10 lý do Google Workspace for Business đáng nâng cấp

Chắc hẳn, ít nhiều người đã sử dụng các sản phẩm của Google như một công cụ giao tiếp, cộng tác hàng ngày. Cho dù bạn sử dụng Gmail hay Google Duo để nói chuyện với bạn bè và gia đình, hay Google Drive để chia sẻ tài liệu và các bản trình bày với đồng nghiệp. Các phiên bản dành cho cá nhân miễn phí của những ứng dụng này cũng có thể giúp giao tiếp và cộng tác dễ dàng. Nhưng tại sao chúng ta lại phải quan tâm đến việc nâng cấp doanh nghiệp nhỏ của bạn lên Google Workspace phiên bản dành cho doanh nghiệp?

Đơn giản là Google Workspace cung cấp cho tổ chức của bạn nhiều quyền kiểm soát hơn và nhiều tính năng hơn, vì vậy bạn có thể bảo mật dữ liệu, chia nhỏ các kho chứa thông tin và tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để cho tổ chức của bạn hoạt động trơn tru hơn, cộng tác hiệu quả hơn và được cung cấp thông tin tốt hơn bao giờ hết.  Khám phá chi tiết về 10 lý do Google Workspace for Business đáng nâng cấp ngay.

Sử dụng email theo tên miền doanh nghiệp thông qua ứng dụng Gmail

Đầu tiên, lý do Google Workspace for Business đáng nâng cấp đó là việc bạn sẽ nhận được tất cả các chức năng, độ tin cậy và sự quen thuộc của Gmail. Đối với nhân viên của bạn, đây vẫn là trải nghiệm người dùng mà họ đã quen với Gmail cá nhân, vì vậy họ có thể dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa tài khoản cá nhân và tài khoản doanh nghiệp. Đối với nhà tuyển dụng, họ có thể kiểm soát và bảo mật mà không cần duy trì máy chủ email và họ có thể dễ dàng thêm hoặc xóa người dùng khi thay đổi nhân sự.

Ngoài ra, mỗi người dùng có thể có tối đa 30 tài khoản alias, vì vậy cùng một người có thể nhận cũng một email tại jane.doe@examplecorp.com, sales@examplecorp.com và info@examplecorp.com.

Lưu trữ và chia sẻ tệp không giới hạn qua Google Drive

Mỗi người dùng có một tài khoản Drive, nơi họ có thể lưu trữ ghi chú, bản nháp, và các tài liệu khác. Mỗi nhóm có thể có Drive nhóm riêng, nơi người dùng có thể chia sẻ tài liệu hoặc tài nguyên mà các thành viên khác trong nhóm cần truy cập. Tất nhiên, họ cũng có thể chia sẻ tệp và thư mục với nhau bằng cách sử dụng Drive bản cá nhân, nhưng trước tiên họ phải cấp quyền truy cập và chỉ định quyền cho từng người dùng theo cách thủ công. Việc này không chỉ mất nhiều thời gian hơn và người dùng phải đợi chủ sở hữu kiểm tra email để cấp quyền khi bạn yêu cầu truy cập tệp.

Đối với Shared Drive, tất cả những người cần quyền truy cập đã có quyền truy cập và nếu nhân viên rời khỏi công ty, người quản lý Drive có thể nhanh chóng thu hồi quyền truy cập của họ vào bất kỳ dữ liệu nào của công ty. Nếu mọi người lưu trữ và chia sẻ tệp từ tài khoản Google cá nhân của họ, thì mọi người phải nhớ thu hồi quyền truy cập từ đồng nghiệp cũ.

Dung lượng bộ nhớ được giới hạn ở 30GB trong Google Workspace Basic — vẫn gấp đôi những gì bạn nhận được trong phiên bản miễn phí.

Cộng tác trong thời gian thực

Với tính năng đồng chỉnh sửa theo thời gian thực trong Google Workspace, các nhóm có thể chỉnh sửa cùng một tài liệu, trang tính hoặc trang trình bày cùng một lúc, điều này giúp loại bỏ quyền kiểm soát phiên bản trong khi đội nhóm phải làm việc từ xa. Các thay đổi được cập nhật ngay lập tức, vì vậy mọi người có thể xây dựng ý tưởng cùng nhau, đạt được hiệu suất cao nhất từ trước. Nếu đội nhóm của bạn cần trò chuyện, các thành viên có thể lên lịch cuộc họp qua lịch nhóm, thực hiện cuộc gọi video qua Google Meet hoặc nhắn tin qua Chat. Với Google Currents, bạn thậm chí có thể tạo ra một mạng xã hội của riêng mình để hợp lý hóa việc giao tiếp trong tổ chức, chia sẻ nội dung cập nhật đến nhân viên của mình.

Tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng bên thứ ba khác

Bằng cách tích hợp Google Workspace với CRM và các ứng dụng năng suất khác, đội nhóm của bạn có thể làm việc liền mạch trên cách nền tảng. Nhân viên truy cập các ứng dụng công việc chỉ với một lần đăng nhập và họ không mất thời gian chuyển qua chuyển lại sao chép dữ liệu. Doanh nghiệp của bạn sẽ được nâng cao năng suất và sẽ hạn chế được những rủi ro có thể xảy ra.

Ví dụ: với tích hợp CRM, nhân viên bán hàng và nhân viên dịch vụ khách hàng có thể tự động thực hiện các nhiệm vụ, gọi, họp và email trong Salesforce mà không cần rời khỏi Gmail. Họ cũng có thể xem thông tin chi tiết về liên hệ và tài khoản từ Salesforce trong Google Workspace và dễ dàng kéo dữ liệu CRM vào Google Sheets.

Quản lý tất cả từ Admin Console

Google Workspace Admin Console cho phép bạn quản lý dữ liệu của toàn doanh nghiệp và ứng dụng từ một trang duy nhất. Trang torng quan trực quan cho phép bạn thêm và xóa người dùng và nhóm, tùy chỉnh cài đặt trải nghiệm người dùng, quản lý thiết bị, tạo vai trò, chỉ định quyền và định cấu hình cài đặt bảo mật.

*Ví dụ: bạn có thể chặn các ứng dụng không đáng tin cậy, thực thi khóa bảo mật hoặc yêu cầu xác minh hai bước. Nếu họ đăng nhập vào Google Workspace hoặc các ứng dụng có liên quan từ một máy tính hoặc thiết bị di động mới, Google sẽ gửi một tin nhắn văn bản kèm theo mã xác minh mà họ phải nhập trước khi có thể truy cập vào dữ liệu của công ty. Google Workspace cũng đi kèm với tính năng quét email nâng cao – kiểm tra các mối đe dọa bảo mật – cũng như phân tích bảo mật và các đề xuất phương pháp hay nhất để bảo vệ an toàn bảo mật cho doanh nghiệp của bạn.

Lưu trữ dữ liệu kinh doanh với Google Vault

Vault cho phép bạn lưu trữ dữ liệu quan trọng, ngay cả từ các tài khoản đã bị tạm ngưng. Bạn có thể tự mình đặt các quy tắc lưu trữ và lưu giữ trên một số ứng dụng Google Workspace nhất định để bảo vệ dữ liệu người dùng – ngay cả khi tài liệu đã xóa và tài khoản bị tạm ngưng. Điều này giúp tránh mất mát dữ liệu khi nhân viên rời công ty và có thể giúp nhóm pháp lý của bạn vượt qua các vấn đề tiềm ẩn.

Tìm kiếm toàn cầu giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm trong dữ liệu của mình và nội dung có thể được xuất sang các định dạng có thể in được nếu cần. Bạn cũng có thể sử dụng Vault để theo dõi hoạt động của người dùng và xem các tìm kiếm, lượt xem nội dung và xuất file của họ.

Bảo mật cấp doanh nghiệp với Endpoint Management

Bảng điều khiển dành cho quản trị viên cho phép bạn kiểm soát các tài khoản Google Workspace, quản lý điểm cuối cho phép bạn kiểm soát thiết bị nào có thể truy cập các tài khoản đó.

Với Google Workspace Endpoint Management, bạn có thể phân phối ứng dụng trên thiết bị di động một cách nhanh chóng và trên quy mô lớn. Bạn cũng có thể kiểm tra việc sử dụng, quản lý cài đặt bảo mật và giới hạn quyền truy cập trên bất kỳ thiết bị điểm cuối nào. Nếu thiết bị bị mất hoặc bị đánh cắp , bạn có thể xóa dữ liệu bí mật từ xa bằng cách xóa thiết bị hoặc tài khoản.

Khởi chạy các trang web với Google Sites

Cần một trang web cho công ty khởi nghiệp của bạn? Hoặc có lẽ bạn là một công ty đã thành lập và cần một cách tương tác mới để chia sẻ thông tin với khách hàng hoặc nhóm từ xa của bạn?

Với Sites, nhóm của bạn có thể làm việc cùng nhau để tạo ra các trang web hấp dẫn, chất lượng cao — không cần kinh nghiệm lập trình. Họ có thể dễ dàng kéo nội dung từ các ứng dụng Google Workspace và kéo và thả nó vào các lưới hoặc mẫu. Họ cũng có thể đồng chỉnh sửa dự án, thêm nhận xét và quản lý quyền truy cập giống như cách họ làm trong Docs.

AI hỗ trợ gia tăng năng suất và tìm kiếm thông tin chi tiết

Google Workspace for Business tận dụng công nghệ máy học, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và các dạng AI khác để loại bỏ xung đột, tự động hóa các tác vụ đơn giản và trang bị cho tổ chức của bạn thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu mà họ cần để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.

*Ví dụ: khi nhân viên đặt cuộc họp ảo trong Lịch, Trợ lý Google sẽ tự động tìm thời gian và thêm các phòng được tối ưu hóa cho từng người tham dự. Tính năng Soạn thư thông minh trong Gmail theo đúng nghĩa đen có thể kết thúc câu của họ cho họ, trong khi Nudge nhắc họ trả lời tin nhắn. Google Sheets cũng được tích hợp với BigQuery, vì vậy nhân viên có thể quản lý, phân tích và diễn giải một lượng lớn dữ liệu thô, theo thời gian thực một cách thuận tiện.

Cho phép trải nghiệm nhất quán trên các thiết bị

Google Workspace hoạt động trên mọi trình duyệt internet, nhưng Google Chrome sẽ cung cấp cho bạn trải nghiệm tốt nhất. Người dùng có thể thiết lập thanh dấu trang của Google Chrome và đồng bộ hóa Chrome trên tất cả các thiết bị mà họ sử dụng để truy cập Google Workspace, vì vậy, cho dù nhân viên của bạn đang sử dụng điện thoại thông minh, máy tính bảng hay máy tính xách tay, họ vẫn có thể duy trì quyền truy cập vào một máy tính để bàn được tối ưu hóa.

GCS Technology Company Vietnam hiện đang cung cấp các gói dịch Google Workspace (G suite cũ) với mức giá vô cùng ưu đãi, nhấn đăng ký dưới đây để chọn phiên bản phù hợp với doanh nghiệp bạn nhé.

ĐĂNG KÝ NGAY

Tổng kết

Trên đây là những chia sẻ của GCSVN về chủ đề “10 lý do Google Workspace for Business đáng nâng cấp“, hy vọng sẽ đem lại cho bạn những kiến thức độc đáo về Google Workspace. Nếu bạn đang gặp phải bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ tới Hotline: 024.9999.7777 để được đội ngũ CSKH hỗ trợ mọi thắc mắc và tư vấn những phiên bản phù hợp với doanh nghiệp cùng chi phí tối ưu nhất.