Ứng dụng và cài đặt của địa chỉ email bí danh – Email Alias

Tiết kiệm và tiện lợi là hai ưu điểm chính mà địa chỉ Email bí danh Alias mang đến. Hiểu đơn giản đây là địa chỉ email ngụy trang. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về ứng dụng và cài đặt của địa chỉ Email bí danh Alias qua bài chia sẻ dưới đây.

Tổng quan về Email Alias

Hiện nay có hai loại địa chỉ Email Alias chính:

• Địa chỉ Email Alias theo tên miền chính (Primary Domain) hoặc tên miền phụ (Secondary Domain).
• Địa chỉ Email Alias theo tên miền bí danh (Alias Domain).

Bạn có thể dễ dàng tạo email alias theo tên miền phụ hoặc tên miền chính của bạn. Tuy nhiên những địa chỉ email này không được trùng tên với những alias khác hoặc các user hay trùng tên nhóm.

*Ví dụ: Tài khoản chính của bạn là kythuat@domain.com:

• Bạn thêm vào các địa chỉ alias là kithuat@domain.com, tech@domain.com, kt@domain.com,… cho tài khoản kythuat@ của bạn.
• Như vậy khi khách hàng của bạn gửi email và nhập tên người nhận giống những địa chỉ alias trên thì tài khoản chính kythuat@domain.com sẽ đều nhận được. Nếu bạn không có các email alias trên khi khách hàng nhập sai tên kythuat@ của bạn thì khi gửi, email của họ sẽ được gửi đi và không đến đâu cả hoặc bị gửi trả, bạn sẽ không nhận được mail cũng như có thể mất đi một cơ hội hợp tác.
• Bạn cũng có thể cài đặt để gửi thư từ địa chỉ alias này.

Hệ thống sẽ mặc định sinh ra một địa chỉ email alias theo tên miền bí danh nếu trong gói Google Workspace của bạn có tên miền bí danh đó. Những địa chỉ này sẽ cùng tên với người dùng tương ứng và không thể chỉnh sửa được.

*Ví dụ: Tên miền alias của bạn là aliasdm.com trong gói Google Workspace theo tên miền domain.com của bạn:

• Hệ thống sẽ tự sinh ra alias kythuat@aliasdm.com khi bạn tạo tài khoản kythuat@domain.com.
• Để khách hàng có thể gửi được thư cho những địa chỉ alias theo tên miền bí danh bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền bí danh này. Bạn cũng có thể cài đặt để gửi mail từ địa chỉ alias này.

Cách thiết lập Email Alias

Trong gói Google Workspace, chỉ có quản trị viên người dùng (User Admin) hoặc quản trị viên cấp cao (Super Admin) mới có quyền thêm hoặc xóa Email Alias. Số lượng người dùng tối đa mà một tài khoản có thể thêm là 30 địa chỉ alias.

• Bước 1: Trong quản trị Google Workspace, vào User.
• Bước 2: Tìm kiếm và chọn User bạn cần thêm alias.
• Bước 3: Chọn mục User Information > Chọn Email aliases.
• Bước 4: Để thêm tên alias bạn muốn, bấm vào Alias. Bạn cần gán đúng tên miền nếu như có nhiều tên miền phụ. Bạn có thể thêm cùng lúc nhiều alias nhưng không được quá 30. Khi có tên miền bí danh, hệ thống sẽ tự tạo ra cho bạn một địa chỉ bí danh tương ứng.
• Bước 5: Nhấn Save để lưu lại.

*Lưu ý:

– Những địa chỉ alias không được trùng tên với những alias khác hoặc những user khác hay trùng tên nhóm trong gói Google Workspace của bạn.

– Không thể chỉnh sửa địa chỉ alias theo tên miền bí danh.

Gửi mail đi từ địa chỉ alias

Bạn có thể nhận được thông báo gửi đến địa chỉ alias trong vòng 24h sau khi thiết lập email alias cho tài khoản. Nhưng bạn cần phải thực hiện thêm vài thao tác nữa nếu muốn gửi tin nhắn bằng địa chỉ alias.

• Bước 1: Bấm vào biểu tượng hình bánh răng ở góc phải của giao diện Gmail > Chọn Settings.
• Bước 2: Bấm vào Accounts and Import hoặc tab Accounts.
• Bước 3: Bấm vào “Add another email address” ở phần Send email as > Điền tên cùng địa chỉ alias > Bấm Next Step để hoàn thành

*Lưu ý:

– Bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền alias trước khi thực hiện.

– Bạn cần thực hiện thêm những bước xác minh cho địa chỉ thêm vào khi cài đặt Send email as.

Cách gửi mail bằng địa chỉ alias

• Bước 1: Để soạn thư mới, bấm Compose.
• Bước 2:  Để chọn gửi từ địa chỉ nào, trong phần From, bạn bấm vào mũi tên xuống. Ngoài ra bạn có thể chọn gửi từ địa chỉ alias hoặc địa chỉ email chính của mình.
• Bước 3: Soạn thư rồi bấm gửi.
• Bước 4: Bấm vào Make default nếu bạn muốn đặt địa chỉ nào đó làm địa chỉ gửi mặc định (gửi chính) và đánh dấu vào ô Always reply from default address.

Những trường hợp sử dụng email alias trên Google Workspace

Sắp xếp tin nhắn Email

Bạn có thể sử dụng alias để định tuyến những yêu cầu thông qua trang web của mình đến nhiều lĩnh vực kinh doanh như hỗ trợ khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, bán hàng, yêu cầu chung,… Ngoài ra bạn chỉ cần thêm địa chỉ alias nhận những thư yêu cầu trên cho người phụ trách.

Với cách sắp xếp này, bạn có thể tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả hơn so với việc những email đi vào cùng một tài khoản để tiến hành sàng lọc thủ công.

Thêm bộ lọc cho tin nhắn của bạn

Với chức năng tìm kiếm trong Gmail, bạn có thể tạo bộ lọc cho địa chỉ alias dễ dàng bằng cách: Ở cuối thanh tìm kiếm Search mail, nhấn vào mũi tên > Nhập địa chỉ alias mà bạn muốn sử dụng cho bộ lọc vào phần To ở trong danh sách thả xuống > Nhấn vào Create filter.

Bạn hoàn toàn có thể tùy chọn phải làm gì với những tin nhắn được gửi đến địa chỉ alias khi cửa sổ mới hiện ra. Để dễ dàng quản lý bạn có thể sắp xếp vò một nhãn Label nào đó, đánh dấu không phải là Spam, đánh dấu quan trọng,.. tuỳ theo ý muốn của bạn. Sau khi thiết lập xong, bạn hãng nhấn vào Create filter.

Ẩn địa chỉ email cá nhân

Nếu không muốn chia sẻ địa chỉ cá nhân của một người nào đó trong tổ chức, bạn chỉ cần chia sẻ địa chỉ alias của họ là được. Điều này giúp bạn có thể dễ dàng chuyển đổi chủ sở hữu của những địa chỉ alias hoặc những lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Việc cần làm của bạn chỉ là truy cập bảng điều khiển trong Google Workspace để cập nhật người được liên kết với bí danh để giữ liên lạc đến đúng khu vực kinh doanh thay vì mất công cập nhật tất cả những khách hàng của mình.

Duy trì tin nhắn của bạn

Sẽ dễ dàng hơn trong việc sao lưu tin nhắn trong tương lai của bạn bằng việc sử dụng địa chỉ alias thay vì những tài khoản duy nhất cho mỗi bộ phận.

Google sẽ yêu cầu bạn phải thực hiện nhiều bước phức tạp để khôi phục cũng như lưu trữ dữ liệu vào tài khoản khác khi bạn muốn xoá tài khoản người dùng. Tuy nhiên những tin nhắn được gửi đến tài khoản được liên kết với địa chỉ alias khi ngược lại. Bạn sẽ không cần phải khôi phục tin nhắn nếu xoá địa chỉ alias trong bất kỳ thời điểm nào ở tương lai.

Sử dụng Email alias sẽ tiết kiệm cho bạn như thế nào?

Việc sử dụng email alias không chỉ giúp bạn sắp xếp, tìm kiếm thư dễ dàng hơn mà còn nhiều hơn thế.

Khi đăng ký Google Workspace, bạn sẽ phải bỏ ra một số tiền trong mỗi tháng hoặc mỗi năm tuỳ theo gói dịch vụ mà mình đăng ký. Đặc biệt hơn nếu bạn tạo một tài khoản riêng nhằm mục đích bán hàng, bạn cần phải trả tiền cho mỗi tài khoản đó.

Tuy nhiên khi sử dụng địa chỉ alias bạn sẽ không hề mất bất kỳ chi phí nào. Đặc biệt bạn có thể tạo tối đa 30 địa chỉ alias để đăng ký cho mỗi người dùng. Việc đa dạng hoá nhiều địa chỉ alias giúp hạn chế việc bạn phải trả tiền cho nhiều hộp thư đến. Bên cạnh đó, bạn chỉ có thể thể sử dụng alias gán cho một tài khoản người dùng và nó cũng chỉ hoạt động tốt nhất khi bạn gửi nhận thư chứ không thể ứng dụng trong việc chia sẻ Calendar hay Drive.

Mong rằng những chia sẻ vừa rồi đã giúp bạn hiểu rõ hơn về ứng dụng và cài đặt của địa chỉ Email bí danh Alias.Việc sử dụng email Alias sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn trong quá trình gửi thư và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Ngoài ra nếu bạn đang kiếm tìm giải pháp cho doanh nghiệp thì có thể cân nhắc việc đăng ký dịch vụ Google Workspace. Đây là một bộ công cụ văn phòng hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý và làm việc. Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn về những gói dịch vụ của Google Workspace, đừng ngần ngại mà hãy gọi ngay tới số Hotline: 024.9999.7777 của GCS Technology Vietnam ngay hôm nay.

Tiết kiệm và tiện lợi là hai ưu điểm chính mà địa chỉ Email bí danh Alias mang đến. Hiểu đơn giản đây là địa chỉ email ngụy trang. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về ứng dụng và cài đặt của địa chỉ Email bí danh Alias qua bài chia sẻ dưới đây.

Bài viết này GCS.VN xin sử dụng thuật ngữ Email Alias để giới thiệu cho bạn đọc.

Tổng quan về Email Alias

Có 2 loại địa chỉ Email alias :

1. Địa chỉ email alias theo tên miền chính (Primary Domain) hoặc tên miền phụ (Secondary Domain) của bạn trong gói Google Workspace(G Suite cũ).
2. Địa chỉ email alias theo tên miền bí danh (Alias Domain) của bạn trong gói Google Workspace(G Suite cũ).

Bạn có thể tạo email alias theo tên miền chính hoặc tên miền phụ của bạn. Các địa chỉ alias này không được trùng tên với các user khác hoặc các alias khác hoặc trùng tên nhóm. Bạn có thể cài đặt để nhận email từ người gửi khi họ nhập sai thông tin của bạn.

*Ví dụ: Bạn có tài khoản chính là kythuat@domain.com:

• Bạn thêm vào các địa chỉ alias là kithuat@domain.com, kt@domain.com, tech@domain.com .v..v. cho tài khoản kythuat@ của bạn.
• Như vậy khi khách hàng của bạn gửi email và nhập tên người nhận giống các địa chỉ alias trên thì tài khoản chính kythuat@domain.com sẽ đều nhận được. Nếu bạn không có các email alias trên khi khách hàng nhập sai tên kythuat@ của bạn khi gửi email của họ sẽ bị gửi trả hoặc được gửi đi và không đến đâu cả, bạn sẽ không nhận được mail và có thể mất đi một cơ hội hợp tác.
• Bạn cũng có thể cài đặt để gửi mail từ địa chỉ alias này. Cách cài đặt chúng tôi sẽ nói tới ở bên dưới.

Nếu trong gói Google Workspace(G Suite cũ) của bạn có tên miền bí danh (Alias Domain) thì mặc định hệ thống sẽ tự sinh ra một địa chỉ alias theo tên miền bí danh đó. Các địa chỉ này cùng tên với user tương ứng và không chỉnh sửa được.

*Ví dụ: Bạn có tên miền alias là aliasdm.com trong gói Google Workspace(G Suite cũ) theo tên miền domain.com của bạn :

• Khi bạn tạo tài khoản kythuat@domain.com thì hệ thống sẽ tự sinh ra alias kythuat@aliasdm.com
• Bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền bí danh để khách hàng có thể gửi được mail cho các địa chỉ alias theo tên miền bí danh này. Bạn cũng có thể cài đặt để gửi mail từ địa chỉ alias này. Cách cài đặt chúng tôi sẽ nói tới ở bên dưới.

Cách thiết lập Email Alias của Google Workspace(G Suite cũ)

Chỉ có quản trị viên cấp cao (Super Admin) hoặc quản trị viên người dùng (User Admin) của gói Google Workspace mới có quyền thêm hoặc xóa email alias. Mỗi một tài khoản người dùng có thể thêm tối đa 30 địa chỉ alias.

1. Trong trang quản trị Google Workspace bạn vào User.
2. Tìm và bấm vào user bạn cần thêm alias.
3. Chọn mục User Information / chọn Email Aliases
4. Bấm vào Alias để thêm tên alias bạn muốn, nếu bạn có nhiều tên miền phụ bạn cần gán đúng tên miền. Bạn có thể thêm cùng lúc nhiều alias ( không quá 30 ). Nếu bạn có tên miền bí danh bạn sẽ thấy hệ thống đã tự động tạo một địa chỉ bí danh cùng tên tương ứng, bạn có thể xem ở ảnh ví dụ dưới để dễ hình dung.
5. Bấm Save để hoàn thành.

*Lưu ý:

– Các địa chỉ alias không được trùng tên với các user khác hoặc các alias khác hoặc trùng tên nhóm trong gói Google Workspace(G Suite cũ) của bạn.

– Địa chỉ alias theo tên miền bí danh không chỉnh sửa được.

Gửi mail đi từ địa chỉ alias

Sau khi bạn thiết lập email alias cho tài khoản, bạn sẽ có thể nhận được tin nhắn được gửi đến email alias trong vòng 24 giờ.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn gửi tin nhắn bằng địa chỉ alias, bạn cần có thêm một vài bước thiết lập.

1. Trên giao diện gmail của bạn bấm vào biểu tượng bánh răng ở góc phải phía trên giao diện / chọn Settings.
2. Bấm vào tab Accounts ( hoặc Accounts and Import )
3. Ở phần Send email as bạn bấm vào “Add another email address” >> điền tên và địa chỉ alias bạn cần vào đây >> bấm Next Step để hoàn thành.

*Lưu ý:

– Nếu bạn thêm địa chỉ alias theo tên miền alias trong gói Google Workspace(G Suite cũ) của bạn thì bạn cần thêm bản ghi MX của Google cho tên miền alias trước khi thực hiện.

– Khi bạn cài đặt Send email as này dùng một địa chỉ khác ngoài gói G Suite cũ của bạn thì bạn cần thực hiện thêm các bước xác minh cho địa chỉ thêm vào. Đấy là một chủ đề chúng tôi sẽ đề cập ở một bài viết khác.

Cách gửi mail bằng địa chỉ alias

Sau khi bạn đã thêm địa chỉ alias vào Send email as bạn có thể gửi thư bằng địa chỉ alias này trên tài khoản chính của bạn.

1. Bấm Compose để soạn một thư mới
2. Phần From bạn bấm vào mũi tên xuống để chọn gửi từ địa chỉ nào, bạn có thể chọn gửi từ địa chỉ chính hoặc địa chỉ alias của bạn.
3. Soạn thư và bấm gửi như bình thường.

4. Nếu bạn muốn đặt địa chỉ nào làm địa chỉ gửi chính ( địa chỉ gửi mặc định ) bạn bấm vào make default bên cạnh địa chỉ đó trong phần cài đặt Send email as và check vào ô Always reply from default address.

Các trường hợp sử dụng email alias trên Google Workspace(G Suite cũ)

Chúng tôi muốn chia sẻ một vài cách sử dụng yêu thích của mình khi dùng email alias trên Google Workspace(G Suite cũ):

Sắp xếp tin nhắn email

Nếu bạn nhận được câu hỏi thông qua trang web của mình đến nhiều lĩnh vực kinh doanh : Bán hàng, hỗ trợ khách hàng, yêu cầu chung, hỗ trợ kỹ thuật .v.v. ⁠ Bạn có thể sử dụng alias để định tuyến những yêu cầu này đến đúng người. Bạn chỉ cần thêm địa chỉ alias nhận các thư yêu cầu trên cho người phụ trách.

Sắp xếp thư theo cách này hiệu quả hơn so với việc tất cả các email đi vào một tài khoản để sàng lọc thủ công.

Thêm bộ lọc cho tin nhắn của bạn

Bạn có thể tạo bộ lọc cho alias bằng chức năng tìm kiếm trong Gmail : Nhấp vào mũi tên ở cuối thanh Search. Trong danh sách thả xuống, hãy nhập địa chỉ alias bạn muốn sử dụng cho bộ lọc vào phần To. Sau đó nhấp vào Create filter.

Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể chọn phải làm gì với các tin nhắn được gửi đến địa chỉ alias , có thể là sắp xếp vào một nhãn Label nào đó để dễ quản lý, đánh dấu quan trọng hoặc đánh dấu không phải là Spam .v.v tùy theo ý định bạn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Create filter.

Bộ lọc giúp tách các thư nhất định khỏi hộp thư đến chính của bạn và giúp bạn dễ dàng tìm kiếm hơn.

Ẩn địa chỉ email cá nhân

Bạn cần chia sẻ chi tiết liên lạc của ai đó trong tổ chức của bạn nhưng bạn không muốn chia sẻ địa chỉ cá nhân của anh/cô ấy. Vậy bạn chỉ cần chia sẻ địa chỉ alias của người đấy là được.

Điều này cũng có lợi khi bạn muốn dễ dàng chuyển đổi chủ sở hữu của các alias khác nhau, hoặc các lĩnh vực kinh doanh. Thay vì cố gắng cập nhật tất cả khách hàng của mình, bạn chỉ có thể truy cập bảng điều khiển trong Google Workspace để cập nhật người được liên kết với bí danh để giữ liên lạc đến đúng khu vực kinh doanh.

Duy trì tin nhắn của bạn

Bằng cách sử dụng địa chỉ alias thay vì các tài khoản duy nhất cho mỗi bộ phận, sẽ dễ dàng hơn để giữ tin nhắn của bạn được sao lưu tốt trong tương lai.

Khi bạn cần xóa tài khoản người dùng, Google sẽ đưa bạn qua một loạt các bước phức tạp để khôi phục thư và lưu chúng vào tài khoản khác hoặc bạn sẽ mất chúng.

Nhưng với alias, các tin nhắn được gửi đến tài khoản người dùng được liên kết với địa chỉ alias này. Nếu bạn cần xóa địa chỉ alias trong tương lai, bạn không cần phải khôi phục các tin nhắn.

Đặt địa chỉ alias để làm việc cho bạn

Khi mới bắt đầu sử dụng, tôi đã thấy sử dụng alias sẽ làm cho công ty có vẻ lớn hơn thực tế. Bạn có những địa chỉ tiếp nhận khác nhau đối với những vấn đề khác nhau. Khách hàng không cần phải biết bạn chỉ có một hoặc hai người xử lý tất cả các email được gửi đến hàng tá alias khác nhau, miễn là vấn đề của họ được xử lý trong thời gian tốt.

Như bạn thấy, quá trình này là dễ dàng. Mẹo cuối cùng của chúng tôi là muốn bạn dành chút thời gian để suy nghĩ về cách bạn sẽ sắp xếp các địa chỉ của mình trước khi thiết lập chúng. Có thể tổ chức của bạn không cần một địa chỉ alias cho việc bán hàng trực tuyến, nhưng có lẽ nó cần một bí danh hỗ trợ khách hàng dành riêng cho mỗi bộ phận.

Sử dụng email alias sẽ tiết kiệm cho bạn như thế nào ?

Ngoài việc giúp sắp xếp và tìm thư dễ dàng hơn, sử dụng email alias cũng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho Google Workspace(G Suite cũ) hàng tháng.

Khi bạn đăng ký Google Workspace(G Suite cũ), bạn phải trả phí hàng tháng hoặc hàng năm cho mỗi người dùng, tùy thuộc vào mức độ dịch vụ mà bạn sử dụng. Nếu bạn tạo một tài khoản riêng để bán hàng, dịch vụ khách hàng và các bộ phận khác, bạn phải trả tiền cho mỗi tài khoản đó.

Nhưng hãy nhớ rằng, không có chi phí bổ sung để tạo tối đa 30 địa chỉ alias cho mỗi người dùng đã đăng ký. Về cơ bản, nhiều địa chỉ alias có thể đa dạng hóa một tài khoản email mà bạn không phải trả tiền cho nhiều hộp thư đến. Tuy nhiên, địa chỉ alias chỉ có thể gán cho một tài khoản người dùng và cũng chỉ hoạt động tối ưu nhất khi bạn chỉ dùng để gửi nhận thư, bạn không thể sử dụng địa chỉ alias để chia sẻ Drive hay Calendar.

Và nếu tổ chức của bạn sử dụng Microsoft Outlook, bạn cũng có thể cài đặt địa chỉ alias hoạt động với Outlook.

Tiện lợi và tiết kiệm, đó là ưu điểm mà Email alias sẽ đem đến cho bạn. Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu rõ hơn về email alias và sẽ giúp cho công ty của bạn có thêm những phương án hoạt động hiệu quả và tối ưu nhất. 

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc gì về bài viết này hãy liên hệ ngay Hotline: 024.9999.7777 hoặc nhắn trực tiếp vào ô Chatbox ở góc phải màn hình để nhận được sự tư vấn.