Tìm hiểu Shared Drives – Cách để lưu trữ tài liệu và cộng tác hiệu quả với đội nhóm của bạn

Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives) là một không gian lưu trữ, nơi các nhóm có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và và truy cập vào các file tài liệu ở trên bất kỳ thiết bị nào và ở bất cứ nơi đâu. 

Đầu tiên bạn phải có một tài khoản Google Drive G Suite Enterprise, Business hoặc Education.

Lợi ích thực sự lớn nhất mà bạn có thể thấy rõ là khi các thành viên trong nhóm rời đi, các File vẫn được giữ nguyên để bạn — và những người còn lại trong nhóm — có thể tiếp tục truy cập thông tin và hoàn thành công việc.

Trong bài viết này GCS sẽ cùng bạn tìm hiểu Shared Drive giúp bạn lưu trữ tài liệu và cộng tác hiệu quả với đội nhóm của bạn.

Sự khác biệt giữa My Drive (Drive của tôi) và Shared drives (Bộ nhớ dùng chung).

Bạn có thể nhận thấy rõ ràng Shared drives (Bộ nhớ dùng chung) không giống như các File trong Drive của tôi. Bạn có thể nhận thấy sự khác nhau rõ ràng nhất là các File trong bộ nhớ dùng chung thuộc về nhóm thay vì một cá nhân. Dưới đây là một số điểm khác biệt chính giữa My Drive (Drive của tôi) và Shared drives (Bộ nhớ dùng chung) là:

Bạn sẽ sử dụng Shared drives (Bộ nhớ dùng chung) vào lúc nào

Để cùng hợp tác với mọi người và chia sẻ những kiến thức lên Google Drive lên cho mọi người cùng xem, cùng chỉnh sửa thật hiệu quả và không phải hối hận khi tham gia.  

Bạn nên đặt ra những tại sao bạn lại sử dụng bộ nhớ dùng chung trong những trường hợp sau:

• Các File có quan tâm đến hầu hết hoặc tất cả các thành viên của một nhóm dự án cụ thể không?
• Các File có chung một chủ đề nhất quán không?

Nếu bạn trả lời “có” cho cả hai câu hỏi này thì việc tạo một bộ nhớ dùng chung mới là một ý tưởng hay. 

Nếu các File dành cho nhiều dự án, nhiều mục đích khác nhau, hãy tạo nhiều bộ nhớ dùng chung. Bạn nên cân nhắc khi tạo bộ nhớ dùng chung vì khi số lượng dự án nhóm càng ngày tăng lên, việc tìm kiếm và quản lý nội dung trong một bộ nhớ dùng chung có thể trở nên khó khăn.

Ngoài ra bạn nên cân nhắc những vấn đề sau:

• Những người tham gia vào bộ nhớ dùng chung của bạn phải là những người có cùng chung một chủ đề, một mục đích.
• Bạn đang làm việc với các đối tác khác nhau với nhiều thông tin và nội dung cần chia sẻ cho bên đối tác. 
• Bạn muốn cộng tác và làm việc với nhiều người cùng một lúc. 
• File trong Drive là riêng tư cho tới khi bạn quyết định chia sẻ chúng. Bạn có thể nhanh chóng mời người khác xem, nhận xét và chỉnh sửa bất kỳ File hoặc thư mục nào bạn chọn.
• Nội dung bạn muốn lưu trữ không phải là nội dung cá nhân và được một nhóm hoặc nhóm cụ thể quan tâm.
• Để chuẩn bị cho một sự kiện cụ thể, bạn có thể cấp cho tất cả các thành viên chế độ xem quyền truy cập vào tất cả các tệp. 

Mục đích khi bạn sử dụng Shared drives (Bộ nhớ dùng chung) trong Google Drive:

• Tổ chức của bạn sở hữu các File trong bộ nhớ dùng chung, không phải cá nhân. Khi nhân viên rời đi và quản trị viên xóa tài khoản của họ, các File của họ vẫn còn trong bộ nhớ dùng chung.
• Dự án — Đối với những người tham gia vào cùng một dự án.
• Sự kiện — Đối với những người làm việc trong một khoảng thời gian xác định về một sự kiện cụ thể nào đó.
• Bản mẫu — Đối với các File khi được chia sẻ lên mọi người có thể sao chép và sử dụng lại.
• File nhạy cảm — Đối với các File có độ nhạy cảm cao, nơi bạn có thể thêm bảo mật bổ sung để giới hạn quyền truy cập.

Các quyền truy cập của các thành viên trong Shared drives (Bộ nhớ dùng chung): 

• Người quản lý: Có thể quản lý thành viên và tải lên, chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa tất cả các File.
• Người quản lý nội dung: Theo mặc định, có thể tải lên, chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa tất cả các File.
• Người đóng góp: Chỉnh sửa tất cả các File và tải lên các File mới, nhưng không thể di chuyển hoặc xóa các File.
• Người nhận xét: Chỉ có thể nhận xét về các File không có quyền chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa các File.
• Người xem: Chỉ có thể xem tất cả các File và không thể thực hiện thêm các chỉnh sửa. Tuy nhiên, Người xem trên bộ nhớ dùng chung có thể được mở rộng cấp truy cập của họ thành Người nhận xét hoặc Người đóng góp cho các File và thư mục con cụ thể trong bộ nhớ dùng chung đó.

Shared drives (Bộ nhớ dùng chung) là một cách hiệu quả để trao quyền truy cập cho các nhóm và tổ chức. Khi chia sẻ với tất cả mọi người trong bộ nhớ dùng chung công việc của bạn cũng như mọi người sẽ trở nên nhanh hơn. Bạn có thể giúp đỡ được rất nhiều người khi họ đang gặp vấn đề đó nhưng được sự trợ giúp của bạn và mọi người.