Thiết lập Google Workspace cho doanh nghiệp nhỏ

Đăng ký Google Workspace đã xong, vậy bước tiếp theo cần làm gì để sử dụng được các dịch vụ và tính năng tuyệt vời của Google Workspace? Sau khi đăng ký Google Workspace, bạn cần thiết lập cho doanh nghiệp mình các tính năng phù hợp nhất, để có thể bắt đầu sử dụng các dịch vụ Google Workspace thật trơn tru và hiệu quả.

Truy cập Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn

Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google là nơi quản trị viên quản lý các dịch vụ của Google cho mọi người trong một tổ chức. Nếu bạn có tài khoản quản trị viên, hãy đăng nhập vào tài khoản quản trị viên của bạn. Sau đó, bạn có thể dễ dàng mở Bảng điều khiển dành cho quản trị viên từ Gmail hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác:

Nhấn vào Trình khởi chạy ứng dụng ở trên cùng bên phải > Chọn Quản trị viên.

Thiết lập email doanh nghiệp của bạn

Thay đổi bản ghi MX kích hoạt email Google Workspace: Bạn cần thay đổi bản ghi MX (Mail Exchange) của miền để chuyển thư trực tiếp đến máy chủ thư của Google. Sau đó, sử dụng bản ghi MX để xác minh tên miền của bạn và thiết lập Gmail làm email chuyên nghiệp của bạn. Sau khi chuyển bản ghi MX của Google, bạn có thể nhận email của mình trong hộp thư đến Gmail hoặc thông qua một ứng dụng email khác như Microsoft Outlook, mail Zoho,…

Thêm bản ghi SPF để đảm bảo gửi thư và ngăn chặn giả mạo, tránh việc thư đến vào mục spam.

Cung cấp cho người dùng một địa chỉ “email alias” bổ sung.

Di chuyển dữ liệu của doanh nghiệp bạn sang Google Workspace

Bước tiếp theo, hãy di chuyển toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp bạn sang Google Workspace. Doanh nghiệp bạn đang dùng bộ ứng dụng Microsoft 365, hay một phiên bản Google Workspace khác, hay tài khoản Google cá nhân, hay máy chủ doanh nghiệp, hay hệ thống email khác như Apple iCloud, GoDaddy, Yahoo, Zoho,… Bất kể là dữ liệu của doanh nghiệp ở đâu, bạn đều có thể di chuyển dữ liệu trong email, danh bạ và lịch của tất cả nhân viên vào tài khoản Google Workspace của họ. 

Xây dựng và quản lý các nhóm trong doanh nghiệp

Sau khi chuyển dữ liệu hoàn tất, việc tiếp theo là bạn cần xây dựng và quản lý nhân viên theo từng nhóm. 

Thiết lập tài khoản cho tất cả nhân viên: Để mọi người trong tổ chức của bạn sử dụng các dịch vụ Google Workspace, bạn phải cấp cho mỗi người một tài khoản người dùng và giấy phép Google Workspace. Một tài khoản cung cấp cho mỗi người dùng sẽ bao gồm:

• Tên và mật khẩu để đăng nhập vào các dịch vụ của Google
• Địa chỉ email tại bất kỳ miền nào của bạn (nếu bạn đang sử dụng Gmail) 
• Hồ sơ hoặc tên liên hệ mà bạn có thể dễ dàng thay đổi sau này

Nếu sở hữu một miền khác, bạn có thể thêm miền đó vào tài khoản Google Workspace hoặc Cloud Identity của mình. Ví dụ: bạn có thể quản lý nhiều doanh nghiệp hoặc thương hiệu, mỗi doanh nghiệp có miền riêng. 

Đặt người khác trong tài khoản Google Workspace của bạn làm quản trị viên để giúp bạn thực hiện các tác vụ quản lý như đặt lại mật khẩu và thêm hoặc xóa tài khoản người dùng. 

Kiểm soát các ứng dụng mà nhân viên của bạn có thể sử dụng bằng cách bật/ tắt cho người dùng Google Workspace trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Thiết lập tài khoản cho tổ chức của bạn

Thêm logo công ty bạn vào Google Workspace: Hãy thêm logo của doanh nghiệp vào một số ứng dụng trong Google Workspace như Gmail, Calendar, Drive để tăng độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp bạn hơn nhé.

Thiết lập xác minh 2 bước: Đây là bước cực kỳ quan trọng để bảo vệ công ty bạn trước những tên tội phạm mạng, những kẻ đang cố gắng đánh cắp tên người dùng và mật khẩu để truy cập vào dữ liệu kinh doanh. Các doanh nghiệp nhỏ có cần Xác minh 2 bước không? Đương nhiên là có rồi. Những tên tội phạm mạng nhắm vào các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Nếu tin tặc xâm nhập vào tài khoản admin của bạn, chúng có thể xem được rất nhiều dữ liệu như email, tài liệu, bảng tính, hồ sơ tài chính,.. của  doanh nghiệp bạn.

Quản lý các cuộc họp và email

Bạn hãy khai thác tối đa các ứng dụng Gmail, Danh bạ Google và Google Meet cho việc cộng tác giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. 

• Sắp xếp danh bạ: Sắp xếp, hợp nhất các địa chỉ liên hệ vào một danh sách để dễ dàng giữ thông tin liên lạc và nhanh chóng tiếp cận nhiều người cùng một lúc.
• Tạo các nhóm: Thành viên trong nhóm có thể dễ dàng gửi email, mời tham gia cuộc họp, tham gia vào các cuộc thảo luận hoặc chia sẻ dữ liệu với nhau.
• Tạo lịch nhóm: Xem lịch nghỉ các thành viên trong nhóm, kiểm tra sự có mặt của các thành viên tại văn phòng hay các cuộc họp nhóm, xem những dự án, thời hạn các sự kiện mọi người đang làm việc.

Làm việc trực tuyến và lưu trữ trên đám mây

Sẵn sàng làm quen với những ứng dụng làm việc trực tuyến trong bộ ứng dụng Google Workspace như Drive, Docs, Sheets, Slides,… Cộng tác với đồng nghiệp chưa bao giờ thuận tiện và hiệu quả đến thế. Với bộ ứng dụng văn phòng của Google Workspace, bạn và nhân viên trong doanh nghiệp hoàn toàn làm việc với nhau trong thời gian thực, tạo, chỉnh sửa, chia sẻ tài liệu với nhau đơn giản và nhanh chóng. Hơn nữa, với Drive, toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, có thể truy cập ở bất cứ đâu, bất cứ thiết bị nào. 

Thiết lập và quản lý thiết bị di động

Để tối đa hóa năng suất, người dùng muốn truy cập vào Tài khoản Google và các dịch vụ mà họ sử dụng cho công việc từ thiết bị di động, máy tính xách tay và máy tính để bàn từ mọi nơi. Bạn có thể thêm một số cài đặt bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp an toàn hơn trên các thiết bị di động. Chẳng hạn như: 

• Đặt yêu cầu mật khẩu cho các thiết bị di động được quản lý
• Xóa tài khoản của người dùng khỏi thiết bị di động
• Quản lý ứng dụng dành cho thiết bị Android
• Yêu cầu sự chấp thuận của quản trị viên cho các thiết bị di động
• Xóa thiết bị di động
• Đề xuất và quản lý các ứng dụng iOS

Phát triển doanh nghiệp của bạn

Tạo và nâng cao sự hiện diện trên web trực tuyến của bạn, sau đó có thêm các tính năng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng tăng của bạn. Tăng cường sự hiện diện của web:

• Xây dựng trang web cho doanh nghiệp
• Tăng lưu lượng truy cập trang web với các chiến dịch Google Ads Smart
• Cải thiện hiệu suất trang web với Google Analytics 
• Tìm kiếm các trang web của bạn dễ dàng hơn với Search Console

Đào tạo người dùng Google Workspace trong doanh nghiệp

Mặc dù có rất nhiều ứng dụng quen thuộc như Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides,… tuy nhiên Google Workspace có một vài tính năng nâng cao mà không phải ai cũng biết sử dụng chúng. Vì vậy, hãy đào tạo, hướng dẫn các nhân viên trong doanh nghiệp bạn sử dụng những tính năng tuyệt vời có trong Google Workspace, giúp họ làm việc thông minh hơn và thành thạo hơn với Google Workspace tại nhà cũng như tại văn phòng làm việc. Hãy tận dụng tối đa những ứng dụng này để nâng cao hiệu suất cũng như năng suất làm việc của doanh nghiệp bạn. 

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới số điện thoại 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat ở góc phải của màn hình, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.