Hướng dẫn cách chuyển chủ sở hữu Google Drive nhanh chóng

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến mà nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay, cho phép người dùng chia sẻ các tập tin, tài liệu với mọi người dễ dàng. Tuy nhiên, có những trường hợp bạn muốn chuyển quyền sở hữu một tệp hoặc thư mục cho người khác để họ có toàn quyền quản lý, lưu trữ tệp. Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách chuyển chủ sở hữu Google Drive nhanh chóng và dễ dàng chỉ với vài bước đơn giản.

Hướng dẫn cách chuyển chủ sở hữu Google Drive nhanh chóng

Chuyển quyền sở hữu Google Drive là cách để bạn có thể trao các quyền đầy đủ hoàn toàn một tệp tin hoặc thư mục cho người khác. Việc này sẽ có ích khi bạn muốn người khác chịu trách nhiệm quản lý nội dung từ tệp tin, thư mục đó như chỉnh sửa, chia sẻ, hay xóa tệp. Sau đây là các bước hướng dẫn chi tiết cách chuyển quyền sở hữu Google Drive nhanh chóng:

Cách chuyển quyền sở hữu Google Drive trên máy tính

– Bước 1: Truy cập vào tài khoản Google Drive

Trước tiên, bạn cần đăng nhập tài khoản Gmail để truy cập vào Google Drive.

– Bước 2: Xác định vị trí tệp hoặc thư mục cần chuyển quyền

Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm của Google Drive để truy cập nhanh vào tệp tin Google Docs, Sheets, Slides.. Hoặc thư mục mà bạn cần chuyển.

– Bước 3: Chọn nút “Chia sẻ” (Share)

Tiếp theo, bạn chọn dấu 3 chấm hoặc nhấp chuột phải vào tệp/ thư mục và chọn “Chia sẻ” (Share).

Nếu như bạn đã mở tệp tin đó, bạn có thể nhấp vào biểu tượng Chia sẻ ở phía trên bên phải tài liệu.

– Bước 4: Thêm người nhận (Add people)

Sau đó bạn thêm địa chỉ email người nhận hay người mà bạn muốn chuyển quyền chủ sở hữu Google Drive.

Cần lưu ý rằng người đó cũng phải có tài khoản Google.

– Bước 5: Cấp quyền “Chủ sở hữu” (Transfer Ownership)

Sau đó, bên cạnh Email của người nhận, bạn chọn mũi tên hướng xuống và chọn “Chủ sở hữu” (Owner) trong danh sách người dùng có quyền truy cập.

– Bước 6: Gửi lời mời (Send)

Sau khi bạn hoàn thành bước trên, hãy đánh dấu tích vào mục “Gửi thông báo” (Send notification) nếu bạn cần người nhận biết về việc chuyển chủ sở hữu tệp tin/ thư mục đó.

Cuối cùng bạn click vào “Gửi” (Send).

*Lưu ý:

– Tài khoản có cùng đuôi @gmail.com khi được chuyển giao quyền sở hữu Google Drive sẽ nhận được thông báo. Sau đó sẽ cần phải chấp nhận lời mời để trở thành chủ sở hữu mới cho tệp tin/ thư mục đó.

– Khi người nhận đã đồng ý lời mời, quyền sở hữu của người dùng cũ sẽ bị hủy bỏ và chỉ còn lại quyền chỉnh sửa, chia sẻ, di chuyển hoặc xóa tệp/ thư mục đó.

– Đối với các tài khoản email doanh nghiệp thì khi chuyển giao quyền sở hữu sẽ chỉ có thông báo và không cần phải chấp nhận. Tuy nhiên giữa các tài khoản email công ty của các doanh nghiệp khác nhau thì sẽ không thể chuyển quyền sở hữu được. 

*Ví dụ: Email công ty longnq@hvn.vn sẽ không thể chuyển giao quyền sở hữu sang email toannq@gcs.vn của một doanh nghiệp khác được.

– Hiện nay, bạn chưa thể thực hiện thao tác cách chuyển chủ sở hữu Google Drive trên điện thoại. Tuy nhiên, trong tương lai, bạn có thể mong chờ vào sự phát triển các tính năng của Google để đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Cách hủy chuyển đổi quyền sở hữu các tệp Google Drive khi thay đổi ý định

Trong trường hợp người dùng đã gửi lời mời chuyển quyền sở hữu tệp/ thư mục Google Drive cho người dùng khác nhưng chưa nhận được thông báo chấp nhận và bạn muốn hủy bỏ yêu cầu đó, bạn hoàn toàn có thể thực hiện thao tác Cancel Ownership Transfer.

Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng điều này chỉ  thực hiện được khi người nhận chưa chấp nhận lời mời chuyển đổi từ phía bạn. Sau đây là chi tiết các bước hủy bỏ yêu cầu chuyển giao:

– Bước 1: Ở giao diện Google Drive, Nhấn chuột phải vào File cần hủy > Chọn mục có biểu tượng Chia sẻ (Share) > Tìm người cần hủy và chọn Hủy quyền truy cập (Cancel ownership transfer).

– Bước 2: Xác nhận hủy bỏ lời mời

Sau khi bạn hoàn thành bước trên, một cửa sổ hiện lên để bạn xác nhận lại một lần nữa về việc hủy bỏ. Bạn chọn Cancel transfer để hoàn tất quá trình.

Vậy là bạn đã xóa thành công quyền truy cập của người dùng đó.

*Lưu ý:

• Người nhận sẽ không nhận được thông báo qua mail về việc bạn đã hủy bỏ yêu cầu chuyển giao.

Hướng dẫn cách chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu chuyển quyền sở hữu Google Drive

Về phía người được chuyển giao, làm sao để chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu chuyển quyền sở hữu Google Drive? Sau đây GCS Vietnam sẽ hướng dẫn chi tiết các bước để bạn có thể thao tác nhanh chóng hơn:

Cách chấp nhận khi nhận được email chuyển quyền sở hữu Google Drive

– Bước 1: Khi mở Gmail, bạn sẽ thấy một email thông báo với tiêu đề là “Invitation to own: [File name]” thì Click để xem chi tiết.

– Bước 2: Để xác nhận để trở thành Chủ sở hữu mới thì bạn chọn Chấp nhận (Accept).

Cách từ chối khi nhận được email chuyển quyền sở hữu Google Drive

– Bước 1: Ngay lúc này ở giao diện Gmail, người nhận sẽ thấy thông báo Email từ Google Drive với tiêu đề là “Invitation to own: [File name]”. Sau đó bạn ấn vào để xem thông tin chi tiết. Sau đó xem kỹ vai trò được đề nghị trong email đó.

– Bước 2: Trong trường hợp từ chối yêu cầu chuyển giao này thì bạn sẽ chọn “Decline” (Từ chối). 

Quyền truy cập mặc định của người không phải chủ sở hữu là Xem, chỉnh sửa hoặc bình luận (tùy thuộc vào quyền bạn đang có đối với tệp/ thư mục đó), tức là bạn vẫn có thể truy cập tệp tin đó mà không cần phải là chủ sở hữu.

*Lưu ý:

– Quyết định chấp nhận hay từ chối tùy thuộc vào bạn. Hãy cân nhắc thật cẩn thận và kỹ lưỡng về trách nhiệm quản lý nội dung được giao và quyền hạn đi kèm khi bạn trở thành chủ sở hữu mới trước khi đưa ra lựa chọn.

– Sau khi chấp nhận lời mời, bạn sẽ trở thành chủ sở hữu mới, điều đó đồng nghĩa với việc chủ sở hữu cũ sẽ không có toàn bộ quyền như trước đối với tệp tin/ thư mục

–  Trong trường hợp bạn chưa chắc chắn về nội dung và mục đích của việc yêu cầu chuyển chủ sở hữu Google Drive, bạn có thể liên hệ trực tiếp với người gửi để làm rõ điều đó.

Lưu ý khi thực hiện chuyển quyền sở hữu Google Drive

Việc chuyển quyền sở hữu các tệp tin, thư mục có trong Google Drive của cá nhân hay doanh nghiệp thường đi kèm một số điều cần lưu quan trọng để đảm bảo an toàn, tránh rủi ro đánh mất dữ liệu. 

Sau đây GCS Vietnam sẽ nói về một số điểm quan trọng để người dùng ghi nhớ trước khi thực hiện cách chuyển chủ sở hữu Google Drive:

Xác minh độ tin cậy của người nhận

Người dùng nên đảm bảo chắc chắn rằng bạn đang chuyển quyền sở hữu Drive cho người dùng đáng tin cậy bằng cách dựa vào mục đích sử dụng và biết được thông tin chi tiết của người dùng. Ngoài ra, họ có tài khoản Google hay không và thực sự cần quyền truy cập đầy đủ vào tệp hoặc thư mục hay không.

Ngoài ra, bạn cần tránh chuyển cho những cá nhân không quen biết hoặc có lịch sử sử dụng tài khoản với mục đích không an toàn.

Hiểu rõ hơn vai trò của chủ sở hữu

Người nhận tập tin sau khi đã chấp nhận việc chuyển giao sẽ trở thành người chủ sở hữu file Google Drive mới. Điều này đồng nghĩa với việc họ sẽ có đầy đủ quyền để kiểm soát tệp hoặc thư mục đó, gồm có tính năng chỉnh sử, chia sẻ hay di chuyển tệp tin, xóa hoặc thậm chí hạn chế quyền truy cập của chính bạn nếu họ có mục đích khác. 

Sao lưu dữ liệu quan trọng

Nhiều người nếu vẫn còn lo lắng về việc mất đi quyền truy cập sau khi chuyển giao, bạn có thể sao lưu lại các tệp hoặc thư mục để đề phòng trường hợp vẫn còn sử dụng tài liệu đó trong tương lai. 

Để thực hiện việc này, bạn có thể tải xuống tệp tin hoặc tạo một bản sao tệp tin hoặc thư mục đó trong Google Drive của mình.

Không thể hoàn tác việc chuyển đổi sau khi chấp nhận

Quy trình chuyển chủ sở hữu Google Drive sẽ không thể hoàn tác sau khi người nhận chấp nhận việc chuyển đổi này. Nghĩa là bạn sẽ không thể khôi phục lại quyền sở hữu của mình trong lúc đó.

Vì vậy, hãy cân nhắc kỹ lưỡng về mức độ cần thiết và tầm quan trọng của tệp cũng như mức độ tin tưởng của người nhận trước khi thực hiện quá trình đó.

Đối với tài khoản Drive doanh nghiệp

Ngoài ra, nếu bạn sử dụng tài khoản doanh nghiệp trong công việc hoặc trong tài khoản Google Workspace for Education, bạn sẽ chỉ được chuyển quyền sở hữu Google Drive cho người trong tổ chức và quá trình này sẽ tự động hoàn thành mà không cần người sở hữu mới phải chấp nhận. 

Ngược lại, nhiều người cũng thắc mắc về cách chuyển chủ sở hữu Google Drive cá nhân sang doanh nghiệp. Tuy nhiên thao tác này không thể thực hiện bởi vì quyền sở hữu tệp tin Drive chỉ được chuyển đổi khi tài khoản cá nhân đó cùng đuôi @gmail.com hoặc chuyển qua tài khoản Google Workspace trong cùng một doanh nghiệp.

Ngoài ra, các cá nhân người dùng cần lưu ý thêm một số điều sau:

– Việc chuyển đổi chỉ có thể diễn ra khi bạn đã chia sẻ tệp tin, thư mục đó cho người dùng mà bạn muốn chuyển quyền sở hữu Google Drive.

– Đối với dạng thư mục, khi bạn đổi quyền sở hữu thư mục đó cho người khác, bạn vẫn có thể là người sở hữu các tệp chứa trong thư mục đó.

– Nếu bạn muốn chuyển đổi tất cả các tệp cũng như thư mục có trong tài khoản Google Drive của bạn, người dùng chỉ cần thực hiện thao tác tải tất cả dữ liệu xuống thiết bị đang sử dụng sau đó chuyển lên một tài khoản Google Drive khác.

– Trong trường hợp bạn muốn chuyển chủ sở hữu nhiều thư mục và tệp cùng một lúc, việc thay đổi sẽ diễn ra chậm hơn và bạn cần đợi để quá trình hoàn tất.

Điều gì xảy ra sau khi chuyển quyền sở hữu Google Drive?

Khi người dùng đã quyết định chuyển quyền sở hữu Google Drive, sẽ có những thay đổi về quyền truy cập và quản lý của cả bạn và người nhận. 

Việc chuyển quyền sở hữu Google Drive mang lại những thay đổi về quyền truy cập và kiểm soát cho cả bạn và người nhận. Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý:

Đối với bạn (Người chuyển giao)

Các quyền hạn đối với tệp tin/ thư mục sẽ bị hủy bỏ 

Như đã đề cập ở trên, khi người nhận đã chấp nhận lời mời chuyển đổi quyền sở hữu, các quyền hạn của bạn đối với tệp tin đó sẽ bị hủy bỏ. Đặc biệt, bạn sẽ không thể di chuyển hoặc xóa tập tin đó tùy theo ý mình như lúc trước.

Lựa chọn trở thành Editor 

Trong quá trình thực hiện chuyển đổi, bạn có thể lựa chọn duy trì quyền Chỉnh sửa. Tức là bạn sẽ tiếp tục chỉnh sửa nội dung nhưng sẽ không thể can thiệp vào quyền hạn của chủ sở hữu mới.

Không thể hoàn tác các tính năng, quyền hạn

Khi người nhận đã chấp nhận lời mời, bạn sẽ không thể khôi phục hay thu hồi chuyển giao quyền. Trừ khi người nhận chuyển giao lại cho bạn, quy trình chuyển giao sẽ giữ nguyên như vậy.

Đối với người nhận (Chủ sở hữu mới)

Có quyền kiểm soát hoàn toàn tệp tin/ thư mục 

Người có email mà bạn đã chọn sẽ trở thành chủ sở hữu mới với quyền hạn đầy đủ đối với tệp hay thư mục đó. Họ có thể thoải mái xem, chỉnh sửa, chia sẻ, di chuyển, xóa hay thậm chí là cấp quyền truy cập cho người khác hoặc xóa hoàn toàn nội dung của tệp tin.

Chịu trách nhiệm quản lý tệp tin/ thư mục Drive đó

Người nhận sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nội dung đã được chuyển giao. Không những vậy, việc bảo mật an toàn cho dữ liệu là điều quan trọng cần lưu ý và sử dụng nội dung đúng mục đích cho phép.

Chấp nhận lời mời thông báo qua email

Sau khi chủ sở hữu cũ thực hiện quy trình chuyển giao, người nhận sẽ nhận được Email thông báo về việc chuyển đổi. Họ cần chấp nhận lời mời để chính thức trở thành chủ sở hữu mới của tệp tin/ thư mục đó.

Tại sao không thể chuyển chủ sở hữu Google Drive doanh nghiệp sang cá nhân được?

Mặc dù Google Drive cho phép người dùng doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu tệp/ thư mục cho người dùng khác trong nội bộ doanh nghiệp, nhưng việc tệp tin đó cho người dùng có tài khoản cá nhân sẽ bị hạn chế trong một số trường hợp. 

Nguyên nhân không thể chuyển chủ sở hữu Google Drive doanh nghiệp sang cá nhân

Sau đây là lý do để doanh nghiệp hiểu hơn về việc tại sao Google có quy định như vậy:

1. Quyền quản lý dữ liệu và phân quyền chặt chẽ

Google Workspace là bộ công cụ có những tính năng bảo mật vượt trội dành cho người dùng doanh nghiệp và cung cấp các tính năng quản lý dữ liệu chặt chẽ, nhằm hỗ trợ tổ chức có thể lưu trữ các tài liệu, nội dung quan trọng.

Chuyển quyền sở hữu Google Drive doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân sẽ khiến cho việc kiểm soát và quản lý nội dung cũng như dữ liệu quan trọng nội bộ trở nên khó khăn hơn, có thể dẫn đến tình trạng kẻ xấu có cơ hội xâm nhập với mục đích xấu. 

2. Tài khoản cá nhân sẽ dễ gặp rủi ro an toàn bảo mật thông tin

Theo như chính sách của Google, tài khoản cá nhân sẽ thường có mức độ bảo mật thấp hơn so với tài khoản Google doanh nghiệp.

Do đó, thông tin cùng những dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp sẽ dễ gặp phải tình trạng rủi ro như rò rỉ thông tin ra bên ngoài hoặc bị tấn công truy cập trái phép đối với các tài khoản cá nhân.

3. Gặp khó khăn trong việc kiểm soát truy cập

Google Workspace cho phép quản trị viên IT thiết lập nên các quy tắc, chính sách truy cập chi tiết cho người dùng cũng như nhóm riêng biệt.

Chuyển chủ sở hữu Google Drive của doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân sẽ có thể gây nên tình trạng vỡ cấu trúc truy cập đã được thiết lập từ trước. Việc này còn có thể làm cho việc kiểm soát khó khăn hơn, ví dụ như ai có thể xem, chỉnh sửa hay chia sẻ dữ liệu.

4. Mục đích sử dụng khác nhau

Thông thường, đối với tài khoản cá nhân, người dùng sẽ thường dùng cho mục đích riêng, trong khi Google Workspace là tài khoản doanh nghiệp, được tạo ra để đáp ứng nhu cầu cộng tác, làm việc đội nhóm cũng như quản lý dữ liệu trong môi trường doanh nghiệp. 

Việc chuyển quyền sở hữu sang tài khoản cá nhân sẽ khiến cho việc theo dõi lịch sử chỉnh sửa cũng như thay đổi phiên bản, quyền truy cập trước đây trở nên phức tạp hơn.

Giải pháp thay thế

Vậy giải pháp ở đây là gì nếu như người dùng doanh nghiệp vẫn mong muốn người dùng cá nhân có quyền truy cập tệp tin? 

Mặc dù không thể chuyển quyền sở hữu trực tiếp sang tài khoản cá nhân, bạn vẫn có thể sử dụng các phương pháp khác để người dùng cá nhân có quyền truy cập với mục đích hợp pháp và chính đáng khi thực sự cần thiết. Sau đây là các giải pháp mà bạn có thể tham khảo:

– Cấp cho người dùng cá nhân quyền Xem (Viewer) hoặc Biên tập chỉnh sửa (Editor)

Dù người dùng cá nhân không thể có toàn quyền, nhưng những chức năng cơ bản như xem và chỉnh sửa thì họ vẫn có thể truy cập để tạo thay đổi.

– Xem xét và thêm người dùng cá nhân vào Google Workspace với tư cách thành viên tạm thời

Trong trường hợp người dùng cần quyền truy cập lâu dài, bạn có thể thêm họ vào Google Workspace với tư cách là thành viên tạm thời với những quyền truy cập hợp lý được doanh nghiệp cho phép. 

– Sao lưu và chia sẻ riêng ở bên ngoài

Ngoài ra, bạn có thể tải về hoặc sao lưu nội dung cần thiết để chia sẻ trực tiếp với người dùng cá nhân thay vì sử dụng quyền sở hữu trong Google Drive doanh nghiệp.

Lời kết

Cách chuyển quyền sở hữu Google Drive là một thao tác hữu ích cho phép bạn chia sẻ quyền kiểm soát tệp/thư mục với người khác, hỗ trợ cộng tác và quản lý dữ liệu hiệu quả. 

Hãy liên hệ ngay đến GCS Vietnam qua Hotline 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin qua LiveChat để được giải đáp chi tiết về dịch vụ Google Drive doanh nghiệp cũng như các dịch vụ khác trong Google Workspace.