17 mẹo sử dụng Google Workspace dành cho trợ lý hành chính

Vì Google Calendar và Outlook Calendar là hai loại lịch phổ biến nhất nên rất có thể bạn đã phần nào quen thuộc với cả hai loại lịch này. Ngày nay, hơn 70% người dùng trên thế giới sử dụng lịch kỹ thuật số. Tuy nhiên, bạn đã biết cách đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar chưa? Hãy cùng GCSVN tìm hiểu những lợi ích cũng như hướng dẫn các bước để các bạn có thể tham khảo đồng bộ dữ liệu giữa Outlook Calendar và Google Calendar một cách tiện lợi nhất.

Giới thiệu chung về Google Calendar và Outlook Calendar

1. Google Calendar

Google Calendar là ứng dụng được liên kết với tài khoản Google và cũng nằm trong bộ tiện ích mà Google Workspace cung cấp gồm có các tính năng tích hợp hỗ trợ người dùng cải thiện năng suất công việc hàng ngày. Bạn có thể tìm thấy nó trong Google Apps. Bởi vì mọi thứ bạn lên lịch trên điện thoại hoặc các ứng dụng khác được liên kết với tài khoản Google của bạn đều xuất hiện trên Google Calendar, vì lý do đó, đây là một trong những lịch đơn giản nhất để sử dụng. Nó có thể được tìm thấy trên hệ điều hành iOS và Android.

Ngoài ra, Google Calendar cung cấp cho bạn một bản tóm tắt rõ ràng và đơn giản về tất cả các ngày và nhiệm vụ quan trọng đã được lên kế hoạch. Một cuộc hẹn, mục tiêu hoặc kế hoạch mới có thể được tạo đơn giản bằng cách chỉ cần nhấp vào một ngày nhất định và đặt tiêu đề nội dung cuộc hẹn, ấn Lưu. Như vậy là bạn đã tạo một lịch hẹn thành công, ngoài ra bạn có thể chia sẻ lịch đó cho đồng nghiệp trong công ty cũng như là đối tác hẹn gặp.

Ứng dụng này cũng tự động hiển thị các ngày lễ quan trọng trong khu vực của bạn. Nó cũng hiển thị thiệp sinh nhật trong cả năm và truy xuất ngày sinh từ các kết nối Google.

Sau đây GCSVN sẽ giới thiệu một số tính năng chính của Google Calendar, cụ thể:

• Tạo và chỉnh sửa sự kiện đơn giản: bạn có thể lên lịch các sự kiện của mình vào một thời điểm nhất định trong ngày hoặc bạn có thể sử dụng tùy chọn "cả ngày" nếu bạn không chắc chắn khi nào sự kiện sẽ bắt đầu hoặc kết thúc.
• Thêm màu: Để phân biệt sự kiện này với sự kiện khác, bạn có thể áp dụng các màu khác nhau cho sự kiện đó. Nếu không biết chi tiết cụ thể, thật đơn giản để hình dung lịch trình của bạn và chỉ định một số sự kiện nhất định, chẳng hạn như lần khám răng của bạn có màu xanh lam hoặc bữa tối sau giờ làm việc của bạn có màu vàng.
• Thông báo: Bạn có thể định cấu hình Google Calendar của mình để nhận thông báo về các sự kiện. Không những vậy, ứng dụng này cũng có chức năng đếm ngược 5 phút hoặc 24 giờ cho đến ngày đến hạn của chúng.
• Lời mời: Bạn có thể thêm những người dùng Google Calendar khác vào lịch của mình để giúp bạn nhớ những người mà bạn đã lên lịch hoạt động cùng mỗi tuần.
• Lịch gia đình (Family Calendar): Tính năng này cho phép bạn dễ dàng thiết lập hoặc xem tất cả các hoạt động đã lên lịch với gia đình mình bằng cách đồng bộ hóa lịch, tính năng này rất hữu ích nếu bạn có kế hoạch với các thành viên gia đình cũng sử dụng Google Calendar.

Các lịch khác: Google Calendar cho phép bạn kết nối và đồng bộ hóa nó với các ứng dụng khác của Google Workspace như Google Docs, Gmail, Google Meet.

2. Outlook Calendar

Nếu bạn sử dụng Outlook làm dịch vụ email chính của mình và bạn là người dùng Outlook, bạn có thể sẽ quen với việc sử dụng Outlook Calendar. Vì phần lớn các doanh nghiệp và cá nhân bắt đầu sử dụng Outlook ngay khi Microsoft phát hành nó nên phần mềm này được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Khi nói đến đây, các bạn chắc cũng đã biết Outlook Calendar là một trong những ứng dụng thuộc hệ điều hành Microsoft và cũng được tích hợp trong các ứng dụng của Microsoft 365.

Bạn có thể tìm thấy Lịch Outlook dưới dạng tiện ích trên trang web Outlook của mình và cách sử dụng nó cũng khá đơn giản. Bạn có thể quản lý thời gian, dự án, kế hoạch và email của mình bằng nhiều cài đặt khác nhau.

Sau đây là một số tính năng chính của Outlook Calendar:

• Tạo cuộc hẹn và sự kiện: chọn khoảng thời gian, nhập thông tin sự kiện và cho phép đồng bộ hóa với các lịch khác.
• Tổ chức cuộc họp: Outlook Calendar cho phép bạn đặt cuộc họp vào một thời điểm nhất định và bao gồm những người tham gia khác mà bạn mời cũng sẽ tham dự cuộc họp cùng với bạn.
• Tạo lịch nhóm: nhanh chóng thiết lập các cuộc họp phù hợp với mọi người bằng cách tạo lịch kết hợp các lịch trình và nhiệm vụ khác nhau của một nhóm cá nhân cụ thể trong một lịch hẹn.
• Chế độ xem lịch song song: Tính năng này cho phép bạn xem tất cả các lịch bạn đã tạo cùng một lúc. Việc này sẽ giúp bạn có nhìn tổng quan tất cả các nhiệm vụ và sự chuẩn bị mà bạn đã hoàn thành trước đó.
• Chia sẻ lịch: Outlook cho phép bạn chia sẻ lịch của mình với bất kỳ người nhận email nào nhưng bạn có thể quyết định những thông tin nào sẽ được chia sẻ.

Hướng dẫn cách đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar trên web

Chỉ cần có liên kết Outlook để đồng bộ hóa hai lịch vì các ứng dụng này có cùng định dạng trên tất cả các nền tảng. Sau đây GCS sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết cách đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar. Các hành động bạn nên thực hiện như sau:

Bước 1: Điều hướng đến Cài đặt (Settings) → Sau đó chọn Xem tất cả cài đặt Outlook (View All Outlook Settings).

Bước 2: Ấn chọn Lịch (Calendar) → chọn Lịch được chia sẻ (Shared Calendars)

Bước 3: Đi đến phần Xuất bản lịch (Publish Calendar).

Bước 4: Chọn Calendar (Lịch), sau đó chọn “Can view all details” → Ấn chọn “Publish”

Bước 5: Sau đó Outlook sẽ tổng hợp các định dạng HTML và ICS → Chọn sao chép đường link ICS.

Bước 6: Điều hướng đến website Google Calendar

Bước 7: Nhấp vào Other calendars (lịch khác). Tiếp theo chọn From URL.

Bước 8: Dán đường link ICS mà đã copy từ Outlook Calendar → nhấn chọn Add calendar (Thêm lịch)

Bạn sẽ phải đợi trước khi các mục Outlook Calendar hiển thị trên Google Calendar.

Để sửa đổi tên, thay đổi múi giờ và điều chỉnh cài đặt thông báo, hãy nhấp vào menu ba chấm bên cạnh Outlook Calendar để truy cập Cài đặt (Settings). Để tránh nhầm lẫn, bạn nên đổi tên lịch nếu bạn muốn thêm nhiều lịch Outlook vào Google. Vậy là chúng ta đã hoàn thành quá trình đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar.

Hướng dẫn cách đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar trên Mac

Outlook Calendar đã có ứng dụng trên Windows và MacOS. Ứng dụng h có thể được sử dụng để đồng bộ hóa Google Calendar với nó. Hướng dẫn bên dưới dành cho người dùng Mac gồm các bước đơn giản như sau.

Bước 1: Outlook có thể được tải xuống từ Mac App Store. Mở Outlook và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập từ tài khoản Microsoft của bạn.

Bước 2: Ở trên cùng của giao diện Outlook, mở Cài đặt (Settings)

Bước 3: Chọn mục Tài khoản (Accounts)

Bước 4: Nhấn vào dấu “+” và chọn Thêm tài khoản (Add an account)

Bước 5: Đăng nhập tài khoản Google của bạn

Bước 6: Chuyển đến phần Thẻ lịch (Calendar tab) và mở rộng menu Gmail

Bước 7: Trong phần này, bạn có thể kiểm tra lịch cá nhân cũng như của mọi người. Chọn vào thanh lịch chi tiết mà bạn muốn xem.

Quy trình đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar trên máy Mac đã hoàn tất!

So sánh Google Calendar và Outlook Calendar

Mặc dù có nhiều điểm tương đồng nhưng Google Calendar và Outlook Calendar có một số điểm khác biệt khiến những ứng dụng này trở thành tiện ích xem và tạo lịch tốt nhất hiện có. Sau đây chúng ta sẽ đi vào chi tiết so sánh điểm giống và khác của Google Calendar và Outlook Calendar nhé.

1. Giống nhau

• Google Calendar và Outlook Calendar đều miễn phí sử dụng.
• Mục đích chính của cả hai đều là lên kế hoạch cho các sự kiện, quản lý thời gian và đưa ra lời nhắc.
• Bạn có thể truy cập từng lịch bằng một phần mềm riêng biệt (chẳng hạn như Gmail hoặc Outlook).
• Đều có ứng dụng riêng dành cho thiết bị di động.
• Cả hai đều có thể hoạt động ngoại tuyến và trực tuyến.
• Cả hai đều cung cấp tùy chọn cho một số lịch.

2. Khác nhau

Bên cạnh những điểm giống nhau, Google Calendar và Outlook Calendar có những điểm khác biệt sau:

Lợi ích khi đồng bộ Outlook Calendar sang Google Calendar

Hiện nay, nhiều cá nhân và doanh nghiệp đã dần chuyển sang sử dụng Google Calendar vì khả năng tích hợp cũng như giao diện dễ sử dụng hơn so với Outlook Calendar. 

Nhờ khả năng tích hợp chặt chẽ của Google Calendar với các ứng dụng Google Workspace khác nên việc tổ chức các cuộc họp và sự kiện với đồng nghiệp trở nên thật dễ dàng. Ví dụ: thanh bên Google Calendar trong Gmail cho phép bạn xem các hoạt động đã lên lịch của mình và thêm các sự kiện mới ngay từ Gmail. 

Không những vậy, khi sử dụng Google Calendar, người dùng có thể tạo nhắc nhở các cuộc họp dễ dàng hơn và cũng thuận tiện hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo nhiệm vụ và thêm lịch đã có sẵn trong Google Calendar vào trình soạn thảo văn bản Google Docs. Hơn thế nữa, ứng dụng này cũng tích hợp với Google Meet để bạn và đồng nghiệp có thể tham gia ngay khi có thông báo từ Calendar.

Lời kết

Mong rằng qua bài viết trên đây, người dùng đã có thể biết cách đồng bộ từ Outlook Calendar sang Google Calendar để có được trải nghiệm tốt hơn và thuận tiện hơn với các ứng dụng trong Google Workspace. Nếu có thắc mắc liên quan đến bài viết hoặc cần sự tư vấn về các dịch vụ Google Workspace thì hãy nhắn tin ở phần Livechat bên dưới website để được hỗ trợ tư vấn một cách tốt nhất.

Cửa sổ bật lên, email spam và những quảng cáo với những nội dung lạ mà chúng ta gặp phải khi lướt một trình duyệt hoặc lúc xem phim sẽ dễ khiến cho máy tính hay điện thoại đều dễ bị nhiễm virus. Các loại virus khi đã ở trong máy đều có thể di chuyển nhanh chóng qua hệ thống mạng để lây nhiễm sang các tệp tin hoặc bất cứ gì ở trong máy, từ đó gây ra những hệ quả nghiêm trọng. Bạn có nguy cơ bị xâm phạm mọi dữ liệu riêng tư và nhạy cảm mà bạn lưu giữ và gửi qua mạng của mình. Vậy cách phòng chống virus máy tính hiện nay là gì? Cùng GCSVN  tìm hiểu trong bài viết này.

Virus máy tính là gì?

Virus máy tính là gì?

Virus máy tính là một loại phần mềm độc hại tự kết hợp với một chương trình khác (chẳng hạn như tài liệu) và khi đã xâm nhập được vào máy của người dùng, nó có khả năng nhân lên và lan truyền. Ví dụ: bạn có thể vô tình mở một tệp đính kèm nguy hiểm từ email bạn nhận được, điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn đã cho phép virus máy tính lây nhiễm vào máy của bạn. Virus rất nguy hiểm vì chúng có thể “nhớ” được các thao tác gõ phím, làm hỏng dữ liệu và làm chậm hiệu suất hệ thống.

Thay vì liên tục tạo ra các đợt lan truyền mới, tội phạm mạng tập trung nỗ lực vào các mối đe dọa ngày càng phức tạp và sinh lợi. Khi ai đó đề cập đến việc có virus trên máy tính của họ, họ thường ám chỉ một số loại phần mềm độc hại, có thể bao gồm sâu máy tính, vi-rút, ngựa Trojan, phần mềm tống tiền và các chương trình nguy hiểm khác. Phần mềm độc hại và vi rút luôn thay đổi và kẻ trộm thường chọn những phần mềm mang lại cho chúng nhiều lợi nhuận nhất tại bất kỳ thời điểm nào.

Phân biệt virus máy tính và phần mềm độc hại

Chúng ta thường nghe thấy các cụm từ virus và phần mềm độc hại được sử dụng thay thế cho nhau trong các bài nói hoặc bài viết hàng ngày. Hầu hết các ứng dụng hay chương trình nguy hiểm mà chúng ta gặp ngày nay không chỉ là virus. Trên thực tế, chưa đến 10% tổng số phần mềm độc hại mà chúng ta gặp phải được tạo thành từ virus máy tính thuần túy. 

Virus máy tính là gì?

Virus máy tính là một trong những loại phần mềm độc hại cụ thể có thể được xác định bởi cách thức hoạt động là nó phải lây nhiễm các tệp và chương trình khác, điều này được thực hiện bằng khả năng sao chép, nhân bản, sau đó sẽ lây lan toàn bộ những phần mềm có trong máy, từ đó các tập tin trong máy sẽ đột ngột biến mất hoặc không thể mở được.

Cụ thể hơn, virus có thể lây lan qua ổ USB, internet và mạng công ty. Điều này làm cho việc loại bỏ virus máy tính trở nên rất khó khăn. Tại doanh nghiệp, chúng tôi đã gặp tình huống khi thiết bị USB bên ngoài của khách hàng bị nhiễm virus suốt thời gian qua. Họ trở về nhà với một chiếc PC đã được loại bỏ virus nhưng vấn đề virus vẫn tái diễn ngay sau đó.

Phần mềm độc hại là gì?

Mặt khác, phần mềm độc hại là phần mềm được thiết kế để cản trở hoặc ngăn chặn hoạt động, thu thập dữ liệu hoặc giành quyền truy cập vào tài nguyên hệ thống. Phần mềm độc hại bao gồm tất cả các dạng phần mềm được tạo ra có hại, bao gồm Trojan, Worms, Ransomware, Spyware và virus máy tính, cùng nhiều phần mềm khác. Đây là lý do tại sao rất nhiều chương trình diệt virus không thể tìm ra và loại bỏ mọi sự lây nhiễm.

Vì vậy, việc bảo vệ máy tính khỏi những virus độc hại không chỉ cần ngày một ngày hai. Vì sẽ có những loại phần mềm độc hại khác nhau có thể sẽ xuất hiện trong máy tính của bạn mà người dùng khó có thể biết được. Nhận biết được tất cả các loại phải cần đến những người am hiểu kỹ thuật công nghệ máy tính, nhưng ngăn chặn nó thì bạn - một người dùng sử dụng máy tính thông thường cũng sẽ làm được. Hãy cùng xem phần cách phòng chống virus máy tính dưới đây để có thể áp dụng ngay và luôn trong công việc hàng ngày.

Những cách phòng chống virus máy tính hiệu quả nhất

Sau khi hiểu về virus máy tính, người dùng doanh nghiệp chắc chắn cũng sẽ biết cần phải có các phương pháp về an ninh mạng giúp ngăn chặn virus máy tính xâm nhập vào thiết bị và cũng có thể đảm bảo rằng bạn được bảo mật đầy đủ trước các dạng phần mềm độc hại khác. Dựa trên kinh nghiệm của các chuyên gia, GCS Vietnam đã tổng hợp 10 cách phòng chống virus máy tính để các bạn có thể áp dụng vào thiết lập hệ thống hiệu quả hơn.

Sao lưu và bảo vệ dữ liệu máy tính bằng Drive

Một số trường hợp virus máy tính nhất định khó tránh khỏi và không thể loại bỏ hoàn toàn khỏi máy tính. Lúc đó, có thể bạn sẽ bị mất tất cả toàn bộ dữ liệu từ máy chủ. Trong các trường hợp khác, hệ điều hành sẽ bị tổn hại trong quá trình dọn dẹp virus. Bạn nên cài đặt lại hệ điều hành trong những trường hợp này.

Nếu bạn có kế hoạch dự phòng thì đây không phải là vấn đề quá lớn. Dữ liệu đã xóa không thể phục hồi được nếu không có bản sao lưu. Quy trình diệt virus sẽ hiệu quả hơn và ít tốn kém hơn nếu bạn có bản sao lưu dữ liệu của mình. Chúng tôi khuyên bạn nên sao lưu tất cả dữ liệu của mình bằng Drive để phòng chống việc đánh cắp dữ liệu trên máy tính. Cách làm này cũng được coi là cách phòng chống virus đánh cắp dữ liệu trên Drive máy tính hiệu quả.

Khi doanh nghiệp sử dụng Google Workspace các phiên bản Business hay Enterprise, người dùng có thể sử dụng Google Drive - một trong những ứng dụng sử dụng bộ nhớ lưu trữ điện toán đám mây phổ biến hàng đầu hiện nay với dung lượng lớn. Nhờ tính năng tự động lưu trữ, truy cập được bất cứ lúc nào chỉ cần bạn có tài khoản Gmail cũng như tính năng bảo mật cấp độ doanh nghiệp, các cá nhân có thể sao lưu những tập tin tài liệu quan trọng trong đó.

Google Drive là một trong những ứng dụng quan trọng nhất của Google Workspace nhằm nâng cao tính năng bảo vệ dữ liệu mật bằng việc lưu trữ trên Share Drive mà người dùng chung không thể xóa được. Nhìn chung, nguy cơ thông tin của bạn bị xâm phạm trên Google Drive là rất thấp. Tất cả các tệp được tải lên Share Drive đều được lưu trữ trong trung tâm dữ liệu được mã hóa, an toàn. Bất kỳ loại tệp nào bạn tải lên Google Drive đều được lưu giữ an toàn trong các trung tâm dữ liệu hàng đầu của Cloud Stogage Archive. Cả dữ liệu đang chuyển tiếp và dữ liệu ở trạng thái nghỉ đều được mã hóa. 

Về mặt kỹ thuật, Google Drive sử dụng khóa AES 128 bit cho dữ liệu ở trạng thái lưu trữ và mã hóa SSL/TLS 256 bit cho các tệp đang truyền. Điều này có nghĩa rằng khi bạn tải lên hoặc tải xuống các tệp và tài liệu, Google Drive sẽ tăng mức độ mã hóa và bảo mật. Đối với các tệp đã lưu, mã hóa 128 bit vẫn rất đáng tin cậy.

Ngoài việc sử dụng Mã hóa phía người dùng, Google Drive còn sử dụng Mã hóa phía máy chủ. Như đã nói ở trong bài trước đây, mã hóa phía máy chủ có nghĩa là chủ sở hữu máy chủ kiểm soát tất cả các khóa được giải mã. Đồng thời, Google cung cấp các tùy chọn khóa mã hóa do khách hàng quản lý và cung cấp dưới dạng các lớp bảo mật bổ sung phía máy chủ.

Sử dụng mật khẩu bảo mật cao cho tất cả các ứng dụng, phần mềm

Một mật khẩu phức tạp kết hợp nhiều ký tự, chữ số và ký hiệu sẽ được xem là mật khẩu có mức độ bảo mật cao. Mọi người thường dễ quên các mật khẩu cho các ứng dụng khác nhau, vì vậy mà sẽ để 1 mật khẩu chung cho tất cả. Hãy cố gắng hạn chế sử dụng cùng một mật khẩu cho các tài khoản của bạn.

Theo chuyên gia bảo mật mật khẩu SplashData.com, hai mật khẩu được sử dụng nhiều nhất là mật khẩu 123456 và 12345678. Doanh nghiệp khuyên không nên đăng nhập vào nhiều trang web bằng cùng một tên người dùng và mật khẩu kiểu như thế.

Sử dụng ít nhất tám ký tự khi thiết lập mật khẩu và để giúp ghi nhớ chúng, hãy cân nhắc sử dụng các câu ngắn gọn như "Peach-blooming?" cách nhau bởi dấu gạch dưới hoặc dấu cách. Viết hoa một trong số các ký tự trong đó. Ngoài ra không nên đặt mật khẩu có chưa tên, ngày tháng năm sinh hay thậm chí cung hoàng đạo của người dùng trong đó. 

Đây cũng là một trong số những cách phòng chống virus máy tính hiệu quả. Tất cả ứng dụng trong Google Workspace đều được đăng nhập bằng địa chỉ Email, trong đó có Drive - nơi chứa những dữ liệu quan trọng. Vì vậy việc sử dụng mật khẩu có bảo mật cao sẽ giúp ngăn chặn virus máy tính xâm nhập vào Drive.

Để tạo và theo dõi mật khẩu của bạn, hãy sử dụng dịch vụ miễn phí như LastPass hoặc 1Password. Người dùng có thể tạo nhiều mật khẩu riêng cho từng tài khoản, từ đó ứng dụng sẽ quản lý mật khẩu đó. Khi đăng nhập, người dùng chỉ cần mở ứng dụng và sao chép mật khẩu đã tạo trước đó.

Cập nhật bản mới nhất của phần mềm máy tính

Hệ điều hành máy tính thường xuyên được cập nhật các tính năng mới và các bản vá bảo mật nhằm thu hẹp các lỗ hổng bảo mật trước khi tin tặc lợi dụng. Mặc dù các bản cập nhật có thể gây rắc rối nhưng chúng ít gây khó chịu hơn đáng kể so với việc lây nhiễm vi-rút vào máy tính của bạn. 

Người dùng không chỉ nên cài đặt các bản cập nhật Adobe và Java mà còn nên thiết lập các bản cập nhật tự động trên PC của mình. Khi cập nhật máy tính, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng kết nối an toàn ở nhà hoặc công ty, chứ không phải ở một quán cà phê hoặc nơi công cộng nào đó. 

Các nhà sản xuất phần mềm lớn như Microsoft và Oracle cũng áp dụng cách phòng chống virus máy tính bằng cách thường xuyên cập nhật phần mềm của họ để sửa các lỗi có thể bị tin tặc khai thác. Oracle đã phát hành bản cập nhật cho phần mềm Java của mình để sửa lỗ hổng bảo mật mà tin tặc có thể đã sử dụng để lây nhiễm phần mềm độc hại vào máy tính.

Sử dụng phần mềm chống virus

Phần mềm chống virus là một trong cách phòng chống virus máy tính căn bản để người dùng có thể ngăn chặn những loại virus độc hại. Bạn nên cài đặt một phần mềm chống virus hiệu quả trên máy tính của mình, ngoài ra cũng nên có thêm các biện pháp phòng ngừa khác. 

Bạn không cần thiết phải có quá nhiều phần mềm chống virus, vì các phần mềm độc hại và virus máy tính được tạo ra và tìm thấy mỗi ngày, mỗi loại virus đều có mã lập trình khác nhau. Hiệu quả của chương trình chống vi-rút của bạn phụ thuộc vào mức độ hiện tại của nó đối với các trường hợp lây nhiễm máy tính có thể gây ra những tác hại cho bạn.

Vì lý do này, hãy đảm bảo chương trình chống virus của bạn cập nhật tự động và vào thời điểm hợp lý - không phải 3 giờ sáng vì không có khả năng máy tính của bạn sẽ được bật trong thời gian đó và không phải lúc 2 giờ chiều khi bạn chắc chắn có mặt ở nhiều nơi, đặc biệt là trong các cuộc họp. Bằng cách này, các bản cập nhật phần mềm chống virus sẽ không gặp gián đoạn và bạn sẽ chắc chắn rằng mình được bảo vệ khỏi các loại virus tinh vi nhất hiện có.

Sử dụng tiện ích chặn các cửa sổ tự động bật lên

Một số trình duyệt web có tính năng chặn các cửa sổ tự động bật lên và cho phép bạn bật chế độ bảo mật để duyệt các thẻ đó. Đây là một trong những cách phòng chống virus máy tính phổ biến. Các chuyên gia khuyên rằng không nên nhấn vào những cửa sổ bật lên, vì có thể sẽ chứa những virus độc hại trong các thẻ đó.

Phần mềm độc hại vẫn có thể lây nhiễm vào máy tính, ngay cả với những người dùng cẩn thận nhất. Nếu máy tính của bạn không phản hồi, thường xuyên gặp sự cố hoặc liên tục hiển thị thông báo lỗi thì có thể máy tính của bạn đã bị nhiễm virus.

Các dấu hiệu mà bạn có thể thấy lúc virus xâm nhập có thể bao gồm trang chủ thay đổi, pin máy tính xách tay cạn kiệt nhanh hơn bình thường, các thanh công cụ bổ sung mà bạn không cài đặt hoặc máy không tắt hoặc tiếp tục đủ nhanh.

Không bấm vào link email hoặc link trình duyệt lạ

Hiện nay, có hơn một nghìn tỷ trang web có sẵn trên internet. Chúng ta dành nhiều thời gian để trò chuyện, mua hàng, nghiên cứu và tìm hiểu trên mạng. Và tất cả những việc đó đều đòi hỏi phải truy cập một số trang web. Tội phạm mạng đã khám phá ra nhiều cách để lách các tiêu chuẩn này và dường như nhìn bề ngoài, chúng ta khó có thể phát hiện ra, vì đó vẫn giống như là một trang web chính hãng, mặc dù thực tế là một số tiêu chuẩn đã được thiết lập trên Google để đảm bảo rằng bạn ít nhất đã được cảnh báo khi truy cập một trang web không an toàn và có khả năng gây hại.

Đôi khi thật khó để biết liệu một trang web có chứa thông tin nguy hiểm hay không.Vì vậy, chúng ta phải quan sát thật kỹ những chi tiết trong đường link đó. Hãy cẩn thận ghi lại URL của trang web và xác minh thông qua các kênh chính thức xem nội dung trên trang web có chính xác và được xác thực hay không. Mặc dù khá rõ ràng là biểu tượng khóa bên cạnh URL là một trong những dấu hiệu đầu tiên cho thấy bạn có thể đang truy cập một trang web có khả năng gây hại.

Ngoài ra, người dùng doanh nghiệp có thể sử dụng Gmail của Google Workspace có tính năng bảo mật 2 lớp, ngăn chặn những thư rác, quảng cáo, spam, được duyệt những email gửi đến có thông tin lạ. Đây cũng là một trong số những cách phòng chống virus máy tính xâm nhập vào dữ liệu email quan trọng của công ty cũng như các phần mềm ứng dụng khác.

Tránh kết nối với mạng wifi miễn khí không có bảo mật an toàn

Wi-Fi được nhiều PC sử dụng để kết nối với các tập tin, máy in và Internet. Người dùng nên cẩn thận với các wifi mở và xác nhận rằng mạng đó yêu cầu mật khẩu mạnh.

Sử dụng bảo mật WPA hoặc WPA2, PME không còn đủ an toàn nữa. Những hacker có kinh nghiệm có thể xử lý nó trong vài phút. Ngoài ra, bạn nên giữ tên mạng Wi-Fi (SSID) ở chế độ riêng tư. Bằng cách nhập SSID và mật khẩu theo cách thủ công trên thiết bị của bạn, bạn có thể kết nối với mạng. Nếu bạn thường cho phép khách truy cập vào mạng của mình, hãy cung cấp cho họ SSID và mật khẩu dự phòng.

Đừng sử dụng Wi-Fi mở, miễn phí (không có mật khẩu hoặc mã hóa) trong quán cà phê, thư viện, sân bay, v.v. Nếu bạn có thể kết nối dễ dàng thì hacker có thể sẽ truy cập dễ dàng đến mức nào?

Nghiên cứu kỹ bảo mật của máy tính

Doanh nghiệp cần triển khai những bài nghiên cứu nhận thức kỹ bảo mật máy tính cho những người dùng trong công ty.. Việc được đào tạo phù hợp có thể hỗ trợ nhân viên biết cách bảo vệ mạng máy tính cũng như các tập tin tài liệu quan trọng, tránh bị virus xâm nhập. Hãy nỗ lực tự học về các nguyên tắc cơ bản về bảo mật máy tính; điều này sẽ giúp bạn bảo vệ mạng của mình một cách sáng suốt hơn. Ngoài ra, việc nghiên cứu kỹ bảo mật máy tính sẽ có lợi cho doanh nghiệp cũng như cá nhân về lâu dài, tránh phải xử lý những tình huống phức tạp và không thể khôi phục dữ liệu quan trọng, đặc biệt ảnh hưởng đến công việc kinh doanh cũng như là lợi nhuận đạt được.

Sử dụng tường lửa

Tường lửa mạng là một thiết bị quan trọng tạo thành xung quanh máy tính của bạn và ngăn chặn truy cập bất hợp pháp. Các bạn nên sử dụng các tính năng tường lửa tích hợp của hệ điều hành trong khi định cấu hình hoặc thiết lập máy tính. Có thể điều chỉnh cài đặt tường lửa theo sở thích của bạn.

Quét những tệp đính kèm Email

Email là một trong những phương thức virus xâm nhập nhanh nhất và chính phương pháp này đã khiến virus máy tính trở thành vấn đề phổ biến trong những ngày đầu của Internet. Họ không hề hay biết, một số người đã gửi những email có chứa virus cho bạn bè, đối tác của họ. Khi tài khoản đó bị xâm phạm, tin tặc sẽ sử dụng nó để truyền tài liệu có hại cho mọi người trong danh sách địa chỉ email.

Phương pháp đáng tin cậy nhất để đảm bảo an toàn cho bạn khi mở tệp đính kèm email hoặc nhấp vào liên kết là sử dụng phần mềm chống virus để quét. Cần có biện pháp bảo vệ chống virus cho các email do nhà cung cấp dịch vụ thư hoặc dịch vụ email bạn sử dụng cung cấp. Ví dụ: các tệp đính kèm trong Gmail sẽ tự động được kiểm tra phần mềm độc hại. Nếu có virus, email sẽ bị từ chối và bạn sẽ được thông báo.

Nguyên nhân bị virus máy tính

Hiểu rõ nguồn gốc của virus máy tính và cách ngăn chặn chúng là cách tiếp cận tốt nhất để xác định, ngăn chặn và ngăn chặn chúng.Sau đây là một số nguyên nhân điển hình khiến virus máy tính phát sinh:

• Các tệp Email đính kèm từ người lạ hoặc quảng cáo, spam tập tin lạ
• Kết nối các thiết bị lưu trữ bên ngoài hoặc di động không được bảo vệ (như thẻ nhớ, ổ cứng ngoài và ổ flash)
• Truy cập các trang web nguy hiểm, không được bảo mật cao, trang web lậu.
• Bấm chọn vào quảng cáo đáng ngờ
• Tải xuống các chương trình trái phép và có hại

Tác hại của virus máy tính trong thực tế

Có thể bạn đang thắc mắc những tác hại nguy hiểm đến mức độ nào mà virus máy tính có thể gây ra. Việc nhận thức được các tác hại này cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng triển khai những khóa học nghiên cứu bảo mật máy tính và chỉ ra cách ngăn chặn chúng cho nhân viên của mình. Ngoài ra, những cá nhân cũng sẽ ý thức hơn và chủ động bảo vệ dữ liệu máy tính của mình. 

Tất cả đều phụ thuộc vào động cơ của hacker, có thể từ khủng bố đến mong muốn phô trương tài năng của một người. Các tác hại mà virus máy tính có thể gây ra bao gồm: 

• Các chương trình có thể bị xóa, thao tác nhấn phím có thể bị thao túng, 
• Dữ liệu nhạy cảm có thể bị truy cập và publish lên Social Media. 
• Mạng máy tính có thể bị virus làm quá tải lưu lượng truy cập, khiến mọi hoạt động trực tuyến đều không thể thực hiện được. 
• Mất dữ liệu gây thiệt hại lớn về mặt tài chính của các tập đoàn lớn cũng như đông đảo người dùng.

Ví dụ: virus ILOVEYOU đã gây thiệt hại lên tới 15 tỷ USD khi xâm nhập vào máy tính của 50 triệu người trên toàn cầu bằng chương trình đánh cắp mật khẩu được tích hợp vào Internet Explorer. Ngoài ra, còn có virus Sobig.F đã làm gián đoạn lưu lượng máy tính ở Washington, DC, dẫn đến thiệt hại 37 tỷ USD.

Tuy nhiên, có phải tất cả virus máy tính đều xấu? Bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng có một số những loại virus chống lại được cả virus, hay người ta thường nói là “lấy độc trị độc”.

Một ví dụ về điều này là virus Cruncher, nó nén mọi tệp mà nó lây nhiễm để giải phóng dung lượng ổ cứng. Linux là một loại virus khác có tác dụng gấp đôi như một bản vá chống virus. Thật không may, chỉ một phần nhỏ trong số các loại virus có thể được phân loại là virus "tốt".

Lời kết

Như vậy, qua bài viết này, chúng ta đã hiểu virus máy tính là gì và cách phòng chống virus máy tính hiện nay như thế nào. Mong rằng các chủ doanh nghiệp cũng như các người dùng cá nhân cũng đã nhận thức được mối nguy hại mà virus máy tính gây ra để biết cách ngăn chặn. Sử dụng dịch vụ Google Workspace cũng là một trong số những phương pháp phòng chống virus máy tính hiệu quả và tiết kiệm chi phí hiện nay khi tích hợp nhiều ứng dụng có bảo mật an toàn. Đừng ngần ngại và hãy nhắn tin qua Livechat trên Website để được giải đáp thông tin về dịch vụ cũng như sản phẩm Google Workspace phù hợp với doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay.

Trong nhiều trường hợp, những nhân viên Marketing thường sẽ mất nhiều thời gian để làm báo cáo số liệu phân tích và hiệu suất của khách hàng vì không biết bắt đầu từ đâu - một phần do quá tải thông tin và dữ liệu phức tạp. Trong bài viết này, GCS Vietnam sẽ giúp các chủ doanh nghiệp tìm hiểu Google Looker là gì? đi kèm gồm những tính năng nào,... từ đó giải quyết mọi vấn đề đang gặp phải bên trên. Khám phá ngay.

Giới thiệu Google Looker

1. Looker là gì?

Looker là một nền tảng dựa trên đám mây dành cho hoạt động phân tích dữ liệu và trí tuệ kinh doanh (BI), giúp các công ty truy cập, kiểm tra và trích xuất thông tin chuyên sâu có giá trị từ dữ liệu. Looker cung cấp nền tảng tập trung để khám phá, báo cáo và cộng tác dữ liệu bằng cách thiết lập kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Đây là lựa chọn hoàn hảo cho các công ty thuộc mọi quy mô và lĩnh vực nhờ chức năng mạnh mẽ và bố cục thân thiện với người dùng. Thực tế là dịch vụ này đã được Google mua lại vào năm 2019 và hiện là một thành phần của Google Cloud Platform.

2. Google Looker là gì?

Trong hội nghị người dùng công nghệ chuyển đổi số Cloud Next 2022, Google tiết lộ rằng họ đã hợp nhất tất cả các sản phẩm kinh doanh thông minh (Business Intelligence - BI) của mình dưới thương hiệu Looker. Tất cả các chương trình phân tích dữ liệu Google Cloud hiện đang chạy sẽ có Looker. Các ứng dụng này sẽ được gọi là Looker và là một phần của Looker Suite. Ví dụ: Looker Studio đã thay thế Data Studio.

Giám đốc cấp cao về quản lý sản phẩm kinh doanh thông minh của Google, Kate Wright, đã tuyên bố trong thông báo rằng "Looker là cái tên bạn sẽ nghe chúng tôi sử dụng khi nói về tất cả các sản phẩm thông minh kinh doanh trên Google Cloud. Chúng tôi đã tập hợp Looker, Data Studio và các công nghệ cốt lõi của Google như trí tuệ nhân tạo AI và Machine Learning."

Việc tích hợp Looker đã cải thiện đáng kể khả năng phân tích và thông tin kinh doanh của Google. Điều quan trọng là tính năng lập mô hình dữ liệu của Looker cho phép các nhà phát triển chỉ định tài nguyên dữ liệu và phân tích để đảm bảo các diễn giải nhất quán. Google đặt mục tiêu cung cấp cho người tiêu dùng khả năng tốt hơn so với bảng thông tin truyền thống bằng cách hợp nhất tất cả các giải pháp phân tích của mình dưới một mái nhà.

Cuối cùng, mục tiêu của sự hợp nhất công nghệ của Looker Google là cho phép các doanh nghiệp tích hợp nhiều dữ liệu hơn vào ứng dụng và quy trình làm việc của họ, giúp đưa ra quyết định sáng suốt hơn về công việc hàng ngày của mình. 

Google Looker sử dụng ngôn ngữ lập mô hình có tên LookML để minh họa khả năng truy vấn dữ liệu. Hơn nữa, ngôn ngữ này hoạt động với cơ sở dữ liệu giao dịch như MySQL và kho dữ liệu như BigQuery, Snowflake, Redshift và Oracle. Điều này giúp mọi người trong tổ chức của bạn truy cập dữ liệu cũng như tạo báo cáo và trang tổng quan dễ dàng hơn.

3. Ngôn ngữ LookML là gì?

LookerML là ngôn ngữ được Looker sử dụng để mô tả các thứ nguyên, tổng hợp, tính toán và mối quan hệ dữ liệu cho cơ sở dữ liệu SQL. Ngôn ngữ này tạo một mô hình mà Looker sử dụng để xây dựng các truy vấn SQL nhằm trích xuất dữ liệu chính xác cần thiết cho hoạt động phân tích kinh doanh của bạn.

Ngoài ra Looker ML bao gồm một số dự án giúp Looker chọn các truy vấn SQL thích hợp. Dự án LookML là tập hợp các tệp mô hình, dạng xem và bảng thông tin được kiểm soát cùng nhau bởi kho lưu trữ Git. Mô hình này chứa các tệp cung cấp thông tin về các bảng sẽ sử dụng và cách kết hợp chúng với nhau. Khung nhìn chứa thông tin về cách tính toán các tham số nhất định trong mỗi bảng. Các tệp bảng thông tin thêm sự hấp dẫn trực quan để thể hiện dữ liệu một cách dễ dàng.

4. Các sản phẩm của Google Looker

Để đáp ứng các quy mô và mục đích sử dụng khác nhau của doanh nghiệp, Google Looker đã phát triển nhiều sản phẩm và dịch vụ. Dưới đây là những gói dịch vụ mà Google Looker cung cấp cho các doanh nghiệp để có thể thoải mái, lựa chọn:

Các tính năng độc đáo của Google Looker

1. Khám phá dữ liệu trực quan

Người dùng có thể kiểm tra dữ liệu một cách trực quan và tương tác nhờ giao diện người dùng của Looker. mọi người có thể dễ dàng thực hiện các nghiên cứu phức tạp với tính năng kéo và thả, cho phép những người không rành về kỹ thuật có được thông tin chi tiết mà không phụ thuộc nhiều vào nhân viên kỹ thuật Công nghệ thông tin.

2. Mô hình hóa và chuyển đổi dữ liệu

Các tổ chức có thể chỉ định các liên kết và tính toán dữ liệu của mình nhờ lớp mô hình hóa đặc biệt của Looker. Nhờ tính linh hoạt này, khách hàng có thể thiết kế các số liệu và thứ nguyên duy nhất đảm bảo tính chính xác, nhất quán của dữ liệu trên toàn nền tảng. Một trong những lợi thế chính của Looker đối với việc ra quyết định dựa trên dữ liệu là khả năng chuyển đổi dữ liệu phi cấu trúc thành thông tin chính xác, chi tiết.

3. Lợi ích thực tế của việc tích hợp Looker với Google Cloud Platform

Việc tích hợp Looker với Google Cloud Platform mang lại một số lợi ích đáng chú ý, chẳng hạn như quản trị và bảo mật nâng cao, khả năng mở rộng, khả năng tích hợp dữ liệu, dịch vụ AI và machine learning (máy học), môi trường cộng tác, tích hợp hệ sinh thái và độ tin cậy của cơ sở hạ tầng. Những lợi ích này mang lại cho doanh nghiệp khả năng khai thác tối đa giá trị từ dữ liệu và thực hiện việc ra quyết định dựa trên dữ liệu trong hoạt động hàng ngày.

4. Môi trường cộng tác

Trải nghiệm dữ liệu được chia sẻ của Looker cho phép các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả hơn. Trang tổng quan, báo cáo và hình ảnh trực quan tương tác mà người dùng có thể xây dựng và chia sẻ cho phép chia sẻ kiến thức và khám phá dữ liệu đa chức năng. Cài đặt hợp tác này cải thiện tính minh bạch và cho phép nhiều bên liên quan phối hợp các sáng kiến ​​của họ dựa trên những hiểu biết sâu sắc về dữ liệu.

5. Phân tích nhúng

Looker Studio cho phép doanh nghiệp đưa các phân tích chi tiết hướng thẳng vào sản phẩm hoặc cổng giao tiếp với khách hàng bằng cách tích hợp với quy trình làm việc và ứng dụng theo cách dễ sử dụng. Khách hàng và đối tác có thể nhận được thông tin chi tiết theo thời gian thực từ chức năng này, điều này cũng giúp cải thiện trải nghiệm người dùng. Khả năng phân tích nhúng của Looker cho phép doanh nghiệp cung cấp dịch vụ dựa trên dữ liệu hoặc dễ dàng chia sẻ dữ liệu với các bên liên quan bên ngoài. Xem thêm tại website Looker.

6. Quản trị và bảo mật dữ liệu

Với các tính năng như kiểm soát truy cập tập trung, quyền dữ liệu và khả năng kiểm tra, Looker tập trung nhiều vào quản trị dữ liệu. Những yếu tố này đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu nhạy cảm và tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Looker giúp các tổ chức xử lý dữ liệu nhạy cảm yên tâm hơn bằng cách triển khai các quy trình quản trị dữ liệu nghiêm ngặt.

Một số Lợi ích và hạn chế của Google Looker cho Doanh nghiệp

1. Lợi ích của Google Looker đem đến cho doanh nghiệp

• Lập báo cáo được cá nhân hóa

Khả năng tạo báo cáo là một trong những lợi ích của Google Looker. Bạn có thể chọn những thành phần nào được bao gồm trong dịch vụ đó và hoàn toàn tùy chỉnh chúng để đáp ứng nhu cầu của bạn.

Ngoài ra, bạn sẽ có quyền kiểm soát dữ liệu trông như thế nào. Ví dụ: bạn có thể tạo biểu đồ. Bạn sẽ có thể nhanh chóng xem các mô hình trong toàn bộ tổ chức của mình và theo dõi tiến trình hướng tới mục tiêu của mình bằng cách xem bạn đã đi được bao xa trên quỹ đạo hiện tại. So với bảng tính, biểu đồ hoặc đồ thị trực quan này thường dễ hiểu hơn.

Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng sửa đổi giao diện của báo cáo để phù hợp với sở thích của mình. Điều này có thể hữu ích cho các doanh nghiệp phục vụ nhiều khách hàng khác nhau.

• Tiết kiệm thời gian

Việc biên soạn báo cáo bằng tay có thể tốn nhiều công sức cũng như thời gian của người dùng. Thường ngày bạn phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và bảng tính. Tuy nhiên, với Google Looker, tất cả những gì bạn phải làm là nhập các nguồn mong muốn vào các ô cần điền vì tất cả thông tin đều được kết nối với nhau và tổng hợp lại trong Looker. Bạn sẽ có thể tạo một báo cáo có thể đọc được chỉ trong vài phút với tính năng này. Hơn thế nữa, trong khi tạo báo cáo, bạn có thể sử dụng một số chủ đề được tạo sẵn.

Bạn cũng có thể định cấu hình báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép bạn giám sát hoạt động kinh doanh của mình trong thời gian thực mà không yêu cầu bạn phải thực hiện thêm bất kỳ thao tác nào.

• Miễn phí sử dụng đối với gói Looker Studio

Google đang cung cấp miễn phí dịch vụ dành cho các doanh nghiệp mong muốn trải nghiệm Looker Studio, bao gồm những tính năng cơ bản của Looker. Điều này bao gồm các mẫu báo cáo cùng rất nhiều tài liệu hỗ trợ có sẵn. Ví dụ: bạn có thể tìm hiểu các nguyên tắc cơ bản về cách sử dụng phần mềm này thông qua các hướng dẫn miễn phí. Đây là một trong những điều tuyệt vời khi có Google Looker cho startup hoặc các doanh nghiệp quy mô nhỏ.

Tuy nhiên, một số tính năng - chẳng hạn như trình kết nối cộng đồng - có thể phải trả thêm phí. Bạn có thể mua gói Pro nếu muốn có thêm các tính năng bổ sung. Dù vậy, một lần nữa, các doanh nghiệp vừa và lớn sẽ được hưởng lợi nhiều hơn từ điều này.

• Dễ dàng chia sẻ thông tin chi tiết của bạn

Sau khi tạo báo cáo, bạn sẽ dễ dàng chia sẻ chúng với các thành viên trong nhóm để thu thập ý kiến đóng góp của họ nhờ các tính năng cộng tác được tích hợp trong ứng dụng. Ví dụ: bạn sẽ có thể quyết định những thông tin nào mỗi thành viên trong nhóm của bạn sẽ có thể nhìn thấy. Bạn cũng có thể xác định xem họ có thể chỉnh sửa báo cáo hay chỉ xem. Ngoài ra, người dùng có thể xuất báo cáo để đính kèm vào email. Có nhiều định dạng mà bạn có thể xuất sang, bao gồm các: Google Sheets, PDF, bảng tính Excel, Google Slides.

• Tạo điều kiện cho việc phân tích dữ liệu của bạn

Bạn có quyền truy cập vào nhiều bộ lọc mà bạn có thể sử dụng để kiểm tra dữ liệu của mình và trích xuất thông tin sâu sắc hơn. Ví dụ: bạn được cho phép thay đổi phạm vi ngày mà bạn đang sử dụng. Hơn nữa, việc theo dõi dựa trên tài khoản hoặc chiến dịch cũng thuận tiện hơn. Kết quả là bạn sẽ có thể tạo ra dữ liệu chi tiết và chính xác hơn. 

Để giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về dữ liệu, ứng dụng này cung cấp nhiều tính năng khác nhau. Một ví dụ mà chúng ta có thể thấy là khả năng thực hiện các thủ tục thống kê.

2. Hạn chế của Google Looker

• Cần phải học thêm để sử dụng thành thạo Google Looker 

Giao diện thân thiện với người dùng của Google Looker giúp người dùng không có kỹ thuật có thể truy cập khám phá dữ liệu, nhưng thường cần phải nắm vững SQL và lập mô hình dữ liệu để sử dụng đúng các tính năng nâng cao của nó. Các tổ chức không có nhóm dữ liệu chuyên biệt hoặc ít người am hiểu công nghệ hơn có thể gặp khó khăn trong quá trình học tập này.

• Chi phí của các gói nâng cấp khá cao đối với các công ty quy mô nhỏ

Looker là một công cụ kinh doanh thông minh với giá khá cao và gói định giá dựa trên báo giá được cá nhân hóa có thể khiến dịch vụ này khi nâng cấp lên không phù hợp với các công ty khởi nghiệp hoặc công ty nhỏ có ngân sách eo hẹp. Trước khi quyết định sử dụng nền tảng, các tổ chức phải đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu của mình và cân nhắc các lựa chọn về giá công cụ BI.

• Độ phức tạp trong tùy chỉnh nâng cao

Tùy chỉnh nâng cao trong Google Looker thường yêu cầu kiến thức chuyên môn về LookML, ngôn ngữ lập mô hình độc quyền của Looker. Điều này có thể hạn chế khả năng của người dùng không có kỹ năng lập trình trong việc tạo các mô hình dữ liệu hoặc phép tính phức tạp. Sự phức tạp của LookML có thể gây choáng ngợp đối với người dùng mới làm quen và có thể cần được đào tạo thêm hoặc hỗ trợ từ bên ngoài.

Chi phí dịch vụ Google Looker

Hiện nay, các gói chi phí dịch vụ của Google Looker chưa được công khai trên nền tảng Google Cloud. Tuy nhiên, đối với giá Looker Studio, doanh nghiệp sẽ không phải trả phí để trải nghiệm dịch vụ. Đối với gói nâng cấp Looker Studio Pro, người dùng sẽ phải trả 9$/ dự án/ tháng.

Ngoài ra, GCS Technology Company Limited Vietnam - Đối tác ủy quyền cấp cao của Google Cloud tại Việt Nam,  cung cấp các gói sản phẩm Google Looker với mức giá hấp dẫn kèm theo những lợi ích dành cho khách hàng khi đăng ký. Các bạn sẽ được xuất hóa đơn điện tử rõ ràng cũng như nhận được sự hỗ trợ 24/7 từ đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến các sản phẩm của Google. 

Lời kết

Như vậy, qua bài viết chúng ta có thể thấy Google Looker là một giải pháp thông minh giúp cho doanh nghiệp quản lý cũng như phân tích số liệu báo cáo phức tạp. Các tổ chức có thể sử dụng trải nghiệm thử Looker Studio với các tính năng cơ bản. Chúng tôi luôn sẵn sàng tiếp nhận mọi thắc mắc của khách hàng về các giải pháp Google Workspace, Looker. Để liên hệ có thể sử dụng cách nhắn tin trực tiếp thông tin và vấn đề cần tư vấn qua LiveChat sẽ được đội ngũ CSKH tại GCS Vietnam.

Ngày càng nhiều doanh nghiệp tin tưởng và sử dụng Google Workspace để ứng dụng trong công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, sẽ có những trường hợp người dùng hoặc quản trị viên Google Workspace có thể quên mật khẩu khi đăng nhập. Đừng lo việc đặt lại và khôi phục mật khẩu không hề khó. Bài viết này sẽ hỗ trợ bạn đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace, bất kể bạn cần thay đổi mật khẩu cho toàn bộ tài khoản hay chỉ một tài khoản email cụ thể. Hãy cùng GCS Vietnam tìm hiểu nhé!

Chính sách đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace

Tất cả người dùng Google Workspace phải tuân theo chính sách mật khẩu nghiêm ngặt để bảo vệ tính bảo mật của dữ liệu công ty. Chính sách mật khẩu khiến các tội phạm mạng khó truy cập vào hệ thống của bạn hơn và giúp giảm thiểu những nguy hiểm liên quan đến việc sử dụng mật khẩu yếu. Ngoài ra, chính sách mật khẩu của Google Workspace đảm bảo tính bảo mật dữ liệu cho các công ty sử dụng chương trình. Việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và giảm khả năng truy cập bất hợp pháp hoặc vi phạm dữ liệu cần thực hiện chính sách mật khẩu mạnh.

Bạn có thể đặt ra các yêu cầu tối thiểu về mật khẩu, độ dài mật khẩu, tùy chọn cài đặt độ phức tạp, hết hạn mật khẩu và các tùy chọn khôi phục cho người dùng của mình bằng cách tạo chính sách mật khẩu Google Workspace. Quản trị viên có thể tùy chỉnh chính sách đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ và cải thiện tính bảo mật của tài khoản.

Chính sách này chỉ định các tiêu chuẩn về độ phức tạp, độ dài và thời hạn của mật khẩu cũng như các lựa chọn thay thế để đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace. Dưới đây là những tiêu chí về chính sách đặt lại mật khẩu:

• Yêu cầu về độ dài và độ phức tạp

Quản trị viên Google có thể chỉnh lại mật khẩu an toàn bằng cách đặt tiêu chí về độ dài và độ phức tạp trong Workspace. Mật khẩu có thể được cấu hình để chứa một lượng ký tự cụ thể, có thể bao gồm các ký tự đặc biệt, chữ số, chữ thường và chữ in hoa. Thuật toán đánh giá độ mạnh của mật khẩu đảm bảo rằng mật khẩu rất khó đoán và không bao gồm các mật khẩu yếu hoặc cụm từ dễ hiểu được sử dụng thường xuyên. 

• Cài đặt lịch sử và thời gian hết hạn mật khẩu

Vì mục đích tuân thủ, quản trị viên có thể cho phép mật khẩu hết hạn sau một số ngày nhất định, ngay cả khi tính năng hết hạn và mật khẩu bị tắt theo mặc định. Lý thuyết bảo mật hiện tại không còn hỗ trợ việc sử dụng mật khẩu hết hạn. Để giúp người dùng biết về việc thay đổi mật khẩu, Google Workspace cũng gửi lời nhắc bật lên cho người dùng khi mật khẩu của họ sắp hết hạn.

• Các lựa chọn khôi phục mật khẩu

Người dùng Google Workspace có nhiều lựa chọn thay thế khi cần khôi phục mật khẩu. Các bạn có thể sử dụng phương pháp khôi phục tài khoản, thường yêu cầu cung cấp địa chỉ email hoặc số điện thoại thay thế được liên kết với tài khoản khi họ quên mật khẩu.

Để đảm bảo khôi phục tài khoản an toàn, quản trị viên cũng có thể triển khai các biện pháp bảo mật bổ sung, chẳng hạn như xác thực đa yếu tố và cá nhân hóa các lựa chọn khôi phục mật khẩu cho các đơn vị tổ chức.

Hướng dẫn đặt lại mật khẩu cho quản trị viên trên Google Workspace

1. Đặt lại mật khẩu cho tài khoản của quản trị viên

Việc đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace của quản trị viên thực ra không hề phức tạp. Nhưng trước khi đặt lại, hãy đảm bảo bạn xóa tất cả cookie hoặc sử dụng chế độ ẩn danh. Bạn sẽ đăng xuất khỏi tất cả các phiên hoạt động khi thiết lập lại.

Bằng cách truy cập trang bảng điều khiển tài khoản quản trị viên, bạn có thể thay đổi mật khẩu cho tài khoản quản trị viên của mình. Ngoài ra, bằng cách chọn tùy chọn "quên mật khẩu", bạn có thể nhanh chóng truy cập vào màn hình đăng nhập và thay đổi mật khẩu của mình.

Dưới đây là cách đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace dành cho quản trị viên:

Bước 1: Truy cập trang đăng nhập cho Bảng điều khiển tài khoản quản trị viên (Admin Account Console)

Bước 2: Sau khi gõ địa chỉ email của tài khoản quản trị viên chọn Quên mật khẩu.

Bước 3: Email khôi phục của bạn sẽ chứa mã xác minh mà bạn phải nhập vào hộp Khôi phục tài khoản theo hướng dẫn.

Bước 4: Nhấp vào nút “Next” (Tiếp theo)

Bước 5: Để xác minh mật khẩu của bạn, vui lòng nhập mật khẩu vào hộp Mật khẩu và nhấn Enter.

Bước 6: Chọn "Save Password" (Lưu mật khẩu)

Bước 7: Khi bạn nhấp vào tùy chọn Tiếp tục, trang quản trị của bạn sẽ xuất hiện lại.

Vậy là chúng ta đã đặt lại mật khẩu thành công cho quản trị viên của Google Workspace.

2. Thiết lập lại Google Apps sau khi thay đổi mật khẩu tài khoản quản trị viên

Bây giờ, bạn sẽ cần điều chỉnh Google Workspace để sử dụng mật khẩu mới cho tài khoản quản trị viên của mình. Điều này là do bạn phải đặt lại cookie sau khi thay đổi mật khẩu. Do đó, Google sẽ đăng xuất bạn khỏi tất cả các ứng dụng của nó.

Để sử dụng các ứng dụng trực tuyến của Google như Drive, Gmail, Photos, Calendar hoặc các chương trình khác, hãy đăng nhập bằng thông tin đăng nhập mới của bạn. Ngoài ra, tất cả những gì bạn cần làm là đăng nhập bằng thông tin đăng nhập mới nếu bạn sử dụng các ứng dụng Android. Nếu bạn là người dùng iOS, việc này sẽ khác một chút. iPhone của bạn sẽ ngay lập tức bị xóa khỏi Tài khoản quản trị viên Google. Bạn cần phải tạo một tài khoản và sau đó sử dụng mật khẩu mới để đăng nhập.

Hướng dẫn đặt lại và khôi phục mật khẩu cho người dùng Google Workspace

Đối với cả quản trị viên Google Workspace và người dùng có tài khoản đã bị khóa trong miền của họ, việc khôi phục mật khẩu bị mất có thể là một công việc khó chịu và mất thời gian.

Trong trường hợp người dùng hoặc quản trị viên không phải cấp cao quên mật khẩu, có các tùy chọn sau để đặt lại và khôi phục mật khẩu Google Workspace:

Tùy chọn 1: Quản trị viên cấp cao cung cấp cho người dùng quyền tự động đặt lại mật khẩu của riêng họ (Bật chế độ khôi phục mật khẩu không phải quản trị viên trong giao diện Quản trị viên).

Tùy chọn 2: Người dùng liên hệ trực tiếp với quản trị viên để đặt lại mật khẩu.

Bây giờ chúng ta cùng đến với cách xử lý của từng cách để đặt lại và khôi phục mật khẩu Google Workspace dành cho người dùng nhé.

1. Cung cấp cho người dùng quyền tự động đặt lại mật khẩu

Google đã cho phép những người không phải là quản trị viên Google Workspace đặt lại mật khẩu của riêng họ, mang đến cho quản trị viên cơ hội giảm bớt gánh nặng và giải phóng thời gian cho những người đã bị khóa tài khoản.

Khi khởi chạy, chức năng mới theo mặc định bị tắt; tuy nhiên, có thể kích hoạt nó thông qua bảng Quản trị (Admin Console) bằng cách đi tới: Bảo mật (Security) → Cài đặt cơ bản (Basic Settings) → Quản lý mật khẩu (Password management). Trong "Khôi phục mật khẩu" (Password recovery), chọn "Bật/tắt khôi phục mật khẩu của người dùng không phải quản trị viên". (Enable/disable non-admin user password recovery)

Để đặt lại mật khẩu của riêng mình, những người không phải quản trị viên cần phải thiết lập số điện thoại khôi phục. Trước khi bật tính năng này, quản trị viên nên xem lại Trung tâm trợ giúp để biết thông tin về các tài khoản bị loại bỏ, bị chiếm đoạt và Xác minh 2 bước.

Lưu ý rằng những người dùng sử dụng Đăng nhập một lần (SSO) không đủ điều kiện sử dụng tính năng này.

2. Nhờ trực tiếp quản trị viên Google Workspace của doanh nghiệp

Nếu bạn chưa kích hoạt khôi phục mật khẩu, người dùng nhấp vào liên kết "Quên mật khẩu?" (Forgot Password) trên trang đăng nhập, sau đó bạn sẽ được nhắc liên hệ với quản trị viên của mình. 

Sau đây là các bước quản trị viên cấp cao (có quyền đặt lại mật khẩu cho các người dùng khác) có thể đặt lại và khôi phục mật khẩu Google Workspace cho người dùng:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Admin Console

Bước 2: Trong trang Admin, đi đến bảng Menu → Chọn Directory → Users

Bước 3: Trong danh sách người dùng, tìm tên Người dùng cần được đặt lại và khôi phục mật khẩu.

Bước 4: Trỏ chuột vào tên người dùng → chọn Reset Password (Đặt lại mật khẩu) ở phía bên phải.

Bước 5: Trong phần Đặt lại mật khẩu, bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sau:

• Automatically generate a password (Tự động tạo mật khẩu)

• Chọn Create password (Tạo mật khẩu) để điền mật khẩu mà bạn muốn. Sau đó bạn có thể ấn chọn biểu tượng hình mắt (Preview) ở bên cạnh để xem mật khẩu bạn vừa tạo.

Độ dài mật khẩu cần phải có 8 ký tự. Tuy nhiên, quản trị viên có quyền thay đổi yêu cầu mật khẩu cho doanh nghiệp.

Bước 6: (Không bắt buộc) Chọn Create Password (Tạo mật khẩu) và chọn hộp có nhãn Yêu cầu thay đổi mật khẩu ở lần đăng nhập tiếp theo (Ask for a password change at the next sign-in) để yêu cầu người dùng cập nhật mật khẩu vào lần đăng nhập tiếp theo.

Bước 7: Ấn chọn Reset (Đặt lại).

Bước 8: (Tùy chọn) Nhấp vào Sao chép mật khẩu (Copy Password) để sao chép mật khẩu và dán vào bất kỳ đâu, chẳng hạn như trong cuộc trò chuyện trên Google Chat với người dùng.

Bước 9: Nhấn Done để hoàn tất.

Lưu ý: Bạn cần gửi mật khẩu mới cho người dùng cần đặt lại.

Bước 10: Để gửi mật khẩu cho người dùng qua email, chọn Email Password → Send (gửi)

Lưu ý: Người dùng nhận được liên kết tự động để đặt lại mật khẩu nếu quản trị viên đã chọn hộp Yêu cầu thay đổi mật khẩu ở lần đăng nhập tiếp theo VÀ gửi mật khẩu qua email cho người dùng..

Nhưng nếu như quản trị viên không tick vào ô Yêu cầu thay đổi mật khẩu ở lần đăng nhập tiếp theo nhưng vẫn gửi mật khẩu qua email cho người dùng thì người dùng đó cần phải liên lạc với quản trị viên để lấy mật khẩu.

Bước 11: Đặt lại cookies được sử dụng để đăng nhập.

Việc đặt lại cookies sẽ ngăn chặn việc người dùng sẽ đăng nhập lại bằng mật khẩu cũ. Đặt lại cookie được sử dụng để đăng nhập. Người dùng không thể đăng nhập bằng mật khẩu lỗi thời nếu cookie đăng nhập của họ được đặt lại.

• Mở bảng quản trị Google Admin Console và đăng nhập.
• Trong Admin Console, đi tới phần Menu → Chọn Directory → Users.

• Xác định vị trí người dùng đã đặt lại mật khẩu trong danh sách Người dùng (Users list).
• Để truy cập trang tài khoản của người dùng, hãy nhấp vào tên người dùng.
• Chọn Bảo mật (Security) → Đăng nhập bằng cookies (Sign in cookies) rồi chọn khởi tạo lại (Reset).

Người dùng sẽ đăng xuất khỏi tất cả các phiên đang mở sau khi quản trị viên đặt lại mật khẩu và thông tin đăng nhập. Các bạn phải thực hiện các bước sau để mở lại ứng dụng của mình:

• Ứng dụng web của Google: Người dùng cần đăng nhập lại bằng mật khẩu mới cho các dịch vụ như Gmail và Drive.
• Ứng dụng Google dành cho Android: Người dùng nhận được thông báo rằng họ phải đăng nhập vào tài khoản của mình để xác nhận danh tính. Dữ liệu đã được đồng bộ hóa, chẳng hạn như các email đã nhận trong Gmail, vẫn có sẵn nhưng cho đến khi người dùng đăng nhập lại bằng mật khẩu mới thì không thể gửi hoặc nhận email mới.
• Ứng dụng Google dành cho Apple iOS: Danh sách tài khoản không còn bao gồm tài khoản Google của người dùng. Người dùng phải thêm lại tài khoản và đăng nhập bằng mật khẩu đã cập nhật.
• Các ứng dụng sử dụng phạm vi thư để truy cập thư của người dùng, chẳng hạn như ứng dụng thư của bên thứ ba như Apple Mail và Mozilla Thunderbird, sẽ ngừng đồng bộ hóa dữ liệu sau khi đặt lại mật khẩu. Khi một người đăng nhập bằng mật khẩu mới và tên người dùng tài khoản Google của họ, mã thông báo mới sẽ được gửi.
• Các ứng dụng từ bên thứ ba yêu cầu mật khẩu dành riêng cho ứng dụng (ASP). Có thể cần có mật khẩu dành riêng cho ứng dụng (ASP) để truy cập vào các ứng dụng cũ không hỗ trợ OAuth khi bật Xác minh 2 bước. Tất cả các ASP đều bị hủy và yêu cầu tạo lại sau khi đặt lại mật khẩu. 

Lời kết

Bài viết trên đây đã chia sẻ hướng dẫn đặt lại và khôi phục mật khẩu trên Google Workspace cho người dùng trong doanh nghiệp cùng như là cho quản trị viên. Mong rằng giờ đây các bạn không còn lo lắng và mất nhiều thời gian trong việc tìm lại mật khẩu Google Workspace. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến bài viết hoặc các phiên bản của Google Workspace, các bạn có thể nhắn tin trực tiếp qua Livechat của GCS Vietnam để được tư vấn hiểu thêm nhé.