Cách tải file lên Drive của người khác trên điện thoại và máy tính hiệu quả

Bạn muốn chia sẻ một file có dung lượng lớn cho người khác nhưng nếu gửi qua mail thì dung lượng mail sẽ bị đầy. Đừng lo, chỉ với một vài thao tác đơn giản bằng cách tải file lên Drive của người khác là bạn đã có thể chia sẻ mọi thứ. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách tải file lên Drive của người khác trên cả hai thiết bị máy tính và điện thoại một cách đơn giản nhất. 

Tải file lên Drive của người khác để làm gì?

Tại sao khi thực hiện cách tải file lên Drive của người khác lại trở thành một phương pháp hữu ích đối với nhiều người? Đơn giản chỉ vì, cách làm này mang đến cho chúng ta rất nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể như là:

Chia sẻ và cộng tác trên dữ liệu khi làm việc nhóm

Khi bạn làm việc nhóm, việc chia sẻ tài liệu là cách làm hiệu quả vừa giúp cho dự án được đảm bảo tính bảo mật, vừa đảm bảo tiến độ thực hiện giữa từng cá nhân. Với tính năng cho phép tải file lên thư mục của người khác, Google Drive trở thành công cụ đắc lực giúp ích cho rất nhiều người.

Thay vì phải gửi email qua lại, các thành viên trong nhóm dễ dàng tải lên các báo cáo, hình ảnh thiết kế, video và bất kỳ loại tệp nào vào thư mục Shared Drive trên Google Drive. Từ đó, mọi người sẽ dễ dàng truy cập thông tin nhanh chóng. Còn đội ngũ quản lý sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện dự án hiệu quả hơn.

Tóm lại, cách tải file lên Drive của người khác trong trường hợp này là một phương pháp tối ưu hoá quy trình làm việc. Đồng thời nó giúp nâng cao hiệu quả cộng tác và đảm bảo mọi thành viên đều có quyền truy cập vào nguồn tài liệu mới nhất.

Nộp bài tập cho giáo viên

Đối với học sinh, sinh viên, việc nộp bài tập trực tiếp đã trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình học tập. Hiện nay, Google Drive cung cấp một giải pháp tiện lợi và hiệu quả để thực hiện thao tác nộp bài này. 

Giáo viên sẽ tạo các thư mục trên Drive, sau đó chia sẻ quyền tải lên cho học sinh. Sau đó, học sinh có thể dễ dàng tải các bài tập lên thư mục được chỉ định. Điều này vừa giúp giáo viên hạn chế được vấn đề in ấn tài liệu, giảm thiểu rủi ro thất lạc bài học sinh nộp, cũng như dễ dàng hơn trong việc chấm điểm. 

Gửi tài liệu cho bạn bè và đối tác

Giờ đây, Google Drive sẽ giúp bạn chia sẻ tài liệu với bạn bè, người thân và đối tác được dễ dàng hơn thông qua việc tải file lên Drive của người khác. Thay vì phải đính kèm các file lớn vào email, gây tốn thời gian và có thể bị giới hạn về dung lượng, bạn chỉ cần tải file lên Drive của người nhận (nếu họ đã chia sẻ quyền tải lên cho bạn) hoặc chia sẻ một liên kết để họ có thể xem và tải xuống. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo chất lượng của file không bị giảm sút trong quá trình truyền tải.

Sao lưu dữ liệu chung 

Ngoài việc chia sẻ, việc tải file lên Drive của người khác còn có thể phục vụ mục đích sao lưu dữ liệu chung. Tính năng chia sẻ và cộng tác trên Drive còn mang đến sự tiện lợi đối với việc lưu trữ và quản lý dữ liệu chung. Bạn dễ dàng tận dụng không gian lưu trữ đám mây để bảo đảm thông tin quan trọng của một nhóm, một tổ chức, một doanh nghiệp,….

Điều kiện để có thể tải file lên Drive của người khác

Để có thể thực hiện thành công cách tải file lên Drive của người khác, bạn cần phải đảm bảo một số điều kiện sau đây. 

• Có quyền truy cập Người chỉnh sửa hoặc Người đóng góp

Bạn phải được người sở hữu thư mục Google Drive cấp quyền Người chỉnh sửa hoặc Người đóng góp cho thư mục mà bạn muốn tải file lên. Nếu bạn chỉ có quyền Người xem hoặc Người nhận xét thì sẽ không có khả năng tải file hoặc thư mục lên Drive. 

• Kết nối internet ổn định

Điều kiện kết nối internet ổn định và đủ mạnh để quá trình tải file lên được đảm bảo. Đặc biệt với các file có dung lượng lớn, cần thời gian dài để tải lên thì điều này cực kỳ quan trọng.  

• Drive của người nhận phải đủ dung lượng lưu trữ

Mặc dù bạn thực hiện đúng cách tải file lên Drive của người khác, nhưng dung lượng lưu trữ tài khoản của họ không đủ thì quá trình cũng sẽ không thành công. Do đó, trước khi tải file lên Drive của người khác bạn cần phải đảm bảo không gian lưu trữ đủ để thực hiện. 

• Định dạng file được hỗ trợ

Google Drive hỗ trợ tải lên hầu hết các định dạng file phổ biến như tài liệu (.doc, .docx, .pdf, .txt), bảng tính (.xls, .xlsx, .csv), trình chiếu (.ppt, .pptx, .pps), hình ảnh (.jpg, .jpeg, .png, .gif), video (.mp4, .avi, .mov), âm thanh (.mp3, .wav) và nhiều định dạng khác. Tuy nhiên, đối với một số định dạng chuyên biệt hoặc ít phổ biến, bạn cần lưu ý có thể xảy ra vấn đề Google Drive không hỗ trợ xem trực tiếp.

Hướng dẫn chi tiết từng bước tải file lên Drive của người khác 

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước cách tải file lên Drive của người khác, bạn có thể tham khảo ngay:

Cách tạo thư mục mới và chia sẻ trên Drive

Trước tiên để tải file lên Drive của người khác hay người khác tải file lên Drive của bạn, cần phải có thư mục chung. Để thực hiện tạo thư mục mới trên Drive, bạn cần thực hiện như sau:

– Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào Google Drive của mình và chọn vào mục Mới.

– Bước 2: Sau đó, bạn nhấp chuột chọn vào chọn  Thư mục mới.

– Bước 3: Bước này, bạn chỉ cần đặt tên xong và nhấn nút Tạo để thêm một thư mục mới.

– Bước 4: Nhấp chuột vào thư mục vừa tạo và chọn Chia sẻ để gửi người khác.

 – Bước 5: Để người khác có thể tải file lên Drive với phần thư mục này, bạn chỉ  cần thay đổi quyền Nhận đường liên kết thành Bất kỳ ai có đường liên kết >> Thay quyền Người chỉnh sửa.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn nhấn vào Sao chép đường liên kết và gửi đi cho người khác và nhấn Xong hoàn tất. 

Cách tải file lên Drive của người khác trên điện thoại

Việc tải file lên Drive của người khác bằng điện thoại rất đơn giản và trực quan. Dưới đây là các bước triển khai được thực hiện trên cả hệ điều hành Android và iOS:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở ứng dụng Google Drive trên thiết bị điện thoại của bạn.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn truy cập vào danh mục Được chia sẻ với tôi >> chọn thư mục mà bạn được cấp quyền Người chỉnh sửa để tải file.

– Bước 3: Khi mở được thư mục, bạn click vào biểu tượng dấu “+” để tải lên lên. 

– Bước 4: Bạn thực hiện tải file lên thư mục Drive và hoàn tất thủ tục. 

Cách tải file lên Drive của người khác trên máy tính

Thực hiện cách tải file lên Drive của người khác bằng máy tính cũng rất dễ dàng và tiện lợi. Dưới đây là các bước thực hiện cụ thể :

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở trình duyệt web và truy cập vào Google Drive. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn truy cập vào danh mục Được chia sẻ với tôi ở cột bên trái giao diện màn hình và chọn thư mục bạn được chia sẻ để tải tệp lên.

– Bước 3: Tại phần thư mục này, bạn tiếp tục click vào nút “+” để tải tệp/thư mục mới lên. 

– Bước 4: Cuối cùng, bạn theo dõi tiến trình tải file hoàn tất ở góc phải giao diện màn hình và hoàn tất. 

Một số vấn đề thường gặp khi tải file lên Drive của người khác

Mặc dù quá trình thực hiện tải file lên Google Drive thường diễn ra khá đơn giản, nhưng đôi khi bạn có thể gặp phải một số vấn đề. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục khi bạn thực hiện cách tải file lên Drive của người khác:

Không có quyền truy cập

Điều này xảy ra khi người sở hữu thư mục chỉ cấp cho bạn quyền “Người xem” hoặc “Người nhận xét” thay vì quyền “Người chỉnh sửa” hoặc “Người đóng góp”.

Cách khắc phục cho trường hợp này là bạn chỉ cần liên hệ với người đã chia sẻ thư mục và yêu cầu họ cấp cho bạn quyền “Người chỉnh sửa” hoặc “Người đóng góp”. Họ có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục, chọn “Chia sẻ”. Sau đó tìm tên hoặc địa chỉ email của bạn trong danh sách những người có quyền truy cập và thay đổi quyền của bạn từ “Người xem” hoặc “Người nhận xét” thành “Người chỉnh sửa”. Sau khi họ thay đổi quyền, bạn sẽ thấy nút “Mới” hoặc biểu tượng “+” để tải file lên.

Lỗi tải lên do mạng, dung lượng, định dạng

Đôi khi, quá trình tải lên có thể bị gián đoạn hoặc thất bại do nhiều nguyên nhân khác nhau:

• Kết nối mạng không ổn định khiến quá trình tải lên bị dừng lại hoặc báo lỗi. Hãy kiểm tra lại kết nối Wi-Fi hoặc dữ liệu di động của bạn. Thử tải lại trang Drive hoặc khởi động lại thiết bị mạng (modem, router).
• Google Drive có giới hạn dung lượng cho mỗi tài khoản (miễn phí là 15GB, bao gồm cả Gmail và Photos). Nếu file bạn muốn tải lên quá lớn và vượt quá dung lượng còn trống trong tài khoản của người sở hữu thư mục, quá trình tải lên sẽ không thành công. Nếu đầy, hãy xóa bớt các file không cần thiết hoặc nâng cấp gói dung lượng. 
• Định dạng file không được hỗ trợ khiến quá trình tải file lên bị lỗi. Bạn có thể thử chuyển đổi file sang một định dạng khác (ví dụ: DOCX thay vì DOC, JPG thay vì RAW).

Không tìm thấy thư mục được chia sẻ

Trong một số trường hợp, bạn có thể không thấy thư mục được chia sẻ trong mục “Được chia sẻ với tôi”. Cách khắc phục cho tình trạng này nếu muốn thực hiện thành công cách tải file lên Drive của người khác như sau:

• Liên hệ với người đã chia sẻ thư mục và yêu cầu họ kiểm tra xem họ đã chia sẻ đúng địa chỉ email của bạn chưa và chia sẻ lại nếu cần.
• Nếu bạn được chia sẻ thư mục qua một liên kết, hãy đảm bảo rằng bạn đã nhấp vào đúng liên kết và liên kết đó vẫn còn hoạt động.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về cách up file lên Drive của người khác

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về cách tải file lên Drive của người khác

1 – Tại sao tôi không thấy nút tải lên?

Đây là một trong những câu hỏi phổ biến nhất khi người dùng cố gắng tải file lên thư mục được chia sẻ. Nguyên nhân chính của việc không thấy nút “Mới” (trên máy tính) hoặc biểu tượng “+” (trên điện thoại) là do quyền truy cập của bạn bị hạn chế.

Để thấy nút tải lên, bạn cần liên hệ với người đã chia sẻ thư mục và yêu cầu họ cấp cho bạn quyền “Người chỉnh sửa”. Họ sẽ cần truy cập vào cài đặt chia sẻ của thư mục đó và thay đổi quyền của bạn. Sau khi quyền được cập nhật, bạn sẽ thấy nút “Mới” hoặc biểu tượng “+” xuất hiện, cho phép bạn tải file lên. Hãy nhớ kiểm tra lại mục “Được chia sẻ với tôi” và mở lại thư mục sau khi người sở hữu đã thay đổi quyền của bạn.

2 – Tôi có thể tải thư mục lên Drive của người khác không?

Câu trả lời là có, bạn hoàn toàn có thể tải thư mục lên Google Drive của người khác, miễn là bạn đã được cấp quyền “Người chỉnh sửa” cho thư mục đó.

Lưu ý: Khi tải một thư mục lớn với nhiều file và thư mục con, quá trình tải lên có thể mất một khoảng thời gian đáng kể, tùy thuộc vào kích thước tổng cộng và tốc độ kết nối internet của bạn. Hãy đảm bảo kết nối mạng ổn định trong suốt quá trình này.

3 – Người khác có xem được file của tôi ngay khi được tải lên không?

Có, ngay khi bạn tải file lên một thư mục được chia sẻ trên Google Drive, những người khác có quyền truy cập vào thư mục đó (với quyền xem trở lên) sẽ có thể thấy file của bạn.

4 – Có giới hạn kích thước file khi tải lên Drive của người khác không?

Có, Google Drive có giới hạn kích thước cho các file được tải lên. Tuy nhiên, giới hạn này thường khá lớn và ít khi gây ra vấn đề cho người dùng thông thường.

Giới hạn kích thước hiện tại của các file được chuyển đổi sang định dạng Google Docs, Sheets hoặc Slides: Khi bạn tải lên các file ở định dạng gốc (ví dụ: .docx, .xlsx, .pptx) vào Drive, giới hạn 5TB sẽ áp dụng.

Lời kết

Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin cần thiết để thực hiện cách tải file lên Drive của người khác một cách dễ dàng và thành công. Nếu còn có bất kỳ câu hỏi nào thì đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam để được giải đáp nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777