03 Cách giới hạn phản hồi trong Google Forms đơn giản nhất

Google Forms cho phép thu thập dữ liệu nhanh chóng nhưng đôi khi cần giới hạn số lượng người phản hồi. Bởi việc giới hạn phản hồi sẽ giúp kiểm soát hiệu quả lượt gửi và tránh tình trạng quá tải. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết về cách giới hạn phản hồi trong Google Forms bằng nhiều phương pháp đơn giản. Tham khảo ngay.

Vì sao cần giới hạn phản hồi trong Google Forms?

Google Forms là một công cụ tiện lợi để khảo sát, đăng ký hoặc thu thập ý kiến. Tuy nhiên trong một số trường hợp, việc để form mở không giới hạn có thể gây ra nhiều rắc rối. Hãy cùng tìm hiểu lý do vì sao bạn nên thực hiện cách giới hạn phản hồi trong Google Forms ngay từ đầu.

Tránh spam, phản hồi ảo

Cách giới hạn phản hồi trong Google Forms mục đích đầu tiên là để ngăn chặn tình trạng spam và các phản hồi ảo. Bởi khi biểu mẫu của bạn được chia sẻ công khai trên internet, nhiều đối tượng sẽ tận dụng thời cơ đó để gửi phản hồi hàng loạt hoặc dùng cơ hội đó để spam. Điều này sẽ khiến dữ liệu bị sai lệch, ảnh hưởng đến kết quả phân tích sau này.

Việc giới hạn số lượng phản hồi hoặc đặt ra một tổng số lượng phản hồi tối đa sẽ giúp bạn duy trì chất lượng dữ liệu thu nhập được. Đồng thời, điều này cũng đảm bảo rằng những thông tin bạn nhận được từ những người thực sự quan tâm và muốn đóng góp ý kiến một cách nghiêm túc. Những thông tin mà bạn thu thập được hoàn toàn có giá trị và có độ chính xác cao. 

Kiểm soát toàn bộ số lượng người tham gia

Trong một số trường hợp, bạn chỉ muốn thu thập phản hồi từ số lượng người nhất định. Ví dụ, nếu bạn đang tổ chức một buổi hội thảo trực tuyến với số lượng chỗ ngồi giới hạn, cách giới hạn phản hồi trong Google Forms sẽ giúp đảm bảo số lượng người đăng ký tham gia theo mong muốn. Hay đối với chương trình khuyến mãi hoặc các cuộc thi có giới hạn về số lượng người nhận thưởng thì việc kiểm soát số lượng phản hồi sẽ đảm bảo tính công bằng cho tất cả mọi người. 

Ngược lại nếu không có giới hạn, bạn có thể nhận được quá nhiều đăng ký, gây khó khăn trong việc quản lý và thông báo kết quả. Việc đặt ra một con số cụ thể cho phép bạn dừng việc thu thập phản hồi khi đạt được ngưỡng mong muốn. Từ đó giúp quy trình tổ chức và quản lý trở nên hiệu quả hơn. 

Phù hợp với khảo sát giới hạn người trả lời

Đối với một số loại khảo sát, bạn chỉ muốn thu thập ý kiến từ một nhóm đối tượng cụ thể và với một số lượng giới hạn. Trong những trường hợp này, việc thực hiện cách giới hạn phản hồi trong Google Forms là một công cụ vô cùng hữu ích.

Bởi nó cho phép bạn đảm bảo rằng sẽ chỉ nhận được phản hồi từ đúng số lượng người bạn mong muốn, tránh tình trạng thu thập dữ liệu dư thừa hoặc từ những người không nằm trong nhóm mục tiêu. Cách giới hạn phản hồi trong Google Forms còn giúp bạn nhận được kết luận dựa trên một tập dữ liệu có chất lượng và phù hợp với mục tiêu nghiên cứu của mình. 

03 Cách giới hạn phản hồi trong Google Forms đơn giản

Vậy làm thế nào để thực hiện giới hạn phản hồi trong Google Forms? Dưới đây là 3 cách giới hạn phản hồi trong Google Forms phổ biến và hiệu quả nhất để bạn áp dụng ngay. 

Cách giới hạn phản hồi trong Google Forms bằng tài khoản Google

Cách giới hạn phản hồi trong Google Forms đơn giản nhất là thực hiện bằng tài khoản Google. Người dùng cần phải đăng nhập tài khoản Google mới có thể làm biểu mẫu. Đặc biệt, mỗi tài khoản chỉ có thể gửi phản hồi được một lần duy nhất. Sau đây là các bước để thiết lập giới hạn phản hồi trong Google Forms cụ thể sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở biểu mẫu Google Forms >> sau đó nhấp vào mục Cài đặt. 

– Bước 2: Bạn thực hiện truy cập vào phần mũi tên thả xuống Câu trả lời để mở thêm tùy chọn khác

– Bước 3: Tiếp theo, bạn nhấp vào tùy chọn Giới hạn ở 1 phản hồi để mở. Lưu ý, tùy chọn này chỉ chấp nhận một người một phản hồi. Và Google sẽ yêu cầu người thực hiện khảo sát phải đăng nhập tài khoản trước khi thực hiện biểu mẫu. 

Khi tính năng được bật, bạn sẽ nhận được một hành động xác nhận rằng người trả lời sẽ không được hiển thị liên kết để gửi thêm phản hồi khác.

– Bước 4: Sau khi thiết lập xong, bạn có thể chia sẻ biểu mẫu cho mọi người thông qua email, liên kết hoặc mã nhúng và hoàn tất

Cách ngưng nhận phản hồi trong Google Forms bằng phương pháp thủ công

Một cách giới hạn phản hồi trong Google Forms khác, đó là ngừng chấp nhận phản hồi bằng phương pháp thủ công sau khi đủ. Các bước để thực hiện ngừng chấp nhận thêm phản hồi trong Google Forms như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Google Form bằng trình duyệt web.

– Bước 2: Tiếp theo bạn vào phần tab Đã được xuất bản >> chọn Các lựa chọn cho biểu mẫu đã được xuất bản.

– Bước 3: Tại phần Chấp nhận phản hồi từ bật gạt sang tắt >> sau đó ghi nội dung vào phần Người trả lời sẽ thấy tin nhắn này.

– Bước 4: Cuối cùng là bấm Lưu và hoàn tất.

Cách giới hạn phản hồi trong Google Forms bằng tiện ích bổ sung

Ngoài ra, bạn có thể thực hiện cách giới hạn phản hồi của Google Forms bằng tiện ích bổ sung Form Limiter. Tiện ích này cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ hơn so với các tùy chọn tích hợp, cho phép bạn tùy chỉnh việc giới hạn phản hồi theo nhu cầu cụ thể của mình.

*Lợi ích của việc thực hiện cách giới hạn phản hồi trong Google Forms tự động

Tiện ích bổ sung Form Limiter thiết lập các giới hạn nâng cao. Bao gồm tự động đóng sau một số lượng phản hồi nhất định hoặc vào một ngày cụ thể. Sau khi cài đặt tiện ích, bạn sẽ được nhắc nhở đặt điều kiện. Ví dụ bạn có thể thiết lập biểu mẫu tự động đóng sau khi nhận được 100 phản hồi hoặc ngừng chấp nhận phản hồi vào thời điểm cụ thể trong ngày. 

*Cách giới hạn phản hồi trong Google Forms qua Form Limiter

Để tự động thực hiện cách giới hạn phản hồi trong Google Form bằng Form Limiter, bạn thực hiện các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở Google Forms >> sau đó chọn Tiện ích bổ sung.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện vào Document Studio >> tìm kiếm tiện ích Form Limiter và Cài đặt.

– Bước 3: Sau đó, bạn thực hiện thao tác đặt giới hạn phản hồi hoặc ngày giờ cụ thể đóng biểu mẫu. 

– Bước 4: Cuối cùng, bạn bấm vào Apply và hoàn tất.

Lưu ý quan trọng trước khi giới hạn phản hồi trong Google Forms

Thực hiện cách giới hạn phản hồi trong Google Forms mang tới cho bạn rất nhiều lợi ích. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng, bạn cần phải lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:

Thông báo rõ ràng về thời gian và số lượng giới hạn

Khi quyết định đặt giới hạn phản hồi cho biểu mẫu của mình, bạn phải thông báo rõ ràng về việc này cho người tham gia thực hiện Google Forms. Điều này vừa giúp họ có sự chuẩn bị tốt hơn và tránh những sự bất ngờ khi không thể gửi phản hồi trong trường hợp hết thời gian hoặc số lượng cho phép. Bạn có thể thực hiện chia sẻ thông báo này cho người khảo sát thông qua phần mô tả của biểu mẫu. 

Kiểm tra kỹ cài đặt trước khi chia sẻ form

Trước khi bạn chia sẻ liên kết đến người khác, hãy đảm bảo kiểm tra kỹ các cài đặt giới hạn về phản hồi. Bạn cần chắc chắn rằng mình thực hiện đúng phương pháp giới hạn. Nếu xảy ra một số sai sót trong phần cài đặt có thể dẫn đến việc biểu mẫu đóng quá sớm hoặc không hoạt động như mong muốn. 

Ngoài ra, hãy thử gửi form cho một vài người bạn để kiểm tra hoạt động trước khi chia sẻ rộng rãi. Việc này sẽ giúp bạn có thể tránh những sai sót không đáng có.

FAQ – Câu hỏi thường gặp 

Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện cách giới hạn phản hồi trong Google Forms, có thể bạn sẽ có một vài thắc mắc. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và câu trả lời chi tiết để giúp bạn có thể hiểu rõ hơn:

1- Tôi có thể thay đổi giới hạn phản hồi sau khi đã chia sẻ form không?

Có, bạn hoàn toàn có thể thay đổi cài đặt giới hạn phản hồi sau khi đã chia sẻ biểu mẫu. Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc kỹ việc thay đổi các giới hạn này sau khi đã có phản hồi. Và nếu là thay đổi giới hạn cho các biểu mẫu quan trọng, bạn nên thông báo cho người tham gia được biết trước.

2 – Điều gì xảy ra khi form đạt đến giới hạn phản hồi?

Khi biểu mẫu Google Forms của bạn đạt đến giới hạn phản hồi được thiết lập, form sẽ tự động ngừng chấp nhận các phản hồi mới. Người dùng khi truy cập vào liên kết của biểu mẫu sẽ thấy một thông báo cho biết rằng biểu mẫu hiện không còn chấp nhận phản hồi nữa.

3 – Làm thế nào để biết form của tôi đã nhận được bao nhiêu phản hồi?

Google Forms sẽ cung cấp cho bạn thông tin rất rõ ràng về số lượng phản hồi mà biểu mẫu của bạn đã nhận được. Khi bạn mở biểu mẫu ở chế độ chỉnh sửa, trong phần câu trả lời sẽ hiển thị tổng số phản hồi đã được thu thập cho bạn. 

4 – Có cách nào giới hạn phản hồi dựa trên điều kiện cụ thể không?

Cách giới hạn phản hồi trong Google Forms với số lượng cụ thể chỉ có cách sử dụng tiện ích bổ sung. Bạn có thể thiết lập việc kiểm soát phải hồi với từng số lượng cụ thể theo các bước hướng dẫn phía bên trên.

5 – Tôi có thể xem ai đã gửi phản hồi khi tôi giới hạn mỗi người một lần phản hồi không?

Có, nếu bạn bật tùy chọn Thu thập địa chỉ email, thì địa chỉ của người gửi phải hồi (sau khi đăng nhập vào tài khoản Google của họ) sẽ được ghi lại cùng các câu trả lời khác. Để đảm bảo bạn vừa có thể xác định người gửi, bạn nên bật cả hai tùy chọn Giới hạn cho một lần phản hồi và Thu thập địa chỉ email.

6 – Tôi có thể đặt giới hạn phản hồi khác nhau cho từng phần của biểu mẫu không?

Không, Google Forms không cung cấp tính năng tích hợp để đặt các giới hạn phản hồi khác nhau cho từng phần cụ thể của biểu mẫu. Các tùy chọn giới hạn phản hồi chỉ được áp dụng cho toàn bộ biểu mẫu.

Lời kết

Tóm lại, giới hạn phản hồi trong cách Google Forms giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả, tránh spam và kiểm soát số lượng người tham gia. Để tối ưu hóa quá trình thu thập thông tin, bạn hãy biết cách chọn phương pháp giới hạn phù hợp theo hướng dẫn của GCS trên đây nhé. Nếu có gì thắc mắc, xin vui lòng với chúng tôi qua:

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777