17 mẹo sử dụng Google Workspace dành cho trợ lý hành chính

Làm theo những tips sau để chuyên nghiệp hóa những công việc trợ lý hành chính thường ngày.

Trợ lý hành chính là người phụ trách và hỗ trợ tất cả các công việc hành chính và văn thư của công ty. Họ là mắt xích quan trọng trong quy trình vận hành doanh nghiệp chuyên nghiệp và hiệu quả. Các bạn làm nghề hành chính hẳn là phải đối mặt với lượng giấy tờ tài liệu, con số vô cùng lớn, các bạn còn loay hoay xử lý hoặc tìm kiếm chúng không? Trong bài viết này, GCS sẽ chia sẻ cho các bạn làm trợ lý hành chính những mẹo áp dụng Google Workspace vào công việc giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức hơn nhé. Bắt đầu thôi!

Xử lý danh bạ, email và lịch của cấp trên

Cho dù bạn là trợ lý của ai, bạn vẫn có thể truy cập và quản lý danh bạ của họ, soạn và trả lời thư Gmail, lên lịch và điều phối sự kiện thay cấp trên của mình bằng cách ủy quyền truy cập mail. Gmail có rất nhiều điều thú vị và tiện ích, khám phá Gmail cùng GCS nhé. 

Ứng dụng phù hợp: Contacts, Gmail, Calendar

Tổ chức sự kiện, kế hoạch du lịch

Cứ mỗi dịp lễ tết, xuân sang, hè đến là có biết bao sự kiện diễn ra, ngoài ai khác bạn phải tổ chức cho anh chị em ở công ty một sự kiện thật hoành tráng và lung linh? Hãy tạo một bảng khảo sát để thu thập thông tin về các chuyến bay, khách sạn hoặc để có được ngày diễn ra sự kiện phù hợp với tất cả mọi người. Hoặc hãy sử dụng Google Sheets để liệt kê ra những thứ cần chuẩn bị để sự kiện được diễn ra đầy đủ và xịn xò mà không bị thiếu sót bất kỳ thứ gì. Sau đó hãy tạo danh sách gửi thư theo Groups để chia sẻ thông tin cập nhật quan trọng với tất cả mọi người ở công ty. 

Ứng dụng phù hợp: Forms. Groups, Google Sheets

Tự động sắp xếp hộp thư đến của bạn

Tạo bộ lọc để tự động xóa, gắn dấu sao hoặc chuyển tiếp thư của bạn và dán nhãn cho các thư đến có liên quan. Ví dụ hộp thư đến của người quản lý của bạn có thể chứa đầy các thư không liên quan, chẳng hạn như thư quảng cáo. Thiết lập bộ lọc để Gmail tự động lưu trữ chúng để sếp của bạn có một hộp thư đến gọn gàng và có thể tập trung vào những thư quan trọng hơn. 

Ứng dụng phù hợp: Gmail

Hoàn tác thư đã gửi

Bạn đánh máy sai chính tả? Bạn quên thêm người nhận? Bạn thay đổi ý định về việc gửi email? Đừng lo, khi bạn sử dụng Gmail bạn vẫn có thể thu hồi email vừa gửi trong vòng 30 giây bằng cách cài đặt hủy gửi thư của Gmail. 

Ứng dụng phù hợp: Gmail

17-meo-su-dung-google-workspace-danh-cho-tro-ly-hanh-chinh5

Theo dõi nhiều múi giờ

Bạn đang làm việc tại tập đoàn đa quốc gia, khách hàng hoặc đối tác của bạn là người nước ngoài, bạn cần phải biết giờ làm việc của họ. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo cấp trên của bạn không bỏ lỡ các cuộc họp hoặc sự kiện quan trọng vì chênh lệch múi giờ. Xem nhanh thời gian ở các quốc gia trên toàn thế giới bằng cách thêm đồng hồ thế giới vào Calendar. 

Ứng dụng phù hợp: Calendar

Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng thư trả lời tự động

Nếu bạn thường xuyên phải trả lời lặp đi lặp lại một mẫu email, thì đây chắc hẳn là thứ bạn cần để tiết kiệm thời gian cho mình. Hãy tạo sẵn những mẫu email bạn hay sử dụng tính năng gửi thư theo mẫu có sẵn để khi thay mặt người quản lý gửi email cho khách hàng mới bạn không còn phải nhập lại những thông tin mỗi lần gửi. 

Ứng dụng phù hợp: Gmail

Quản lý chữ ký email

Bạn cần sử dụng các chữ ký khác nhau cho email trong công ty hoặc bên ngoài, với Gmail bạn có thể sử dụng các mẫu để tạo các chữ ký khác nhau để dễ dàng quản lý nhiều chữ ký. Với những lần sau khi cần sử dụng chữ ký, bạn chỉ cần chọn mẫu chữ ký bạn cần. 

Ứng dụng phù hợp: Gmail

Mẹo: GCS vẫn luôn có chương trình tặng miễn phí phần mềm tạo chữ ký email trị giá 199k cho khách hàng đăng ký Google Workspace của GCS.

Theo dõi các nhiệm vụ quan trọng trong danh sách việc cần làm

Là một người đa nhiệm, bạn phải luôn tổ chức và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc của mình. Với Gmail hoặc Calendar bạn có thể dễ dàng chuyển đổi email thành công việc và tạo ngày hẹn, đến ngày hạn thông báo sẽ tự động xuất hiện trên lịch của bạn. 

Ứng dụng phù hợp: Gmail, Calendar

Giữ liên lạc bằng Google Chat

Sử dụng Google Chat để trò chuyện với đồng nghiệp, báo cáo tin tức gấp gáp với cấp trên tức thì mọi lúc mọi nơi với mọi thiết bị. 

Ứng dụng phù hợp: Google Chat

Nhận kết quả tìm kiếm chi tiết cho các liên hệ của bạn

Bạn cần gấp thông tin chi tiết một người trong tổ chức của bạn? Với Cloud Search, bạn có thể tìm kiếm tất cả các sản phẩm Google Workspace của mình để biết thông tin công việc liên quan đến bất kỳ nhân viên nào cụ thể như xem thẻ hồ sơ, thông tin liên hệ, chi tiết công việc, địa chỉ email cũng như bất kỳ file dữ liệu nào ở bộ nhớ dùng chung. 

Ứng dụng phù hợp: Cloud Search 

Chuẩn bị cho mọi người cuộc họp với tệp đính kèm sự kiện

Chuẩn bị cho sếp và các thành viên trong nhóm của bạn bằng cách cho họ xem trước các tệp tài liệu liên quan trước khi cuộc họp bắt đầu. Khi bạn gửi lời mời trên Calendar, bạn có thể đính kèm tài liệu, bảng tính, bản trình bày, chương trình làm việc,.. để mọi người dễ dàng chuẩn bị đóng góp ý kiến. Giữ cho sếp và đồng nghiệp của bạn cập nhật thông tin trước cuộc họp bằng cách đính kèm lịch trình của cuộc họp, ghi chú hoặc bài trình bày. Giờ đây mọi người đã có cơ hội xem qua các hồ sơ liên quan trước cuộc họp để họ có thể chuẩn bị. 

Ứng dụng phù hợp: Calendar, Google Sheets

Gửi lịch trình làm việc hàng ngày cho cấp trên

Giúp cấp trên của bạn sắp xếp thời gian bằng cách gửi lịch trình làm việc hàng ngày vào mỗi buổi sáng để họ có thể dễ dàng theo dõi sự kiện và các cuộc họp quan trọng sắp tới. 

Ứng dụng phù hợp: Google Sheets, Google Calendar

Truy cập các file dữ liệu mọi lúc mọi nơi

Sau khi lưu trữ các file trong Drive hoặc Google Drive for desktop (trước đây là Shared Drives), bạn có thể truy cập, chia sẻ và chỉnh sửa tệp đó trên mọi thiết bị vào bất kỳ lúc nào. Ngay cả khi thiết bị di động của bạn không có kết nối internet. 

Ứng dụng phù hợp: Drive, Google Drive for desktop, Google Docs, Google Sheets, Google Slides

Dễ dàng cộng tác trên tài liệu với đồng nghiệp của bạn

Các file làm việc Docs, Sheets, Slides là ba không gian làm việc tiện ích nhất, mọi người có dễ dàng công tác làm việc nhóm với đồng nghiệp. Không những thế cấp trên của bạn cũng có thể xem và để lại nhận xét góp ý trực tiếp trên bài, để mọi người cùng có thể đọc được những nhận xét đó. 

Ứng dụng phù hợp: Google Docs, Google Sheets, Google Slides

Phối hợp lịch trình từng cá nhân trong nhóm

Với các tổ chức có số lượng thành viên lớn thật khó để lên lịch phù hợp với mọi người. Nhưng khi sử dụng Calendar, bạn có thể dễ dàng xếp lớp lịch của các thành viên trong nhóm để tìm ra khoảng thời gian rảnh của mọi người. Bạn thậm chí còn có thể tạo nhiều lịch nhóm để theo dõi các cuộc họp, đào tạo, kỳ nghỉ và hơn thế nữa. Giờ đây, bạn đã có thể biết khi nào mọi người rảnh rỗi, thật dễ dàng để lên lịch các cuộc họp nhóm hoặc sự kiện. 

Ứng dụng phù hợp: Calendar

17-meo-su-dung-google-workspace-danh-cho-tro-ly-hanh-chinh

Tạo phím tắt

Bạn muốn tiết kiệm thời gian và làm việc nhanh hơn? Hãy khám phá phím tắt của Gmail và thao tác nhanh hơn tại đây

Xem các thay đổi trong tài liệu nhanh hơn

Nếu bạn đang cộng tác trên một tài liệu với sếp và đồng nghiệp của mình, có thể khó xác định ai đã thực hiện một số thay đổi nhất định và khi nào. Sử dụng lịch sử sửa đổi trong Tài liệu để xem lại tất cả các cập nhật cho tài liệu của bạn. Nếu bạn thích phiên bản cũ hơn, bạn có thể hoàn nguyên về bất kỳ phiên bản nào trước đó bất kỳ lúc nào. 

GCS mong rằng những mẹo sử dụng Google Workspace này có ích cho bạn và doanh nghiệp của mình. Hãy cùng theo dõi những mẹo để tối ưu quy trình làm việc, tận dụng mọi tính năng cũng như tiết kiệm thời gian cùng với Google Workspace. 

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất. 

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top