Cộng tác với người không dùng tài khoản Google ở Drive, Docs, Sheets, Slides, và Sites

Những điều gì đã thay đổi?

Google đang thực hiện chia sẻ khách truy cập — cộng tác dựa trên mã pin, an toàn với những người không có tài khoản Google – khả dụng chung. Điều này có nghĩa là bạn có thể chia sẻ các mục với tài khoản không phải của Google, cho phép họ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa nội dung trong Google Drive, Docs, Sheets, Slides, và Sites bằng mã pin an toàn.

Tính năng chia sẻ khách truy cập trước đó đã có ở bản beta và sẽ thay thế cài đặt quản trị hiện tại để cho phép người dùng trong tổ chức của bạn gửi lời mời chia sẻ.

Google sẽ giới thiệu tính năng mới theo dòng thời gian này:

– Ngày 31 tháng 8 năm 2020: Cài đặt kiểm soát chia sẻ với những người không sử dụng tài khoản Google sẽ bắt đầu xuất hiện trong Bảng điều khiển dành cho admin. Cài đặt này có thể được bật hoặc tắt theo mặc định tùy thuộc vào cài đặt hiện tại của bạn. Xem “Bắt đầu” bên dưới để tìm hiểu thêm. Cài đặt này sẽ không bắt đầu có hiệu lực đối với người dùng cho đến ngày 8 tháng 9 năm 2020 (đối với miền phát hành nhanh) hoặc ngày 28 tháng 9 năm 2020 (đối với miền phát hành theo lịch trình).

– Ngày 8 tháng 9 năm 2020: Người dùng trong các miền Bản phát hành nhanh sẽ có thể sử dụng tính năng mới, nếu được quản trị viên của họ bật.

– Ngày 28 tháng 9 năm 2020: Người dùng trong các miền Bản phát hành theo lịch biểu sẽ có thể sử dụng tính năng mới, nếu được quản trị viên của họ bật.

Đối tượng nào có thể sử dụng? 

• Admin và người dùng

Lý do người dùng nên sử dụng 

Khách hàng của G Suite thường làm việc với các đối tác bên ngoài công ty của họ. Những người dùng bên ngoài hay “khách truy cập” này không phải lúc nào cũng có tài khoản Google, khiến người dùng G Suite và người dùng không phải của Google khó cộng tác liền mạch và an toàn hơn.

Tính năng mới này sẽ giúp đảm bảo cộng tác trơn tru và an toàn với khách truy cập thông qua:

• Cộng tác phong phú — bao gồm nhận xét, chỉnh sửa, v.v. — với bất kỳ ai bạn cần làm việc cùng, bất kể họ có tài khoản Google hay không.
• Ghi nhật ký kiểm tra để hợp tác với khách truy cập, để tất cả các tương tác được theo dõi và ghi lại.
• Khả năng thu hồi quyền truy cập và xóa cộng tác viên khi cần thiết.
• Giảm nhu cầu tải xuống, gửi email hoặc tạo các tệp riêng biệt để làm việc với những người dùng bên ngoài không có tài khoản Google.

Nếu khách truy cập chọn tạo tài khoản G Suite bằng địa chỉ email của họ, thì lịch sử cộng tác và hoạt động của họ sẽ được giữ nguyên sau khi tạo tài khoản.

Chi tiết bổ sung

Chia sẻ khách truy cập sẽ không được hỗ trợ cho người dùng Cloud Identity. Với lần ra mắt này, người dùng Cloud Identity sẽ chỉ có thể chia sẻ với những người nhận không phải của Google bằng cách gửi lời mời cho phép người dùng xem trước nội dung tệp ở chế độ chỉ đọc mà không cần đăng nhập vào tài khoản Google.

Bắt đầu

Admin:

• Chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn với người dùng có tài khoản không phải của Google sẽ được BẬT theo mặc định nếu bạn hiện cho phép người dùng trong tổ chức của mình gửi lời mời chia sẻ đến những người bên ngoài tổ chức của bạn, những người không sử dụng tài khoản Google.
• Chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn với người dùng có tài khoản không phải của Google sẽ bị “TẮT” theo mặc định nếu bạn hiện không cho phép chia sẻ bên ngoài tổ chức của mình hoặc sử dụng danh sách cho phép miền.
• Chia sẻ của khách truy cập sẽ được kiểm soát bởi cài đặt mới trong Admins Console> Apps> G Suite> Drive và Docs> Sharing Settings. Xem hình ảnh bên dưới. Các cài đặt mới có thể được kiểm soát ở cấp miền hoặc đơn vị tổ chức.

Người dùng: Truy cập Help Center của Google để tìm hiểu thêm về chia sẻ của khách truy cập. Khách truy cập có thể sử dụng Help Center của Google để tìm hiểu cách xóa phiên khách truy cập của họ.

Thời gian phát hành

Cài đặt bảng điều khiển dành cho admin:

• Hình thức phát hành nhanh và theo lịch trình: Phát hành đầy đủ (1-3 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 31 tháng 8 năm 2020

Tính khả dụng của tính năng người dùng:

• Hình thức phát hành nhanh: Triển khai dần dần (tối đa 15 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 8 tháng 9 năm 2020
• Hình thức phát hành theo lịch trình: Triển khai dần dần (tối đa 15 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 28 tháng 9 năm 2020

Khả dụng

• Khả dụng với khách hàng G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education, G Suite cho tổ chức phi lợi nhuận và G Suite Essentials.
• Không khả dụng cho khách hàng G Suite Basic, Cloud Identity hoặc người dùng có tài khoản cá nhân.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ hữu ích của GCS Technology Vietnam về bài viết Cộng tác với người không dùng tài khoản Google ở Drive, Docs, Sheets, Slides, và Sites. Hy vọng nội dung sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách vận hành của G suite phiên bản cũ.

Nguồn 

• G Suite Admin Help: Set Drive users’ sharing permissions 
• Google Help: Share documents with visitor sharing 
• G Suite Updates Blog: Share files more easily with non-Google accounts in Drive Beta
• Google Help: Delete your visitor session