Khám phá 10 mẹo sử dụng Google Workspace dành cho ngành Luật

Những người làm nghề liên quan đến luật lệ thường phải là những người cẩn thận, và yêu cầu tính bảo mật rất cao. Trong bài viết này, GCS sẽ đưa ra một số mẹo để tận dụng những ứng dụng Google Workspace vào công việc để tối ưu hóa về cả thời gian và cách thức làm việc cho những bạn đang làm việc tại ngành Luật. 

Cộng tác trên các tài liệu với nhóm của bạn

Nếu bạn đang làm việc cho khách hàng hoặc tòa án, cách dễ dàng để nhóm của bạn cộng tác cùng nhau là sử dụng Google Documents để chỉnh sửa tài liệu với tư cách một nhóm trong thời gian thực, trò chuyện trực tiếp trong tệp và nhận phản hồi có chủ đích. Bạn cũng có thể kiểm soát quyền truy cập vào các tài liệu được chia sẻ để giúp duy trì đặc quyền hoặc đảm bảo các thành viên của công ty được sàng lọc chỉ có quyền truy cập vào các tệp họ cần.

Duy trì tính nhất quán với các mẫu pháp lý

Giúp nhóm của bạn tạo ra các hợp đồng và biểu mẫu có thể điền, có thể chia sẻ và đáp ứng yêu cầu của bạn. Sử dụng Google Docs để tạo hoặc nhập các mẫu cho hồ sơ, thông tin liên lạc và các văn bản pháp lý khác.

Xác minh nguồn trong Google Docs

Khi bạn cần kiểm tra các nguồn hoặc thông tin khác, việc chuyển đổi liên tục giữa tài liệu của bạn và trang web có thể là một việc phức tạp. Công cụ Khám phá tích hợp trong Docs giúp bạn dễ dàng tìm kiếm luật và trích dẫn trường hợp từ tài liệu của mình.

Xem tài liệu khi đang di chuyển

Cho dù bạn đang ở tòa án, tại trụ sở hay chỉ làm việc với một nhóm từ xa, bạn có thể cập nhật hoặc tạo tài liệu trên điện thoại hoặc máy tính bảng của mình bằng ứng dụng Google Docs. Mọi thay đổi sẽ tự động cập nhật và đồng bộ hóa với tất cả các thiết bị của bạn, vì vậy bạn luôn được cập nhật ở mọi nơi.

Làm việc ngoại tuyến mà không cần truy cập Internet

Nếu đang đi du lịch hoặc gặp sự cố ngắt kết nối Internet, bạn vẫn có thể làm việc với các tài liệu tình huống hoặc bản ghi nhớ. Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến trong Google Drive để bạn có thể tiếp tục làm việc trên các tệp bất kỳ lúc nào.

Giải quyết các vấn đề pháp lý bằng các bài thuyết trình và Q&A

Cho dù bạn đang làm việc trong một trường hợp lớn với nhiều nhóm, tiếp thị công ty của bạn hay đang điều hành một lớp Giáo dục pháp luật liên tục (CLE), các bài thuyết trình giúp mọi người bắt kịp tốc độ và giải quyết các vấn đề chung một cách hiệu quả. Trình bày các vấn đề và đề xuất của bạn trong Google Slides và trình bày với nhóm của bạn. Mọi người có thể gửi câu hỏi trong thời gian thực và bỏ phiếu cho chúng trong buổi thuyết trình. Nếu bạn không thể tiếp cận câu hỏi của mọi người, chỉ cần trả lời những câu hỏi có nhiều phiếu bầu nhất.

Gửi và kiểm soát quyền truy cập vào các tệp đính kèm email

Nếu bạn cần chia sẻ tệp lớn hơn giới hạn 25MB của tệp đính kèm trong Gmail, bạn có thể tải lên và chia sẻ chúng bằng Drive. Bạn cũng có thể đặt quyền truy cập cho từng tệp Drive, vì vậy bạn có thể chọn người có thể xem tệp khách hàng hoặc tài liệu khám phá của bạn. Nếu bạn vô tình gửi nội dung không nên, hãy thay đổi quyền truy cập đối với các tài liệu hoặc tệp đó để giúp giảm thiểu sự thất thoát dữ liệu.

Theo dõi các dự án và lịch trình của nhóm

Tạo lịch nhóm để theo dõi lịch biểu, cuộc họp và thời hạn do tòa án áp đặt. Với sự sẵn có của mọi người trong một lịch, thật dễ dàng để vạch ra các bước của một trường hợp và đảm bảo nhóm của bạn đáp ứng các mốc quan trọng.

Quản lý dữ liệu của đội nhóm ở chung một chỗ

Để lưu trữ các tệp của nhóm của bạn ở một vị trí, hãy tạo một trang web nội bộ trong Google Sites. Kiểm soát quyền truy cập vào trang web thông qua cài đặt quyền. Sau đó, thêm lịch nhóm, lịch yêu cầu, hợp đồng và các tài liệu khác vào trang web của bạn. Giờ đây, nhóm của bạn có một điểm đến duy nhất cho thông tin quan trọng và họ có thể truy cập thông tin đó bất kỳ lúc nào, từ bất kỳ thiết bị nào.

Chỉnh sửa tệp Microsoft Office trong Drive

Xem, chỉnh sửa và cộng tác trên các tệp Office trực tiếp trong Google Docs, Sheets, Slides trong khi vẫn giữ nguyên định dạng tệp Office cho khách hàng hoặc tòa án yêu cầu.

Đừng ngần ngại liên hệ GCS để được tư vấn kỹ hơn và giải đáp những vấn đề liên quan đến Google Workspace nhé. 

GCS cung cấp các dịch vụ của Google Workspace với nhiều mức giá ưu đãi. Hãy đăng ký Google Workspace ngay để nhận được giá tốt nhất tại GCS. 

ĐĂNG KÝ NGAY

Cuối cùng, chúng tôi hy vọng bạn sẽ cảm thấy hữu ích về 10 Mẹo sử dụng Google Workspace cho ngành Luật. Nếu vẫn còn đang băn khoăn về bài viết này thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc nhanh nhất.