách hàng mới bạn không còn phải nhập lại những thông tin mỗi lần gửi. 

Ứng dụng phù hợp: Gmail

Quản lý chữ ký email

Bạn cần sử dụng các chữ ký khác nhau cho email trong công ty hoặc bên ngoài, với Gmail bạn có thể sử dụng các mẫu để tạo các chữ ký khác nhau để dễ dàng quản lý nhiều chữ ký. Với những lần sau khi cần sử dụng chữ ký, bạn chỉ cần chọn mẫu chữ ký bạn cần. 

Ứng dụng phù hợp: Gmail

Mẹo: GCS vẫn luôn có chương trình tặng miễn phí phần mềm tạo chữ ký email trị giá 199k cho khách hàng đăng ký Google Workspace của GCS.

Theo dõi các nhiệm vụ quan trọng trong danh sách việc cần làm

Là một người đa nhiệm, bạn phải luôn tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của mình. Với Gmail hoặc Calendar bạn có thể dễ dàng chuyển đổi email thành công việc và tạo ngày hẹn, đến ngày hạn thông báo sẽ tự động xuất hiện trên lịch của bạn. 

Ứng dụng phù hợp: Gmail, Calendar

Giữ liên lạc bằng Google Chat

Sử dụng Google Chat để trò chuyện với đồng nghiệp, báo cáo tin tức gấp gáp với cấp trên tức thì mọi lúc mọi nơi với mọi thiết bị. 

Ứng dụng phù hợp: Google Chat

Nhận kết quả tìm kiếm chi tiết cho các liên hệ của bạn

Bạn cần gấp thông tin chi tiết một người trong tổ chức của bạn? Với Cloud Search, bạn có thể tìm kiếm tất cả các sản phẩm Google Workspace của mình để biết thông tin công việc liên quan đến bất kỳ nhân viên nào cụ thể như xem thẻ hồ sơ, thông tin liên hệ, chi tiết công việc, địa chỉ email cũng như bất kỳ file dữ liệu nào ở bộ nhớ dùng chung. 

Ứng dụng phù hợp: Cloud Search 

Chuẩn bị cho mọi người cuộc họp với tệp đính kèm sự kiện

Chuẩn bị cho sếp và các thành viên trong nhóm của bạn bằng cách cho họ xem trước các tệp tài liệu liên quan trước khi cuộc họp bắt đầu. Khi bạn gửi lời mời trên Calendar, bạn có thể đính kèm tài liệu, bảng tính, bản trình bày, chương trình làm việc,.. để mọi người dễ dàng chuẩn bị đóng góp ý kiến. Giữ cho sếp và đồng nghiệp của bạn cập nhật thông tin trước cuộc họp bằng cách đính kèm lịch trình của cuộc họp, ghi chú hoặc bài trình bày. Giờ đây mọi người đã có cơ hội xem qua các hồ sơ liên quan trước cuộc họp để họ có thể chuẩn bị. 

Ứng dụng phù hợp: Calendar, Google Sheets

Gửi lịch trình làm việc hàng ngày cho cấp trên

Giúp cấp trên của bạn sắp xếp thời gian bằng cách gửi lịch trình làm việc hàng ngày vào mỗi buổi sáng để họ có thể dễ dàng theo dõi sự kiện và các cuộc họp quan trọng sắp tới. 

Ứng dụng phù hợp: Google Sheets, Google Calendar

Truy cập các file dữ liệu mọi lúc mọi nơi

Sau khi lưu trữ các file trong Drive hoặc Google Drive for desktop (trước đây là Shared Drives), bạn có thể truy cập, chia sẻ và chỉnh sửa tệp đó trên mọi thiết bị vào bất kỳ lúc nào. Ngay cả khi thiết bị di động của bạn không có kết nối internet. 

Ứng dụng phù hợp: Drive, Google Drive for desktop, Google Docs, Google Sheets, Google Slides

Dễ dàng cộng tác trên tài liệu với đồng nghiệp của bạn

Các file làm việc Docs, Sheets, Slides là ba không gian làm việc tiện ích nhất, mọi người có dễ dàng công tác làm việc nhóm với đồng nghiệp. Không những thế cấp trên của bạn cũng có thể xem và để lại nhận xét góp ý trực tiếp trên bài, để mọi người cùng có thể đọc được những nhận xét đó. 

Ứng dụng phù hợp: Google Docs, Google Sheets, Google Slides

Phối hợp lịch trình từng cá nhân trong nhóm

Với các tổ chức có số lượng thành viên lớn thật khó để lên lịch phù hợp với mọi người. Nhưng khi sử dụng Calendar, bạn có thể dễ dàng xếp lớp lịch của các thành viên trong nhóm để tìm ra khoảng thời gian rảnh của mọi người. Bạn thậm chí còn có thể tạo nhiều lịch nhóm để theo dõi các cuộc họp, đào tạo, kỳ nghỉ và hơn thế nữa. Giờ đây, bạn đã có thể biết khi nào mọi người rảnh rỗi, thật dễ dàng để lên lịch các cuộc họp nhóm hoặc sự kiện. 

Ứng dụng phù hợp: Calendar

Tạo phím tắt

Bạn muốn tiết kiệm thời gian và làm việc nhanh hơn? Hãy khám phá phím tắt của Gmail và thao tác nhanh hơn tại đây. 

Xem các thay đổi trong tài liệu nhanh hơn

Nếu bạn đang cộng tác trên một tài liệu với sếp và đồng nghiệp của mình, có thể khó xác định ai đã thực hiện một số thay đổi nhất định và khi nào. Sử dụng lịch sử sửa đổi trong Tài liệu để xem lại tất cả các cập nhật cho tài liệu của bạn. Nếu bạn thích phiên bản cũ hơn, bạn có thể hoàn nguyên về bất kỳ phiên bản nào trước đó bất kỳ lúc nào. 

GCS mong rằng những mẹo sử dụng Google Workspace này có ích cho bạn và doanh nghiệp của mình. Hãy cùng theo dõi những mẹo để tối ưu quy trình làm việc, tận dụng mọi tính năng cũng như tiết kiệm thời gian cùng với Google Workspace. 

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới Hotline: 024.9999.7777 chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.