Bạn đang tìm kiếm cách tạo link Google Meet cố định để sử dụng cho các cuộc họp thường xuyên? Bài viết này GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn chi tiết 02 cách tạo link Google Meet cố định đơn giản nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

Tại sao cần tạo link Google Meet cố định?

Nếu bạn thường xuyên phải tổ chức các cuộc họp và mỗi lần đó lại phải tạo link Google Meet mới và gửi lại cho người tham gia. Vậy tại sao? Bạn không thử thay thế bằng cách tạo một link Google Meet cố định. Việc tạo link Google Meet cố định giúp bạn đơn giản hóa quá trình tổ chức cuộc họp, đồng thời mang đến nhiều lợi ích thiết thực khác như là:

Tiết kiệm thời gian và công sức

Việc tạo link họp mới mỗi lần tổ chức cuộc họp có thể gây mất thời gian. Nhất là khi bạn luôn luôn có các cuộc họp định kỳ hàng tuần hoặc hàng ngày.  Khi thay thế bằng việc tạo GG Meet cố định, bạn chỉ cần tạo một lần lần và dùng đi dùng lại nhiều lần mà không cần thao tác mới.

Ngoài ra, khi bạn có việc đột xuất hoặc cần ai đó thay mặt điều phối buổi họp, chỉ cần chia sẻ link cố định sẵn có. Người thay thế dễ dàng tiếp quản và mọi người cũng không mất quá nhiều thời gian để truy cập vào một đường link mới. 

Dễ dàng chia sẻ và quản lý

Tạo link Google Meet cố định cực kỳ tiện lợi khi bạn cần chia sẻ cho nhiều người tham gia, đặc biệt là trong môi trường làm việc nhóm hoặc lớp học đông thành viên. Bởi thay vì mỗi lần bạn gửi link mới, giờ chỉ cần gửi duy nhất một đường link và mọi người lưu lại sử dụng lâu dài.

Ngoài ra, link cố định còn rất hữu ích khi lên kế hoạch cho các buổi họp dài hạn. Bạn có thể dễ dàng tích hợp link cố định vào Google Calendar hoặc các công cụ quản lý công việc khác như Notion, Trello,… Từ đó, bạn chỉ cần truy cập vào và nắm rõ lịch trình họp cả cả nhóm. 

Tăng tính chuyên nghiệp

Mỗi buổi họp diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp không chỉ phụ thuộc vào nội dung mà còn cả cách tổ chức. Việc tạo link Google Meet cố định góp phần giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho tổ chức của bạn.

Không chỉ vậy, người tham gia cảm thấy thoải mái và tin tưởng hơn khi truy cập vào các cuộc họp. Các đối tác, khách hàng đánh giá cao và ấn tượng tốt hơn về doanh nghiệp, đơn vị của bạn. 

Ứng dụng hiệu quả trong nhiều trường hợp cụ thể

Tạo link Google Meet cố định không chỉ phù hợp cho các cuộc họp công việc mà còn áp dụng rất hiệu quả trong nhiều tình huống khác. Như là:

• Lớp học trực tuyến: Giáo viên chỉ cần tạo một link cố định cho cả học kỳ, học sinh không cần tìm link mỗi buổi học mới.
• Họp nhóm dự án: Đội nhóm có thể sử dụng một link chung xuyên suốt cả dự án, giúp mọi người luôn có đường dẫn họp sẵn sàng.
• Tư vấn khách hàng: Các chuyên gia, cố vấn có thể tạo một link cố định cho từng khách hàng, dễ dàng lên lịch tái tư vấn mà không cần tạo link mới.
• Sự kiện trực tuyến định kỳ: Hội thảo hàng tuần, cuộc họp cộng đồng hoặc các buổi đào tạo định kỳ có thể hoạt động trơn tru với một link duy nhất.

02 Cách tạo link Google Meet cố định đơn giản nhất

Có hai cách đơn giản và hiệu quả nhất để tạo link Google Meet cố định. Đó là tạo link trực tiếp trên trình duyệt hoặc thông qua Google Calendar. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo link Google Meet trên từng nền tảng này cụ thể nhất. 

Cách tạo link Google Meet cố định trực tiếp trên trình duyệt 

Đây là cách nhanh nhất nếu bạn muốn có ngay một link Google Meet cố định. Chỉ với vài thao tác cơ bạn, bạn đã có ngay một đường link họp trực tuyến và tái sử dụng nhiều lần. Các bước tạo link Google Meet cố định trên trình duyệt được thực hiện như sau:

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm ứng dụng Google Meet.

• Bước 2:  Chọn “Cuộc họp mới”, sau đó chọn “Tạo cuộc họp cho sau này”. Lúc này hệ thống sẽ tạo ngay cho bạn một link cố định. 

• Bước 3: Bạn thực hiện “Sao chép” và lưu lại để gửi cho người tham gia.

*Lưu ý: Với loại link này sẽ hết hạn sau 365 ngày kể từ lần sử dụng gần nhất.  

Cách tạo link Google Meet cố định trên Google Calendar 

Nếu bạn muốn lên lịch các cuộc họp định kỳ, lớp học hàng tuần hoặc họp nhóm cố định, cách tốt nhất là tạo link Google Meet cố định thông qua Google Calendar. Điều này giúp bạn quản lý thời gian dễ dàng và không cần lo link bị hết hạn như tạo trực tiếp trên ứng dụng. Các bước tạo link Google Meet cố định qua Google Calendar như sau:

• Bước 1: Truy cập vào công cụ Google Calendar.

• Bước 2: Chọn “Tạo” ở góc trái trên cùng hoặc nhấn trực tiếp vào thời gian bạn muốn lên lịch cuộc họp.

• Bước 3: Trong cửa sổ tạo sự kiện, chọn “Thêm hội nghị truyền hình Google Meet”. Lúc này Google sẽ tự động tạo một link họp cố định cho sự kiện.

• Bước 4: Bạn thực hiện các bước tuỳ chỉnh chế độ (hàng tuần, hàng tháng và thời gian phù hợp).

• Bước 5: Nhập email người tham gia vào ô “Khách” và họ sẽ nhận email thông báo kèm link học với lời nhắc.

• Bước 6: Nhấn “Lưu” để hoàn tất sự kiện.

*Lưu ý: Cách tạo link Google Meet cố định qua Google Calendar chỉ áp dụng cho tài khoản Google đăng ký Google Workspace. Link được tạo cố định gắn liền với sự kiện (trừ khi bạn xoá sự kiện) và có thể dùng lại nhiều lần. 

Một số lưu ý khi tạo Google Meet cố định

Việc tạo link Google Meet cố định giúp tổ chức các cuộc họp, lớp học trực tuyến một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và hiệu quả, bạn cần chú ý đến một số điểm quan trọng sau đây:

Kiểm soát quyền truy cập

Việc kiểm soát ai có thể tham gia cuộc họp để bảo vệ buổi họp khỏi sự xâm nhập từ đối tượng bên ngoài luôn khiến cho người tạo cuộc họp đau đầu. Nhất là khi bạn sử dụng link cố định và dùng đi dùng lại nhiều lần. Điều này trực tiếp tạo ra lỗ hổng bảo mật nếu bị lộ ra ngoài.

Trước vấn đề này, bạn cần lưu ý:

• Chỉ chia sẻ đường link cho những người cần thiết và tránh đăng công khai trên mạng xã hội hoặc website,… Thay vào đó, bạn hãy gửi link qua email hoặc tin nhắn riêng để kiểm soát được ai có đường link dễ hơn.
• Google Meet cho phép người tổ chức chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu của những đối tượng ngoài tổ chức (không có tài khoản Google Workspace cùng tổ chức). 
• Nếu bạn tổ chức cuộc họp nội bộ, hãy yêu cầu người tham gia phải đăng nhập vào tài khoản Google của tổ chức mới cho phép tham gia. 

Thiết lập quyền quản trị cuộc họp

Khi tạo link Google Meet cố định, người tổ chức cuộc họp nên nắm quyền quản trị để kiểm soát mọi hoạt động trong phòng họp. Điều này vừa giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ, vừa hạn chế tình trạng mất kiểm soát khi có nhiều người tham gia.

Người tạo cuộc họp sẽ có quyền:

• Cho phép giao quyền đồng tổ chức (co-host) cho những người đáng tin cậy. Đồng tổ chức có quyền tắt tiếng người khác, duyệt yêu cầu vào phòng và kiểm soát tính năng chia sẻ màn hình. 
• Trong cuộc họp đông người, người tổ chức nắm quyền tắt micro gây ồn ào hoặc cố tình quấy phá. Ngoài quyền tắt tiếng, họ có thể loại người đó ra khỏi cuộc họp nếu cần thiết. 
• Để tránh trình trạng người tham gia tự ý trình bày, chỉ người tổ chức và đồng tổ chức có quyền chia sẻ màn hình. Những người còn lại phải được cho phép rõ ràng. 

Sử dụng các tính năng bảo mật

Google Meet liên tục cập nhật các tính năng bảo mật mới, đảm bảo người dùng có những trải nghiệm an toàn nhất. Chính vì vậy, cách tạo link Google Meet cố định an toàn là bạn nên kích hoạt các cài đặt bảo mật sau:

• Khoá phòng họp sau khi bắt đầu để không ai khác vào thêm. Điều này đảm bảo buổi họp nội bộ hoặc các lớp học giới hạn được số lượng người tham gia.
• Bạn nên tắt tính năng chat nếu cuộc họp không cần thiết, tránh tình trạng người tham gia nhắn tin làm loãng cuộc họp. 
• Đối với các cuộc họp quan trọng hãy kiểm tra kỹ link trước khi tham gia để tránh tình trạng giả mạo.
• Google Meet trong Google Workspace đã hỗ trợ tính năng ghi lại buổi họp. Tuy nhiên, trước khi thực hiện hành động record nên thông báo trước cho mọi người để đảm bảo quyền riêng tư.

Cập nhật Google Meet thường xuyên

Một trong những lưu ý quan trọng nhưng hay bị bỏ quên là đảm bảo phần mềm Google Meet là bản mới nhất. Google thường xuyên cải tiến tính năng và bảo mật, vì vậy việc cập nhật sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt hơn, đồng thời tránh những lỗi kỹ thuật không đáng có.

Ngoài ra, Google Meet trong giải pháp Google Workspace Business đã ra mắt các tính năng tiện ích như lọc tiếng ồn, làm mờ nền hay chế độ người thuyết trình. Bạn nên cập nhật để sử dụng những cải tiến hữu ích này. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp về tạo link Google Meet cố định

Khi tạo GG Meet cố định, nhiều người sẽ gặp phải một số thắc mắc liên quan đến ứng dụng này. Dưới đây, GCS Việt Nam đã tổng hợp một vài câu hỏi thường gặp nhất xoay quanh về cách tạo link Google Meet cố định mà bạn có thể tham khảo:

Có thể đổi link Google Meet cố định cho các chủ sở hữu hay không?

Câu trả lời là không thể đổi trực tiếp link cố định. Nhưng bạn hoàn toàn có thể chuyển quyền sở hữu cuộc họp cho chủ sở hữu khác. 

Khi bạn tạo link Google Meet cố định, hệ thống sẽ gắn link đó với tài khoản Google hoặc sự kiện trên Google Calendar (nếu bạn tạo qua lịch). Điều này đồng nghĩa với việc tài khoản ban đầu là người tổ chức chính và nắm quyền kiểm soát buổi họp. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đổi người tổ chức hoặc thêm người đồng quản trị, có hai cách phổ biến:

• Chuyển quyền chủ sở hữu link trong Google Calendar:  Truy cập vào sự kiện chứa link Google Meet cố định >> Thêm khách (nhập email) người muốn chuyển quyền tổ chức >> Chọn Quyền sửa đổi sự kiện >> Lưu thay đổi.
• Tạo link cố định mới, thêm đồng tổ chức: Tạo link cố định Google Meet mới và thêm người khác làm đồng tổ chức. 

Link Google Meet cố định có hết hạn không?

Về cơ bản, link Google Meet cố định không có thời hạn cụ thể, nhưng thời gian tồn tại của link sẽ phụ thuộc vào cách bạn tạo ra nó:

• Link tạo từ Google Calendar: Mã cuộc họp sẽ hết hạn sau 365 ngày kể từ lần sử dụng gần nhất. Điều này có nghĩa là nếu bạn sử dụng mã cuộc họp thường xuyên, nó sẽ luôn hoạt động. 
• Link tạo trực tiếp từ Google Meet: Các link Google Meet sẽ hết hạn sau 365 ngày nếu không sử dụng.
• Link từ lớp học Google Classroom: Link sẽ sẽ hết hạn sau 365 ngày nếu không được sử dụng.

Tài khoản Google cá nhân có tạo được link cố định không?

Câu trả lời là có, nhưng sẽ có một số giới hạn so với tài khoản Google Workspace.

Khi bạn dùng tài khoản Google cá nhân (gmail.com), bạn vẫn có thể tạo link Google Meet cố định nhưng sẽ gặp một số hạn chế:

• Không thể thêm đồng tổ chức: Tài khoản cá nhân chỉ cho phép bạn là người duy nhất kiểm soát cuộc họp.
• Không có tính năng phòng chờ nâng cao: Bạn không thể cài đặt phòng chờ hoặc kiểm soát người tham gia chi tiết như tài khoản tổ chức.
• Thời gian họp giới hạn: Google Meet cho tài khoản cá nhân miễn phí chỉ cho phép họp tối đa 60 phút/lần và 100 người tham gia.

Có thể khôi phục link tạo Google Meet cố định bị mất không?

Nếu chẳng may bạn quên hoặc làm mất link Google Meet cố định, việc khôi phục sẽ tùy thuộc vào cách bạn tạo link ban đầu:

• Nếu tạo qua Google Calendar: Truy cập vào Google Calendar và tìm sự kiện đã tạo link. Trong chi tiết sự kiện, link Google Meet sẽ hiển thị ngay phần “Tham gia với Google Meet.”

• Nếu tạo trực tiếp từ Google Meet: Nếu bạn tạo link trực tiếp và không lưu lại, link này sẽ không thể khôi phục được. Trong trường hợp này, bạn buộc phải tạo link mới. Để tránh lặp lại lỗi này, sau khi tạo link mới, bạn nên lưu lại link vào ghi chú hoặc Google Keep để dễ tìm kiếm.

Lời kết 

Việc tạo link Google Meet cố định giúp tổ chức cuộc họp dễ dàng và chuyên nghiệp hơn. Nếu bạn còn thắc mắc nào khác về Google Meet hãy liên hệ ngay với GCS Việt Nam để được giải đáp chi tiết nhất!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777