bộ nhớ dùng chung

Tìm hiểu Shared Drives – Cách để lưu trữ tài liệu và cộng tác hiệu quả với đội nhóm của bạn

Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) là một không gian lưu trữ, nơi các nhóm có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và và truy cập vào các file tài liệu ở trên bất kỳ thiết bị nào và ở bất cứ nơi đâu. 

Đầu tiên bạn phải có một tài khoản Google Drive G Suite Enterprise, Business hoặc Education.

Lợi ích thực sự lớn nhất mà bạn có thể thấy rõ là khi các thành viên trong nhóm rời đi, các File vẫn được giữ nguyên để bạn — và những người còn lại trong nhóm — có thể tiếp tục truy cập thông tin và hoàn thành công việc.

Trong bài viết này GCS sẽ cùng bạn tìm hiểu Shared Drive giúp bạn lưu trữ tài liệu và cộng tác hiệu quả với đội nhóm của bạn.

Sự khác biệt giữa My Drive (Drive của tôi)Shared drives (Bộ nhớ dùng chung).

Bạn có thể nhận thấy rõ ràng Shared drives (Bộ nhớ dùng chung) không giống như các File trong Drive của tôi. Bạn có thể nhận thấy sự khác nhau rõ ràng nhất là các File trong bộ nhớ dùng chung thuộc về nhóm thay vì một cá nhân. Dưới đây là một số điểm khác biệt chính giữa My Drive (Drive của tôi) và Shared drives (Bộ nhớ dùng chung) là:

My Drive
(Drive của tôi)
Shared drives (Bộ nhớ dùng chung)
Ai có thể thêm tệp?Người sở hữu Drive của tôi.Bất kỳ thành viên nào có quyền truy chia sẻ.
Tôi có thể thêm những loại File nào?Tất cả các loại tệp.Tất cả các loại File (ngoại trừ báo cáo của Google Maps và Data Studio).
Ai sở hữu File và thư mục?Cá nhân đã tạo File hoặc thư mục.Một nhóm người.
Tôi có thể di chuyển các File và thư mục không?Có, bạn có thể di chuyển các File và thư mục trong Drive của tôi.– Nếu bạn có quyền được truy cập, bạn có thể di chuyển File từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung.
– Nếu bạn có quyền truy cập trình quản lý nội dung, bạn có thể di chuyển File và thư mục trong bộ nhớ dùng chung.
– Nếu bạn có quyền truy cập Trình quản lý, bạn có thể di chuyển File ra khỏi bộ nhớ dùng chung hoặc giữa các bộ nhớ dùng chung.
– Nếu bạn muốn di chuyển các thư mục từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung, hãy liên hệ với quản trị viên G Suite của bạn.
Tôi có thể đồng bộ hóa File với máy tính của mình không?Có, sử dụng File Drive trực tuyến hoặc Sao lưu và đồng bộ hóa.Nó phụ thuộc vào giải pháp đồng bộ hóa mà bạn sử dụng: File Drive trực tuyến: Có Sao lưu và đồng bộ hóa: Không
Chia sẻ hoạt động như thế nào?Những người dùng khác nhau có thể thấy các File khác nhau trong một thư mục, tùy thuộc vào quyền truy cập của họ vào các File riêng lẻ.Tất cả các thành viên của bộ nhớ dùng chung đều thấy tất cả các tệp.
Các File tôi xóa sẽ nằm trong Thùng rác bao lâu?Các File hoặc thư mục trong Thùng rác vẫn ở đó cho đến khi người dùng chọn Xóa vĩnh viễn .– Mỗi bộ nhớ dùng chung có Thùng rác riêng.
– Các thành viên có quyền truy cập Trình quản lý nội dung trở lên có thể chuyển File vào Thùng rác.
– Các File và thư mục trong Thùng rác sẽ bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày.
– Thành viên có quyền truy cập Người quản lý có thể xóa vĩnh viễn File trước 30 ngày.
Tôi có thể khôi phục File không?Có, nếu bạn là chủ sở hữu của tệp.Có, nếu bạn có quyền truy cập. 

Bạn sẽ sử dụng Shared drives (Bộ nhớ dùng chung) vào lúc nào

Để cùng hợp tác với mọi người và chia sẻ những kiến thức lên Google Drive lên cho mọi người cùng xem, cùng chỉnh sửa thật hiệu quả và không phải hối hận khi tham gia.  

bộ nhớ dùng chung

Bạn nên đặt ra những tại sao bạn lại sử dụng bộ nhớ dùng chung trong những trường hợp sau:

  • Các File có quan tâm đến hầu hết hoặc tất cả các thành viên của một nhóm dự án cụ thể không?
  • Các File có chung một chủ đề nhất quán không?

Nếu bạn trả lời “có” cho cả hai câu hỏi này thì việc tạo một bộ nhớ dùng chung mới là một ý tưởng hay. 

Nếu các File dành cho nhiều dự án, nhiều mục đích khác nhau, hãy tạo nhiều bộ nhớ dùng chung. Bạn nên cân nhắc khi tạo bộ nhớ dùng chung vì khi số lượng dự án nhóm càng ngày tăng lên, việc tìm kiếm và quản lý nội dung trong một bộ nhớ dùng chung có thể trở nên khó khăn.

Ngoài ra bạn nên cân nhắc những vấn đề sau:

  • Những người tham gia vào bộ nhớ dùng chung của bạn phải là những người có cùng chung một chủ đề, một mục đích.
  • Bạn đang làm việc với các đối tác khác nhau với nhiều thông tin và nội dung cần chia sẻ cho bên đối tác. 
  • Bạn muốn cộng tác và làm việc với nhiều người cùng một lúc. 
  • File trong Drive là riêng tư cho tới khi bạn quyết định chia sẻ chúng. Bạn có thể nhanh chóng mời người khác xem, nhận xét và chỉnh sửa bất kỳ File hoặc thư mục nào bạn chọn.
  • Nội dung bạn muốn lưu trữ không phải là nội dung cá nhân và được một nhóm hoặc nhóm cụ thể quan tâm.
  • Để chuẩn bị cho một sự kiện cụ thể, bạn có thể cấp cho tất cả các thành viên chế độ xem quyền truy cập vào tất cả các tệp. 

Mục đích khi bạn sử dụng Shared drives (Bộ nhớ dùng chung) trong Google Drive:

bộ nhớ dùng chung
  • Tổ chức của bạn sở hữu các File trong bộ nhớ dùng chung, không phải cá nhân. Khi nhân viên rời đi và quản trị viên xóa tài khoản của họ, các File của họ vẫn còn trong bộ nhớ dùng chung.
  • Dự án — Đối với những người tham gia vào cùng một dự án.
  • Sự kiện — Đối với những người làm việc trong một khoảng thời gian xác định về một sự kiện cụ thể nào đó.
  • Bản mẫu — Đối với các File khi được chia sẻ lên mọi người có thể sao chép và sử dụng lại.
  • File nhạy cảm — Đối với các File có độ nhạy cảm cao, nơi bạn có thể thêm bảo mật bổ sung để giới hạn quyền truy cập.

Các quyền truy cập của các thành viên trong Shared drives (Bộ nhớ dùng chung)

bộ nhớ dùng chung
  • Người quản lý: Có thể quản lý thành viên và tải lên, chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa tất cả các File.
  • Người quản lý nội dung: Theo mặc định, có thể tải lên, chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa tất cả các File.
  • Người đóng góp: Chỉnh sửa tất cả các File và tải lên các File mới, nhưng không thể di chuyển hoặc xóa các File.
  • Người nhận xét: Chỉ có thể nhận xét về các File không có quyền chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa các File.
  • Người xem: Chỉ có thể xem tất cả các File và không thể thực hiện thêm các chỉnh sửa. Tuy nhiên, Người xem trên bộ nhớ dùng chung có thể được mở rộng cấp truy cập của họ thành Người nhận xét hoặc Người đóng góp cho các File và thư mục con cụ thể trong bộ nhớ dùng chung đó.

Shared drives (Bộ nhớ dùng chung) là một cách hiệu quả để trao quyền truy cập cho các nhóm và tổ chức. Khi chia sẻ với tất cả mọi người trong bộ nhớ dùng chung công việc của bạn cũng như mọi người sẽ trở nên nhanh hơn. Bạn có thể giúp đỡ được rất nhiều người khi họ đang gặp vấn đề đó nhưng được sự trợ giúp của bạn và mọi người. 

Hãy liên hệ với GCS để chúng tôi được tư vấn và hỗ trợ giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn

"GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng."

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Scroll to Top