Những điều cần biết trước khi chuyển đổi sang Google Workspace

Nếu bạn đang trong quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang Google Workspace, bạn cần lưu ý một vài điều sau trước khi thực hiện chuyển đổi doanh nghiệp của mình:

• Mọi người trong tổ chức của bạn đều đăng ký cùng một phiên bản. Ví dụ: bạn không thể chuyển một số người dùng sang Business Plus trong khi những người khác tiếp tục sử dụng phiên bản Business Standard. 
• Nếu bạn đang sử dụng gói Google Workspace theo năm, quá trình chuyển đổi bao gồm tất cả người dùng hiện tại của bạn
• Chỉ các tổ chức có từ 300 người dùng trở xuống mới có thể chuyển từ các phiên bản Enterprise sang các phiên bản Business.
• Nếu bạn chuyển đổi các phiên bản trong cùng một thời gian dùng thử miễn phí, bất kỳ ngày nào chưa sử dụng sẽ áp dụng cho đăng ký mới của bạn. Ví dụ: nếu vào ngày thứ 10 của thời gian dùng thử miễn phí, bạn chuyển đổi phiên bản, thì 4 ngày cuối cùng của thời gian dùng thử miễn phí sẽ áp dụng cho đăng ký mới.

Ngoài những lưu ý quan trọng trên, bạn cũng cần chú ý tới việc bảo vệ dữ liệu và dung lượng của người dùng trong doanh nghiệp mình.

Ngăn mất dữ liệu được bảo vệ bởi Google Vault

Bạn có thể duy trì cài đặt Vault của mình bằng cách kích hoạt lại Vault dưới dạng tiện ích bổ sung trả phí trong vòng 30 ngày; khôi phục cài đặt Vault và dữ liệu kiểm tra của bạn để đảm bảo tất cả dữ liệu của doanh nghiệp bạn được an toàn khi chuyển đổi giữa các gói Google Workspace hoặc chuyển đổi từ hệ thống cũ.

Ngăn chặn các giới hạn lưu trữ cho người dùng

Trước tiên, hãy đảm bảo bộ nhớ của người dùng không vượt quá 30 GB:

Bước 1: Kiểm tra mức sử dụng bộ nhớ cho từng người dùng trong báo cáo Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Bước 2: Nếu bất kỳ người dùng nào đang sử dụng hơn 30 GB bộ nhớ, bạn có thể:

• Yêu cầu họ giảm mức sử dụng bộ nhớ trước khi bạn chuyển đổi.
• Mua thêm dung lượng cho người dùng ngay sau khi chuyển đổi.

Nếu bộ nhớ của người dùng vượt quá 30 GB sau khi bạn chuyển đổi, người dùng sử dụng hơn 30 GB không bị mất bất kỳ dữ liệu nào, tuy nhiên họ sẽ có các hạn chế sau:

• Gmail: Người dùng thấy cảnh báo rằng họ sẽ sớm không thể gửi hoặc nhận thư
• Google Drive: Người dùng không thể đồng bộ hóa hoặc tải lên bất kỳ tệp mới nào hoặc lưu tệp đính kèm trong Gmail vào Drive, kể cả từ thư mục Google Drive trên máy tính để bàn của họ. Người dùng vẫn có thể tạo Google Docs, Sheets và Slides trên máy tính vì chúng không chiếm bất kỳ dung lượng lưu trữ nào.
• Google Photo: Người dùng chỉ có thể tải lên ảnh và video mới với giới hạn kích thước nhất định. 

Với sứ mệnh đưa các doanh nghiệp “lên mây”, GCS sẽ luôn đồng hành cùng bạn trong quá trình chuyển đổi sang Google Workspace, chuyên viên tư vấn và chuyên viên kỹ thuật của GCS sẽ hỗ trợ các bạn chuyển đổi nhanh chóng và đảm bảo an toàn nhất.