Thiết lập Google Workspace cho doanh nghiệp lớn

Ngày nay, Google Workspace luôn là lựa chọn tuyệt vời của tất cả doanh nghiệp, nhất là những doanh nghiệp lớn vì tính bảo mật cao, tiết kiệm chi phí và hiệu quả hơn rất nhiều so với duy trì dữ liệu theo cách truyền thống. 

Vậy bạn đã biết cách thiết lập Google Workspace vào doanh nghiệp mình sao cho hiệu quả chưa? 

Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn (300 người dùng trở lên), bạn cần có kế hoạch thiết lập cụ thể để nhân viên trong công ty dần thích nghi với cách làm việc mới. GCS sẽ gợi ý cho bạn cách thiết lập hiệu quả nhất. Bạn nên thiết lập doanh nghiệp của mình theo kế hoạch triển khai trong 90 ngày để giới thiệu Google Workspace với nhân viên của bạn, thử nghiệm các dịch vụ và di chuyển dữ liệu, đồng thời chuyển đổi thành công toàn bộ doanh nghiệp của bạn sang Google Workspace.

Việc thiết lập Google Workspace cho doanh nghiệp lớn gồm có 3 giai đoạn cơ bản.

Giai đoạn 1: Nhân viên IT bắt đầu sử dụng Google Workspace (30 ngày đầu)

Bạn hãy thiết lập tài khoản người dùng và Gmail cho nhân viên IT thí điểm của bạn để họ có thể bắt đầu sử dụng Google Workspace trong công việc hằng ngày. Sau đó, lên kế hoạch cho các chiến lược di chuyển, di động và xác thực dữ liệu của doanh nghiệp. Bạn hãy chạy thử nghiệm 5 bước sau để đánh giá hoạt động của Gmail và các dịch vụ khác trong Google Workspace:

• Bước 1: Thiết lập Gmail của người dùng thí điểm
• Bước 2: Đăng nhập và bắt đầu gửi thư
• Bước 3: Di chuyển dữ liệu của người dùng thí điểm
• Bước 4: Thiết lập Google Workspace trên thiết bị di động
• Bước 5: Khám phá các dịch vụ của Google Workspace

Quản trị viên có thể tham khảo các hướng dẫn di chuyển dữ liệu để xác định cách di chuyển dữ liệu của người dùng từ môi trường cũ sang Google Workspace hoặc cách cho phép người dùng di chuyển dữ liệu của riêng họ; hoặc cách kết hợp Google Workspace với hệ thống khác trong doanh nghiệp.

Giai đoạn 2: Những nhân viên đầu tiên sử dụng Google Workspace (30 ngày tiếp theo)

Sau khi các nhân viên IT chạy thử nghiệm thành công, bạn hãy tạo tài khoản người dùng để định tuyến tin nhắn cho một số nhân viên trong công ty (khoảng 5% người dùng của bạn). Di chuyển email, lịch và danh bạ của các nhân viên đó sang Google Workspace và thiết lập thiết bị di động của họ. Tiếp tục nâng cao nhận thức cho doanh nghiệp về quá trình chuyển đổi và lập kế hoạch hoạt động bộ phận trợ giúp của bạn.

Những nhân viên đầu tiên sử dụng Google Workspace nên thực hiện theo các bước đã thiết lập tương tự như thiết lập Google Workspace cho một doanh nghiệp nhỏ. Chẳng hạn: Thiết lập email doanh nghiệp, di chuyển dữ liệu sang Google Workspace, thiết lập tài khoản, thiết lập và quản lý thiết bị di động,…

Giai đoạn 3: Doanh nghiệp chuyển đổi hoàn toàn sang Google Workspace (30 ngày cuối)

Sau khi đã hoàn tất việc chuyển đổi doanh nghiệp sang Google Workspace, bạn và toàn bộ nhân viên trong công ty có thể bắt đầu sử dụng toàn bộ tiện ích mà Google Workspace mang lại. Đồng thời, bạn và đội nhóm cần đào tạo nhân viên – những người dùng Google Workspace – sử dụng các ứng dụng tưởng chừng như rất đơn giản: Gmail, Google Drive, Google Calendar, Docs, Sheets, Slides,… để khai thác tối đa tính năng tuyệt vời của từng sản phẩm. 

GCS đã gợi ý một số tips sử dụng kết hợp các ứng dụng Google Workspace hiệu quả như: mẹo để tối ưu hóa Gmail, tips sử dụng Google Workspace theo từng ngành nghề cụ thể,…. Truy cập Blog Kiến Thức của GCS để cập nhật những tips sử dụng Google Workspace hiệu quả nhé.

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.