Tại sao Google Drive bị đầy? Nguyên nhân và Cách khắc phục hiệu quả

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, Google Drive, dịch vụ lưu trữ đám mây do Google cung cấp, đã trở thành lựa chọn phổ biến cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp nhờ khả năng truy cập từ mọi nơi và tính bảo mật cao. Vậy tại sao Google Drive bị đầy? GCS Vietnam sẽ đi sâu vào phân tích giúp bạn tìm ra giải pháp để giải phóng dung lượng lưu trữ. Tìm hiểu ngay.

08 Nguyên nhân phổ biến khiến Google Drive bị đầy

Vậy  tại sao Google Drive báo đầy nhưng không thấy file? Trước khi đi vào phần giải pháp, chúng ta cùng điểm qua một số nguyên nhân tại sao Google Drive bị đầy như sau:

Lưu trữ quá nhiều dữ liệu

Đây là nguyên nhân thường gặp nhất khiến Google Drive nhanh chóng hết dung lượng. Hãy cùng điểm qua một số loại dữ liệu thường chiếm nhiều dung lượng:

– Hình ảnh và video chất lượng cao: Hình ảnh và video có độ phân giải lớn, nhất là ảnh gốc từ điện thoại thông minh hoặc camera chuyên nghiệp, sẽ chiếm rất nhiều dung lượng.

– Tệp tin tài liệu, âm nhạc và phim ảnh: Các tệp tin kích thước lớn như file thiết kế, bản nhạc chất lượng cao, phim ảnh dung lượng cao cũng góp phần đáng kể vào việc lấp đầy Google Drive.

– Bản sao lưu dữ liệu từ thiết bị khác: Nếu bạn bật tính năng sao lưu tự động ảnh và video từ điện thoại lên Google Drive, điều này có thể nhanh chóng lấp đầy dung lượng nếu bạn không thường xuyên dọn dẹp.

Sử dụng tính năng đồng bộ hóa

Tính năng đồng bộ hóa của Google Drive vô cùng tiện lợi, nhưng cũng có thể là “thủ phạm” khiến dung lượng bị đầy. Nếu bạn đồng bộ hóa toàn bộ thư mục chứa nhiều dữ liệu từ máy tính lên Google Drive, dung lượng sẽ bị ảnh hưởng đáng kể.

Ngoài ra, một số ứng dụng như Zalo, Google Photos có tính năng sao lưu tự động dữ liệu lên Google Drive. Nếu không kiểm soát, tính năng này chính là lý do tại sao Google Drive đầy bộ nhớ.

Quên dọn dẹp dữ liệu

Thói quen lưu trữ mọi thứ mà không dọn dẹp theo định kỳ là một lý do khiến Google Drive bị đầy:

– Ít khi xóa tệp tin không sử dụng: Các tệp tin cũ, tài liệu lỗi thời, bản sao trùng lặp nên được xóa bỏ để giải phóng dung lượng.

– Giữ nguyên các tệp tin đã tải xuống: Nhiều người có xu hướng tải xuống các tệp tin tạm thời và quên xóa chúng sau khi sử dụng.

– Bỏ qua thùng rác trong Google Drive: Thùng rác của Google Drive vẫn chiếm dung lượng lưu trữ. Hãy nhớ dọn dẹp thùng rác thường xuyên để giải phóng không gian.

Chia sẻ tệp tin với nhiều người

Khi bạn chia sẻ tệp tin với người khác, dung lượng lưu trữ sẽ được tính cho cả bạn và người được chia sẻ. Do đó, nếu bạn chia sẻ nhiều tệp tin dung lượng lớn với nhiều người, dung lượng Google Drive của bạn sẽ nhanh chóng bị đầy.

Sử dụng ứng dụng của bên thứ ba

Một số ứng dụng của bên thứ ba truy cập Google Drive có thể lưu trữ dữ liệu tạm thời trong quá trình hoạt động. Dữ liệu này có thể không được xóa tự động, dẫn đến tình trạng Google Drive bị đầy.

Lỗi hệ thống

Trong một số trường hợp, lỗi hệ thống có thể khiến dung lượng Google Drive hiển thị sai lệch. Ví dụ, một số tệp tin có thể được tính dung lượng hai lần hoặc dữ liệu tạm thời không được xóa đúng cách.

Sao lưu thư rác và email

Mặc dù dung lượng lưu trữ cho Gmail và Google Drive là chung, nhưng hộp thư rác Gmail cũng có thể ảnh hưởng đến dung lượng Google Drive. Các email dung lượng lớn, đặc biệt là email chứa nhiều hình ảnh và tệp đính kèm, có thể khiến Google Drive bị đầy nhanh hơn.

Cài đặt sai cấu hình

Trong một số trường hợp, Google Drive có thể bị đầy do cấu hình sai. Ví dụ: nếu bạn vô tình bật tính năng đồng bộ hóa tất cả tệp tin từ máy tính lên Google Drive, dung lượng sẽ nhanh chóng bị lấp đầy.

11 Giải pháp xử lý dung lượng Google Drive hiệu quả hơn

Ngoài việc giải phóng dung lượng khi Google Drive đã bị đầy, bạn có thể áp dụng một số chiến lược để quản lý dung lượng Google Drive hiệu quả hơn ngay từ đầu, giúp tránh những tình trạng thiếu hụt dung lượng về lâu dài.

Phân loại và lưu trữ theo định dạng phù hợp

Sắp xếp và phân loại các tệp tin theo loại (tài liệu, hình ảnh, video,…) để dễ dàng quản lý. Lưu trữ tệp tin với định dạng phù hợp, ví dụ chuyển đổi hình ảnh sang định dạng JPEG nén hoặc sử dụng các công cụ nén video chuyên dụng.

Sử dụng công cụ tìm kiếm và lọc

Google Drive cung cấp các công cụ tìm kiếm và lọc nâng cao giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tệp tin cũ, trùng lặp hoặc không cần thiết. Sử dụng các tính năng này để dọn dẹp thường xuyên và tránh tích trữ dữ liệu thừa.

Sao lưu dữ liệu quan trọng

Đối với các tệp tin cực kỳ quan trọng, cân nhắc sao lưu chúng sang một dịch vụ lưu trữ đám mây khác hoặc ổ cứng rời để đảm bảo an toàn dữ liệu, đồng thời giải phóng dung lượng trên Google Drive.

Sao lưu thông minh

Sử dụng tính năng “Sao lưu thông minh” trong Google Photos để lưu trữ ảnh và video ở chất lượng cao mà không ảnh hưởng đến dung lượng Google Drive. Tính năng này sẽ tự động nén ảnh và video lên chất lượng phù hợp với lưu trữ đám mây.

Tắt tính năng đồng bộ hóa chọn lọc trong Google Drive

Như đã đề cập trước đó, tính năng đồng bộ hóa rất hữu ích nhưng cũng có thể chiếm dụng dung lượng. Tắt tính năng đồng bộ hóa đối với các thư mục hoặc tệp tin không cần thiết được đồng bộ hóa lên đám mây.

Chia sẻ thông minh

Khi chia sẻ tệp tin, thay vì cấp quyền truy cập trực tiếp, hãy cân nhắc sử dụng tính năng “Xem” để người nhận chỉ có thể xem tệp tin mà không cần lưu trữ trên Google Drive của họ.

Nâng cấp dung lượng khi cần thiết

Khi dung lượng lưu trữ Google Drive của tổ chức sắp đầy, bạn có hai lựa chọn chính để giải quyết vấn đề này:

– Nâng cấp gói Google Workspace

Nâng cấp các phiên bản Google Workspace không chỉ mang lại dung lượng lưu trữ lớn hơn mà còn đi kèm với nhiều tính năng và lợi ích khác như bảo mật nâng cao, hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp, khả năng đồng bộ hóa và cộng tác tiên tiến.

Hãy liên hệ ngay GCS Technology Company Vietnam – Đối tác ủy quyền cấp cao của Google Cloud tại Việt Nam để được tư vấn giải pháp Google Workspace phù hợp.

– Mua thêm gói dung lượng lưu trữ Google Workspace Additional Storage

Gói Google Workspace Additional Storage cung cấp thêm 10TB dung lượng lưu trữ Pooled Drive cho toàn tổ chức. Dung lượng bổ sung này được cộng dồn vào bộ nhớ chung của tổ chức và có thể được sử dụng để lưu trữ tệp tin, email và các loại dữ liệu khác.

Dung lượng bổ sung được chia sẻ giữa tất cả thành viên trong nhóm, giúp tổ chức tận dụng tối đa dung lượng lưu trữ chung. Gói dung lượng lưu trữ bổ sung phù hợp cho các tổ chức cần thêm dung lượng lưu trữ cho Pooled Drive nhưng không muốn nâng cấp lên gói Google Workspace cao hơn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

*Lưu ý:

• Gói Google Workspace Additional Storage chỉ có sẵn cho các phiên bản Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.
• Gói Google Workspace Additional Storage yêu cầu đăng ký theo năm.
• Nếu bạn đang sử dụng gói Business Starter, Business Standard hoặc Business Plus, thì việc nâng cấp gói thường tiết kiệm chi phí hơn so với mua thêm dung lượng lưu trữ.

Việc lựa chọn giữa nâng cấp gói Google Workspace hay mua thêm dung lượng lưu trữ phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức. Hãy cân nhắc những yếu tố như dung lượng lưu trữ cần thiết, ngân sách, tính năng bổ sung và phiên bản Google Workspace đang sử dụng để đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Kết hợp lưu trữ trên các dịch vụ khác

Nếu có thể, doanh nghiệp không nên phụ thuộc quá nhiều vào Google Drive. Ngày nay, có khá nhiều dịch vụ lưu trữ trên nền tảng đám mây để doanh nghiệp có thể tham khảo. Dù mức độ bảo mật có thể chưa có nhiều tính năng như Google Workspace nhưng vẫn là giải pháp để doanh nghiệp có thể tin tưởng như Dropbox, OneDrive…

Giảm kích thước các loại tệp tin chiếm nhiều dung lượng

– Nén dung lượng ảnh và video

Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ chuyên nghiệp nén ảnh và video chất lượng cao để giảm dung lượng mà vẫn đảm bảo được chất lượng hình ảnh và video như mong muốn.

– Chuyển đổi định dạng tệp tin

Ngoài ra, bạn có thể thực hiện chuyển đổi định dạng tệp tin sang dạng chiếm ít dung lượng hơn như .docx thay vì .doc hoặc .xlsx thay vì .xls.

– Lưu trữ ảnh và video ở chất lượng tối ưu nhất

Bạn không cần lưu ảnh với độ phân giải cao nhất nếu chỉ cần để xem trên web, vì vậy bạn nên giảm chất lượng ảnh và video trước khi tải chúng lên Google Drive.

Phân phối dung lượng Drive phù hợp cho từng phòng ban

Phân phối dung lượng hợp lý cho từng phòng ban là một trong những cách hiệu quả tránh việc dung lượng Drive quá tải, vì một phòng ban có thể sử dụng nhiều đến mức không đủ nhưng có bộ phận lại sử dụng ít, dẫn đến dư thừa và mất cân bằng.

Qua đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí hơn nếu phân chia lại dung lượng hợp lý theo các yếu tố sau đây:

• Theo nhu cầu: mỗi phòng ban sẽ có nhu cầu sử dụng dung lượng khác nhau tùy vào mục đích sử dụng và tần suất lưu trữ.
• Theo số lượng người dùng: mỗi bộ phận cũng có số lượng nhân viên khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần tính toán và thu thập kỹ thông tin những nhân viên có mặt trong bộ phận để phân chia dung lượng.
• Theo vai trò: Mỗi bộ phận, cá nhân đảm nhận công việc không giống nhau, vì vậy xét theo vai trò để chia dung lượng cũng là một cách tối ưu hiệu quả.

Xóa các tệp thư mục lưu trữ nháp

Ngoài ra, các cá nhân nên kiểm tra các tệp thư mục còn đang trong tình trạng lưu trữ nháp vì nó có thể chiếm dung lượng trong bộ nhớ. Nếu có, các cá nhân nên xóa bỏ những tệp nháp đó để có thêm dung lượng sử dụng.

Cách quản lý Shared Drive hiệu quả trong doanh nghiệp

Shared Drive là một tính năng hữu ích của Google Drive dành riêng cho các nhóm và doanh nghiệp. Nó cho phép nhiều người dùng cùng nhau lưu trữ, truy cập và cộng tác trên các tệp tin và thư mục. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa Shared Drive và tránh gặp phải tình trạng lộn xộn, thiếu tổ chức, doanh nghiệp cần có chiến lược quản lý hiệu quả. Sau đây là một số lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý Shared Drive hiệu quả hơn:

Phân cấp quyền truy cập

– Thiết lập vai trò phù hợp: Chỉ định các vai trò phù hợp cho người dùng trong Shared Drive, chẳng hạn như “Người quản trị” (có quyền quản lý toàn bộ Shared Drive), “Biên tập viên” (có quyền chỉnh sửa và thêm tệp tin), “Người xem” (chỉ có quyền xem tệp tin).

– Phân nhóm người dùng: Tạo các nhóm người dùng theo phòng ban, dự án hoặc quyền hạn truy cập để dễ dàng quản lý quyền và ngăn chặn truy cập trái phép.

Sắp xếp thư mục hợp lý

– Tạo các thư mục rõ ràng

Việc sắp xếp các thư mục hợp lý theo phòng ban sẽ giúp doanh nghiệp dễ quản lý hơn cũng như dễ dàng tìm kiếm, xóa bớt những danh mục không cần thiết. Ngoài ra, bạn chỉ nên lưu lại những dự án quan trọng hoặc vẫn còn giá trị để sử dụng.

– Gắn nhãn và mô tả để phân biệt

Tuy là một việc nhỏ nhưng khá cần thiết nếu như bạn cần tệp tin quan trọng lúc thời gian cấp bách. Việc gắn nhãn và mô tả sẽ giúp bạn tiết kiệm tối ưu thời gian cũng như phân biệt được các tài liệu cần lưu trữ.

Đặt tên các tệp tin một cách nhất quán

– Xây dựng quy tắc đặt tên rõ ràng, nhất quán

Doanh nghiệp nên thống nhất quy tắc đặt tên tệp tin cho toàn bộ Shared Drive. Ví dụ như tên dự án, ngày tháng, phiên bản tệp hoặc định dạng loại tệp tin trong tên tệp.

Quy tắc này giúp doanh nghiệp tránh được sai sót và nhầm lẫn, phân chia thư mục dễ dàng hơn.

– Tránh sử dụng ký tự đặc biệt

Bạn nên hạn chế sử dụng thêm các ký tự đặc biệt không phù hợp trong tệp vì có thể gây ra lỗi không tương thích với một số công cụ, hệ thống.

Sao lưu và lưu trữ dữ liệu

– Lịch trình sao lưu thường xuyên

Ngoài ra, việc thiết lập lịch trình sao lưu và lưu trữ định kỳ cho Shared Drive cũng cần thiết để doanh nghiệp có thể đảm bảo an toàn cho dữ liệu được lưu trữ, và tránh trường hợp mất dữ liệu không mong muốn.

– Lưu trữ dữ liệu ngoại tuyến

Đối với các tệp tin quan trọng hoặc cần lưu lâu dài để làm tài liệu trong tương lai, doanh nghiệp có thể xem xét chuyển đổi lưu trữ sang các thiết bị lưu trữ ngoại tuyến như ổ cứng di động.

Theo dõi và kiểm soát hoạt động trên Shared Drive

– Nhật ký hoạt động

Hơn thế nữa, doanh nghiệp nên bật tính năng nhật ký hoạt động để quản lý và theo dõi các hoạt động, thao tác trên Shared Drive, chẳng hạn như ai đã tạo, chỉnh sửa, xóa tệp tin. Tính năng này hỗ trợ quản lý rủi ro và truy xuất dữ liệu khi cần thiết.

– Kiểm tra dung lượng thường xuyên

Việc theo dõi dung lượng lưu trữ của Shared Drive và thực hiện các biện pháp dọn dẹp thường xuyên các tệp tin cũ sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời dọn dẹp bộ nhớ, tránh làm ảnh hưởng đến công việc.

Đào tạo nhân viên về cách sử dụng dung lượng hợp lý

– Hướng dẫn sử dụng Shared Drive

Các tổ chức nên cung cấp các tập tài liệu hướng dẫn và đào tạo cho người dùng về cách sử dụng Shared Drive hiệu quả, có thể bao gồm các mục như quy tắc đặt tên tệp tin, cấu trúc thư mục và các quy trình khác.

– Nhắc về trách nhiệm của mỗi bộ phận về việc quản lý, sử dụng dung lượng

Đây cũng là điều quan trọng cần nhớ và doanh nghiệp cần nhấn mạnh với người dùng về trách nhiệm của họ trong việc quản lý dữ liệu trên Shared Drive, trong đó có việc tránh lưu trữ các tệp tin cá nhân không liên quan đến doanh nghiệp.

Bằng cách làm theo những giải pháp trên đây, doanh nghiệp có thể yên tâm về việc sử dụng dung lượng hợp lý không bị quá tải, cũng như đảm bảo được sự an toàn cho các tệp tin doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của việc quản lý dung lượng dữ liệu trên Google Drive

Trong kỷ nguyên số, dữ liệu đóng vai trò cốt yếu. Google Drive, với khả năng lưu trữ, chia sẻ và đồng bộ hóa dữ liệu trực tuyến, đã trở thành công cụ đắc lực cho cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, dung lượng lưu trữ miễn phí của Google Drive (15GB) có hạn. Do đó, việc quản lý dung lượng lưu trữ hiệu quả là vô cùng cần thiết. Dưới đây là một số lý do giải thích tầm quan trọng của việc quản lý dung lượng Google Drive:

1. Đảm bảo lưu trữ các dữ liệu thiết yếu

Google Drive là nơi lưu trữ các dữ liệu cá nhân quan trọng, chẳng hạn như ảnh kỷ niệm gia đình, tài liệu công việc, hợp đồng, hóa đơn. Quản lý dung lượng giúp bạn kiểm soát không gian lưu trữ, đảm bảo đủ chỗ để lưu các dữ liệu mới và quan trọng hơn.

Trong môi trường doanh nghiệp, Shared Drive là nền tảng lưu trữ và cộng tác trên các tài liệu dự án, báo cáo, thông tin khách hàng. Quản lý dung lượng giúp đảm bảo các dữ liệu quan trọng của dự án luôn được lưu trữ an toàn và sẵn sàng truy cập.

2. Nâng cao hiệu quả làm việc

Khi Google Drive bị đầy, tốc độ truy cập và đồng bộ hóa dữ liệu sẽ bị ảnh hưởng. Điều này khiến quá trình tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ tệp tin trở nên chậm trễ, gây cản trở cho hiệu quả làm việc.

Ngược lại, quản lý dung lượng giúp bạn loại bỏ các tệp tin không cần thiết, từ đó cải thiện tốc độ truy cập và đồng bộ hóa dữ liệu, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

3. Tránh gián đoạn công việc

Khi Google Drive bị đầy, bạn sẽ không thể tải thêm tệp tin mới hoặc chia sẻ tệp tin với người khác. Điều này có thể gây ra gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến tiến độ dự án và sự cộng tác nhóm.

Bằng cách quản lý dung lượng, bạn chủ động giải phóng không gian lưu trữ, tránh tình trạng gián đoạn và đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.

4. Tiết kiệm chi phí (dành cho doanh nghiệp)

Nếu Google Drive của doanh nghiệp bị đầy, bạn có thể cần nâng cấp lên gói có dung lượng cao hơn. Quản lý dung lượng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng cách tận dụng tối đa dung lượng và chỉ nâng cấp gói dung lượng khi thực sự cần thiết.

5. Nâng cao tính bảo mật dữ liệu

Lưu trữ quá nhiều dữ liệu không cần thiết trên Google Drive có thể làm tăng nguy cơ lộ thông tin nếu tài khoản bị xâm nhập. Quản lý dung lượng giúp bạn kiểm soát dữ liệu được lưu trữ, giảm thiểu nguy cơ rò rỉ thông tin nhạy cảm.

6. Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng

Dung lượng lưu trữ đầy ắp sẽ khiến Google Drive hoạt động chậm chạp, gây khó khăn và ức chế cho người dùng. Quản lý dung lượng giúp duy trì trải nghiệm người dùng mượt mà, thoải mái khi sử dụng Google Drive.

Tóm lại, việc quản lý dung lượng lưu trữ trên Google Drive mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp bạn và doanh nghiệp tận dụng tối đa dịch vụ lưu trữ đám mây này, đảm bảo an toàn dữ liệu và nâng cao hiệu quả làm việc.

Lời kết

Như vậy bài viết này đã giải thích lý do tại sao Google Drive bị đầy và thường xuyên quá tải cũng như đề xuất các giải pháp quản lý Drive hiệu quả hơn. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần nâng cấp dung lượng hoặc nâng lên các gói Google Workspace cao hơn, hãy liên hệ ngay GCS Vietnam bằng việc nhắn thông tin liên hệ qua LiveChat ngay dưới bài viết để được hỗ trợ triển khai tận tình.