Chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs với 4 bước siêu nhanh

Bạn đang muốn chỉnh sửa nội dung trong file PDF bằng ứng dụng Google Docs? Nếu bạn chưa biết cách thì đừng vội bỏ qua bài viết dưới đây. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs với 4 bước đơn giản. Cùng tham khảo ngay!

Ưu điểm của việc chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs

Việc chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs mang lại vô số lợi ích thiết thực. Dưới đây là một số những lợi ích đặc biệt, bạn có thể tham khảo:

Dễ dàng chỉnh sửa nội dung

Bạn muốn thay đổi một vài chi tiết nhỏ trong file PDF nhưng lại bất lực vì định dạng này vốn dĩ không được thiết kế cho việc chỉnh sửa trực tiếp. Nhưng giờ  đây bạn đừng lo lắng  vì có thể chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs. Sau đó bạn hoàn toàn có thể tự làm chủ được nội dung của tài liệu. 

Bạn sẽ được phép tự do thêm, xóa, sửa từng con chữ, câu văn và đoạn văn trong tài liệu một cách linh hoạt. Điều này thực sự hữu ích cho việc cập nhật thông tin mới nhất vào báo cáo, trích dẫn đoạn văn cần thiết, hay điều chỉnh các bài trình bày,… 

Sao chép và dán văn bản thuận tiện

Đôi khi, file PDF của bạn bị lỗi font, sai thứ tự các dòng, không giữ được định dạng ban đầu sau khi dán sang một ứng dụng khác. Bạn cảm thấy rất phiền toái và khó khăn trong việc để chỉnh sửa lại? 

Giờ đây, bạn chỉ cần chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs thì quá trình sao chép và dán văn bản đó sẽ trở nên bình thường mượt mà và chính xác hơn. Bởi Google Docs luôn cố gắng giữ lại tối đa cấu trúc và định dạng của văn bản gốc. Do đó, bạn sẽ dễ dàng trích xuất những thông tin quan trọng mà không cần lo lắng về việc phải căn chỉnh lại quá nhiều. 

Tận dụng được công cụ Google Docs

Không chỉ đơn thuần là một công cụ chuyển đổi định dạng, Google Docs còn giúp trình soạn thảo văn bản trực tuyến với vô số tính năng hữu ích. Khi chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs, bạn sẽ có cơ hội tận dụng toàn bộ hệ sinh thái tiện ích mà phần mềm này mang lại. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc bạn bè để cùng nhau làm việc, nhận xét và chỉnh sửa trực tiếp theo thời gian thực.

 Hay với tính năng kiểm tra chỉnh sửa và ngữ pháp, bạn sẽ đảm bảo được tính chuyên nghiệp và chính xác của văn bản. Bạn còn có thể dễ dàng chèn hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ, liên kết và nhiều yếu tố đa phương tiện khác vào tài liệu đã chuyển đổi, làm cho tài liệu trở nên sinh động và trực quan hơn. Hay lưu trữ đám mây tự động của Google Drive giúp bạn yên tâm không lo mất dữ liệu và có thể truy cập tài liệu của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Hoàn toàn miễn phí 

Tính năng chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs hoàn toàn miễn phí. Bạn không cần phải trả bất kỳ khoản phí nào cho việc sử dụng, không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm phức tạp nào, hay lo lắng về các giới hạn sử dụng khó chịu. Chỉ với một tài khoản Google quen thuộc, bạn đã có thể thoải mái chuyển đổi và chỉnh sửa các file PDF của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Yêu cầu cần thiết khi chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs

Để quá trình chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất, bạn chỉ cần đảm bảo một vài yêu cầu cơ bản sau đây:

• Thứ nhất, bạn cần có một tài khoản Google. Nếu bạn chưa có tài khoản Google, việc tạo một tài khoản mới là hoàn toàn miễn phí và chỉ mất vài phút. Hãy truy cập trang web của Google và làm theo các hướng dẫn đơn giản để sở hữu ngay một tài khoản cho riêng mình.
• Thứ hai, bạn cần phải đảm bảo kết nối internet ổn định. Vì Google Docs là một ứng dụng hoạt động trực tuyến, mọi thao tác, từ tải file lên đến quá trình chuyển đổi và lưu trữ, đều cần có kết nối internet. Một đường truyền internet ổn định sẽ đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra nhanh chóng, không bị gián đoạn và tránh được các lỗi không đáng có.
• Thứ ba, để chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs bạn cần có file PDF chuyển đổi. Hãy đảm bảo rằng file PDF của bạn không bị hỏng, không bị mã hóa bằng mật khẩu mà bạn không có, hoặc không chứa các định dạng quá phức tạp mà Google Docs có thể gặp khó khăn trong việc xử lý.

4 Bước thực hiện chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs đơn giản

Quá trình chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs thực sự rất đơn giản và chỉ bao gồm 4 bước cơ bản sau đây mà bất kỳ ai cũng có thể thực hiện được:

Bước 1 – Tải file PDF lên Google Drive

Để chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs, bước đầu tiên bạn phải tải file PDF lên Google Drive. Bạn chỉ cần thực hiện truy cập vào Google Drive. Sau đó, bạn sử dụng nút Tải lên phía bên trái của giao diện Google Drive để tuỳ chọn file PDF muốn tải lên.  

Bước 2 – Mở file PDF bằng Google Docs

Sau khi tải file PDF thành công lên Google Drive, bạn chỉ cần mở file đó bằng chính Google Docs. Tiếp đến, bạn nhấn đúp chuột vào file PDF trên Google Drive ở chế độ không phải dạng Preview cài đặt sẵn bằng cách:

• Đầu tiên, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào tên file đó. 
• Tiếp theo, menu ngữ cảnh xuất hiện để tùy chọn.
• Tiếp tục, di chuột đến tùy chọn Mở bằng. 
• Sau đó, chọn phần Google Tài liệu và click vào.

Google Docs sẽ tự động tiến hành quá trình chuyển đổi file PDF sang định dạng Doc có thể chỉnh sửa. Quá trình chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs này có thể mất một vài giây đến vài phút tùy thuộc vào kích thước và độ phức tạp của file PDF. Sau khi hoàn tất, nội dung của file PDF sẽ được hiển thị trong giao diện quen thuộc của Google Docs, sẵn sàng để bạn thực hiện các thao tác chỉnh sửa theo ý muốn.

Bước 3 – Chỉnh sửa nội dung (nếu cần) trên Google Docs

Sau khi file PDF đã được “mở khóa” và hiển thị dưới dạng tài liệu Doc trên Google Docs, giờ đây bạn hoàn toàn có quyền kiểm soát nội dung của nó. Đây chính là thời điểm bạn có thể thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào mà bạn muốn, giống như khi làm việc với một tài liệu Doc thông thường.

Bước 4 – Lưu file dưới dạng Docs

Sau khi bạn đã hoàn tất quá trình chỉnh sửa và hoàn toàn hài lòng với nội dung của tài liệu, bước cuối cùng và vô cùng quan trọng là lưu file này lại dưới dạng Google Docs (.gdoc). Lưu ý, mọi thay đổi sẽ được Google Docs tự động lưu lại trên đám mây của Google Drive. Để thực hiện bước này, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn như sau:

• Ở góc bên trái cửa sổ Google Docs, vào menu Tệp.
• Tiếp tục tìm đến tùy chọn Tải xuống dưới dạng .doc.x.

Sau khi bạn chọn tùy chọn này, một bản sao của file PDF đã được chuyển đổi và chỉnh sửa sẽ được lưu vào Google Drive của bạn với định dạng .gdoc. Tên của file mới thường sẽ giống với tên file PDF ban đầu. Nhưng bạn hoàn toàn có thể đổi tên theo ý muốn bằng cách nhấp vào tên phải và thay đổi. 

Với 4 bước đơn giản và nhanh chóng này, bạn đã hoàn thành quá trình chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs. Điều này cũng mở ra khả năng chỉnh sửa và tùy biến tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả.

Lỗi và cách khắc phục khi chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs

Đôi khi trong quá trình chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs sẽ gặp phải vài lỗi nhỏ. Nhưng bạn đừng lo lắng vì hầu hết các lỗi này đều có thể khắc phục được một cách dễ dàng nếu nắm rõ được nguyên nhân. 

Lỗi font chữ bị thay đổi hoặc hiển thị sai

Điều này thường xuyên xảy ra do file PDF gốc sử dụng các font chữ đặc biệt mà Google không có sẵn hoặc không hỗ trợ đầy đủ. Để khắc phục được tình trạng này bạn có thể thử một số giải pháp sau:

• Đầu tiên, sau khi chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs, hãy kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ văn bản để xác định những đoạn nào đang gặp vấn đề về font chữ. Sau đó, bạn có thể chọn đoạn văn bản bị lỗi và thay đổi font chữ thủ công sang một font chữ phổ biến và có sẵn trên Google Docs, ví dụ như Arial, Times New Roman, Calibri, hoặc các font chữ mặc định khác. Mặc dù điều này có thể không giữ được hoàn toàn giao diện ban đầu, nhưng nó sẽ đảm bảo văn bản của bạn hiển thị chính xác và dễ đọc.
• Nếu bạn đang sử dụng phiên bản trả phí của Google Workspace, bạn có thể có tùy chọn tải lên và sử dụng các font chữ tùy chỉnh. Hãy kiểm tra cài đặt quản trị viên của bạn hoặc tìm hiểu về cách quản lý font chữ trong Google Workspace để xem liệu bạn có thể tải lên các font chữ cần thiết hay không.

Mất định dạng bảng biểu hoặc hình ảnh

Các bảng biểu có thể bị tách thành nhiều phần, các đường kẻ biến mất, dữ liệu bị xóa trộn hoặc thậm chí là bị mất hoàn toàn. Hình ảnh thì bị thay đổi kích thước, vị trí, tệ hơn là không hiển thị. Đây là một số lỗi mà bạn có thể gặp phải khi chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs. Để khắc phục được tình trạng này, bạn hãy áp dụng các cách sau đây:

• Hãy kiểm tra kỹ lưỡng các bảng biểu. Nếu bạn thấy chúng bị lỗi định dạng, hãy sử dụng các công cụ chỉnh sửa bảng biểu mạnh mẽ của Google Docs để thêm hoặc xóa hàng và cột, điều chỉnh kích thước ô, kẻ lại đường viền, và sắp xếp lại dữ liệu một cách thủ công.
• Đối với hình ảnh bị mất, bạn có thể chèn lại chúng vào tài liệu từ file PDF gốc (nếu bạn vẫn còn giữ file này) hoặc từ bất kỳ nguồn nào khác mà bạn có. Sử dụng tùy chọn “Chèn” >> “Hình ảnh” trong menu của Google Docs để tải ảnh lên và đặt vào vị trí mong muốn.
• Nếu hình ảnh bị thay đổi kích thước hoặc vị trí, hãy nhấp chuột vào hình ảnh đó và sử dụng các điểm neo (các ô vuông nhỏ ở các góc và cạnh) để điều chỉnh kích thước bằng cách kéo chúng. Bạn cũng có thể kéo và thả hình ảnh để di chuyển chúng đến vị trí chính xác trong văn bản.

Văn bản bị xuống dòng sai hoặc mất cấu trúc

Một vấn đề khác có thể xảy ra là văn bản bị xuống dòng không đúng chỗ hoặc mất đi cấu trúc ban đầu (ví dụ như các đoạn văn bị dính liền, các dấu thụt đầu dòng bị mất). Điều này thường xảy ra khi Google Docs cố gắng diễn giải cấu trúc phức tạp của file PDF. Để khắc phục tình trạng này nếu bạn chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs thì bạn cần phải:

• Đọc kỹ toàn bộ văn bản sau khi chuyển đổi để xác định những chỗ nào bị xuống dòng sai hoặc mất cấu trúc. Sau đó, bạn sẽ cần chỉnh sửa thủ công bằng cách xóa các dấu xuống dòng thừa hoặc thêm các dấu xuống dòng cần thiết để phân tách các đoạn văn một cách chính xác.
• Đối với các đoạn văn bị dính liền, hãy xác định vị trí cần ngắt đoạn và nhấn phím “Enter” để tạo một dòng mới.
• Nếu bạn nhận thấy các dấu thụt đầu dòng bị mất, hãy chọn các đoạn văn cần thụt lề và sử dụng các công cụ định dạng thụt lề trong Google Docs (thường nằm trên thanh công cụ hoặc trong menu “Định dạng” >> “Căn chỉnh và thụt lề“). Bạn có thể điều chỉnh mức độ thụt lề trái, phải, hoặc tạo thụt lề dòng đầu tiên tùy theo nhu cầu.

File PDF quá lớn và bị lỗi không mở được

Một số file PDF có kích thước quá lớn hoặc chứa quá nhiều đối tượng phức tạp (ví dụ như hình ảnh có độ phân giải cao, nhiều trang, nhiều đồ họa vector) có thể gây ra lỗi khi tải lên hoặc không thể mở được bằng Google Docs. Trong trường hợp này sau khi chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs, bạn có thể thử các giải pháp sau:

• Chia nhỏ file PDF: Nếu file PDF của bạn quá lớn, hãy thử sử dụng các công cụ trực tuyến hoặc phần mềm trên máy tính để chia nhỏ nó thành các file nhỏ hơn. Sau đó, bạn có thể tải lên và chuyển đổi từng phần nhỏ một cách riêng lẻ.
• Đóng các ứng dụng không cần thiết: Đôi khi, việc có quá nhiều ứng dụng đang chạy trên máy tính có thể làm chậm quá trình tải lên và xử lý của trình duyệt. Hãy tiến hành đóng bớt các ứng dụng không thực sự cần thiết để giải phóng tài nguyên hệ thống.
• Thử một trình duyệt khác: Trong một số trường hợp hiếm hoi, vấn đề có thể liên quan đến trình duyệt web bạn đang sử dụng. Hãy thử tải lên và mở file PDF bằng một trình duyệt khác (ví dụ: Chrome, Firefox, Safari) để xem liệu vấn đề có được giải quyết hay không.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs, cùng với câu trả lời chi tiết:

Tôi có thể chuyển đổi file PDF có hình ảnh không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể chuyển đổi file PDF có chứa hình ảnh bằng Google Docs. Trong quá trình chuyển đổi, Google Docs sẽ cố gắng giữ lại các hình ảnh có trong file PDF gốc và hiển thị chúng trong tài liệu Doc đã chuyển đổi.

Google Docs có giới hạn kích thước file PDF chuyển đổi không?

Mặc dù Google không công bố một giới hạn kích thước tuyệt đối cho file PDF có thể chuyển đổi trên Google Docs. Nhưng thực tế cho thấy các file PDF quá lớn hoặc chứa quá nhiều trang và đối tượng phức tạp có thể gặp khó khăn trong quá trình tải lên và chuyển đổi. Thời gian chuyển đổi còn có thể kéo dài hơn đáng kể, hoặc thậm chí có thể xảy ra lỗi không mong muốn.

Tôi có thể chuyển đổi cùng lúc nhiều file PDF không?

Google Docs không hỗ trợ tính năng chuyển đổi hàng loạt nhiều file PDF cùng một lúc. Bạn sẽ cần thực hiện quy trình tải lên và mở bằng Google Docs cho từng file PDF riêng lẻ. Nếu bạn có nhu cầu chuyển đổi một số lượng lớn file PDF, bạn có thể cần tìm đến các công cụ chuyển đổi PDF chuyên dụng khác, có thể cung cấp tính năng chuyển đổi hàng loạt.

Tôi có thể chuyển đổi file PDF có nhiều cột và định dạng phức tạp không?

Google Docs có khả năng chuyển đổi các file PDF có nhiều cột và định dạng phức tạp. Tuy nhiên, mức độ chính xác trong việc giữ lại định dạng ban đầu có thể khác nhau tùy thuộc vào độ phức tạp của file PDF gốc. Đối với các file có cấu trúc phức tạp, chẳng hạn như báo cáo nhiều cột, tạp chí, hoặc tài liệu có nhiều bảng biểu lồng ghép, Google Docs có thể gặp khó khăn trong việc tái tạo hoàn toàn định dạng. 

Google Docs có lưu lại lịch sử các file PDF tôi đã chuyển đổi không?

Google Docs không tự động lưu lại lịch sử các file PDF gốc mà bạn đã tải lên và chuyển đổi. Sau khi bạn đã chuyển đổi một file PDF sang định dạng Doc và lưu nó dưới dạng tài liệu Google Docs, file Doc mới này sẽ được lưu trữ trên Google Drive.

Lời kết

Chuyển file PDF sang Doc trên Google Docs là một giải pháp đơn giản, nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng. Với chỉ 4 bước cơ bản trong bài viết của GCS,  hy vọng bạn đã có thể dễ dàng chỉnh sửa, sao chép và tận dụng các công cụ mạnh mẽ của Google Docs để làm việc hiệu quả hơn với các tài liệu PDF. Hãy thử ngay hôm nay và khám phá những khả năng tuyệt vời mà công cụ này mang lại cho công việc và học tập của bạn!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777