6 điều người dùng cần biết khi sử dụng Gmail

Hãy cùng GCS tìm hiểu sâu hơn về cách Gmail có thể giúp bạn quản lý thời gian và sự tập trung tốt hơn.

Khi đại dịch buộc hàng triệu người phải làm việc tại nhà, nhiều người trong chúng ta thấy mình dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp video và trong hộp thư đến như một cách để thu hẹp khoảng cách với đồng nghiệp. Khi nơi làm việc trở thành phòng khách, phòng ngủ, Google nhận ra rằng họ phải tìm ra những cách mới để quản lý thời gian và sự chú ý cũng như duy trì sự kết nối con người với nhau. 

Khi nói đến email, kể cả trong thời kỳ thế giới chưa đối mặt với đại dịch, email là một trong những không gian giao tiếp phổ biến trong công việc. Nhiều tính năng mới của Google Workspace được thiết kế giúp mọi người tiết kiệm thời gian, tập trung và quản lý công việc hiệu quả hơn, như là email thông mình, viết gợi ý đề xuất, Google Assistant, giờ làm việc có thể phân đoạn,.. Khi các tính năng này kết hợp với nhau tiết kiệm tương đương với một tháng làm việc đầy đủ một năm cho mỗi người để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng thay vì quản lý các công cụ. 

Với ý nghĩ đó hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về cách Gmail có thể giúp bạn quản lý thời gian và sự tập trung tốt hơn. 

Tích hợp email với nhiều ứng dụng để hoàn thành công việc trực tiếp trong email

Ngoài việc nhận và gửi email thông thường, Gmail hiện đã được tích hợp rất nhiều ứng dụng Google Workspace cho phép người dùng thao tác thực hiện hành động ngay trong email. Điều này giúp cho người dùng giảm thiểu đi việc phải mở nhiều tab khác. Người nhận email có thể cấp quyền truy cập vào tệp Drive, trả lời hoặc giải quyết nhận xét trong Docs, Sheets, Slides, phản hồi về các sự kiện trong Calendar và tạo nhiệm vụ mới trong Tasks. 

6 luu y can biet khi su dung gmail

Luôn làm việc hiệu quả ngay cả khi thiết bị không có kết nối internet

Gmail ngoại tuyến cho phép người dùng đọc, trả lời, xóa và tìm kiếm thư trong Gmail của mình ngay cả khi thiết bị không kết nối với internet. Khi có kết nối sau đó, Gmail sẽ tự động gửi thư từ hộp thư đi và tải mọi thứ mới xuống hộp thư đến của bạn. Điều này rất tốt cho những người làm việc tuyến đầu, những người cần duy trì năng suất và thông tin ngay cả khi họ ngoại tuyến. 

Sắp xếp và ưu tiên công việc của bạn với Tasks trong Gmail

Đây tính năng cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi email thành nhiệm vụ chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể tạo ngày đến hạn sẽ tự động xuất hiện trong lịch của mình và đánh dấu các công việc khi bạn hoàn thành chúng. Được đưa trực tiếp vào bảng điều khiển bên, bạn có thể tạo, xem và quản lý danh sách công việc của mình mà không cần rời khỏi Gmail. 

6 luu y khi su dung gmail 2

Tiết kiệm thời gian bằng cách viết email theo mẫu

Chức năng mẫu của Gmail cho phép bạn tạo các thư email chuẩn hóa có thể được chỉnh sửa và gửi đến những người nhận khác nhau chỉ trong vài giây. Nếu tính năng này nghe có vẻ hấp dẫn, hãy xem “Trả lời thông minh” và “Soạn thư thông minh” để tìm hiểu thêm các cách viết và trả lời email nhanh hơn. 

Tìm kiếm email nhanh chóng

Các chip tìm kiếm giúp bạn tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong Gmail nhanh hơn mà không cần phải sắp xếp thông qua các kết quả không liên quan hoặc sử dụng các toán tử tìm kiếm (ví dụ: from: marketing@company.com ). Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm tên của đồng nghiệp và thu hẹp hơn nữa kết quả của mình bằng cách chọn các chip tìm kiếm như loại tệp đính kèm (Docs, Sheets, PDF, v.v.) hoặc khung thời gian cụ thể. Bạn thậm chí có thể loại trừ các từ khóa cụ thể và lời mời trên lịch khỏi kết quả của mình. Bạn cũng có thể sử dụng các chip tìm kiếm để tìm kiếm lịch sử Google Chat của mình, trực tiếp từ trong Gmail. Để sử dụng các chip tìm kiếm, tất cả những gì bạn cần làm là nhập tìm kiếm trong Gmail, nhấp vào các chip lọc tìm kiếm bên dưới hộp tìm kiếm và Gmail sẽ lo phần còn lại. 

6 luu y can biet khi su dung gmail2

Loại bỏ những email không liên quan bằng tính năng “Mute”

Nhận được nhiều phản ánh của người dùng về việc bị dính đến những cuộc hội thoại, chuỗi email không cần thiết, Google đã tạo ra tính năng “Mute”. Chỉ với 2 cú nhấp chuột, người dùng có thể ẩn các chuỗi email không liên quan hoặc không muốn theo dõi nữa. Tất cả phản hồi trong tương lai cho chuỗi email đó sẽ tự động bị tắt tiếng để bạn có thể tập trung sự chú ý của mình vào việc khác. Nếu bạn quyết định tham gia lại cuộc trò chuyện, bạn có thể bật tiếng chuỗi email một cách dễ dàng.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách tiết kiệm thời gian và làm việc thông minh hơn trong Google Workspace, hãy theo dõi những bài đăng tin tức của chúng tôi để tìm hiểu thêm những điều vô cùng thú vị về Google Workspace nhé. Ngoài ra, bạn cũng có thể liên hệ Hotline: 024.9999.7777 để được đội ngũ CSKH trả lời các câu hỏi nhé.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top