Khám phá 7 mẹo sử dụng Google Workspace cho IT Support

IT Support là một công việc được hiểu đơn giản chính là hỗ trợ kỹ thuật công nghệ thông tin. Những IT Support-er sẽ trực tiếp hỗ trợ, tư vấn và giúp đỡ xử lý những vấn đề xảy ra với người dùng khi sử dụng các phần mềm công nghệ. Đặc biệt trong thời kỳ cả thế giới vận hành bằng công nghệ 4.0, có thể nói đến 99,9% các doanh nghiệp đều cần đến công nghệ. Chính vì vậy, IT Support là một vị trí không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Vậy nên để các bạn thực sự liên kết ăn ý, hỗ trợ hết mình với các bộ phận khác, GCS sẽ gợi ý cho bạn một số mẹo sử dụng Google Workspace cho công việc của mình.

Cho phép đồng nghiệp gửi yêu cầu hỗ trợ

Cho phép đồng nghiệp gửi yêu cầu hỗ trợ bằng Forms. Bao gồm các câu hỏi, chẳng hạn như mô tả vấn đề, ai đang xử lý vấn đề và mức độ ưu tiên. Bạn có thể liên kết tất cả các câu trả lời tới Google Sheets, vì vậy bạn có thể theo dõi các trường hợp cần hỗ trợ và lọc theo mức độ ưu tiên. 

Tạo lịch rảnh để người khác có thể đặt lịch với bạn

Một tính năng vô cùng hữu ích mà Google Workspace mới cho ra mắt gần đây – đặt lịch hẹn vào thời gian rảnh trên Google Calendar. Đây là tính năng cần thiết để khi mọi người cần gặp bạn để thảo luận về các trường hợp cần hỗ trợ, họ có thể đặt lịch hẹn với bạn dễ dàng. 

Theo dõi các nhiệm vụ hỗ trợ

Hãy tạo bảng tính theo dõi các yêu cầu hỗ trợ của đội nhóm, mọi người có thể cập nhật yêu cầu hỗ trợ và xem thông tin mới nhất. Bạn cũng có thể chỉ định mức độ quan trọng để lọc và ưu tiên các trường hợp cần hỗ trợ đặc biệt. 

Tạo một trang web hỗ trợ kỹ thuật nội bộ

Tạo một trang web đơn giản bằng cách sử dụng Sites. Tại đây bạn có thể đăng tải những câu hỏi thường gặp, những lỗi cơ bản mà ai cũng có thể tự sửa được, video hướng dẫn, thông tin liên hệ, forms đăng ký hỗ trợ kỹ thuật,.. để mọi người có thể chủ động giải quyết những vấn đề nhỏ, tránh mất thời gian của cả hai bên. 

Cung cấp hỗ trợ qua cuộc gọi video

Ngay khi bạn đang không ở văn phòng, bạn vẫn có thể hỗ trợ kỹ thuật cho đội nhóm từ xa bằng cách tham gia cuộc gọi video trực tuyến. Google Meet có thể hoạt động trên bất cứ thiết bị di động nào, vậy nên việc bạn có ở văn phòng hay không, có máy tính hay không, không phải là vấn đề. 

Làm việc ngay cả khi bạn đang di chuyển

Khi không ở văn phòng làm việc, bạn vẫn có thể kiểm tra email, truy cập email và làm việc trên các tệp Google Docs, Sheets, Slides từ điện thoại di động hoặc máy tính bảng của mình. Chỉ cần bạn tải xuống các ứng dụng Google tương ứng, mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ tự động đồng bộ hóa với web và với tất cả các thiết bị khác của bạn, vì vậy bạn và đội nhóm của mình sẽ luôn cập nhật được thông tin theo thời gian thực. 

Lọc các yêu cầu email khẩn cấp

Gắn nhãn các email quan trọng trong Gmail để chúng không bị lạc trôi trong hộp thư đến của bạn. Ví dụ: bạn có thể thiết lập bộ lọc để thêm nhãn “Khẩn cấp” nếu trong mail yêu cầu có từ “khẩn cấp”. Hoặc đối với những khách hàng có yêu cầu được ưu tiên hàng đầu, bạn có thể gắn nhãn email của họ là “Quan trọng”. 

Hy vọng những thông tin trên hữu ích cho bạn và doanh nghiệp của mình. Cùng theo dõi Blog Kiến thức – Tin tức của GCS để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin mới từ Google Workspace nhé. 

GCS cung cấp các dịch vụ của Google Workspace với nhiều mức giá ưu đãi. Hãy đăng ký ngay để nhận được giá tốt nhất. 

ĐĂNG KÝ NGAY

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại tin nhắn ở Chatbox bên dưới, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ nhanh nhất trong vòng 24/7.