Ngăn chặn thư đến người dùng Gmail bị chặn hoặc bị gửi vào thư rác

Khi thực hiện một chiến dịch Marketing qua email, điều mà không ai mong muốn chính là email marketing của mình bị rơi vào hộp thư rác của khách hàng, thậm chí là bị Gmail chặn thư gửi đi. Điều này sẽ khiến chất lượng của chiến dịch Marketing của doanh nghiệp giảm sút phần lớn. 

Trong bài viết này, GCS sẽ bí mật cho bạn những nguyên tắc giúp đảm bảo thư được gửi như mong đợi đến hộp thư đến của Gmail, giảm khả năng Gmail chặn thư hoặc đánh dấu thư là spam. 

Những nguyên tắc này dành cho bất kỳ ai gửi email cho người dùng Gmail. Người dùng Gmail là bất kỳ ai có một trong những loại tài khoản Gmail sau: 

• Tài khoản Gmail cá nhân kết thúc bằng @gmail.com 
• Tài khoản Gmail doanh nghiệp hoặc trường học sử dụng Google Workspace. Địa chỉ email cho tài khoản cơ quan hoặc trường học của Google Workspace không bao gồm @gmail.com

Lưu ý: Gmail không chấp nhận yêu cầu danh sách cho phép người gửi email bên thứ ba. Google không thể đảm bảo thư sẽ vượt qua bộ lọc thư rác của Gmail. 

Một số phương pháp để gửi Gmail

Để giảm khả năng thư từ tổ chức của bạn bị gửi vào thư rác hoặc bị Gmail chặn, hãy thử một số phương pháp sau được gợi ý bởi Google: 

• Thiết lập các bản ghi DNS hợp lệ của các địa chỉ IP trỏ đến tên miền tổ chức của bạn. 
• Hãy gửi tất cả các thư từ cùng một địa chỉ IP. Nếu bạn phải gửi từ nhiều địa chỉ IP, hãy sử dụng các địa chỉ IP khác nhau cho các loại thư khác nhau.

VD: sử dụng một địa chỉ IP để gửi thông báo tài khoản, một địa chỉ IP khác để gửi thư quảng cáo. 

• Không kết hợp các loại nội dung khác nhau trong cùng một tin nhắn. 

VD: không đưa nội dung về chương trình khuyến mãi vào tin nhắn biên nhận mua hàng. 

• Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo tên miền của bạn không bị liệt kê là không an toàn với Google Safe Browsing. Đồng thời hãy kiểm tra bất kỳ tên miền nào được liên kết với tổ chức của bạn. 
• Không gửi các tin nhắn lừa đảo mẫu hoặc các chiến dịch thử thử nghiệm từ miền của bạn. Tên miền của bạn có thể bị ảnh hưởng tiêu cực và có thể bị thêm vào danh sách chặn internet. 
• Không mạo danh các tên miền hoặc người gửi khác mà không có sự cho phép. Hành vi này là được gọi là giả mạo và có thể khiến Gmail đánh dấu thư là spam.

Đảm bảo thư của bạn được xác thực

Thư được xác thực: 

• Giúp bảo vệ người nhận khỏi email độc hại, chẳng hạn như thư lừa đảo
• Ít có khả năng bị Gmail từ chối hoặc đánh dấu là spam

Để giảm thiểu nguy cơ thư của bạn bị đánh dấu là spam, hãy thiết lập các phương pháp xác thực sau: 

• Xuất bản ghi SPF cho tên miền của bạn. SPF ngăn những kẻ gửi thư rác gửi thư trái phép có vẻ như từ tên miền của bạn. 
• Bật tính năng DKIM cho thư của bạn. Máy chủ nhận sử dụng DKIM để xác mình rằng chủ sở hữu tên miền đã thực sự gửi thư.

Lưu ý: Gmail yêu cầu khóa DKIM từ 1024 bit trở lên

• Xuất bản ghi DMARC cho tên miền của bạn. DMARC giúp người gửi bảo vệ tên miền của họ khỏi giả mạo email. 

Gửi email cho những người dùng đã đăng ký

Chỉ gửi thư cho những người đã đăng ký nhận thư từ bạn. Những người dùng này sẽ có ít khả năng báo cáo thư từ tên miền của bạn là thư rác. 

Nếu các thư từ tên miền của bạn thường được báo cáo là thư rác, thì các thư trong tương lai sẽ có nhiều khả năng bị chuyển đến thư mục spam hơn. 

Cho phép người nhận hủy đăng ký

Luôn cung cấp cho người nhận một cách để hủy nhận thư của bạn, giúp việc hủy đăng ký trở nên dễ dàng hơn. Việc cho phép mọi người chọn không nhận thư của bạn có thể cải thiện tỷ lệ mở tin nhắn, tỷ lệ nhấp đường link. 

Những việc cần tránh:

• Không đánh dấu thư nội bộ là thư rác. Điều này có thể làm ảnh hưởng tiêu cực đến tên miền của bạn, dẫn đến việc thư trong tương lai sẽ bị gửi vào thư rác. 
• Không mua lại địa chỉ email từ các công ty khác 
• Không gửi tin nhắn cho những người không đăng ký nhận tin nhắn từ bạn. Những người nhận này có thể đánh dấu các thư không mong muốn là thư rác. Các tin nhắn trong tương lai tới những người nhận này cũng sẽ bị đánh dấu là thư rác.

Định dạng thư

Các nguyên tắc định dạng thư này giúp làm tăng khả năng Gmail gửi thư của bạn đến hộp thư đến chứ không phải thư mục spam: 

• Định dạng thư theo Tiêu chuẩn định dạng Internet (RFC 5322) 
• Nếu tin nhắn của bạn ở dạng HTML, hãy định chúng theo tiêu chuẩn HTML
• Không sử dụng HTML và CSS để ẩn nội dung trong thư của bạn. Ẩn nội dung có thể khiển thư bị đánh dấu là spam. 
• Bao gồm trường tiêu đề Message-ID hợp lệ trong mọi thư (RFC 5322) 
• Các liên kết trong nội dung phải hiển thị và dễ hiểu. Người nhận phải biết đường liên kết sẽ đưa họ đi đến đâu. 
• Thông tin người gửi phải rõ ràng và dễ nhìn thấy
• Tiêu đề phải rõ ràng và không gây hiểu nhầm

Giám sát khối lượng gửi của bạn

Lưu ý: Đối với tài khoản doanh nghiệp và trường học, giới hạn được áp dụng ngay cả khi người nhận thuộc các tổ chức khác.

Xem thêm: Giới hạn gửi và nhận thư Gmail Google Workspace. 

Khắc phục sự cố gửi thư

Sử dụng bản ghi MX để xem lại cài đặt tên miền. 

Nếu thư của bạn bị từ chối, bạn có thể nhận được thông báo lỗi. Các thông báo lỗi thường gặp là: 

• 421, “4.7.0”: thư bị từ chối vì địa chỉ Ip của máy chủ gửi không có trong danh sách được cho phép trong tên miền của người nhận. 
• 550, “5.7.1”: thư bị từ chối vì địa chỉ IP của máy chủ nằm trong danh sách IP bị tạm ngưng.

Nếu  bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ 24/7