Khôi phục dữ liệu bị xóa khỏi thùng rác trong Google Workspace

Cách dùng Restore data khôi phục dữ liệu đã bị xóa khỏi thùng rác của bạn trên Google Workspace và công cụ quản trị và tìm kiếm thông tin Google Vault.

Tình huống: Khi bạn xóa các dữ liệu Drive, Gmail không sử dụng, các dữ liệu bị xóa này sẽ được chuyển vào mục Trash (Thùng rác) và sẽ tự động bị hệ thống xóa sau 30 ngày hoặc có thể nhanh hơn nếu bạn dọn dẹp thùng rác bằng nút Empty trash. Tuy nhiên nếu trong đống dữ liệu bạn đã xóa đó có lẫn một thư mục chứa các tệp tài liệu quan trọng thì liệu có thể khôi phục lại thư mục đó nữa không khi bạn đã dọn sạch thùng rác của mình?
Câu trả lời là: Có thể khôi phục được.

Giải pháp: Google Workspace có một tính năng mà không nhiều người biết đó là Restore data (Khôi phục dữ liệu). Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể khôi phục các mục đã xóa khỏi Google Drive hoặc Gmail trong vòng 25 ngày sau khi người dùng dọn sạch thùng rác của họ. Tất nhiên bạn sẽ cần tài khoản có quyền quản trị (Super Admin) để sử dụng tính năng này.

Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn cách dùng Restore data để khôi phục dữ liệu đã bị xóa khỏi thùng rác của bạn trên tài khoản cá nhân và cả bộ nhớ dùng chung (shared drive) đồng thời giới thiệu thêm cho bạn về công cụ quản trị và tìm kiếm thông tin của Google Workspace đó là Google Vault.

Điều bạn cần biết trước khi bắt đầu

  • Bạn không thể dùng Restore data để khôi phục các mục sau:
    • Dữ liệu mà Google đã xóa vĩnh viễn hơn 25 ngày trước
    • Tệp Google My Maps và Google Fusion Table.
    • Dữ liệu nằm trong thư mục Spam trước khi bị xóa.
    • Email nháp (Draft) đã xóa.
    • Dữ liệu vẫn đang nằm trong mục Trash (Thùng rác) của người dùng
    • Dữ liệu sẽ không khôi phục được nếu người dùng bị đầy bộ nhớ.
    • Bạn cũng không thể khôi phục Label (nhãn) đã xóa trên Gmail.
  • Restore data sẽ khôi phục tất cả các dữ liệu bị xóa trong phạm vi ngày được chọn. Bạn không thể khôi phục riêng các tệp hoặc thư mục riêng lẻ nào đó. Trước khi bắt đầu khôi phục, hãy hỏi người dùng là họ đã xóa tệp hoặc thư mục ở khoảng thời gian nào để bạn có thể khôi phục dữ liệu cần thiết và đầy đủ nhất.
  • Bạn chỉ có thể chạy từng dự án khôi phục trong mỗi lần dùng Restore data. Nếu bạn bắt đầu một dự án khác trong khi dự án đầu tiên đang thực hiện, một trong số chúng sẽ dừng lại.

Tiến hành khôi phục dữ liệu bằng Restore data

  • Truy cập vào Admin Console (Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google) tại https://admin.google.com
  • Chuyển đến mục Users (Người dùng) .
  • Tìm người dùng cần khôi phục dữ liệu của họ.
  • Trỏ vào người dùng và nhấp vào More (Thêm) > bấm Restore data (Khôi phục dữ liệu) .
google workspace 1
  • Chọn Date Range (Phạm vi ngày) cho dữ liệu bạn muốn khôi phục. Bạn chỉ có thể khôi phục dữ liệu đã bị xóa trong vòng 25 ngày
  • Chọn Application (Ứng dụng)Gmail hoặc Drive tùy theo bạn muốn khôi phục dữ liệu ở đâu.
  • Nhấp vào Restore (Khôi phục).
google workspace 2

Sau khi dự án khôi phục hoàn tất, hãy kiểm tra ứng dụng Drive hoặc Gmail của người dùng để biết dữ liệu đã được khôi phục xong chưa. Dữ liệu được khôi phục sẽ ở vị trí như trước khi bị xóa.

Lưu ý

  • Sau khi bạn khôi phục dữ liệu (tệp hay thư mục nào đó) trên Drive, người dùng sẽ cần chia sẻ lại để những người khác có quyền truy cập vào tệp hoặc thư mục đó.
  • Hãy kiểm tra lại để chắc chắn rằng dữ liệu bạn cần đã được khôi phục xong trước khi bắt đầu chạy dự án khôi phục khác (Có thể sẽ mất vài ngày tùy theo dung lượng dữ liệu mà bạn khôi phục).

Khôi phục dữ liệu đã xóa trên Shared Drive (bộ nhớ dùng chung)

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể khôi phục các tệp đã bị xóa khỏi bộ nhớ dùng chung. Nếu toàn bộ bộ nhớ dùng chung đã bị xóa, bạn cũng có thể khôi phục bộ nhớ dùng chung và nội dung của nó. Làm như vậy sẽ khôi phục cấu trúc thư mục và các tệp trong đó.

  • Truy cập vào Admin Console (Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google) tại https://admin.google.com
  • Chuyển đến mục Apps (Ứng dụng) > Google Workspace > Drive and Docs (Drive và Tài liệu)
google workspace 3
  • Chọn Manage shared drives (Quản lý bộ nhớ dùng chung).
  • Di chuột qua bộ nhớ dùng chung đã xóa và nhấp vào More (Thêm) > Restore (Khôi phục).
  • Bạn có thể bấm vào Add a filter (Thêm bộ lọc) để tùy chọn bộ lọc tìm kiếm chẳng hạn như Shared drive name (tìm theo Tên của bộ nhớ dùng chung) hoặc Date created (tìm theo Ngày tạo).
google workspace 4
  • Chọn phạm vi ngày khôi phục dữ liệu trên Start date (Ngày bắt đầu)End date (Ngày kết thúc). Nếu bạn đang khôi phục bộ nhớ dùng chung và muốn khôi phục tất cả các tệp có trong bộ nhớ dùng chung khi nó bị xóa, bạn phải chọn ngày nó bị xóa cho đến ngày hiện tại. Bạn chỉ có thể khôi phục các mục đã bị xóa khỏi thùng rác của bộ nhớ dùng chung trong vòng 25 ngày.
  • Bấm RESTORE DATA để bắt đầu khôi phục.
google workspace 5

Như vậy là bạn có thể khôi phục dữ liệu Gmail và Drive của bạn kể cả khi đã xóa khỏi thùng rác trong vòng 25 ngày. Nhưng nếu bạn muốn lưu trữ vĩnh viễn dữ liệu của tổ chức , kể cả các dữ liệu đã xóa khỏi tài khoản một hay thậm chí nhiều năm trước bạn vẫn có thể tìm kiếm lại và xuất ra được thì bạn hãy sử dụng Google Vault để tạo quy tắc lưu trữ dữ liệu.

Google Vault

Google Vault là một công cụ quản trị thông tin và eDiscovery dành cho Google Workspace. Với Vault, bạn có thể giữ lại, lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu Google Workspace của người dùng. Bạn có thể sử dụng Vault cho các dữ liệu sau:

  • Gmail.
  • Drive.
  • Tin nhắn Google Chat và Hangouts Chat (đã bật lịch sử).
  • Các bản ghi âm (record) của Google Meet và nhật ký trò chuyện, hỏi đáp và thăm dò được liên kết.
  • Tin nhắn trên Google Groups.
  • Các tin nhắn văn bản, thư thoại , bản ghi cũng như nhật ký cuộc gọi của Google Voice dành cho Google Workspace.
  • Google Sites mới.

Bạn sẽ tạo quy tắc lưu trữ dữ liệu trên Google Vault để có thể lưu trữ dữ liệu vô thời hạn hoặc trong khoảng thời gian nhất định (tối đa 36500 ngày ~ 100 năm). 

Mặc dù về mục đích, Google Vault không phải được Google thiết kế để sao lưu dữ liệu vì Vault không lưu trữ dữ liệu của các tài khoản đã xóa và bạn chỉ có thể xuất dữ liệu cho một dịch vụ của Google tại một thời điểm. Tuy nhiên chúng ta vẫn có thể sử dụng nó như một ứng dụng lưu trữ dữ liệu để có thể dễ dàng tìm kiếm các dữ liệu quan trọng đã xóa như tìm lại tài liệu đã xóa cách đây nhiều năm mà bây giờ cần dùng đến hay thậm chí là tìm email của nhân viên đã bán thông tin cho công ty đối thủ mà nhân viên đó đã xóa hoặc tìm bằng chứng trên một đoạn chat.  

Google Vault có sẵn trên các bản Google Workspace Business Plus ,Enterprise và Education tuy nhiên bạn có thể mua thêm giấy phép Google Vault nếu bạn đang dùng bản Business Starter hoặc Business Standard. GCS là đối tác được ủy quyền của Google tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, chúng tôi cung cấp các dịch vụ của Google Cloud nên nếu bạn quan tâm, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo Hotline: 024.9999.7777, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của GCS sẽ hỗ trợ bạn 24/7 hoặc để lại thông tin dưới đây, GCS sẽ chủ động liên hệ với bạn.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

google calendar cập nhật một số phím tắt mới

Cập nhật một số phím tắt mới cho sự kiện Google Calendar

Ngoài các thông báo được cải tiến cho các nhận xét và văn bản được đánh dấu với hỗ trợ chữ nổi Braille trong Google Docs và sự ra mắt gần đây của quyền kiểm soát đối với các tùy chọn trợ năng, Google tiếp tục giới thiệu các phím tắt thông báo chi tiết cho sự kiện Calendar.
Scroll to Top