Google Vault là gì? Hướng dẫn thiết lập Google Vault cho tổ chức của bạn

Google Vault là gì?

Vault là một công cụ quản trị thông tin và eDiscovery dành cho Google Workspace. Với Vault, bạn có thể giữ lại, lưu giữ, tìm kiếm và xuất dữ liệu Google Workspace của người dùng. Bạn có thể sử dụng Vault cho các dữ liệu sau:

• Thư Gmail
• Tệp Drive
• Tin nhắn Google Chat và
• Hangouts trước đây (đã bật lịch sử)
• Các bản ghi âm của Google Meet và nhật ký trò chuyện, hỏi đáp và thăm dò được liên kết
• Tin nhắn trên Google Groups
• Tin nhắn văn bản, thư thoại và bản ghi cũng như nhật ký cuộc gọi của Google Voice dành cho Google Workspace.
• Google Sites (bản mới)

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn một cách chi tiết về Google Vault, bao gồm các lưu ý, khuyến nghị, cách thức thiết lập và sử dụng cơ bản Vault cho hệ thống của bạn.

Google Vault hoạt động như thế nào ?

Quản lý thông tin: Lưu giữ và xóa dữ liệu

– Lưu giữ dữ liệu bạn cần: Nếu tổ chức của bạn được yêu cầu lưu giữ dữ liệu trong một thời gian nhất định, bạn có thể định cấu hình Vault để lưu giữ dữ liệu đó. Dữ liệu vẫn được Vault lưu giữ ngay cả khi người dùng xóa nó và dọn sạch thùng rác của họ.

– Xóa dữ liệu khi bạn không cần nữa: Nếu tổ chức của bạn được yêu cầu xóa dữ liệu nhạy cảm sau một thời gian nhất định, bạn có thể định cấu hình Vault để xóa dữ liệu đó khỏi tài khoản người dùng và bắt đầu xóa dữ liệu đó khỏi tất cả các hệ thống của Google.

(Lưu ý: Vault không lưu giữ dữ liệu cho đến khi bạn thiết lập các quy tắc lưu giữ. Cho đến lúc đó, người dùng có thể xóa dữ liệu của họ và có thể bạn sẽ không tìm lại được nữa.

– eDiscovery: Tìm kiếm, lưu giữ và xuất dữ liệu

Với Vault, người dùng được ủy quyền có thể tìm kiếm dữ liệu, tạm dừng dữ liệu và xuất dữ liệu để phân tích. Vault hỗ trợ các bước đầu tiên của quy trình eDiscovery (Khám phá điện tử) :

Identification – Nhận dạng: Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu Google Workspace của tổ chức mình theo tài khoản người dùng, đơn vị tổ chức, ngày tháng hoặc từ khóa và xem trước các tin nhắn, tệp đính kèm và các tệp được hỗ trợ.

Preservation – Lưu giữ: Để bảo quản dữ liệu vô thời hạn cho các nghĩa vụ pháp lý hoặc lưu giữ khác, bạn có thể đặt các khoản lưu giữ trên các tài khoản, đơn vị tổ chức và nhóm. Đối với Gmail và tin nhắn trò chuyện, bạn cũng có thể đặt các điều kiện để giới hạn việc lưu giữ đối với các tin nhắn trùng khớp.

Collection – Thu thập: Sau khi tìm kiếm dữ liệu, bạn có thể xuất dữ liệu đó để xử lý và phân tích, bao gồm:

• Bản sao toàn diện của tất cả dữ liệu phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của bạn.
• Siêu dữ liệu bạn cần để liên kết dữ liệu đã xuất với từng người dùng trong tổ chức của bạn.
• Thông tin chứng thực được yêu cầu để chứng minh rằng dữ liệu được xuất khớp với dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của Google.

Quá trình xuất dữ liệu có sẵn trong Vault trong 15 ngày, sau đó quá trình xuất sẽ bị xóa để bảo vệ dữ liệu đó.

Bạn có Google Vault chưa ?

Google Vault là tính năng được tích hợp sẵn trên các phiên bản Google Workspace Business Plus và Enterprise, tất cả người dùng trong tổ chức của bạn sẽ tự động được cấp giấy phép Vault.

>>> Đăng ký phiên bản Google Workspace Business Plus và Enterprise tại đây.

Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Google Workspace Business Starter, Standard hoặc Frontline, bạn có thể mua thêm giấy phép (licenses) Google Vault cho người dùng.

>>> Đăng ký Licenses Google Vault tại đây.

*Lưu ý quan trọng:

• Vault chỉ bao gồm những người dùng có giấy phép Vault được chỉ định cho họ. Nếu bạn xóa người dùng hoặc giấy phép bắt buộc, dữ liệu của họ có thể bị xóa không thể phục hồi và không còn khả dụng đối với Vault.
• Sau 30 ngày kể từ ngày không thanh toán, giấy phép Vault sẽ bị chấm dứt. Do đó, các quy tắc lưu giữ sẽ không được thực thi và dữ liệu sẽ bị mất mà không có tùy chọn khôi phục. Hãy đảm bảo rằng giấy phép người dùng luôn hoạt động.
• Nếu quản trị viên Google Workspace của bạn xóa người dùng, tất cả dữ liệu được liên kết với tài khoản của người dùng sẽ bị xóa, bao gồm cả dữ liệu do Vault nắm giữ hoặc lưu giữ. Để giữ cho dữ liệu của người dùng có sẵn cho Vault sau khi họ rời khỏi tổ chức của bạn, bạn có thể mua và cấp cho họ giấy phép Archived User (Lưu trữ người dùng).
• Dữ liệu Google Workspace sẽ không được lưu giữ cho đến khi bạn chỉ định giấy phép Vault cho tài khoản người dùng (đối với giấy phép tiện ích bổ sung) và đặt quy tắc lưu giữ.

Thiết lập Vault cho tổ chức của bạn

Các yêu cầu và khuyến nghị

• Bạn phải là quản trị viên cấp cao của Google Workspace cho tổ chức của bạn để hoàn thành các bước trong hướng dẫn này.
• Đảm bảo rằng bạn không cài đặt tự động xóa email và trò chuyện (Email and chat auto-deletion – cài đặt này bạn có thể tìm thấy trong Apps > Google Workspace > Gmail > Compliance > Email and chat auto-deletion) vì nó sẽ can thiệp vào các quy tắc lưu giữ của Vault.
• Người dùng có thể gửi email bằng các dịch vụ khác ngoài Gmail do đó khuyến nghị bạn kích hoạt tính năng lưu trữ toàn diện tin nhắn (Comprehensive mail storage – cài đặt này bạn có thể tìm thấy trong Apps > Google Workspace > Gmail > Advanced Settings > Comprehensive mail storage). Cài đặt này đảm bảo rằng bản sao của những email đó vẫn được được lưu trữ trong hộp thư Gmail của người dùng và có sẵn cho Vault.
• Khuyến nghị bạn bật Lịch sử trò chuyện (Chat history – cài đặt này có thể tìm thấy trong Apps > Google Workspace > Google Chat and classic Hangouts > History for chats) và lưu trữ tin nhắn trong Google Groups for Business cho các nhóm bạn quan tâm (tính năng này được bật trên cài đặt của nhóm , chủ sở hữu nhóm cần truy cập vào https://groups.google.com/ và tìm cài đặt này ở Group settings > Posting policies > Conversation history). Do Vault chỉ có thể lưu giữ và tìm kiếm dữ liệu trong Group for Business và Google Chat khi đã bật lịch sử và tính năng lưu trữ.

Thiết lập Google Vault

– Bước 1: Truy cập https://vault.google.com bằng tài khoản quản trị Google Workspace của bạn.

– Bước 2:Trong Vault, nhấp vào Retention (Lưu giữ) để đặt các quy tắc lưu giữ mặc định của tổ chức bạn.

– Bước 3: Đặt quy tắc lưu giữ mặc định khi bạn cần giữ tất cả dữ liệu cho một dịch vụ cho tất cả các tài khoản được cấp phép trong tổ chức của mình trong một thời gian nhất định. Hãy nhấp vào một dịch vụ, chẳng hạn như Drive hoặc Gmail để tạo quy tắc.

– Bước 4: Chọn khoảng thời gian lưu giữ tin nhắn hoặc tệp.

– Bước 5: Chọn Indefinitely để lưu giữ dữ liệu vĩnh viễn.

– Bước 6: Chọn Retention period để lưu giữ dữ liệu trong một khoảng thời gian nhất định và nhập số ngày, từ 1 đến 36.500.

– Bước 7: Chọn hành động khi quy tắc lưu giữ hết hạn (Action after expiration)

• • Purge only permanently deleted message: Chỉ xóa dữ liệu mà người dùng đã xóa.
  • Purge message from Gmail mailboxes and permanently deleted message: Xóa tất cả dữ liệu. Quy tắc này có thể xóa tất cả dữ liệu mà người dùng muốn giữ lại, chẳng hạn như thư trong hộp thư đến Gmail của họ hoặc tệp trong Drive.

– Bước 8: Nhấp vào Create để tạo quy tắc lưu giữ . Nếu bạn đặt khoảng thời gian lưu giữ, Vault sẽ yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn hiểu tác dụng của quy tắc lưu giữ này. Chọn các hộp và nhấp vào Accept để tạo quy tắc.

– Bước 9: Bạn có thể đặt các quy tắc lưu giữ tùy chỉnh để giữ dữ liệu cụ thể trong một thời gian nhất định trong tab Custom rules. Bạn bấm Create để tạo quy tắc lưu giữ dữ liệu với các điều kiện và điều khoản tùy thuộc vào dịch vụ:

• • Gmail và Groups: Đặt theo đơn vị tổ chức, phạm vi ngày và các cụm từ tìm kiếm cụ thể.
  • Drive, Meet và Sites: Đặt theo đơn vị tổ chức và xác định ngày hết hạn dựa trên những ngày được sửa đổi gần đây nhất (để giải quyết tình trạng trì trệ) và ngày đã tạo (để giải quyết các yêu cầu tuân thủ) hoặc ngày được chuyển vào thùng rác.
  • Chat và Hangouts: Đặt theo đơn vị tổ chức hoặc cho tất cả các space chat (không gian trò chuyện) trong tổ chức.
  • Google Voice dành cho Google Workspace: Thiết lập theo đơn vị tổ chức và loại dữ liệu.

– Bước 10: Lặp lại quy trình này cho tất cả các dịch vụ mà bạn muốn đặt quy tắc lưu giữ mặc định.

– Bước 11: Các dịch vụ bạn đã đặt quy tắc sẽ hiển thị trạng thái Indefinitely hoặc khoảng thời gian lưu trữ ở cột Duration.

Tìm kiếm và xuất Vault

Để tìm kiếm và xuất dữ liệu người dùng, bạn cần tạo một không gian làm việc được gọi là Matter (Vấn đề). Hãy coi Matter như một thư mục nơi bạn lưu trữ các truy vấn tìm kiếm và xuất các gói. Bạn có thể chia sẻ các vấn đề với người khác, kể cả người dùng bên ngoài.

Tạo Matter

– Bước 1: Truy cập https://vault.google.com bằng tài khoản quản trị Google Workspace của bạn.

– Bước 2: Nhấp vào Matters.

– Bước 3: Bấm Create để tạo > Nhập tên và mô tả (tùy chọn) cho matter. Nhấp vào Create.

Xuất dữ liệu

– Bước 1: Trên tab Search của Matter bạn vừa tạo, hãy chọn Service bạn cần (Gmail, Drive …)

– Bước 2: Nhập các thông số tìm kiếm của bạn.

• • Source: Chọn nguồn dữ liệu All data (Tất cả dữ liệu), Held data (Dữ liệu đã lưu giữ) hoặc Unprocessed data (Dữ liệu chưa được xử lý)
  • Entity: Chọn đối tượng All accounts (Tất cả tài khoản), Specific accounts (Tài khoản cụ thể) hoặc Organizational unit (Đơn vị tổ chức)
  • Time zone: Chọn múi giờ
  • Date sent (optional): Tìm kiếm email theo khoảng ngày gửi (tùy chọn)
  • Terms (optional): Sử dụng các thuật ngữ và toán tử để tinh chỉnh tìm kiếm của bạn. Bạn có thể tham khảo thêm ở đây.
  • Exclude email drafts: Tắt bật để tìm kiếm cả thư nháp hoặc không.

– Bước 3: Nhấn chọn SEARCH để bắt đầu tìm kiếm. Google Vault sẽ tìm kiếm danh sách dữ liệu ứng với các điều kiện tìm kiếm của bạn.

– Bước 4: Bạn bấm Export để xuất dữ liệu. (Bạn có thể bấm Expand để mở lại phần điều kiện tìm kiếm để bạn chỉnh sửa).

– Bước 5: Chọn tên và Format cho tệp xuất (MBOX và PST)

– Bước 6: Bạn bấm sang tab EXPORTS để xem tiến trình xuất dữ liệu. Khi tệp dữ liệu của bạn đã xuất xong, hãy trỏ chuột đến và chọn Download để tải dữ liệu xuống máy tính.

– Bước 7: Tệp sẽ có định dạng .mbox hoặc .pst tùy theo tùy chọn định dạng (Format) bạn chọn khi xuất. Dùng Mbox Viewer để đọc tệp .mbox hoặc Outlook để đọc tệp .pst.

*Lưu ý: Bạn chỉ có thể xuất dữ liệu cho một dịch vụ của Google tại một thời điểm. Nếu bạn cần xuất nhiều loại dữ liệu bạn hãy làm lần lượt. Việc xuất dữ liệu mới khi mà tệp cũ chưa xuất xong sẽ khiến nó dừng lại.

Mặc dù về mục đích, Google Vault không phải được Google thiết kế để sao lưu dữ liệu vì Vault không lưu trữ dữ liệu của các tài khoản đã xóa và bạn chỉ có thể xuất dữ liệu cho một dịch vụ của Google tại một thời điểm. Tuy nhiên chúng ta vẫn có thể sử dụng nó như một ứng dụng lưu trữ dữ liệu để có thể dễ dàng tìm kiếm các dữ liệu quan trọng đã xóa như tìm lại tài liệu đã xóa cách đây nhiều năm mà bây giờ cần dùng đến hay thậm chí là tìm email của nhân viên đã bán thông tin cho công ty đối thủ mà nhân viên đó đã xóa hoặc tìm bằng chứng trên một đoạn chat.

Kết luận

Trên đây là hướng dẫn của GCS giúp bạn hiểu hơn về cách hoạt động và cách vận hành của Google Vault. GCS hy vọng hướng dẫn này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình sử dụng Google Workspace.

Chúc các bạn có một trải nghiệm tuyệt vời khi sử dụng dịch vụ của GCS Vietnam. Trong quá trình cài đặt, nếu bạn gặp bất cứ khó khăn nào, hãy gọi ngay cho GCS theo số Hotline: 024.9999.7777, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của GCS luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.