Hướng dẫn 03+ cách tải file Google Sheets về máy tính dưới dạng Tệp

Tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tải file Google Sheet về máy tính đang được rất nhiều người ưa chuộng. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tải Google Trang tính. Đồng thời giúp bạn dễ dàng truy cập, sao lưu và làm việc offline cùng Google Trang tính hiệu quả. 

Cách tải file Google Sheet về máy tính mang tới lợi ích gì?

Thay vì làm việc trực tuyến, tại sao bạn nên thực hiện cách tải file Google Sheet về máy tính? Dưới đây là 03 lợi ích của việc thực hiện cách tải file Google Sheet về máy tính.

Truy cập ngoại tuyến dễ dàng

Khi thực hiện cách tải file Google Sheet về máy tính, bạn có thể truy cập và làm việc với dữ liệu ngay cả khi không có kết nối internet. Điều này đặc biệt hữu ích với những đối tượng người thường xuyên di chuyển hoặc làm việc tại nơi mạng yếu, không ổn định. 

Sao lưu và bảo mật các dữ liệu quan trọng

Google Drive cung cấp một hệ thống lưu trữ đám mây an toàn và đáng tin cậy. Bất kỳ một sự cố nào xảy ra với tài khoản Google cũng có thể khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu trên máy tính. Do đó, việc tải file Google Sheet về máy tính cho phép bạn tạo ra một bản sao lưu độc lập. File sao lưu này tách biệt hoàn toàn với hệ thống lưu trữ trực tuyến. Hơn nữa, việc có một bản sao lưu cục bộ còn giúp bạn dễ dàng kiểm soát và quản lý được dữ liệu cá nhân.  

Chỉnh sửa và chia sẻ linh hoạt 

Google Sheets là công cụ giúp làm việc công tác trực tuyến. Khi bạn thực hiện cách tải file Google Sheet về máy tính ở các định dạng khác nhau có thể dễ dàng mở và chỉnh sửa nó một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, việc chia sẻ file qua email và các ứng dụng lưu trữ khác trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn mà không cần cấp quyền truy cập phức tạp.

Hướng dẫn cách tải Google Trang tính về máy tính 

Hiện nay, Google Trang tính cung cấp rất nhiều những cách thức để tải file về dưới các định dạng khác nhau. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách tải file Google Sheet về máy tính dưới dạng các tệp đơn giản và nhanh chóng nhất. 

Tải Trang tính về máy tính dưới dạng file Excel

Định dạng file Excel được khá nhiều người dùng sử dụng khi áp dụng cách tải file Google Sheet về máy tính. Khi tải Google Trang tính về máy tính dưới dạng Microsoft Excel (.xlsx), người dùng sẽ dễ dàng làm việc liền mạch và đơn giản hóa hơn trong việc chia sẻ file với người sử dụng Excel. Các bước tải Google Trang tính về máy tính dưới dạng file Excel như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở Google Trang tính vào file muốn tải về.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn click vào danh mục Tệp >> chọn tiếp Tải xuống >> chọn được dạng Microsoft Excel (.xlsx).

– Bước 3: Sau khi tải xuống, người dùng chỉ cần mở file vừa tải là đã được hỗ trợ định dạng .xlsx và hoàn tất.

Tải Trang tính về máy tính dưới dạng file PDF

Trong một số trường hợp, nhiều người chọn cách tải file Google Sheet về máy tính dưới dạng file PDF (Portable Document Format). PDF là một định dạng phổ biến và được hỗ trợ rộng rãi, đảm bảo rằng người nhận có thể xem tài liệu của bạn mà không cần cài đặt bất kỳ phần mềm bảng tính đặc biệt nào. Để tải Google Trang tính của bạn xuống dưới dạng file PDF, hãy làm theo các bước sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Google Trang tính và chọn file muốn tải về.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn chọn vào danh mục Tệp >> chọn Tải xuống >> chọn dạng PDF.(pdf)

– Bước 3: Sau đó hộp thoại sẽ xuất hiện và người dùng chỉ cách tùy chỉnh kích thước và định dạng của file PDF rồi nhấn Xuất tải về hoàn tất. 

Tải Trang tính về máy tính ở một số định dạng khác

Ngoài hai định dạng file PDF và .xlsx, người dùng còn có thể tải Google Trang tính về máy tính dưới nhiều định dạng khác nhau. Cách tải file Google Sheet về máy tính dưới dạng các định dạng đó cũng khá đơn giản, người dùng chỉ cần thực hiện các bước cụ thể sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Google Trang tính và chọn file muốn tải về.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào danh mục Tệp >> chọn Tải xuống. Tại bước này, người dùng có thể tải xuống Google Trang tính với các định dạng khác như sau:

+ OpenDocument (.ods)

+ Trang web (.html)

+ Giá trị được phân tích bằng dấu phẩy (.cvs)

+ Giá trị được phân tích bằng dấu tab (.tsv)

có thể lựa chọn từng định dạng phụ thuộc vào mục đích sử dụng để có thể tải dữ liệu Google Trang tính dưới dạng phù hợp nhất. Tuy nhiên, bạn nên cẩn thận và cân nhắc trong cách tải file Google Sheet về máy tính để tránh gặp phải những lỗi cơ bản. Và nếu gặp các lỗi trong quá trình tải file về máy tính, bạn có thể tham khảo phần nội dung sau đây để biết cách khắc phục

Lỗi và cách khắc phục khi tải Trang tính trên máy tính

Dù việc tải file Google Sheet khá đơn giản, nhưng đôi khi bạn vẫn có thể gặp phải một số lỗi như:

Lỗi mạng khiến tải file thất bại hoặc gián đoạn

Lỗi quá trình tải file thất bại hoặc gián đoạn chủ yếu nguyên nhân là do kết nối internet là chủ yếu. Hoặc có thể do mạng nội bộ bị giới hạn quyền truy cập Google Drive. Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần thực hiện các bước như sau:

• Chuyển sang dùng mạng ổn định hơn (wifi gia đình, 4G/5G cá nhân).
• Tải lại file vào thời điểm khác khi mạng ổn định.
• Nếu đang sử dụng VPN, hãy thử tắt VPN để tăng tốc độ kết nối.

Lỗi không hiển thị tùy chọn “Tải xuống”

Nếu giao diện Trang tính không hiển thị tùy chọn Tải xuống, thì nguyên nhân có thể là do File Google Sheet bạn mở chỉ được chia sẻ ở chế độ “Chỉ xem”. Hoặc bạn không có quyền chỉnh sửa hoặc tải xuống file đó. Cách để khắc phục lỗi này rất đơn giản như sau:

• Yêu cầu chủ sở hữu file cấp cho quyền Chỉnh sửa hoặc Tải xuống
• Tạo thêm một bản sao để tải về máy tính

Lỗi tải file về nhưng không thể mở được

File khi tải về nhưng không mở được, lỗi có thể là do file đã hỏng do gián đoạn mạng khi tải về. Hoặc máy tính thiếu phần mềm tương thích để mở file (như Excel, PDF reader…). Với tình trạng này, cách khắc phục tốt nhất như sau:

• Xóa file bị lỗi, tải lại từ Google Sheets.
• Cài đặt phần mềm hỗ trợ phù hợp như Microsoft Excel, LibreOffice, Adobe Reader…
• Nếu file rất lớn, hãy kiểm tra ổ cứng có đủ dung lượng trống trước khi tải lại.

Lỗi file tải về bị sai định dạng hoặc lỗi font chữ

Lỗi này xảy ra khi người dùng chọn sai định dạng tải về , thường gặp vào các lỗi chọn CSV thay vì Excel. Hoặc font chữ trong file gốc không tương thích với phần mềm đang dùng để mở. Cách để khắc phục tốt nhất cho lỗi này là:

• Khi tải, hãy chọn đúng định dạng phù hợp với mục đích sử dụng (Excel .xlsx cho chỉnh sửa; PDF cho in ấn).
• Trước khi tải, thay đổi toàn bộ font trong Google Sheet thành font thông dụng như Arial, Times New Roman.

Lỗi hệ thống do trình duyệt hoặc tài khoản Google

Lỗi hệ thống thường rất ít xảy ra. Nếu xảy ra lỗi này thì nguyên nhân chủ yếu chỉ là do phiên bản bạn đang đăng nhập Google bị lỗi hoặc trình duyệt web quá cũ. Để khắc phục tình trạng lỗi này khi thực hiện cách tải file Google Sheet về máy tính, bạn cần:

• Đăng xuất và đăng nhập lại tài khoản Google.
• Cập nhật trình duyệt lên phiên bản mới nhất (Chrome, Edge, Firefox).
• Vô hiệu hóa các tiện ích mở rộng (extensions) không cần thiết rồi tải lại file.
• Nếu vẫn lỗi, hãy thử tải file trên trình duyệt khác hoặc thiết bị khác.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện cách tải file Google Sheet về máy tính

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng trước khi bạn thực hiện cách tải file Google Sheet về máy tính:

Kiểm tra lại kết nối internet ổn định

Trước tiên, bạn phải đảm bảo được một kết nối mạng internet. Nếu mạng chập chờn thì quá trình thực hiện cách tải Trang tính về máy tính sẽ bị gián đoạn. Do đó, bận nên:

• Đảm bảo tốc độ mạng đủ mạnh (tối thiểu từ 5Mbps trở lên) để tải file nhanh chóng, đặc biệt với các Google Sheet dung lượng lớn.
• Hạn chế tải file khi dùng mạng công cộng, mạng yếu, hoặc đang có quá nhiều thiết bị truy cập cùng lúc vào mạng nội bộ.
• Nếu thấy mạng chậm, hãy chuyển sang wifi ổn định hơn hoặc sử dụng kết nối 4G/5G cá nhân.

Đảm bảo máy tính đủ dung lượng lưu trữ

Thứ hai, để tải file lưu trữ về thì bạn phải đảm bảo dung lượng lưu trữ trên máy tính đủ để quá trình lưu file suôn sẻ. Để kiểm tra thiết bị máy tính, còn đủ dung lượng hay không, bạn thực thực hiện như sau:

• Kiểm tra ổ cứng còn trống bao nhiêu dung lượng trước khi tải
• Với file Excel (.xlsx) hoặc PDF, cần tối thiểu vài chục MB trống. Nếu tải file nén (.zip) hoặc file lớn, nên có ít nhất 500MB – 1GB dung lượng trống.

Mở file bằng phần mềm tương thích

Sau khi thực hiện cách tải file Google Sheet về máy tính, bạn cần dùng đúng phần mềm hỗ trợ định dạng. Bạn cần lưu ý rằng:

• Excel (.xlsx): Dùng Microsoft Excel, Google Sheets, hoặc LibreOffice.
• PDF (.pdf): Dùng Adobe Acrobat Reader hoặc các trình đọc PDF miễn phí.
• CSV, TXT: Dùng Notepad++, Excel, hoặc Google Sheets để mở chính xác, đặc biệt với file chứa tiếng Việt.
• ODS: Dùng LibreOffice hoặc OpenOffice.

*Lưu ý quan trọng: Nếu tải file dưới dạng CSV hoặc TXT để xử lý dữ liệu, hãy đảm bảo chọn chế độ mã hóa UTF-8 khi mở bằng Excel hoặc Notepad++ để hiển thị đúng tiếng Việt, tránh lỗi font.

Lời kết

Hy vọng với nội dung trong bài viết, bạn đã nắm vững được cách tải file Google Sheet về máy tính dễ dàng và đơn giản. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề tải file về máy tính, bạn đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ kịp thời. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777