6 điều người dùng cần biết khi sử dụng Gmail

Hãy cùng GCS tìm hiểu sâu hơn về cách Gmail có thể giúp bạn quản lý thời gian và sự tập trung tốt hơn.

Khi đại dịch buộc hàng triệu người phải làm việc tại nhà, nhiều người trong chúng ta thấy mình dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp video và trong hộp thư đến như một cách để thu hẹp khoảng cách với đồng nghiệp. Khi nơi làm việc trở thành phòng khách, phòng ngủ, Google nhận ra rằng họ phải tìm ra những cách mới để quản lý thời gian và sự chú ý cũng như duy trì sự kết nối con người với nhau. 

Khi nói đến email, kể cả trong thời kỳ thế giới chưa đối mặt với đại dịch, email là một trong những không gian giao tiếp phổ biến trong công việc. Nhiều tính năng mới của Google Workspace được thiết kế giúp mọi người tiết kiệm thời gian, tập trung và quản lý công việc hiệu quả hơn, như là email thông mình, viết gợi ý đề xuất, Google Assistant, giờ làm việc có thể phân đoạn,.. Khi các tính năng này kết hợp với nhau tiết kiệm tương đương với một tháng làm việc đầy đủ một năm cho mỗi người để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng thay vì quản lý các công cụ. 

Với ý nghĩ đó hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về cách Gmail có thể giúp bạn quản lý thời gian và sự tập trung tốt hơn. 

Tích hợp email với nhiều ứng dụng để hoàn thành công việc trực tiếp trong email

Ngoài việc nhận và gửi email thông thường, Gmail hiện đã được tích hợp rất nhiều ứng dụng Google Workspace cho phép người dùng thao tác thực hiện hành động ngay trong email. Điều này giúp cho người dùng giảm thiểu đi việc phải mở nhiều tab khác. Người nhận email có thể cấp quyền truy cập vào tệp Drive, trả lời hoặc giải quyết nhận xét trong Docs, Sheets, Slides, phản hồi về các sự kiện trong Calendar và tạo nhiệm vụ mới trong Tasks. 

6 luu y can biet khi su dung gmail

Luôn làm việc hiệu quả ngay cả khi thiết bị không có kết nối internet

Gmail ngoại tuyến cho phép người dùng đọc, trả lời, xóa và tìm kiếm thư trong Gmail của mình ngay cả khi thiết bị không kết nối với internet. Khi có kết nối sau đó, Gmail sẽ tự động gửi thư từ hộp thư đi và tải mọi thứ mới xuống hộp thư đến của bạn. Điều này rất tốt cho những người làm việc tuyến đầu, những người cần duy trì năng suất và thông tin ngay cả khi họ ngoại tuyến. 

Sắp xếp và ưu tiên công việc của bạn với Tasks trong Gmail

Đây tính năng cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi email thành nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể tạo ngày đến hạn sẽ tự động xuất hiện trong lịch của mình và đánh dấu các công việc khi bạn hoàn thành chúng. Được đưa trực tiếp vào bảng điều khiển bên, bạn có thể tạo, xem và quản lý danh sách công việc của mình mà không cần rời khỏi Gmail. 

6 luu y khi su dung gmail 2

Tiết kiệm thời gian bằng cách viết email theo mẫu

Chức năng mẫu của Gmail cho phép bạn tạo các thư email chuẩn hóa có thể được chỉnh sửa và gửi đến những người nhận khác nhau chỉ trong vài giây. Nếu tính năng này nghe có vẻ hấp dẫn, hãy xem “Trả lời thông minh” và “Soạn thư thông minh” để tìm hiểu thêm các cách viết và trả lời email nhanh hơn. 

Tìm kiếm email nhanh chóng

Các chip tìm kiếm giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong Gmail nhanh hơn mà không cần phải sắp xếp thông qua các kết quả không liên quan hoặc sử dụng các toán tử tìm kiếm (ví dụ: from: marketing@company.com ). Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm tên của đồng nghiệp và thu hẹp hơn nữa kết quả của mình bằng cách chọn các chip tìm kiếm như loại tệp đính kèm (Docs, Sheets, PDF, v.v.) hoặc khung thời gian cụ thể. Bạn thậm chí có thể loại trừ các từ khóa cụ thể và lời mời trên lịch khỏi kết quả của mình. Bạn cũng có thể sử dụng các chip tìm kiếm để tìm kiếm lịch sử Google Chat của mình, trực tiếp từ trong Gmail. Để sử dụng các chip tìm kiếm, tất cả những gì bạn cần làm là nhập tìm kiếm trong Gmail, nhấp vào các chip lọc tìm kiếm bên dưới hộp tìm kiếm và Gmail sẽ lo phần còn lại. 

6 luu y can biet khi su dung gmail2

Loại bỏ những email không liên quan bằng tính năng “Mute”

Nhận được nhiều phản ánh của người dùng về việc bị dính đến những cuộc hội thoại, chuỗi email không cần thiết, Google đã tạo ra tính năng “Mute”. Chỉ với 2 cú nhấp chuột, người dùng có thể ẩn các chuỗi email không liên quan hoặc không muốn theo dõi nữa. Tất cả phản hồi trong tương lai cho chuỗi email đó sẽ tự động bị tắt tiếng để bạn có thể tập trung sự chú ý của mình vào việc khác. Nếu bạn quyết định tham gia lại cuộc trò chuyện, bạn có thể bật tiếng chuỗi email một cách dễ dàng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tiết kiệm thời gian và làm việc thông minh hơn trong Google Workspace, hãy theo dõi những bài đăng của chúng tôi để tìm hiểu thêm những điều vô cùng thú vị về Google Workspace nhé. 

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
g suite legacy bi khoa

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng?

Một ngày như bao ngày khác, bạn mở email của mình hay tài khoản Google Workspace của tổ chức lên và nhận được thông báo như dưới đây hoặc những thông báo với nội dung tương tự bạn nên làm gì? 

Your organization's Google Workspace account has been suspended.
Please contact your Google Workspace Organization Administrator to re-
activate your organization.

We are sorry, but your 14-day trial for Google Workspace has ended.
Please subscribe in order to continue using Google Workspace.

Rất tiếc, bạn không có quyền truy cập vào Gmail. Vui lòng liên hệ với Quản trị viên tố chức của bạn để có quyền truy cập.

Tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn đã bị tạm ngưng. Vui lòng liên hệ với Quản trị Viên Google Workspace của tổ chức bạn để kích hoạt lại tài khoản cho tổ chức.

We are sorry, but your Google Workspace account has been suspended due to payment failure.
Payment failures happen for a variety of reasons (e.g insufficient funds, expired card).
You can update your payment information or add a new form of payment to resolve the issue by going to the Billing page.
For instructions, you can refer to this Google Help article about payment.

Note that your users will be unable to use Google Workspace services like Gmail until you enable a form of payment for automatic charging.

Subscription suspended - Admin Console

Nguyên nhân dẫn tới báo lỗi như trên có thể do các lý do như sau:

  • Một là, Doanh nghiệp của bạn chưa tiến hành gia hạn khoản phí duy trì dịch vụ với Google dẫn đến việc tài khoản Google Workspace bị tạm ngưng.
  • Hai là, Tài khoản Google Workspace dùng thử 14-30 ngày của doanh nghiệp của bạn đăng ký gần đây đã hết hạn.
  • Ba là, doanh nghiệp của bạn trước đây đang sử dụng phiên bản G Suite Legacy, hay còn có tên gọi là Google Apps miễn phí; mà hiện tại Google đã thông báo ngừng duy trì cho phiên bản này. Theo đó, Google yêu cầu và hướng các doanh nghiệp, tổ chức cần nâng cấp lên phiên bản trả phí mà hiện tại Google đang cung cấp bao gồm các phiên bản Google Workspace Business Stater, Business Standard, Business Plus hay Enterprise Standard, Enterprise Plus.

 

>>> Nâng cấp G Suite Legacy Free và nhận ngay ưu đãi lên tới 70% <<<

 

Đừng quá lo lắng, việc ngay lúc này bạn cần làm là liên hệ với người phụ trách hay quản trị viên của gói Google Workspace để được hỗ trợ, hoặc nếu bạn chính là quản trị viên thì bạn hãy liên hệ với GCS - Đối tác ủy quyền chính thức của Google tại Việt Nam theo bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình để được hỗ trợ mở khoá một cách nhanh nhất. Chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp của Google tới cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam. GCS đã hỗ trợ xử lý nhiều trường hợp tài khoản G Suite (Google Workspace) bị tạm ngưng do vi phạm chính sách đồng thời khôi phục toàn vẹn dữ liệu cho người dùng trong thời gian nhanh chóng. Chi phí của việc nâng cấp lên phiên bản Google Workspace trả phí chính thức tương tự như phí đăng ký mới tuy nhiên với các khách hàng có số lượng người dùng lớn sẽ hưởng chính sách chiết khấu hấp dẫn lên tới 70%.

Scroll to Top