03 Cách tạo file Excel trên Google Drive đơn giản cho Newbie

Tạo file Excel trên Google Drive là cách làm việc hiệu quả và tiện lợi ngay trên nền tảng đám mây. Người dùng có thể tạo, chỉnh sửa và lưu trữ dữ liệu mọi lúc, mọi nơi. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ bật mí cho các bạn 03 cách tạo file Excel trên Google Drive đơn giản, nhanh chóng và dễ thực hiện nhất. Cùng tham khảo nhé. 

Tại sao nên tạo file Excel trên Google Drive?

Sử dụng Excel trên Google Drive đang là xu hướng của dân văn phòng, sinh viên và nhiều người dùng khác. Không chỉ tiết kiệm thời gian, việc tạo file Excel trên Google Drive còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác như là:

Giúp truy cập mọi lúc mọi nơi

Khi tạo file Excel trên Google Drive, mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ trên đám mây. Do đó, bạn có thể truy cập và làm việc với file Excel của mình ở bất kỳ thiết bị nào chỉ cần kết nối internet.

Hơn nữa, tính năng đồng bộ hóa tự động trong tài khoản Google Drive sẽ giúp đảm bảo mọi thay đổi thực hiện trên thiết bị được cập nhật ngay lập tức. Khi mở file Excel tại bất kỳ thiết bị khác, đều sẽ là phiên bản mới nhất. 

Dễ dàng chia sẻ và cộng tác

Google Drive giúp bạn tối ưu hóa khả năng cộng tác. Việc chia sẻ file Excel với đồng nghiệp, bạn bè hoặc đối tác trở nên đơn giản hơn chỉ với vài cú nhấp chuột. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc gửi file Excel qua từng email. 

Ngoài ra, bạn còn có thể cấp quyền xem, quyền nhận xét hoặc chỉnh sửa cho những người trong nhóm cộng tác khi tạo file Excel trên Google Drive. Cũng như, bạn dễ dàng hơn trong việc theo dõi lịch sử chỉnh sửa file hay khôi phục các phiên bản trước của dữ liệu khi cần thiết. 

Lưu trữ và bảo mật dữ liệu an toàn 

Khi tạo file Excel trên Google Drive thành công thì dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ hiện đại của Google với nhiều lớp bảo mật. Nhờ đó, mọi thông tin của bạn sẽ tránh được nhiều rủi ro như mất dữ liệu khi thiết bị hỏng hóc hay bị tấn công…

Hơn nữa, Google Drive hỗ trợ lưu trữ dung lượng miễn phí cũng như cung cấp khả năng nâng cấp dung lượng nếu cần. Do đó, bạn có thể thoải mái lưu trữ nhiều file Excel và các loại tài liệu mà không cần lo lắng về không gian lưu trữ. 

Tích hợp hiệu quả với hệ sinh thái của Google 

Google Sheets là ứng dụng tạo và chỉnh sửa bảng tính trên Google Drive. Ứng dụng này được tích hợp chặt chẽ với các hệ sinh thái khác của Google như Gmail, Google Docs, Google Slides và Google Calendar. Điều nảy mang lại sự tiện lợi và hiệu quả cao trong công việc.

Ví dụ, bạn có thể dễ dàng chèn bảng tính từ Google Sheets vào một tài liệu Google Docs hoặc gửi file Excel qua Gmail chỉ với vài thao tác đơn giản.

03 Cách tạo file Excel trên Google Drive đơn giản

Làm thế nào để tạo file Excel trên Google Drive một cách nhanh chóng và dễ dàng? Dưới đây là ba phương pháp chính được thực hiện cực kỳ đơn giản mà bạn có thể áp dụng:

Cách 1 – Tạo file Excel trực tiếp từ trang chủ Google Drive

Đây là cách tạo file Excel trên Google Drive nhanh chóng và chỉ cần một vài thao tác đơn giản. Cụ thể được triển khai thực hiện theo các bước cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở Google Drive trong trình duyệt web.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào biểu tượng + Mới ở trên phần góc trái của màn hình. 

– Bước 3: Lúc này menu thả xuống tùy chọn hiển thị, bạn truy cập vào phần Google Trang tính. 

– Bước 4: Tiếp tục, bạn di chuyển đến hai tùy chọn hiển thị là Bảng tính trống và Từ mẫu.  Nếu bạn muốn tạo một file Excel hoàn toàn mới, hãy nhấp vào Bảng tính trống. Ngay lập tức, một tab trình duyệt mới sẽ mở ra, hiển thị một bảng tính Google Sheets hoàn toàn trống, sẵn sàng để bạn nhập dữ liệu. Ngược lại, bạn cũng có thể nhấp vào Từ mẫu để sử dụng một biểu mẫu Template có sẵn trong Google Sheets để tạo file đơn giản. 

*Lưu ý: Sau khi tạo xong file Excel trên Google Drive thông qua phương pháp này, mọi thông tin dữ liệu sẽ được lưu tự động trong thư mục Drive của tôi. 

Cách 2 – Tạo file Excel từ một thư mục cụ thể của Google Drive

Nếu bạn muốn tổ chức các file Excel của mình theo từng dự án, phòng ban hoặc chủ đề cụ thể. Google Drive vẫn cho phép bạn tạo file Excel trực tiếp từ một thư mục đã có sẵn. Để thực hiện việc tạo file Excel trên Google Drive từ một thư mục cụ thể, bạn hãy làm theo các thao tác sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Google Drive trên trình duyệt web.

– Bước 2: Bạn mở một thư mục trong phần Drive của tôi hoặc có thể sử dụng thanh tìm kiếm để truy cập nhanh vào thư mục. Sau đó, bạn mở thư mục cần tải ra.

– Bước 3: Tiếp theo, bạn cần nhấp chuột phải vào khoảng trống trên giao diện. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút + Mới trên thanh công cụ.

– Bước 4: Tiếp tục, bạn chọn phải phần Google Trang tính >> nhấp chuột vào các danh mục Bảng tính trống và Từ mẫu. Tương tự thực hiện các bước còn như ở cách 1. 

Cách 3 – Tạo file Excel theo mẫu có sẵn của Google Sheets lên Google Drive

Nếu bạn không muốn bắt đầu với một bảng tính hoàn toàn trống, Google Sheets cung cấp rất nhiều mẫu có sẵn cho nhiều mục đích khác nhau. Từ quản lý dự án, theo dõi ngân sách cá nhân, lập kế hoạch sự kiện đến tạo danh sách công việc. 

Để tạo file Excel trên Google Drive thù các mẫu có sẵn trong Google Sheets, bạn thực hiện theo các thao tác sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Google Drive trên trình duyệt web. Sau đó, bạn thực hiện nhấp vào + Mới ở góc trên cùng bên trái của giao diện hiển thị.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn truy cập vào Google trang tính >> di chuột đến mục Từ mẫu.

– Bước 3: Lúc này, giao diện sẽ Google Sheets xuất hiện các mẫu template về bảng tính. Bạn chỉ cần thực hiện chọn một mẫu phù hợp với tính cách cá nhân và nhập đầy đủ nội dung vào file Excel đó. 

*Lưu ý: File này sẽ tự động được lưu vào thư mục Drive của tôi trong Drive của bạn với tên mặc định dựa trên tên của mẫu. Bạn có thể thực hiện đổi tên file này theo ý muốn. 

Cách chia sẻ file Excel đã tạo trên Google Drive 

Sau khi đã tạo file excel trên Google Drive và nhập dữ liệu thành công, bạn đã có thể chia sẻ ngay file với người khác để cùng xem, nhận xét, công tác chỉnh sửa. Dưới đây là các bước hướng dẫn thao tác chia sẻ file Excel đã tạo trên Google Drive như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện chọn file Excel muốn chia sẻ với người khác trên giao diện của Google Drive.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn chuột phải vào file ở mục Chia sẻ.

– Bước 3: Bạn tiếp tục thực hiện thiết lập quyền chia sẻ trong hộp thoại Thêm người nhóm và sự kiện trên lịch.

*Lưu ý: Ở bước này, bạn sẽ có hai cách để chia sẻ file Excel đã tạo:

+ Thứ nhất, chia sẻ với người hoặc nhóm cụ thể. Bạn chỉ cần nhập địa chỉ email ở mục Thêm người, nhóm và sự kiện trên lịch >> thiết lập quyền cho từng đối tượng chia sẻ thông tin >> cuối cùng chọn nút Gửi và hoàn tất.

+ Thứ hai, chia sẻ qua đường liên kết. Bạn chỉ cần thay đổi phần Quyền truy cập chung thành Bất kỳ ai có đường liên kết >> sau đó thiết lập quyền cho từng đối tượng được chia sẻ >> cuối cùng chọn Sao chép đường liên kết và Xong để hoàn thành quá trình. 

Lưu ý quan trọng khi tạo file Excel trên Google Drive

Việc tạo file Excel trên Google Drive cũng như sử dụng tính năng này rất tiện lợi. Nhưng có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ để đảm bảo hiệu suất làm việc tốt nhất như sau:

• Đặt tên file rõ ràng và dễ hiểu:

Ngay sau khi tạo file, bạn hãy đổi tên file từ tên mặc định thay tên cụ thể. Lưu ý, bạn nên đặt tên file một cách có hệ thống sẽ giúp dễ dàng quản lý và tìm kiếm các file trong Google Drive. 

• Lưu ý về dung lượng lưu trữ: 

Mặc dù Google Drive cung cấp một dung lượng lưu trữ miễn phí khá lớn. Nhưng nếu bạn làm việc với nhiều file Excel có dung lượng lớn hoặc tải nhiều file khác lên Drive thì nên nâng cấp gói dung lượng không gian lưu trữ. Điều này vừa giúp bạn tránh tình trạng hết dung lượng khi tải và tạo file lên Drive.

• Kết nối internet ổn định:

Để làm việc với file Excel trên Google Drive, bạn cần có kết nối internet ổn định. Mặc dù Google Sheets có chế độ làm việc ngoại tuyến (bạn cần bật tính năng này trước), nhưng để tạo file mới và chia sẻ, bạn vẫn cần kết nối internet.

• Kiểm tra quyền chia sẻ cẩn thận:

Khi chia sẻ file Excel với người khác, hãy đảm bảo rằng bạn đã thiết lập đúng quyền truy cập (Xem, Nhận xét hoặc Chỉnh sửa) cho từng người hoặc nhóm. Hãy đặc biệt cẩn trọng khi cấp quyền “Chỉnh sửa”, vì người có quyền này có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với file của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc tạo file Excel trên Google Drive cũng như quá trình sử dụng tính năng này:

1 – Google Drive có giới hạn số lượng file Excel tôi có thể tạo không?

Google Drive không có giới hạn cụ thể về số lượng file Excel mà bạn có thể tạo. Tuy nhiên, giới hạn thực tế sẽ phụ thuộc vào dung lượng lưu trữ trong tài khoản Google Drive. 

Mỗi file bạn tạo sẽ chiếm một phần dung lượng. Nếu bạn sử dụng gói Google Drive miễn phí dung lượng là 15GB, bạn sẽ rất nhanh bị giới hạn không gian khoảng trống. Khi dung lượng Drive đã đầy thì việc bạn tạo file Excel lên Google Drive sẽ không thể thực hiện được. Do đó, bạn cần phải xóa bớt file hiện có hoặc nâng cấp gói dung lượng lớn hơn để sử dụng tiếp ứng dụng Drive.

2 – Tôi có thể tạo file Excel ngoại tuyến trên Google Drive không?

Bạn không thể trực tiếp tạo file Excel trên Google Drive khi ở chế độ ngoại tuyến. Để tạo một file mới, bạn cần có kết nối internet truy cập vào Google Drive và khởi tạo trên nền tảng đám mây. 

Tuy nhiên, bạn có thể bật tính năng truy cập ngoại tuyến cho Google Sheets khi đang làm việc trực tuyến. Nhưng tính năng này cần phải bật để có thể đồng bộ hóa lên Google Drive khi có kết nối internet trở lại. 

3 – File Excel trên Google Drive có tương thích hoàn toàn với Microsoft Excel không?

Google Sheets và Microsoft Excel là hai ứng dụng bảng tính mang nhiều tính năng tương đồng, nhưng chúng không tương thích hoàn toàn 100%.

• Google Sheets có thể mở, chỉnh sửa và lưu các file ở định dạng Microsoft Excel (.xlsx), 
• Microsoft Excel cũng có thể mở, chỉnh sửa và lưu các file ở định dạng Google Sheets (thường được xuất ra dưới dạng .xlsx hoặc .csv).

4 – Làm thế nào để khôi phục phiên bản trước của file Excel trên Google Drive?

Drive tự động lưu lại lịch sử các phiên bản chỉnh sửa của file Excel cũng như tạo file excel trên Google Drive. Để khôi phục phiên bản trước của file Excel trên Google Drive, bạn hãy làm theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở file Excel trong Google Drive

– Bước 2: Tiếp theo, bạn truy cập vào lịch sử phiên bản bằng thao tác chọn Tệp >> chọn Lịch sử phiên bản >> chọn mục Xem lịch sử phiên bản

– Bước 3: Ở bên phải màn hình, một thanh bên sẽ hiển thị danh sách các phiên bản trước của file được sắp xếp theo thời gian. Bạn chỉ cần nhấp vào từng phiên bản để xem trước nội dung của nó. 

– Bước 4: Cuối cùng, bạn nhấn vào nút Khôi phục phiên bản này sau khi tìm thấy bản muốn lấy lại thông tin và hoàn tất.

Lời kết

Hy vọng rằng với các thông tin trong bài viết về tạo file Excel trên Google Drive dưới đây sẽ hữu ích cho tất cả các bạn. Nếu còn bất cứ câu hỏi thắc mắc nào liên quan đến quá trình tạo và sử dụng Google Drive thì đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam để được giải đáp qua các kênh sau đây nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777

.