Cách sử dụng NotebookLM để tối ưu hóa hiệu suất làm việc

NotebookLM là một công cụ đột phá từ Google. Nó ra đời để giải quyết bài toán quản lý và xử lý thông tin hiệu quả dưới vai trò như một nhà nghiên cứu, chuyên gia,… Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng NotebookLM để tối ưu hiệu suất làm việc. Đồng thời mang tới các thông tin bổ ích về công cụ thú vị này. 

NotebookLM là gì? Lợi ích sử dụng 

NotebookLM là công cụ hỗ trợ làm việc và học tập dựa trên trí tuệ nhân tạo (Al), được phát triển bởi Google. Công cụ này cho phép người dùng tải lên các tài liệu, ghi chú thông tin. Sau đó, chatbot AI sẽ tóm tắt, phân tích và tạo ghi chú thông minh trả lại kết quả cho bạn. 

NotebookLM hoạt động giống như một bộ não, giúp xử lý lượng lớn thông tin tài liệu nhanh chóng và hiệu quả. Do đó, NotebookLM được xem là một công cụ giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xử lý thông tin. Bên cạnh đó, NotebookLM còn mang rất nhiều lợi ích khác như là: 

Tăng tốc độ đọc và xử lý tài liệu

NotebookLM hoạt động dựa trên mô hình của một ngôn ngữ lớn (LLM) của Google. Khi người dùng tải tài liệu lên, NotebookLM phân tích nội dung và xác định chủ đề chính, đưa ra bản tóm tắt nhất. 

Điều này giúp cho người đọc tiết kiệm hàng giờ đọc từng trang tài liệu thủ công. Bạn cũng không cần phải nhớ chính xác nguồn tài liệu ở đâu. Thay vào đó, bạn chỉ cần đặt câu hỏi và AI sẽ tìm ra đúng thông tin ở vị trí đoạn đó cho bạn. 

Nâng cao hiệu suất công việc

NotebookLM còn là một công cụ ghi chú sáng tạo. Nó sẽ tự động ghi chú nội dung chính trong tài liệu tải lên. Sau đó, AI trích xuất thông tin đưa ra các liên kết logic giữa các phần nội dung. Việc còn lại của bạn chỉ cần gom lại những thông tin mình thực sự cần thiết để tăng hiệu suất làm việc. 

Quản lý tài liệu tối ưu

Không chỉ giúp tìm kiếm nhanh chóng, NotebookLM còn giải quyết được vấn đề quản lý, sắp xếp tài liệu thông minh. Từng tài liệu sẽ được NotebookLM nhóm lại theo các dự án, chủ đề hoặc loại tài liệu. Sau đó, người dùng chỉ việc tạo thư mục, gắn các dự án riêng cho từng phòng ban. Đối tượng trong tổ chức dễ dàng tìm kiếm và cập nhật thông tin liên quan đến dự án. 

Đồng bộ thông tin an toàn

Nếu như các tệp tài liệu lớn lưu trữ phân tán ở trên máy tính cá nhân, USB, Google Drive…  NotebookLM lại tích hợp tất cả tài liệu, đồng bộ tự động vào Google Drive. Bạn sẽ không phải lo mất dữ liệu khi thiết bị gặp sự cố. 

Các tính năng của NotebookLM trong Google Workspace

NotebookLM trợ lý nghiên cứu, viết lách, ghi chú và tích hợp liền mạch được rất nhiều tính năng trong Google Workspace. Dưới đây là một số tính năng mà NotebookLM, bạn có thể tham khảo:

Tổng quan tài liệu có sẵn

NotebookLM xử lý được nhiều dạng tài liệu khác nhau, từ Google Docs, PDF,…. Bạn chỉ cần tải tài liệu lên, NotebookLM tự động phân tích nội dung, đưa ra chủ đề chính, tóm tắt tổng quan tài liệu. Từ đó, các tổ chức và doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt nội dung cốt lõi tài liệu tốt nhất. 

Hỏi đáp với tài liệu có sẵn

Bạn muốn hỏi NotebookLM về nội dung tài liệu tải lên sẵn. AI của ứng dụng sẽ trực tiếp đưa ra câu trả lời chính xác dựa trên ngữ cảnh phân tích cho bạn. Tính năng này rất hữu ích cho bạn khi tìm kiếm các tài liệu dài và phức tạp. 

Ghi chú dữ liệu thông minh

Không chỉ đơn thuần là một công cụ ghi chú đơn giản, NotebookLM tạo cho bản một bản ghi chép lại vô cùng thông minh. Bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn mà mình thấy hay, công cụ tự động trích xuất và biến thành ghi chú ngắn gọn. Ngoài ra, mỗi ghi chú cũng được công cụ trích dẫn nguồn rõ ràng từ tài liệu gốc. Khi đó, bạn có thể dễ dàng kiểm tra lại toàn bộ những thông tin khi cần thiết. 

Tạo dàn ý dự án

Bạn muốn tạo ra một dự án từ nguồn tài liệu sẵn có. NotebookLM sẽ giúp bạn không tốn quá nhiều công sức để đọc rồi tóm tắt tài liệu. AI của công cụ đọc tài liệu tự động tạo dàn ý sơ bộ trên thông tin có sẵn. Sau đó, nó sẽ giúp chia nhỏ các bước cần làm giúp bạn dễ theo dõi tiến độ dự án. 

Trích dẫn nguồn có thông tin

Bạn đang sử dụng thông tin từ tài liệu để viết luận hay nghiên cứu. Bạn cũng đang sử dụng tính năng NotebookLM. Đừng lo, tính năng trích dẫn nguồn của NotebookLM sẽ giúp bạn có được những thông tin chính xác, minh bạch. Trích dẫn sẽ được liên kết trực tiếp tới đoạn văn trong tài liệu, bạn dễ dàng đọc lại và tiết kiệm thời gian. 

Hướng dẫn cách sử dụng NotebookLM từ A – Z

How to use NotebookLM? Những thông tin sau đây sẽ giải đáp giúp bạn cụ thể, chi tiết và đầy đủ nhất. 

Cách đăng ký NotebookLM

Để trải nghiệm được tính năng trợ lý nghiên cứu dựa trên AI NotebookLM, trước tiên bạn cần phải đăng ký tài khoản. Cách thức đăng ký công cụ này như sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang NotebookLM để đăng ký tài khoản.
• Bước 2: Tại giao diện chính của trang web, click vào mục Dùng thử NotebookLM

• Bước 3: Nhập địa chỉ tài khoản email vào ô trống >> sau đó nhấn Tiếp theo.

• Bước 4: Điền mật khẩu tương ứng của email vào ô trống >> và nhấn Tiếp theo.

• Bước 5: Xác minh tài khoản và hoàn tất đăng nhập

NotebookLM cách sử dụng chi tiết

Sau khi đăng ký xong tài khoản, nếu chưa biết cách sử dụng NotebookLM, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau đây:

Cách tạo ghi chú mới

Để tạo ghi chú mới trong NotebookLM, bạn thực hiện theo 03 bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào ứng dụng NotebookLM trên trình duyệt hoặc ứng dụng.
• Bước 2: Tại giao diện chính của NotebookLM, hãy click chọn mục “Tạo mới”.

• Bước 3: Nhập nội dung cần lưu trữ và sử dụng định dạng để làm ghi chú rõ ràng hơn.

Cách tải tài liệu lên

Để trò chuyện với NotebookLM, người dùng sẽ phải thực hiện thao tác tải tài liệu liên qua các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào ứng dụng NotebookLM trên trình duyệt hoặc ứng dụng.
• Bước 2: Tại mục Cuộc trò chuyện, hãy click vào “Tải lên”.

• Bước 3: Thao tác kéo thả hoặc click chọn vào tệp để tải nguồn lên.
• Bước 4: NotebookLM cho phép người dùng tải nguồn linh hoạt như:
  • Google Drive: Google Trang trình bày, Google biểu mẫu, Google Tài liệu,…
  • Liên kết: Facebook, trang web, TikTok, Youtube,..
  • Dán văn bản: Bao gồm văn bản mà bạn đã sao chép.

• Bước 5: Cuối cùng, hãy mô tả ngắn cho tài liệu để trợ lý nghiên cứu.

Cách sử dụng AI đọc tài liệu

Trợ lý nghiên cứu NotebookLM dựa trên AI để đọc tài liệu qua thao tác cụ thể như sau:

• Bước 1: Mở một tài liệu đã tải lên vào NotebookLM.
• Bước 2: Tại mục Studio, người dùng nhấn Tạo (Generate) >> để AI tiến hành tạo podcast. Quá trình thực hiện này có thể sẽ tốn vài phút, do đó bạn chỉ cần chờ đợi để nhận được kết quả.

• Bước 3: Chọn giọng đọc tương tứng và tốc độ phát sao cho phù hợp. Ngoài ra, người dùng tải xuống để nghe tài liệu linh hoạt hơn.

Cách chia sẻ đoạn chat

Khi sử dụng NotebookLM, người dùng có thể chia sẻ được ghi chú hoặc đoạn chat với người khác. Điều này giúp việc cộng tác thông tin giữa từng cá nhân với nhau thuận tiện hơn. Cách chia sẻ đoạn chat cụ thể như sau:

• Bước 1: Mở ghi chú hoặc đoạn hội thoại bất kỳ trong NotebookLM.
• Bước 2: Ở góc trên bên phải màn hình nhấp vào tùy chọn “Chia sẻ” >> chọn Thêm người >> thiết lập quyền truy cập.

• Bước 3: Cuối cùng, người dùng chỉ cần sao chép và gửi liên kết đi ra ngoài.

Một số lưu ý về cách sử dụng NotebookLM

Để có thể tận dụng tối đa tính năng của công cụ NotebookLM, bạn phải sử dụng và ứng dụng liên tục trong công việc. Đồng thời, khi sử dụng cũng nên lưu ý một số vấn đề quan trọng như sau:

• Lựa chọn đúng định dạng tài liệu để tải lên

NotebookLM hiện hỗ trợ các loại tệp như PDF, Google Docs, trang web… Tuỳ vào từng định dạng tài liệu, NotebookLM phát huy tốt tính năng của mình.  Mẹo nhỏ cho bạn khi tải tệp tài liệu nên chọn định dạng PDF hoặc Google Docs. Đây là những tài liệu AI nhận diện và phân tích rất nhanh, chính xác. 

• Đặt câu hỏi đúng cách để AI trả lời chính xác

Là một trợ lý AI thông minh, NotebookLM sẽ trả lời cho bạn với kết quả chủ yếu phụ thuộc vào câu hỏi đặt ra. Chính vì thế, thay vì hỏi ““Nội dung chính của tài liệu là gì?“, hãy hỏi chi tiết hơn như “Phân tích chiến lược marketing trong tài liệu này thế nào?“. Hoặc với tài liệu có số liệu dài, hãy hỏi kèm từ khoá chính để AI khoanh vùng nội dung nhanh hơn, ví dụ “Số liệu về thị trường Việt Nam năm 2024”.

• Kiểm tra quyền chia sẻ và bảo mật thông tin tài liệu

NotebookLM hỗ trợ chúng ta chia sẻ tài liệu nhanh chóng với nhóm hay khách hàng. Tuy nhiên, để bảo mật được thông tin thì chỉ nên cấp quyền “chỉ đọc” thay vì “chỉnh sửa” cho đối tượng nhận nội dung. 

• Đừng quá lạm dụng NotebookLM – xác minh thông tin quan trọng 

NotebookLM là công cụ thông minh, sử dụng AI để tổng hợp tài liệu. Nhưng đổi lại AI chưa hoàn toàn chuyên sâu để có thể đưa ra cho chúng ta những thông tin quan trọng với các tài liệu quá phức tạp về đặc thù chuyên ngành. Chính vì vậy, bạn hãy coi NotebookLM chỉ là công cụ hỗ trợ và phân phân tích và đưa ra thông tin cuối cùng vẫn là do con người thực hiện.

FAQ – Câu hỏi liên quan đến việc sử dụng NotebookLM

Khi sử dụng NotebookLM khá nhiều câu hỏi được mọi người đặt ra trước trải nghiệm. Dưới đây là một số những câu hỏi thường gặp nhất mà bạn có thể tham khảo:

Sử dụng NotebookLM có miễn phí hay không?

Hiện tại, NotebookLM là sản phẩm trong hệ sinh thái của Google và có cả hai bản miễn phí và trả phí. 

• Đối với bản miễn phí: Người dùng được truy cập đầy đủ các tính năng cơ bản như tóm tắt tài liệu, tạo ghi chú, hỏi đáp với tài liệu. Tuy nhiên, bản này sẽ giới hạn tài liệu tải lên về số lượng file hoặc dung lượng tối đa. 
• Đối với bản trả phí: Dung lượng lưu trữ tài liệu lớn hơn phù hợp cho đội nhóm và công ty có nhiều dữ liệu. Tính năng AI nâng cao trong tạo dàn ý tự động, phân tích chuyên sâu từng lĩnh vực và tuỳ chỉnh ghi chú theo từng mục tiêu cá nhân và doanh nghiệp. Đặc biệt, bản có bản mật và quản lý quyền truy cập rất thông minh. 

Các gói dịch vụ có NotebookLM mà Google Workspace for Business cung cấp?

Hiện tại, người dùng Google Workspace for Business được cấp hai phiên bản của NotebookLM. Nhưng lưu ý phiên bản Google Workspace Business Starter chưa hỗ trợ tính năng trợ lý nghiên cứu dựa trên AI NotebookLM này. 

NotebookLM hiện nay hỗ trợ sử dụng những ngôn ngữ nào?

NotebookLM hiện hỗ trợ rất nhiều ngôn ngữ khác nhau. Bao gồm toàn bộ các tiếng như tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha,…..

Lịch sử cuộc trò chuyện cùng NotebookLM có được lưu lại không?

Hiện tại, cuộc trò chuyện cùng NotebookLM hoàn toàn chưa được hỗ trợ lưu lại. NotebookLM không giống như Chat GPT hay Gemini, không có khả năng lưu lại cuộc trò chuyện. Chính vì thế muốn lưu lại ghi chú bạn cần phải chủ động thực hiện bằng cách thủ công. 

Lời kết

Hy vọng với những thông tin trên bài viết này, các bạn đã biết cách sử dụng NotebookLMM hiệu quả. Nếu còn vướng mắc bất kỳ câu hỏi nào thì đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam để được hỗ trợ thông qua.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777