Hướng dẫn cách khóa link Google Forms từng bước đơn giản

Google Forms là một công cụ Survey thu thập thông tin vô cùng hữu ích. Tuy nhiên, có những thời điểm bạn cần khóa link Google Forms và không cho phép người khác tiếp tục gửi phản hồi nữa. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách khóa link Google Forms chi tiết cùng những lưu ý quan trọng. Khám phá ngay!

Lý do tại sao cần phải khóa link Google Forms?

Một biểu mẫu được thiết kế đều có mục đích chính là nhận về số lượng phản hồi nhất định. Nếu bạn tiếp tục để forms mở, số lượng phản hồi có thể vượt quá dự kiến, dẫn đến tình trạng dư thừa dữ liệu, thậm chí có thể gây ra nhiều vấn đề không mong muốn. Chính vì vậy, để tránh những rủi ro không đáng có, bạn cần phải biết cách khóa link Google Forms.

Dưới đây là những lý do để bạn cần thực hiện việc làm này:

Đóng thời hạn thu thập thông tin

Khi bạn tạo một biểu mẫu khảo sát, đăng ký sự kiện hay bài kiểm tra, luôn có một thời hạn nhất định để mọi người phản hồi. Sau khoảng thời gian đó, bạn không muốn nhận thêm bất kỳ phản hồi nào nữa thì có thể tìm cách khóa link Google Forms. 

Google Forms không chấp nhận phản hồi nữa sẽ giúp đảm bảo tính chính xác, công bằng và kịp thời xử lý được các dữ liệu cần thiết. Đồng thời, việc làm này cũng ngăn chặn các phản hồi gửi đến sau thời hạn. 

*Ví dụ: Trong một cuộc thi online, nếu không khóa form sau thời gian quy định, người tham gia có thể điền thêm hoặc chỉnh sửa câu trả lời sau khi thời gian kết thúc. Điều này làm mất đi sự công bằng và ảnh hưởng đến uy tín của người tổ chức.

Khi sự kiện hoặc chương trình đến thời hạn kết thúc

Đối với các form đăng ký sự kiện, hội thảo hay chương trình khuyến mãi nào đó, khi đã đủ số lượng bạn sẽ phải đóng link. Việc bạn thực hiện cách khóa link Google Forms cũng là để thông báo cho những người truy cập sau rằng sự kiện không còn nhận phản hồi đăng ký nữa. 

Chỉnh sửa và bảo trì form dữ liệu

Nếu dữ liệu của bạn cần phải chỉnh sửa nội dung hay bảo trì nâng cấp hệ thống, hãy tìm cách khóa link Google Forms lại. Điều này sẽ trực tiếp giúp bạn đảm bảo được dữ liệu không bị xáo trộn trong quá trình chỉnh sửa và ngăn chặn người truy cập. 

Bảo mật thông tin, ngăn chặn phản hồi spam

Trong một vài trường hợp, bạn có thể gặp tình trạng spam phản hồi hoặc nhận được những phản hồi không phù hợp, gây ảnh hưởng đến chất lượng dữ liệu. Cách khóa link Google Forms là một biện pháp tạm thời để ngăn chặn tình trạng này trước khi bạn tìm ra giải pháp triệt để hơn.

Ngoài ra, việc khóa link đúng thời điểm, bạn sẽ kiểm soát được việc ai có thể truy cập và gửi phản hồi. Điều này đặc biệt quan trọng đối với những khảo sát nội bộ của công ty, trường học, hoặc các đơn đăng ký giới hạn quyền truy cập.

Hướng dẫn chi tiết cách đóng link Google Forms (Ngừng nhận phản hồi)

Cách đóng link Google Form ngừng chấp nhận phản hồi, thao tác vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Dưới đây là tổng hợp các bước chi tiết để bạn có thể tham khảo thực hiện:

• Bước 1: Mở Google Forms và chọn biểu mẫu cần đóng link.
• Bước 2: Click vào biểu tượng “Chia sẻ” ở góc trên phải màn hình.

• Bước 3: Cửa sổ mới hiển thị, tại mục “ Chế độ xem cho Người trả lời” > “Hạn chế” > “Xong” lưu thay đổi.

• Bước 4: Sau khi hoàn tất, người lại truy cập vào Google Forms sẽ không được phép. 

Hướng dẫn mở khóa link Google Forms

Sau khi bạn áp dụng cách khóa link Google Forms thành công, nếu muốn mở lại link Google Forms để tiếp tục nhận phản hồi, thao tác cũng rất đơn giản và tương tự như khi khóa:

• Bước 1: Mở Google Forms và chọn biểu mẫu đã khoá link trước đó.
• Bước 2: Click vào biểu tượng “Chia sẻ” ở góc trên phải màn hình.

• Bước 3: Cửa sổ mới hiển thị, tại mục “ Chế độ xem cho Người trả lời” > thiết lập quyền truy cập cho bất kỳ ai có đường link hoặc đối tượng nhất định > “Xong” lưu thay đổi.

Thực hiện xong các bước như trên, link Google Forms của bạn sẽ được mở ra và bắt đầu thu thập tiếp nguồn dữ liệu cho đến khi bạn cần. 

03 Lưu ý quan trọng khi khóa link Google Forms

Trước khi áp dụng cách khóa link Google Forms, bạn cần ghi nhớ một số lưu ý quan trọng để tránh bỏ sót dữ liệu và đảm bảo không bị ảnh hưởng như sau:

Đảm bảo lưu trữ dữ liệu trước khi đóng biểu mẫu

Trước khi thực hiện thao tác đóng link form, bạn hãy kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu thu thập được. Mục đích chính là để đảm bảo thông tin không bị mất hoặc thất lạc. Cách tốt nhất là bạn nên tải xuống dưới dạng bảng tính Google Sheets hoặc file CSV. Với cách thức này, bạn sẽ dễ dàng phân tích, tổng hợp và sử dụng dữ liệu sau đó. 

Bạn có thể tham khảo cách thức để sao lưu dữ liệu sang Google Sheets hoặc file CSV như sau:

• Xuất ra Google Sheets: Google Forms có tích hợp sẵn tính năng liên kết với Google Sheets. Dữ liệu phản hồi sẽ tự động được cập nhật vào Google Sheets. Bạn có thể sao lưu file Google Sheets này.
• Xuất ra file CSV: Trong tab “Câu trả lời”, bạn có thể chọn “Tải câu trả lời xuống” và chọn định dạng CSV để tải dữ liệu về máy tính. File CSV có thể mở được bằng Excel hoặc các phần mềm bảng tính khác.

Ngoài ra, bạn có thể sao lưu và lưu trữ bản sao Google Forms ở một nơi an toàn, khác với nơi form gốc (ví dụ: ổ cứng ngoài, dịch vụ lưu trữ đám mây khác…). Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm lại thông tin dữ liệu của biểu mẫu hơn. 

Thông báo trước cho người tham gia

Để tránh được việc người truy cập bị bất ngờ khi form đã bị đóng đột ngột, bạn hãy thông báo rõ ràng về thời gian khóa link sau đó mới tiến hành triển khai cách khóa link Google Forms. Điều này đặc biệt quan trọng với những biểu mẫu khảo sát ý kiến, đơn đăng ký sự kiện, bài kiểm tra,….. Khi thực hiện thông báo về thời gian Google Form không chấp nhận phản hồi nữa, bạn có thể ghi chú ngay trong phần mô tả của biểu mẫu hoặc gửi email nhắc nhở. 

Trong một số trường hợp, việc thông báo trước có thể không cần thiết hoặc không khả thi. Ví dụ: bạn cần khóa form ngay lập tức để ngăn chặn spam, hoặc đây là form nội bộ chỉ có một nhóm nhỏ người dùng biết đến.

Kiểm tra lại link trước khi đóng

Trước khi tiến hành cách khoá link Google Forms, bạn nên kiểm tra kỹ số lượng phản hồi đã thu thập. Bạn cần phải đảm bảo biểu mẫu đã đạt đủ số lượng mong muốn và thông tin nhận được là đầy đủ, chính xác. 

Ngoài ra, bạn cũng nên rà soát lại các trường thông tin, tránh trường hợp thiếu sót do người dùng điền sai hoặc bỏ trống câu trả lời quan trọng. Nếu cần thiết, bạn có thể chỉnh sửa lại biểu mẫu hoặc nhắc nhở người tham gia hoàn thiện phản hồi trước khi khóa link . Việc tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả, hạn chế sai sót và đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho người tham gia.

Lời kết

Tóm lại, cách khóa link Google Forms không phải là quá khó. Bạn chỉ cần thực hiện một vài thao tác đơn giản như trong phần hướng dẫn chi tiết của chúng tôi trong bài viết. Còn nếu như bạn vẫn thắc mắc về bất cứ vấn đề gì liên quan đến khóa link Google Forms thì đừng ngần ngại liên hệ tới GCS Việt Nam thông qua các kênh sau đây.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777