Hướng dẫn cách xóa lịch sử Google Drive trên mọi thiết bị

Google Drive giúp bạn ghi lại mọi hoạt động, từ việc chỉnh sửa, tải lên tài liệu đến chia sẻ tệp. Nếu bạn lo ngại về quyền riêng tư hoặc đơn giản chỉ muốn dọn dẹp dấu vết hoạt động thì việc xoá lịch sử là cần thiết. Hãy cùng khám phá các bước chi tiết về cách xóa lịch sử Google Drive trên mọi thiết bị trong bài viết này.

Lịch sử Google Drive là mục gì?

Google Drive lưu trữ những thông tin gì về các thao tác sử dụng của bạn, bạn biết chứ? Nếu chưa rõ, bạn có thể vào lịch sử Google Drive. Đây là một bản ghi chi tiết về tất cả các hoạt động mà bạn đã thực hiện trên nền tảng lưu trữ đám mây này. 

Lịch sử Google Drive được xem như một cuốn nhật ký ghi lại cẩn thận mọi thời điểm bạn tải lên một tệp mới, chỉnh sửa một tài liệu hay xóa đi một file không cần thiết nữa. Đặc biệt, khi Google Drive của bạn thường xuyên cộng tác làm việc nhóm thì lịch sử hoạt động là một trong những công cụ không thể thiếu. Bởi nó giúp không chỉ giúp bạn kiểm soát mà còn nắm bắt được bạn hay ai đã thực hiện thay đổi gì và vào thời điểm nào vào file Drive chia sẻ. 

Ngoài ra, lịch sử Google Drive còn giúp việc quản lý các tệp và thư mục trở nên minh bạch và hiệu quả hơn. Bạn có thể dễ dàng truy vết lại các thay đổi, đảm bảo được tiến trình làm việc của một dự án trên Drive. Lịch sử này giúp bạn theo dõi những thay đổi, nhưng đôi khi cũng gây bất tiện nếu bạn muốn giữ quyền riêng tư. Do đó, việc áp dụng cách xóa lịch sử Google Drive là một lựa chọn hữu ích.

Tại sao cần xóa lịch sử hoạt động trên Google Drive

Bạn có nên cân nhắc xóa lịch sử hoạt động trên Google Drive không? Nhìn chung, thực hiện cách xóa lịch sử Google Drive hầu hết sẽ giúp người dùng đảm bảo về quyền riêng tư. Cụ thể ở những khía cạnh như sau:

Bảo vệ quyền riêng tư

Lịch sử hoạt động ghi lại một cách chi tiết mọi tương tác của bạn với các tệp và thư mục. Bao gồm cả thời điểm bạn truy cập, chỉnh sửa, tải lên, tải xuống, chia sẻ hoặc thậm chí chỉ xem một tài liệu. Trong một số tình huống nhạy cảm, việc lưu giữ quá nhiều thông tin này còn tiềm ẩn nguy cơ tiết lộ những hoạt động cá nhân mà bạn không muốn người khác biết. 

Do đó, việc áp dụng cách xoá lịch sử Google Drive sẽ giúp bạn loại bỏ những dấu vết, đảm bảo rằng người dùng khác không thể theo dõi các hoạt động trước đó trên Google Drive của bạn. Điều này cũng giúp bạn đảm bảo được những tài liệu mật, dự án riêng trong không gian làm việc trực tuyến. 

Bảo mật thông tin

Dù Google Drive trang bị các biện pháp bảo mật mạnh mẽ, nhưng cách xoá lịch sử Google Drive vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường bảo mật thông tin. Đặc biệt trong trường hợp tài khoản Google của bạn bị xâm nhập, kẻ xấu sẽ lợi dụng lịch sử hoạt động để biết cách tổ chức dữ liệu, file tài liệu quan trọng được thường xuyên truy cập. Từ đó, các thông tin mà bạn sử dụng sẽ bị tấn công hoặc chúng khai thác các thông tin nhạy cảm trong những tài liệu quan trọng. 

Đặc biệt, trong trường hợp file Drive của bạn dùng làm việc nhóm thì việc xoá lịch sử giúp đảm bảo thông tin về các dự án kết thúc được bảo mật chặt chẽ. Bạn sẽ giảm được nguy cơ vô tình tiết lộ thông tin ra bên ngoài. 

Duy trì sự gọn gàng cho Drive 

Theo thời gian, lịch sử hoạt động trên Google Drive có thể trở nên rất dài. Đặc biệt nếu bạn thường xuyên sử dụng và tương tác với các tệp/thư mục trên Google Drive. 

Thực hiện cách xóa lịch sử Google Drive không chỉ giúp bạn đỡ khó khăn trong việc theo dõi các hoạt động quan trọng mà nó còn:

• Giúp duy trì Drive được gọn gàng và tập trung hơn vào những gì đang diễn ra hiện tại trên tài khoản của bạn. 
• Cải thiện hiệu suất làm việc bằng cách giảm thiếu những thông tin phân tâm không cần thiết. 

Hướng dẫn từng bước cách xóa lịch sử Google Drive

Dưới đây là cách xoá lịch sử Google Drive trên cả máy tính và điện thoại một cách đơn giản.

Cách xóa lịch sử Google Drive trên máy tính

Để xóa lịch sử Google Drive trên máy tính, bạn thực hiện các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở trình duyệt web và truy cập vào Google Drive.

– Bước 2: Bạn vào mục Drive của tôi ở góc bên trái giao diện.

– Bước 3: Bạn thực hiện chọn vào biểu tượng i nằm trong vòng tròn ở thanh công cụ phía bên trên

– Bước 4: Khi bấm vào biểu tượng này, tab bảng nhỏ sẽ hiện ra phía bên phải và hiển thị những thông tin lịch sử hoạt động trên Google Drive của bạn. 

– Bước 5: Tiếp tục, bạn click chuột phải vào các dữ liệu mà mình muốn xóa lịch sử Google Drive và chọn Thùng rác và hoàn tất.

Cách xóa lịch sử Google Drive trên điện thoại

Tương tự như cách thực hiện trên máy tính, cách xóa lịch sử Google Drive trên điện thoại cũng khá đơn giản. Bạn chỉ cần thao tác đầy đủ các bước cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở vào ứng dụng Google Drive của mình và tìm đến mục dữ lịch cần xóa.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện bấm vào dấu ba chấm ở góc bên phải màn hình trong dữ liệu đó. 

– Bước 3: Cuối cùng, bạn chọn vào mục Thùng rác để xóa lịch sử hoạt động của dữ liệu và hoàn tất. 

Điều lưu ý quan trọng khi xoá lịch sử Google Drive

Trước khi quyết định tiến hành cách xóa lịch sử Google Drive, bạn cần hiểu rõ những lưu ý sử dụng để tránh được những mất mát không mong muốn và các tác động đến quá trình làm việc. Dưới đây là những điểm bạn cần phải lưu tâm khi thực hiện xóa lịch sử hoạt động trên Google Drive như sau:

Hiểu rõ giới hạn của việc xoá lịch sử hoạt động

Google Drive không cung cấp một tùy chọn trực tiếp nào để xóa toàn bộ lịch sử hoạt động một cách triệt để hay hàng loạt với một cú nhấp chuột. Bạn chỉ có thể áp dụng cách xoá lịch sử Google Drive gián tiếp bằng cách xoá từng tệp hay thay đổi quyền truy cập từng thư mục. Các bản ghi chi tiết hơn về hoạt động vẫn có thể lưu trữ trên hệ thống Google máy chủ. Điều này chủ yếu áp dụng cho các tệp bị xóa hoặc đã chỉnh sửa. 

Khi bạn xóa một tệp, lịch sử hoạt động liên quan đến tệp đó cũng biến mất, nhưng quá trình này không thể đảo ngược. Nếu bạn thay đổi ý định, bạn sẽ không thể khôi phục lại những dữ liệu này.

Cẩn trọng với các hoạt động liên quan trong quá trình chia sẻ

Nếu bạn chia sẻ một tệp hoặc thư mục với người khác, việc thực hiện cách xóa lịch sử Google Drive sẽ không mang lại hiệu quả bảo mật. Bởi vì:

• Người được bạn chia sẻ quyền chỉnh sửa file/thư mục sẽ thấy lịch sử hoạt động.
• Khi bạn thực hiện xóa lịch sử trên tài khoản của mình, cũng sẽ không ảnh hưởng đến những người được chia sẻ quyền đã xem, đã chỉnh sửa trước đó. 
• Nếu bạn xóa một tệp đã chia sẻ, những người đã tải xuống hoặc sao chép file trước đó vẫn có thể giữ bản sao.
• Ngay cả khi bạn xóa tệp khỏi Drive của mình, nếu ai đó đã tạo bản sao hoặc có quyền chỉnh sửa, họ vẫn có thể xem lại lịch sử chỉnh sửa trên tài liệu đó.

Việc xoá lịch sử không giải phóng dung lượng lưu trữ

Nhiều người dùng nhầm tưởng rằng việc xoá lịch sử hoạt động sẽ giúp Google Drive có thêm không gian trống, nhưng thực tế không phải vậy. Vì cách xóa lịch sử Google Drive không liên quan đến dung lượng lưu trữ của bạn, bởi vì:

• Google Drive lưu lại lịch sử hoạt động dưới dạng dữ liệu hệ thống và nó không ảnh hưởng đến dung lượng lưu trữ của tài khoản.
• Nếu bạn muốn giải phóng dung lượng Google Drive, bạn cần xóa những tệp có kích thước lớn hoặc dọn dẹp thư mục “Thùng rác”.
• Xóa email có tệp đính kèm lớn và xóa ảnh cũ trong Google Photos sẽ giúp bạn lấy lại nhiều dung lượng hơn là việc xóa lịch sử Drive.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình sử dụng Google Drive, nhiều người thắc mắc về việc xoá lịch sử hoạt động: Liệu có giúp tiết kiệm dung lượng không? Lịch sử này ảnh hưởng thế nào đến việc chia sẻ tệp? Ai có thể xem được thông tin hoạt động của tôi?

Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất về cách xoá lịch sử Google Drive cùng với câu trả lời chi tiết!

1- Việc xoá lịch sử có giải phóng dung lượng lưu trữ không?

Không. Xóa lịch sử hoạt động trên Google Drive không giúp giải phóng dung lượng lưu trữ.

Lịch sử hoạt động chỉ là các bản ghi về những thay đổi mà bạn đã thực hiện trên tệp hoặc thư mục, và nó không chiếm dung lượng lưu trữ của tài khoản. Nếu bạn muốn giải phóng dung lượng trên Google Drive, hãy thử các phương pháp sau:

• Xóa các tệp lớn
• Dọn dẹp thư mục “Thùng rác”
• Kiểm tra Gmail và Google Photos

2- Tôi có thể khôi phục các phiên bản đã xoá không?

Điều này phụ thuộc vào loại tệp và cách bạn đã xóa mục gần đây trên Google Drive ra sao.

• Đối với Google Docs, Sheets, Slides: Bạn có thể khôi phục phiên bản trước bằng cách vào Tệp >> Lịch sử phiên bản >> Xem lịch sử phiên bản. Nếu chưa xoá hoàn toàn tài liệu, bạn có thể quay lại phiên bản cũ.
• Đối với các tệp khác (PDF, Word, hình ảnh, video, v.v.): Nếu bạn chưa xóa file vĩnh viễn, có thể tìm thấy các phiên bản cũ bằng cách nhấn chuột phải vào tệp >> Quản lý phiên bản.
• Nếu đã xóa vĩnh viễn khỏi Thùng rác: Bạn không thể khôi phục tệp trừ khi bạn đã tạo bản sao trước đó.

3- Việc xoá lịch sử hoạt động có ảnh hưởng đến việc chia sẻ tệp không?

Không. Xóa lịch sử hoạt động không ảnh hưởng đến quyền chia sẻ của tệp.

• Nếu tệp đã được chia sẻ: Những người có quyền truy cập vẫn có thể mở, chỉnh sửa hoặc tải xuống tệp như bình thường.
• Lịch sử hoạt động của người khác không bị ảnh hưởng: Nếu bạn xóa lịch sử trên tài khoản của mình, người được chia sẻ vẫn có thể thấy hoạt động mà họ đã thực hiện trên tệp.

4- Ai có thể xem lịch sử hoạt động của tôi?

Những người có thể xem lịch sử hoạt động của bạn là: 

• Bạn: Là chủ sở hữu tài khoản, bạn có thể xem toàn bộ lịch sử hoạt động của mình trên Google Drive.
• Người có quyền chỉnh sửa: Nếu bạn chia sẻ tệp với ai đó và cấp quyền chỉnh sửa, họ có thể thấy lịch sử thay đổi trên tệp đó.
• Người chỉ có quyền xem hoặc tải xuống: Những người chỉ có quyền xem hoặc tải xuống không thể xem lịch sử hoạt động.

5- Việc xóa lịch sử Google Drive có liên quan gì đến lịch sử tìm kiếm trên Google Drive không?

Không hoàn toàn. Lịch sử hoạt động lưu lại những thay đổi trên tệp, như chỉnh sửa, chia sẻ, tải lên, xóa tệp, v.v. Lịch sử tìm kiếm chỉ lưu lại các từ khóa bạn đã tìm trên Google Drive.

Lời kết 

Thực hiện cách xóa lịch sử Google Drive không khó. Tuy nhiên trước khi xóa, bạn cần hiểu rõ giới hạn của thao tác này, đặc biệt là trong các trường hợp chia sẻ tệp. Nếu mục tiêu của bạn là giải phóng dung lượng Drive, bạn cần xóa file không cần thiết thay vì tập trung vào việc xoá lịch sử hoạt động.

Hy vọng, thông qua bài viết này, người dùng đã biết được cách xóa lịch sử Google Drive cùng với một số lưu ý quan trọng. Trong quá trình tìm hiểu, người dùng có bất kỳ thắc mắc nào, hãy vui lòng liên hệ với GCS qua các kênh thông tin dưới đây:

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777