Spam Email là gì? 5 Cách thức ngăn chặn Spam Email hiệu quả

Hàng ngày hộp thư email của bạn tràn ngập những thư email quảng cáo, mời gọi nhận các khoản tiền khổng lồ hay giao dịch tỷ đô? Các bức thư email không mong muốn tràn ngập này chính là email spam. Bài viết này sẽ trang bị cho bạn những kiến thức cần thiết về Spam Email là gì, đặc biệt trong đó là cách mà Email doanh nghiệp hỗ trợ ngăn chặn Spam Email hiệu quả như thế nào. Cùng GCSVN tìm hiểu chi tiết bài viết ngay.

Spam Email là gì?

Vậy Spam Email – thư rác là gì? Về cơ bản, Spam Email được hiểu là các dạng email rác được gửi với tần suất nhiều lần, đó là dạng thư gửi mà người dùng không mong muốn và không được yêu cầu nhưng vẫn nhận được mỗi ngày.

Không giống như các Email Marketing, bạn có thể đăng ký nhận hay là không, mà thư rác thường được gửi đi bừa bãi cho tất cả người nhận, thường được lấy từ những nguồn không đáng tin hoặc được tạo ngẫu nhiên. Những email này có thể gây phiền phức, làm hộp thư đến của người dùng trở nên lộn xộn và lãng phí thời gian.

Bản thân thuật ngữ “spam email” có nguồn gốc từ bản phác thảo của Monty Python trong đó sản phẩm thịt đóng hộp “Spam” xuất hiện không ngừng. Tương tự như vậy, các email spam lan tràn và không thể tránh khỏi, tràn ngập nội dung thường không liên quan hoặc có nội dung lạ. Chúng có thể bao gồm từ những quảng cáo dường như vô hại về các sản phẩm hoặc dịch vụ đáng ngờ cho đến những mục đích xấu nhằm đánh cắp thông tin cá nhân của người dùng hoặc lây nhiễm phần mềm độc hại vào thiết bị của bạn.

Các loại hình Email spam phổ biến

Email spam, hay còn gọi là thư rác, là những email không mong muốn được gửi đến hộp thư của bạn mà không có sự đồng ý của bạn. Chúng có thể mang nhiều hình thức khác nhau, từ quảng cáo cho đến lừa đảo, và có thể gây ra nhiều phiền toái và nguy hiểm.

Dưới đây là bảng chi tiết một số loại hình Email Spam phổ biến:

Lý do tại sao người dùng dính Email Spam

Email spam hiện vẫn đang còn là chủ đề xôn xao của nhiều người dùng, làm tắc nghẽn hộp thư đến của chúng ta và lãng phí thời gian. Nhưng tại sao chính xác chúng ta lại bị tấn công bởi những tin nhắn không mong muốn này? Dưới đây là phân tích các lý do chính:

1. Spammer quét tất cả các email kém bảo mật

Một trong những lý do phổ biến nhất là vấn đề bảo mật của và lọc thư của người dùng chưa đủ để ngăn chặn khả năng quét của kẻ xấu. Bảo mật email đóng vai trò quan trọng. Nếu nhà cung cấp email của người dùng đó không có bộ lọc spam mạnh mẽ hoặc địa chỉ email không được xác thực đúng cách, thì spam sẽ dễ dàng lọt qua các lớp bảo mật hơn. Ngoài ra, việc chia sẻ địa chỉ IP với danh tiếng xấu từ những người gửi khác cũng có thể đánh dấu email của bạn là spam.

Spammer thường thu thập địa chỉ email từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như vi phạm dữ liệu hoặc bằng cách quét các trang web. Sau đó, họ sử dụng các địa chỉ này để gửi email hàng loạt mà bạn không đồng ý.

2. Tương tác với spam

Tương tác với spam, ngay cả vô tình, cũng có thể khiến bạn trở thành mục tiêu cho nhiều spam hơn. Mở hoặc nhấp vào các liên kết trong email spam sẽ xác nhận với spammer rằng địa chỉ email của bạn đang hoạt động. Điều này có thể dẫn đến việc chúng bán địa chỉ email của bạn cho các spammer khác, làm tăng thêm lượng tin nhắn không mong muốn.

3. Danh sách gửi thư lỗi thời

Ngay cả với ý định tốt, các công ty hợp pháp cũng có thể góp phần vào vấn đề spam. Danh sách gửi thư lỗi thời chứa các người dùng không hoạt động có thể gửi email đến các địa chỉ không còn liên quan. Nếu bạn không hủy đăng ký khỏi các danh sách gửi thư không mong muốn, bạn có thể tiếp tục nhận được email spam.

4. Mật khẩu yếu

Mật khẩu đơn giản hoặc được sử dụng lại trên nhiều tài khoản có thể dễ dàng bị xâm phạm do vi phạm dữ liệu. Nếu tin tặc có quyền truy cập vào thông tin xác thực của bạn trên một trang web thu thập địa chỉ email, chúng có thể thêm bạn vào danh sách thư rác.

5. Dịch vụ Email miễn phí

Các nhà cung cấp email miễn phí có thể có bộ lọc thư rác yếu hơn so với các dịch vụ trả phí. Điều này có thể làm tăng khả năng thư rác lọt qua kẽ hở và rơi vào hộp thư đến của bạn.

6. Chia sẻ công khai địa chỉ email của bạn

Đăng địa chỉ email của bạn trên các diễn đàn công cộng, hồ sơ mạng xã hội hoặc thậm chí danh thiếp có thể khiến bạn dễ bị những kẻ gửi thư rác thu thập địa chỉ email từ những nguồn này.

7. Tải xuống phần mềm chưa được xác minh

Một số bản tải xuống phần mềm miễn phí đi kèm với các tính năng ẩn thu thập địa chỉ email của bạn và bán nó cho những kẻ gửi thư rác. Luôn thận trọng về những phần mềm bạn tải xuống vì không biết được nó được gửi từ đâu.

8. Tham gia các cuộc thi và khảo sát trực tuyến

Việc tham gia các cuộc thi hoặc khảo sát trực tuyến thường yêu cầu cung cấp địa chỉ email của bạn. Mặc dù một số có thể hợp pháp nhưng một số khác có thể là lừa đảo được thiết kế để thu thập địa chỉ email cho các chiến dịch thư rác.

Bằng cách hiểu những lý do này, bạn có thể thực hiện các bước để tự bảo vệ mình khỏi spam. Từ việc cẩn thận về những email bạn mở cho đến cập nhật cài đặt bảo mật email, có những cách để chống lại và lấy lại quyền kiểm soát hộp thư đến của bạn.

5 phương pháp ngăn chặn Spam Email hiệu quả

Cảm thấy ngợp trước những email rác liên tục đổ về? Đừng lo lắng! Dưới đây là 5 phương pháp hiệu quả để giảm thiểu spam và lấy lại quyền kiểm soát hộp thư đến của bạn, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng Google Workspace cho email doanh nghiệp.

Chọn lọc những người bạn chia sẻ địa chỉ email

Tránh cung cấp địa chỉ email của bạn trên các diễn đàn công cộng, hồ sơ truyền thông xã hội trừ khi hoàn toàn cần thiết. Hãy cân nhắc tạo một địa chỉ email riêng cho các đăng ký trực tuyến hoặc cuộc thi để giảm thiểu spam đến hộp thư chính của bạn.

Kiểm tra kỹ lưỡng dòng tiêu đề và thông tin người gửi email

Spammer thường sử dụng các dòng tiêu đề gây hiểu lầm, đầy tính cấp bách hoặc thú vị để dụ người nhận nhấp vào. Hãy cảnh giác với các email có tên người gửi chung chung, lỗi ngữ pháp hoặc được viết toàn bộ bằng chữ in hoa. Các công ty hợp pháp thường sẽ sử dụng tên người gửi rõ ràng và chuyên nghiệp.

Sử dụng Bộ lọc Spam và Tính năng Báo cáo của Email doanh nghiệp

Hầu hết các nhà cung cấp email, bao gồm Google Workspace, đều cung cấp bộ lọc spam tích hợp sẵn trong email doanh nghiệp, tự động di chuyển các email đáng ngờ vào thư mục spam. Hơn nữa, Google Workspace cung cấp các tùy chọn lọc spam nâng cao có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của bạn. Ngoài ra, hãy báo cáo email spam cho nhà cung cấp của bạn để giúp họ cải thiện bộ lọc và bảo vệ những người dùng khác.

Tận dụng các tính năng Bảo mật của Google Workspace

Google Workspace không chỉ dừng lại ở bộ lọc spam cơ bản. Các tính năng như Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM) và Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC) hoạt động cùng nhau để xác minh tính hợp pháp của email đến và ngăn chặn việc giả mạo email. Các tính năng này giúp đảm bảo email được gửi dưới danh nghĩa doanh nghiệp của bạn thực sự do bạn gửi, từ đó bảo vệ uy tín của tổ chức.

Đào tạo nhân viên về cách ngăn chặn Spam Email

Cuối cùng, đào tạo nhân viên của doanh nghiệp để nhận biết các chiêu trò lừa đảo email spam đáng ngờ. Khuyến khích họ cẩn thận khi nhấp vào liên kết hoặc mở tệp đính kèm từ những người gửi không quen biết. Các khóa đào tạo nhận thức về bảo mật thường xuyên có thể giúp giảm đáng kể nguy cơ trở thành nạn nhân của các trò lừa đảo qua email.

Bằng cách thực hiện các phương pháp này và tận dụng các tính năng bảo mật của Google Workspace, bạn có thể giảm đáng kể lượng spam đến hộp thư đến và tạo ra môi trường email an toàn hơn cho doanh nghiệp của mình.

Tác hại của Spam Email đối với người dùng doanh nghiệp

Mặc dù email spam đối với nhiều người chỉ là sự phiền phức, gián đoạn nhất thời, nhưng đối với các doanh nghiệp, chúng có thể là một mối đe dọa tiềm ẩn nguy cơ lớn. Những email không mong muốn này có thể gây ra nhiều hậu quả tiêu cực, ảnh hưởng đến mọi thứ, từ năng suất đến bảo mật. Dưới đây những tác hại phổ biến của email spam đối với người dùng doanh nghiệp:

1. Giảm năng suất

Luồng email spam liên tục làm gián đoạn quy trình làm việc. Nhân viên lãng phí thời gian quý giá để xóa các email không mong muốn, tìm kiếm các email quan trọng bị chôn vùi giữa spam và thậm chí có khả năng trở thành nạn nhân của các cuộc tấn công phishing được ngụy trang thành email hợp pháp. Sự tấn công liên tục này có thể làm giảm đáng kể năng suất tổng thể và cản trở việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng.

2. Tăng rủi ro bảo mật

Email spam thường được sử dụng như một phương tiện phân phối phần mềm độc hại và các cuộc tấn công phishing. Những email này có thể chứa các liên kết hoặc tệp đính kèm lừa đảo, khi được nhấp vào, có thể tải phần mềm độc hại xuống hệ thống công ty hoặc đánh cắp thông tin nhạy cảm như thông tin đăng nhập. Chỉ một cuộc tấn công phishing thành công cũng có thể dẫn đến vi phạm dữ liệu tốn kém, tổn thất tài chính và thiệt hại về danh tiếng.

3. Giảm danh tiếng thương hiệu

Email spam có vẻ như xuất phát từ công ty của bạn, ngay cả khi là gian lận, có thể làm hỏng danh tiếng thương hiệu của bạn. Khách hàng có thể coi tổ chức của bạn là thiếu trách nhiệm trong việc bảo vệ dữ liệu khách hàng hoặc thậm chí là đồng lõa trong chiến dịch spam. Mất lòng tin này có thể dẫn đến việc khách hàng quay lưng và doanh thu giảm.

4. Kênh truyền thông bị tắc nghẽn

Email spam làm quá tải các máy chủ email, dẫn đến thời gian tải chậm và thậm chí là hệ thống bị sập. Điều này có thể gây trở ngại cho việc giao tiếp hợp pháp giữa nhân viên, khách hàng và đối tác, có khả năng gây ra chậm trễ trong các dự án quan trọng và bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh.

5. Các vấn đề pháp lý

Một số quy định về spam, tùy thuộc vào vị trí của bạn, đặt trách nhiệm lên các doanh nghiệp trong việc quản lý danh sách email của họ một cách có trách nhiệm. Việc không làm như vậy có thể dẫn đến các khoản tiền phạt nặng và hậu quả pháp lý.

Tác hại của email spam đối với các doanh nghiệp là điều không thể phủ nhận. Bằng cách hiểu những tác hại này, các doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện các bước để triển khai các giải pháp lọc spam hiệu quả, giáo dục nhân viên về các thực tiễn bảo mật email tốt nhất và duy trì danh sách email sạch sẽ để giảm thiểu rủi ro liên quan đến spam và bảo vệ các tài sản có giá trị của họ.

Nên làm thế nào để email của người gửi tránh bị xem là spam?

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, email vẫn là một công cụ giao tiếp quan trọng. Nhưng với hộp thư đến tràn ngập và các bộ lọc spam, việc khiến email của bạn được nhìn thấy và không bị rơi vào hòm thư Spam của người nhận vẫn là một trong những vấn đề cần giải quyết đối với các doanh nghiệp. Dưới đây là một số chiến lược then chốt để đảm bảo email của bạn đến được hộp thư đến của người nhận và tránh bị đánh dấu là spam:

1. Xây dựng danh sách email dựa trên sự cho phép

Nền tảng của Marketing qua email tên miền doanh nghiệp hợp pháp là một danh sách email sạch, dựa trên sự cho phép. Không bao giờ mua danh sách email hoặc gửi email cho những người chưa đăng ký rõ ràng để nhận chúng. Luôn bao gồm tùy chọn hủy đăng ký trong email của bạn để tuân thủ các quy định chống spam và duy trì uy tín người gửi tích cực.

2. Tạo tiêu đề email rõ ràng và hấp dẫn

Dòng tiêu đề là ấn tượng đầu tiên của bạn. Tránh sử dụng ngôn ngữ gây hiểu lầm hoặc giật gân. Thay vào đó, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, ngắn gọn phản ánh chính xác nội dung email của bạn. Cá nhân hóa dòng tiêu đề khi có thể, chẳng hạn như đề cập đến tên người nhận hoặc tham chiếu đến tương tác trước đó.

3. Duy trì nhận dạng người gửi chuyên nghiệp

Đăng sử dụng Email doanh nghiệp có tên miền công ty, cho biết rõ ràng tên của bạn hoặc công ty. Tránh gửi email từ các nhà cung cấp email miễn phí. Hiện nay Email doanh nghiệp là dịch vụ đi kèm với các gói Google Workspace với đa dạng các tính năng phù hợp với nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp, như Google Workspace Business phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, Google Workspace Enterprise dành cho các doanh nghiệp lớn mong muốn chế độ bảo mật nâng cao hơn.

>>Tìm hiểu thêm: Gmail doanh nghiệp là gì? Cách đăng ký Gmail Doanh Nghiệp giá tốt

4. Thiết kế nội dung email thân thiện với người dùng

Giữ định dạng email của bạn đơn giản và dễ đọc. Sử dụng kiểu chữ và kích thước rõ ràng, nhất quán. Tránh sử dụng quá nhiều CHỮ IN HOA, dấu chấm than hoặc hình ảnh quá mức, vì chúng có thể kích hoạt bộ lọc spam.

5. Xác thực email của bạn

Thực hiện các giao thức xác thực email như Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM) và Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance (DMARC). Các giao thức này giúp xác minh tính hợp pháp của bạn với tư cách là người gửi và giảm khả năng email của bạn bị spammer giả mạo.

6. Giới hạn tần suất gửi và Theo dõi mức độ tương tác

Tránh gửi cùng lúc cho người nhận quá nhiều email. Lập lịch gửi email giãn cách thời gian tùy theo nhu cầu và sở thích của họ. Theo dõi các số liệu tương tác email như tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp chuột. Sự sụt giảm liên tục về mức độ tương tác có thể cho biết bạn cần điều chỉnh nội dung hoặc tần suất gửi email.

7. Làm sạch danh sách email của bạn thường xuyên

Theo thời gian, danh sách email có thể lỗi thời. Thường xuyên xóa những người đăng ký không hoạt động, những người không mở email của bạn trong một thời gian dài. Điều này duy trì vệ sinh danh sách và cải thiện tỷ lệ phân phối tổng thể.

Bằng cách tuân theo các hướng dẫn này, bạn có thể tăng khả năng những email của mình đến được với đối tượng mục tiêu và tránh bị rơi vào thư mục spam. Hãy nhớ rằng, marketing qua email có trách nhiệm là về việc xây dựng lòng tin và giá trị cho người nhận, chứ không phải gửi đi hàng loạt các thông điệp chung chung, không có mục đích cụ thể.

Lời kết

Spam email là một vấn đề nhức nhối gây ảnh hưởng đến cả người gửi và người nhận. Nó không chỉ gây phiền toái mà còn có thể tiềm ẩn nguy cơ lừa đảo, đánh cắp thông tin cá nhân. Do đó, bằng việc biết thêm được Spam Email là gì, mỗi người đã có thêm những thông tin, kiến thức để sử dụng email một cách văn minh và trách nhiệm. Hãy để lại liên hệ đến GCS Vietnam qua LiveChat nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp ngay hôm nay.