Cách tạo link Google Docs và chia sẻ tài liệu chỉ trong 1 phút

Bạn đang loay hoay để tìm cách tạo link Google Docs chia sẻ tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhưng chưa biết cách? Đừng lo, bài viết này GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết về cách tạo link, thiết lập quyền truy cập cũng như cách chia sẻ link tài liệu Google Docs đơn giản nhất. Cùng tham khảo ngay nhé. 

Tạo link Google Docs mang lại lợi ích gì?

Việc tạo liên kết chia sẻ trong Google Docs không chỉ đơn giản là chỉ tạo một link đường dẫn. Việc làm này còn mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực khác và giúp tối ưu hóa quá trình làm việc nhóm và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả. Hãy cùng GCS Việt Nam điểm qua một số lợi ích cụ thể của việc tạo link Google Docs qua phần nội dung dưới đây:

Giúp chia sẻ dễ dàng và nhanh chóng

Thứ nhất, việc tạo link Google Docs sẽ giúp bạn giải quyết triệt để các vấn đề khó khăn trong quá trình gửi tài liệu qua email cho nhiều người cùng một lúc. Đặc biệt là khi bạn thực hiện gửi các loại tài liệu có dung lượng lớn. 

Giờ đây, thay vì phải đính kèm file vào từng email để gửi đi, bạn chỉ cần tạo một đường liên kết duy nhất và chia sẻ cho mọi người. Còn người nhận chỉ cần nhấp vào đường liên kết được chia sẻ là đã xem được tài liệu không cần tải xuống hay cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào. 

Kiểm soát quyền truy cập một cách linh hoạt

Với tính năng này của Google Docs, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát quyền truy cập một cách linh hoạt khi tạo link chia sẻ. Bởi khi chia sẻ đường dẫn, bạn được cấp quyền kiểm soát truy cập của người khác có thể là chỉ xem, nhận xét và chỉnh sửa tài liệu.

Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng thay đổi quyền truy cập bất kỳ lúc nào, thu hồi quyền xem hoặc chỉnh sửa của bất kỳ cá nhân cụ thể. Đây là một tính năng khá hữu ích, nó không chỉ giúp bạn đảm bảo thông tin của mình mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác trực tuyến. 

Cộng tác trực tuyến hiệu quả

Việc tạo link Google Docs mang tới khả năng cộng tác trực tuyến và vô cùng hiệu quả cho người sử dụng. Nhiều người có thể cùng nhau xem, chỉnh sửa một tài liệu trong thời gian thực. Mọi thay đổi của mỗi người thực hiện đều được cập nhật ngay lập tức (chỉ dành cho quyền chỉnh sửa). 

Tiết kiệm thời gian 

Việc tạo link Google Docs được xem là một giải pháp hữu ích để bạn tiết kiệm thời gian. Chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản, bạn đã có ngay một liên kết để chia sẻ. Cách tạo link Google Docs và chia sẻ này giúp bạn không cần phải lo lắng về dung lượng file, thời gian tải hay số lượng người nhận tài liệu. Chỉ cần dùng link và chia sẻ cho tất cả mọi người bạn muốn trong vài bước đơn giản. 

Hướng dẫn từng bước tạo link Google Docs cho người mới bắt đầu

Quy trình tạo link Google Docs không quá khó. Bạn chỉ cần thực hiện tạo link thông qua các bước đơn giản sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở tài liệu Google Docs muốn chia sẻ.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào nút Chia sẻ ở góc bên phải màn hình và nhấp vào.

– Bước 3: Cửa sổ thiết lập quyền được mở ra, bạn có thể thêm email của người muốn chia sẻ và thiết lập quyền chia sẻ cho từng người (Người xem, Người nhận xét, Người chỉnh sửa). 

– Bước 4: Tiếp tục, bạn nhấp vào Quyền truy cập chung đổi thành Bất kỳ ai có liên kết và thay đổi các quyền (Người xem, Người nhận xét, Người chỉnh sửa).

– Bước 5: Cuối cùng, bạn thực hiện chọn vào Sao chép đường liên kết và nhấn nút Xong để hoàn tất. 

Các cách chia sẻ link Google Docs người mới bắt đầu cần biết

Sau khi đã tạo link Google Docs, bạn đã có thể chia sẻ cho mọi người. Việc chia sẻ đường liên kết khá đơn giản và có rất nhiều cách để thực hiện. Dưới đây là một số những phương pháp phù hợp mà bạn có thể tham khảo như sau:

Chia sẻ qua email

Đây là phương thức phổ biến và đơn giản được khá nhiều người sử dụng. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ đường liên kết Google Docs qua email theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở tài liệu trên Google Docs.

– Bước 2: Bạn vào phần Chia sẻ của tài liệu ở góc bên phải màn hình.

– Bước 3: Hộp thoại mới xuất hiện, bạn nhập địa chỉ email của người muốn chia sẻ vào mục Thêm người, nhóm và sự kiện trên lịch.

– Bước 4: Tại đây, bạn chọn quyền truy cập cho từng người Người xem, Người nhận xét và Người chỉnh sửa.

– Bước 5: Bạn có thể thêm lời nhắn ở mục Thêm lời nhắn cá nhân nếu muốn.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn chọn vào Gửi và hoàn tất.

Ở bước này, người nhận được email sẽ có được thông tin của tài liệu cùng quyền mà bạn đã cấp. 

Chia sẻ qua một số nền tảng mạng xã hội

Nếu bạn muốn chia sẻ công khai tài liệu của mình cho nhiều người biết trên các kênh mạng xã hội. Bạn thực hiện theo cách chia sẻ ngay sau khi tạo link Google Docs thành công như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn vào file tài liệu muốn chia sẻ và thay quyền truy cập thành Bất kỳ ai có liên kết và chỉnh Người xem >> sau đó chọn Sao chép liên kết.

– Bước 2: Bạn thực hiện dán đường link vào các bài đăng trên Facebook, Zalo,… nền tảng nào bạn sử dụng.

Nhúng liên kết vào web hoặc blog

Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ tạo link Google Docs và chia sẻ bằng cách nhúng liên kết vào website hoặc blog cá nhân. Cách thức thực hiện như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở file tài liệu Google Docs.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào mục Tệp >> sau đó chọn Chia sẻ >> chọn Xuất bản lên web.

– Bước 3: Tại đây, bạn thực hiện chọn tab Nhúng >> sau đó nhấn nút Xuất bản. 

– Bước 4: Cuối cùng, bạn thực hiện sao chép đoạn mã HTML được cung cấp và dán lên các trang web hoặc blog.

Các tùy chọn nâng cao khi tạo link chia sẻ trong Google Docs

Hiện nay, Google Docs cung cấp nhiều tính năng tùy chọn nâng cao để bạn tùy chỉnh quyền truy cập và bảo mật tài liệu một cách tối ưu. Dưới đây là một số tính năng, bạn có thể tham khảo:

Ngăn người xem tải xuống, in và sao chép

Google Docs cho phép bạn vô hiệu quả các tùy chọn tải xuống, in và sao chép cho những người chỉ có quyền Người xem và Người nhận xét. Để kích hoạt tính năng này sau khi tạo link Google Docs chia sẻ, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

– Bước 1: Tại cửa sổ Chia sẻ, nhấp vào biểu tượng Cài đặt góc bên phải màn hình.

– Bước 2: Mở hộp thoại, bạn tích bỏ chọn mục Người xem và người nhận xét có thể thấy cách tải xuống, in và sao chép.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn thoát ra và hoàn tất tính năng. 

Sau khi bạn thực hiện các bước này, những người chỉ có quyền xem hoặc nhận xét sẽ không thể tải xuống, in hoặc sao chép nội dung của tài liệu.

Đặt thời hạn hết hạn cho quyền truy cập

Google Docs cho phép bạn đặt thời hạn hết hạn cho quyền truy cập của một người cụ thể. Tính năng này rất hữu ích khi bạn chia sẻ tài liệu cho một dự án tạm thời hoặc muốn chia sẻ quyền truy cập cho một đối tượng với thời gian nhất định. Để thiết lập thời hạn, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vào tài liệu Google Docs và click mục Chia sẻ. 

– Bước 2: Tại bước này, bạn nhập địa chỉ email của người muốn chia sẻ và trao quyền Người xem, Người nhận xét, Người chỉnh sửa cho họ.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn nhấp vào phần thêm ngày hết hạn.

– Bước 4: Bạn thực hiện thiết lập quyền về ngày giờ hết hạn và bấm Gửi/Lưu để hoàn tất. 

Chuyển quyền sở hữu tài liệu

Trong Google Docs, bạn có thể dễ dàng chuyển quyền sở hữu tài liệu cho một cộng tác viên khác. Để thực hiện quyền này sau khi tạo link Google Docs và chia sẻ thành công như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện chọn vào mục Chia sẻ.

– Bước 2: Ở phần tiếp theo, bạn chọn vào danh mục tên của người đã chia sẻ >> Click chọn Chuyển quyền sở hữu và xác nhận thành công.

Sau khi chuyển quyền sở hữu, bạn sẽ trở thành người có quyền “Người chỉnh sửa” và người bạn đã chọn sẽ là chủ sở hữu mới của tài liệu, có toàn quyền kiểm soát và quản lý tài liệu đó.

Các lỗi và cách khắc phục khi tạo link chia sẻ trong Google Docs

Đôi khi, quá trình thực hiện cách tạo link Google Docs chia sẻ  khiến bạn gặp một số vấn đề. Nhưng bạn đừng lo lắng, bởi vì các lỗi đều có thể dễ dàng khắc phục. Dưới đây là các lỗi bạn thường gặp và cách khắc phục:

Không thấy nút chia sẻ

Lỗi này xảy ra do một vài nguyên nhân như:

• Bạn đang ở chế độ chỉ xem trước 
• Tài liệu chưa được lưu và nút Chia sẻ chưa xuất hiện
• Lỗi liên quan đến trình duyệt hoặc kết nối internet
• Bạn không có quyền chỉnh sửa 

Quyền truy cập không thể thay đổi

Bạn không thể thay đổi được quyền truy cập sau khi đã tạo link chia sẻ? Dưới đây là một số lý do và cách khắc phục:

• Bạn không phải là chủ sở hữu tài liệu. Hãy liên hệ ngay với chủ sở hữu để cấp quyền cho bạn.
• Quyền quản trị viên bị hạn chế, đặc biệt là trong một số tổ chức hoặc tài khoản Google Workspace. Quản trị viên đặt ra các chính sách và hạn chế quyền chia sẻ của người dùng. Hãy liên hệ với quản trị viên để được hỗ trợ tốt nhất. 

Liên kết chia sẻ không hoạt động

Liên kết chia sẻ không hoạt động có thể là do các nguyên nhân sau:

• Liên kết bị sai do bạn sao chép không đúng. Hãy thử sao chép lại liên kết và gửi lại.
• Chủ sở hữu tài liệu thay đổi quyền hoặc ngừng chia sẻ liên kết hoặc do họ cài đặt thời hạn hết hạn quyền truy cập. Hãy liên hệ với chủ sở hữu để kiểm tra và được hỗ trợ.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và câu trả lời về vấn đề tạo link Google Docs và chia sẻ:

Liên kết chia sẻ được tạo trong Google Docs có an toàn không?

Mức độ an toàn của liên kết chia sẻ trong Google Docs phụ thuộc vào quyền bạn thiết lập truy cập. Do đó, để tăng cường bảo mật, bạn nên cân nhắc chọn: 

• Chia sẻ với những người cụ thể thay vì chọn Bất kỳ ai có liên kết.
• Chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho người thực sự cần thiết.
• Ngăn người xem tải xuống, in và sao chép tài liệu của mình. 

Tôi có thể theo dõi ai đã truy cập tài liệu của mình qua liên kết không?

Google Docs cung cấp một số cách để bạn theo dõi hoạt động trên tài liệu. Cụ thể như:

• Lịch sử phiên bản đã thực hiện những thay đổi nào và vào thời điểm nào. Bạn chỉ cần nhấp vào phần Tệp >> chọn Nhật ký phiên bản >> chọn Xem lịch sử phiên bản.

• Thiết lập thông báo qua email để biết người nào nhận xét và chỉnh sửa tài liệu. Bạn thực hiện thiết lập theo thao tác nhấp vào Công cụ >> chọn Cài đặt Thông báo >> tích mục Tất cả nhận xét và việc cần năm và Nội dung đã thêm hoặc bị xóa >> cuối cùng chọn OK và hoàn tất. 

Có giới hạn về số người có thể truy cập qua liên kết không?

Google Docs không giới hạn về số lượng người có thể truy cập tài liệu thông qua liên kết chia sẻ. Tuy nhiên để đảm bảo an toàn cho tài liệu của mình, bạn nên cân nhắc về số lượng người có quyền chỉnh sửa và chỉ nên đặt quyền xem. 

Liên kết chia sẻ có ảnh hưởng đến dung lượng lưu trữ Google Drive của tôi không?

Không, việc tạo và chia sẻ liên kết Google Docs không làm tăng dung lượng lưu trữ Google Drive. Tài liệu vẫn được lưu trữ một lần duy nhất trong tài khoản. 

Lời kết

Hy vọng rằng hướng dẫn chi tiết này đã giúp bạn nắm vững cách tạo link Google Docs chia sẻ và tận dụng tối đa các tính năng hữu ích của nó. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào đừng ngại liên hệ với GCS Việt Nam để được hỗ trợ kịp thời nhé!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777