6 điều người dùng cần biết khi sử dụng Gmail

Khi đại dịch buộc hàng triệu người phải làm việc tại nhà, nhiều người trong chúng ta thấy mình dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp video và trong hộp thư đến như một cách để thu hẹp khoảng cách với đồng nghiệp. Khi nơi làm việc trở thành phòng khách, phòng ngủ, Google nhận ra rằng họ phải tìm ra những cách mới để quản lý thời gian và sự chú ý cũng như duy trì sự kết nối con người với nhau. 

Khi nói đến email, kể cả trong thời kỳ thế giới chưa đối mặt với đại dịch, email là một trong những không gian giao tiếp phổ biến trong công việc. Nhiều tính năng mới của Google Workspace được thiết kế giúp mọi người tiết kiệm thời gian, tập trung và quản lý công việc hiệu quả hơn, như là email thông mình, viết gợi ý đề xuất, Google Assistant, giờ làm việc có thể phân đoạn,.. Khi các tính năng này kết hợp với nhau tiết kiệm tương đương với một tháng làm việc đầy đủ một năm cho mỗi người để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng thay vì quản lý các công cụ. 

Với ý nghĩ đó hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về cách Gmail có thể giúp bạn quản lý thời gian và sự tập trung tốt hơn. 

Tích hợp email với nhiều ứng dụng để hoàn thành công việc trực tiếp trong email

Ngoài việc nhận và gửi email thông thường, Gmail hiện đã được tích hợp rất nhiều ứng dụng Google Workspace cho phép người dùng thao tác thực hiện hành động ngay trong email. Điều này giúp cho người dùng giảm thiểu đi việc phải mở nhiều tab khác. Người nhận email có thể cấp quyền truy cập vào tệp Drive, trả lời hoặc giải quyết nhận xét trong Docs, Sheets, Slides, phản hồi về các sự kiện trong Calendar và tạo nhiệm vụ mới trong Tasks. 

Luôn làm việc hiệu quả ngay cả khi thiết bị không có kết nối internet

Gmail ngoại tuyến cho phép người dùng đọc, trả lời, xóa và tìm kiếm thư trong Gmail của mình ngay cả khi thiết bị không kết nối với internet. Khi có kết nối sau đó, Gmail sẽ tự động gửi thư từ hộp thư đi và tải mọi thứ mới xuống hộp thư đến của bạn. Điều này rất tốt cho những người làm việc tuyến đầu, những người cần duy trì năng suất và thông tin ngay cả khi họ ngoại tuyến. 

Sắp xếp và ưu tiên công việc của bạn với Tasks trong Gmail

Đây tính năng cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi email thành nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể tạo ngày đến hạn sẽ tự động xuất hiện trong lịch của mình và đánh dấu các công việc khi bạn hoàn thành chúng. Được đưa trực tiếp vào bảng điều khiển bên, bạn có thể tạo, xem và quản lý danh sách công việc của mình mà không cần rời khỏi Gmail. 

Tiết kiệm thời gian bằng cách viết email theo mẫu

Chức năng mẫu của Gmail cho phép bạn tạo các thư email chuẩn hóa có thể được chỉnh sửa và gửi đến những người nhận khác nhau chỉ trong vài giây. Nếu tính năng này nghe có vẻ hấp dẫn, hãy xem “Trả lời thông minh” và “Soạn thư thông minh” để tìm hiểu thêm các cách viết và trả lời email nhanh hơn. 

Tìm kiếm email nhanh chóng

Các chip tìm kiếm giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong Gmail nhanh hơn mà không cần phải sắp xếp thông qua các kết quả không liên quan hoặc sử dụng các toán tử tìm kiếm (ví dụ: from: marketing@company.com ). Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm tên của đồng nghiệp và thu hẹp hơn nữa kết quả của mình bằng cách chọn các chip tìm kiếm như loại tệp đính kèm (Docs, Sheets, PDF, v.v.) hoặc khung thời gian cụ thể. Bạn thậm chí có thể loại trừ các từ khóa cụ thể và lời mời trên lịch khỏi kết quả của mình. Bạn cũng có thể sử dụng các chip tìm kiếm để tìm kiếm lịch sử Google Chat của mình, trực tiếp từ trong Gmail. Để sử dụng các chip tìm kiếm, tất cả những gì bạn cần làm là nhập tìm kiếm trong Gmail, nhấp vào các chip lọc tìm kiếm bên dưới hộp tìm kiếm và Gmail sẽ lo phần còn lại. 

Loại bỏ những email không liên quan bằng tính năng “Mute”

Nhận được nhiều phản ánh của người dùng về việc bị dính đến những cuộc hội thoại, chuỗi email không cần thiết, Google đã tạo ra tính năng “Mute”. Chỉ với 2 cú nhấp chuột, người dùng có thể ẩn các chuỗi email không liên quan hoặc không muốn theo dõi nữa. Tất cả phản hồi trong tương lai cho chuỗi email đó sẽ tự động bị tắt tiếng để bạn có thể tập trung sự chú ý của mình vào việc khác. Nếu bạn quyết định tham gia lại cuộc trò chuyện, bạn có thể bật tiếng chuỗi email một cách dễ dàng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tiết kiệm thời gian và làm việc thông minh hơn trong Google Workspace, hãy theo dõi những bài đăng tin tức của chúng tôi để tìm hiểu thêm những điều vô cùng thú vị về Google Workspace nhé. Ngoài ra, bạn cũng có thể liên hệ Hotline: 024.9999.7777 để được đội ngũ CSKH trả lời các câu hỏi nhé.