G Suite là gì? Sự khác biệt giữa G Suite và Google Workspace?

Trong thời đại 4.0, việc duy trì kết nối và làm việc hiệu quả là điều vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Chắc hẳn vào những năm đại dịch Covid-19 bạn đã từng nghe tới “G Suite” nhưng chưa thực sự hiểu sâu đúng không? Vậy thực hư chính xác thì G Suite là gì? Tại sao hiện nay lại đổi thành Google Workspace? Bài viết này, GCSVN sẽ đi sâu vào thế giới của G Suite, khám phá toàn bộ về G Suite cũ (Google Workspace). Khám phá bên dưới ngay.

G Suite là gì?

G Suite, hiện được gọi là Google Workspace, là tập hợp các công cụ cộng tác và năng suất dựa trên đám mây do Google cung cấp. Về cơ bản, đây là phiên bản dành cho doanh nghiệp của các ứng dụng Google miễn phí mà bạn có thể đã quen thuộc, như Gmail, Drive, Docs, Sheets và Slides.

Google đã đổi tên G-Suite thành Google Workspace vào tháng 10 năm 2020. Đây là phiên bản thứ tư của sản phẩm, ra mắt với tên gọi Gmail for Your Domain vào tháng 2 năm 2006 và sau đó được đổi tên thành Google Apps for Your Domain.

Các tính năng trong G Suite cũ

G Suite cũ, phiên bản đời trước của Google Workspace đã không còn tồn tại, tuy nhiên về cơ bản G Suite trước đây đã cung cấp nhiều tính năng cốt lõi để các doanh nghiệp cộng tác và quản lý công việc của mình. Các tính năng này tập trung vào các ứng dụng quen thuộc của Google nhưng có một số hạn chế.

• Các ứng dụng cốt lõi: G Suite cũ bao gồm các ứng dụng thiết yếu mà hầu hết người dùng quen thuộc, như Gmail cho email, Calendar để lên lịch hẹn công việc, Drive để lưu trữ trên đám mây và quản lý tài liệu, Docs, Sheets và Slides để cộng tác chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình bày, tương ứng.
• Chức năng hạn chế: G Suite Basic cũ có những hạn chế về dung lượng lưu trữ được chia sẻ giữa tất cả người dùng trong tổ chức. Ngoài ra, số lượng người dùng được phép cũng sẽ bị hạn chế.

• Chức năng dành cho doanh nghiệp: bao gồm khả năng sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp tùy chỉnh với tên miền công ty của bạn (ví dụ: yourname@yourcompany.com) thay vì địa chỉ Gmail tiêu chuẩn. Các biện pháp kiểm soát quản trị cơ bản cũng có sẵn, cho phép quản lý một số tài khoản người dùng và cài đặt bảo mật.

Điều quan trọng cần lưu ý là kể từ tháng 8 năm 2022, Google không còn cung cấp phiên bản Legacy G Suite miễn phí nữa. Người dùng hiện tại đã được chuyển đổi sang cấp cá nhân miễn phí hoặc gói Google Workspace trả phí tùy theo mức sử dụng của họ.

Các phiên bản G Suite Cũ

Ngoài phiên bản miễn phí, G Suite còn cung cấp các phiên bản trả phí với dung lượng và mở rộng số lượng người dùng hơn để dễ đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp hơn, bao gồm:

• G Suite for Business
• G Suite for Education
• G Suite for Enterprise

Sau đây là bảng so sánh tổng quan các phiên bản này của G Suite:

Tại sao G Suite chuyển đổi thành Google Workspace?

Theo như nghiên cứu chỉ ra rằng những nhân viên cần phải thực hiện nhiều tác vụ và mở cùng lúc các ứng dụng khác nhau sẽ dễ mắc lỗi hơn so với người mở ít tác vụ trên cùng giao diện. Những sai lầm như vậy có thể có tác động tiêu cực đến lợi nhuận của tổ chức và các lĩnh vực khác.

Nhận thức được vấn đề này, Google đã nghiên cứu chuyển đổi từ G Suite thành Google Workspace – kết hợp Meet, Mail, Calendar, Sheets, Docs, Forms, Slides, v.v. vào một giao diện người dùng (UI) liền mạch hơn, điều này có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm đáng kể thời gian. Ngoài ra, có vẻ như Workspace đang nhấn mạnh đến tính hợp tác và làm việc nhóm từ xa. Bằng chứng cho thấy 92% người lao động ngày nay thích có cơ hội làm việc tại nhà hơn.

Điều này có thể làm sáng tỏ lý do Google định hình lại các sản phẩm của mình như một nền tảng cho công việc từ xa. Từ đó, chúng ta đã có thể hiểu được vì sao Google muốn nâng cấp G Suite và đổi tên thành Google Workspace. Cũng chính quyết định này trở thành một bước tiến lớn trong công nghệ của ông lớn Google.

Những ai nên sử dụng G Suite cũ (Google Workspace mới)?

G Suite cũ, mặc dù đã ngừng hoạt động vào tháng 8 năm 2022 và không còn khả dụng nữa. Người dùng hiện tại đã được chuyển đổi sang cấp Google Workspace trả phí tùy theo nhu cầu của họ.. Dưới đây GCS Vietnam sẽ đưa ra tổng quan những đối tượng đã từng phù hợp sử dụng Google Workspace mới (G Suite cũ):

• Doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp khởi nghiệp: Với ngân sách hạn chế, các doanh nghiệp mới thường ưu tiên hiệu quả chi phí. Legacy G Suite cung cấp một bộ ứng dụng thiết yếu để liên lạc, tạo và lưu trữ tài liệu, tất cả đều miễn phí. Điều này cho phép họ thiết lập sự hiện diện trực tuyến chuyên nghiệp với các địa chỉ email tùy chỉnh và cộng tác hiệu quả mà không tốn quá nhiều chi phí.

• Những người làm nghề tự do và những người kinh doanh độc lập: Đối với các nhà thầu độc lập và doanh nghiệp độc lập, Legacy G Suite đã cung cấp một bộ công cụ có giá trị. Họ có thể quản lý hoạt động liên lạc với khách hàng của mình bằng email chuyên nghiệp, sắp xếp lịch trình và thời hạn thông qua Lịch cũng như tận dụng Docs, Sheets, Slides để đưa ra các đề xuất và bản trình bày dự án. Dung lượng của G Suite cũng phù hợp với các cá nhân mong muốn kinh doanh.

• Tổ chức giáo dục và phi lợi nhuận: Cấp miễn phí của Legacy G Suite đã thu hút các tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức giáo dục có nguồn lực hạn chế. Chúng có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và hợp tác giữa nhân viên, sinh viên hoặc tình nguyện viên. Khả năng tạo và chia sẻ tài liệu chung khiến nó trở thành một nguồn tài nguyên quý giá cho công việc dự án và tài liệu học tập.
• Các tổ chức có mức sử dụng thấp: Các tổ chức có nhu cầu email tối thiểu và cộng tác tài liệu không thường xuyên có thể thấy G Suite cũ là đủ. Giới hạn người dùng và mức sử dụng hạn chế quy trình làm việc cơ bản.

Chi phí để thiết lập và di chuyển từ G Suite sang Google Workspace là bao nhiêu?

Việc di chuyển từ G Suite sang Google Workspace bao gồm hai vấn đề cần cân nhắc chính về chi phí: phí đăng ký Google Workspace và phí dịch vụ di chuyển tiềm năng.

Phí đăng ký Google Workspace

Google Workspace có nhiều gói trả phí với nhiều tính năng và dung lượng lưu trữ khác nhau. Các gói giải pháp này bao gồm từ:

• Business Starter: Bắt đầu ở mức 78,000VND mỗi người dùng/tháng, cung cấp các tính năng cộng tác cơ bản và 30GB bộ nhớ dùng chung.
• Business Standard: Bắt đầu ở mức 187,000VND mỗi người dùng/tháng, cung cấp các tính năng bổ sung như hội nghị truyền hình, Khám phá điện tử và 2 TB bộ nhớ dùng chung cho mỗi người dùng.
• Business Plus: Bắt đầu ở mức 458,000VND mỗi người dùng/tháng, cung cấp các tính năng tuân thủ và bảo mật nâng cao, 5 TB dung lượng lưu trữ cho mỗi người dùng và khả năng tổ chức các cuộc họp video lớn hơn.
• Enterprise: Gói tùy chỉnh này phục vụ cho các tổ chức lớn có nhu cầu cụ thể và đi kèm với bộ nhớ không giới hạn cũng như các biện pháp kiểm soát bảo mật nâng cao. Giá cả được xác định bằng cách liên hệ với bộ phận bán hàng của Google.

Chi phí đăng ký Google Workspace sẽ tùy thuộc vào số lượng người dùng trong tổ chức của bạn, các tính năng cụ thể mà bạn yêu cầu và cấp bộ nhớ đã chọn.

Phí dịch vụ di chuyển

Việc di chuyển dữ liệu của bạn từ G Suite sang Google Workspace có thể được thực hiện nội bộ hoặc với sự trợ giúp của nhà cung cấp dịch vụ di chuyển chuyên nghiệp. Dưới đây là một số yếu tố phân tích chi phí liên quan đến từng phương pháp:

– Di chuyển nội bộ: Bạn có thể tự di chuyển dữ liệu của mình bằng các công cụ di chuyển miễn phí của Google. Đây là một lựa chọn tiết kiệm chi phí nhưng đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật và có thể tốn thời gian, đặc biệt đối với các tổ chức lớn có cấu trúc dữ liệu phức tạp.

– Dịch vụ di chuyển chuyên nghiệp: Việc thuê một nhà cung cấp dịch vụ di chuyển chuyên nghiệp sẽ loại bỏ gánh nặng kỹ thuật cho nhóm của bạn. Các nhà cung cấp này cung cấp chuyên môn, quy trình di chuyển hợp lý và thường cung cấp các dịch vụ bổ sung như làm sạch dữ liệu và đào tạo người dùng. Tuy nhiên, dịch vụ của họ có tính phí, có thể thay đổi tùy thuộc vào:

• Độ phức tạp của dữ liệu của bạn: Lượng dữ liệu bạn cần di chuyển, sự đa dạng của nguồn dữ liệu (ví dụ: email, tài liệu, bảng tính) và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào như lọc hoặc ánh xạ dữ liệu sẽ ảnh hưởng đến chi phí.
• Số lượng người dùng: Số lượng người dùng bạn cần di chuyển ảnh hưởng đến nỗ lực chung cần có.
• Kinh nghiệm và chuyên môn của nhà cung cấp dịch vụ di chuyển: Các nhà cung cấp lâu đời có thành tích đã được chứng minh có thể tính phí cao hơn các doanh nghiệp mới hơn.

Vì vậy, để được hỗ trợ một cách tốt nhất từ chất lượng dịch vụ đến giá cả, các bạn có thể liên hệ đến đội ngũ chuyên gia hơn 12 năm kinh nghiệm của GCS Vietnam – Đối tác ủy quyền cấp cao của Google Cloud. Tại đây, quý doanh nghiệp sẽ được lựa chọn và tư vấn các giải pháp phù hợp với nhu cầu, ngoài ra đội ngũ của GCSVN sẽ hỗ trợ 24/7 những vấn đề mà quý vị gặp phải trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ.

LIÊN HỆ GCS CHUYỂN ĐỔI SANG GOOGLE WORKSPACE NGAY

Các yếu tố cần xem xét khi chọn phương pháp di chuyển:

• Chuyên môn kỹ thuật: Đánh giá khả năng của nhóm CNTT nội bộ của bạn. Nếu họ thiếu kinh nghiệm về di chuyển dữ liệu, có thể cần đến một dịch vụ chuyên nghiệp.
• Khối lượng dữ liệu và độ phức tạp: Các bộ dữ liệu lớn và cấu trúc dữ liệu phức tạp có thể gặp khó khăn khi di chuyển nội bộ.
• Tốc độ di chuyển mong muốn: Các dịch vụ chuyên nghiệp thường có thể hoàn thành quá trình di chuyển nhanh hơn, giảm thiểu sự gián đoạn cho quy trình làm việc của bạn.
• Hạn chế về ngân sách: Di chuyển nội bộ có hiệu quả về mặt chi phí nhưng cần đầu tư thời gian. Dịch vụ chuyên nghiệp mang đến sự tiện lợi với mức giá cao.

Tổng chi phí di chuyển từ G Suite sang Google Workspace tùy thuộc vào gói đăng ký Google Workspace mà bạn đã chọn và phương pháp di chuyển mà doanh nghiệp lựa chọn. Đánh giá cẩn thận nhu cầu và nguồn lực của bạn để xác định cách chuyển đổi sang Google Workspace hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.

So sánh G Suite cũ và Google Workspace chi tiết

G Suite và Google Workspace, mặc dù chỉ là 2 cái tên thay thế cho nhau, nhưng đại diện cho các thời đại riêng biệt trong bộ năng suất dựa trên đám mây của Google. Trong khi G Suite đóng vai trò là nền tảng cơ bản cho các doanh nghiệp thì Google Workspace đã phát triển thành một giải pháp toàn diện hơn và lấy người dùng làm trung tâm, đáp ứng nhiều nhu cầu hơn.

Sau đây là bảng so sánh đúc kết hơn để quý doanh nghiệp có thể hình dung rõ hơn sự khác biệt giữa Google Workspace và G Suite:

Tóm lại, G Suite đã đặt nền móng cho môi trường làm việc cộng tác trên đám mây. Tuy nhiên, Google Workspace đại diện cho một bộ ứng dụng toàn diện hơn và hướng tới tương lai hơn. Nó ưu tiên trải nghiệm người dùng, thúc đẩy giao tiếp và cộng tác liền mạch, cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ và khả năng mở rộng cần thiết cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Lời kết

Tổng kết lại với nội dung về G suite là gì bên trên thì chắc hẳn bạn đã hiểu toàn bộ lý do khi chuyển đổi thành Google Workspace như hiện nay. Như vậy, với phiên bản hiện tại là Google Workspace người dùng đã có thêm nhiều sự cải tiến về tính năng vượt trội so hơn với các phiên bản cũ. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin trong LiveChat để được trải nghiệm Google Workspace với giá ưu đãi từ GCSVN ngay hôm nay.