03 Cách điểm danh trên Google Meet nhanh, chuẩn, tiện lợi

Bạn đang tìm cách điểm danh trên Google Meet vừa nhanh, vừa tiện mà vẫn chính xác? Bài viết này sẽ chia sẻ 03 cách điểm danh trên Google Meet nhanh, chuẩn, tiện lợi mà ai cũng có thể áp dụng được. Cùng khám phá và chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu của mình nhé. 

Tại sao cần biết cách điểm danh trên Google Meet?

Học và họp trực tuyến thì việc biết cách điểm danh trên Google Meet đều rất quan trọng. Điều này không chỉ đảm bảo sự nghiêm túc, kỷ luật và hiệu quả của mỗi buổi học hay cuộc họp. Hay không chỉ đơn thuần là xác nhận ai đang tham gia mà việc điểm danh còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực nhất. Cụ thể như là:

Dễ dàng theo dõi toàn bộ người tham dự

Việc điểm danh giúp người tổ chức buổi họp hay giáo viên dễ dàng kiểm soát ai đã tham gia và ai vắng mặt. Điều này đặc biệt quan trọng trong các lớp học online, nơi giáo viên không thể quan sát trực tiếp học sinh như trong môi trường học tập truyền thống. 

Khi áp dụng đúng cách điểm danh trên Google Meet, bạn sẽ có ngay danh sách tham gia lớp học, cuộc họp online rõ ràng và cập nhật theo thời gian thực. Tình trạng vào rồi thoát, không tương tác hay học sinh treo máy sẽ được hạn chế hơn rất nhiều. 

Ghi nhận kết quả tham dự

Điểm danh trên Google Meet không chỉ là công cụ theo dõi mà còn là cơ sở để đánh giá mức độ chuyên cần, tinh thần trách nhiệm của người tham gia. Đặc biệt, với những buổi đào tạo nội bộ hoặc buổi học chính thức, kết quả điểm danh sẽ đóng góp vai trò quan trọng trong quá trình đánh giá, khen thưởng và kỷ luật. Việc thực hiện đúng cách điểm danh trên Google Meet bằng công cụ hỗ trợ giúp việc ghi nhận trở nên khách quan và tự động hơn rất nhiều. 

Lưu trữ hồ sơ tham dự cho mục đích báo cáo

Việc lưu trữ hồ sơ điểm danh một cách có hệ thống còn tạo điều kiện thuận lợi cho các báo cáo và thống kê sau này. Dữ liệu này cung cấp bằng chứng về sự tham gia của các thành viên. 

Các giáo viên có thể sử dụng dữ liệu này để gửi báo cáo về nhà trường hoặc phụ huynh. Các doanh nghiệp cũng có thể dùng dữ liệu để đánh giá sự nghiêm túc và hiệu quả trong việc tổ chức họp.

03 Cách điểm danh trên Google Meet nhanh, chuẩn và hiệu quả

Nếu bạn đang tìm cách điểm danh trên Google Meet hiệu quả thì hãy tham khảo ngay 03 phương pháp dưới đây. Đây đều là các phương pháp phổ biến và dễ triển khai nhất: 

Cách điểm danh trên Google Meet bằng công cụ Google Meet Attendance Tracker

Google Meet Attendance Tracker là một tiện ích mở rộng dành riêng cho Chrome. Tính năng này cho phép theo dõi và ghi lại danh sách người tham gia buổi họp trên Google Meet một cách tự động. Sau khi cài đặt tiện ích, bạn chỉ cần khởi động Google Meet như bình thường và công cụ sẽ tự động tạo báo cáo điểm danh cho bạn. 

Ngoài ra, công cụ thực hiện cách điểm danh trên Google Meet Attendance Tracker còn mang một số tính năng nổi bật như là:

• Ghi lại tên, thời gian vào – ra của từng người tham gia buổi họp
• Xuất báo cáo dưới dạng file Excel hoặc Google Sheets
• Tự động lưu lịch sử điểm danh

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách điểm danh trên Google Meet Attendance Tracker:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện cài đặt tiện ích Google Meet Attendance Tracker vào tiện ích Chrome.

– Bước 2: Bạn thực hiện click vào Thêm vào Chrome >> chọn tiếp Thêm tiện ích.

– Bước 3: Bước tiếp theo, bạn tạo lớp học và cuộc họp trên Google Meet >> click mục Track Attendance để bắt đầu điểm danh.

– Bước 4: Để dừng điểm danh, bạn click vào Track Started Click To Generate Report.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn thực hiện xuất ra báo cáo để điểm danh người tham gia và tải xuống. 

Cách điểm danh trên Google Meet bằng công cụ Meet Attendance 

Meet Attendance là một tiện ích hoạt động tương tự như Google Meet Attendance Tracker. Nhưng thao tác dễ hơn và ai cũng có thể dễ dàng sử dụng. làm quen được với công cụ ngay từ bước đầu tiên. 

Cách điểm danh trên Google Meet bằng công cụ Meet Attendance cũng có thể tự động tạo sheet điểm danh. Dưới đây là các bước cơ bản để điểm danh trên Google Meet:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng cần thực hiện cài đặt tiện ích Meet Attendance vào tiện ích Chrome.

– Bước 2: Bạn thực hiện click vào Thêm vào Chrome >> chọn tiếp Thêm tiện ích.

– Bước 3: Tiếp theo, bạn vào chọn AUTHORIZE MEET ATTENDANCE.

– Bước 4: Giao diện màn hình sẽ yêu cầu bạn chọn tài khoản gmail để sử dụng dạy và họp trực tuyến.

–  Bước 5: Bước tiếp theo, bạn chọn vào mục Tiếp tục để tiện ích Meet Attendance truy cập vào Google Meet.

– Bước 6: Sau khi tạo phòng học, phòng họp online trên Google Meet, bạn tiếp tục nhấn vào biểu tượng hình người ở góc dưới bên phải.

– Bước 7: Tiếp tục, bạn di chuyển con trỏ đến biểu tượng ô vuông tích xanh

– Bước 8: Khi đó giao diện sẽ mở ra 2 tùy chọn:

+ Biểu tượng dấu cộng ở bên trái điểm danh số người tham gia phòng học, họp online tại thời điểm hiện tại.

+ Biểu tượng dấu cộng ở bên phải điểm danh toàn bộ số người đã tham gia vào phòng học, họp online.

– Bước 9: Cuối cùng nhấn vào biểu tượng ô vuông dấu tích để xuất file dữ liệu điểm danh và hoàn tất. 

Cách điểm danh trên Google Meet tự động 

Ngoài hai công cụ được kể trên, bạn cũng có thể kết hợp với Google Forms để tạo quy trình điểm danh tự động hơn. Cách này giúp bạn kiểm soát thời điểm người tham dự xác nhận có mặt, đồng thời thu thập thông tin chính xác từ người học.

Hơn nữa, điểm đặc biệt của tính năng theo dõi tình hình người tham gia này chỉ cung cấp cho người dùng Google Workspace. Chức năng điểm danh và báo cáo sự kiện này được phát trực tiếp trên Google Meet được áp dụng mặc định khi người tổ chức bật tính năng. 

Một lưu ý khác đó là người dùng Google Workspace sẽ tự động nhận được bảng điểm danh cho bất kỳ cuộc họp nào khi chỉ có từ 5 người tham gia trở lên. 

Cách bật tính năng điểm danh trên Google Meet tự động như sau:

*Trong cuộc họp

– Bước 1: Đầu tiên, bạn phải ở trong cuộc họp

– Bước 2: Bạn chọn vào Bộ điều khiển của người tổ chức cuộc họp

– Bước 3: Thực hiện bật tính năng Theo dõi tình hình tham dự và hoàn tất.

*Trên Google Calendar

– Bước 1: Bạn truy cập vào Google Calendar vào phần Cuộc họp hiện tại/Thêm hội nghị truyền hình trên Google Meet.

– Bước 2: Bạn thực hiện nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa sự kiện  vào Cài đặt ở Chi tiết sự kiện.

– Bước 3: Tiếp tục, cuộc xuống phần Theo dõi tình hình tham dự và mở phần này.

– Bước 4: Cuối cùng, bấm Lưu và hoàn tất.

Nhận bảng điểm danh trên email

Sau cuộc họp, người tổ chức sẽ nhận được email đính kèm bảng điểm danh trên Google Sheets.

 Bảng này chứa các thông tin như sau:

• Tên người tham gia
• Email của người tham gia
• Thời lượng người tham gia
• Thời gian tham gia
• Thời gian thoát

Lưu ý khi điểm danh trên Google Meet

Mặc dù có nhiều cách điểm danh trên Google Meet. Nhưng để đảm bảo hiệu quả và độ chính xác cao, bạn cần chú ý một số điểm quan trọng dưới đây.

• Yêu cầu người học đăng nhập tài khoản

Hãy đảm bảo rằng tất cả người tham gia đều sử dụng tài khoản Google chính chủ khi vào buổi họp. Điều này giúp hệ thống ghi lại đúng tên và email, tránh việc nhầm lẫn hoặc bỏ sót người.

• Bảo mật và quyền riêng tư

Bạn cần lưu ý khi thực hiện cách điểm danh trên Google Meet bằng tiện ích bổ sung, việc thu thập thông tin người dùng cần phải đảm bảo dữ liệu được bảo mật. Không chia sẻ danh sách tham dự ra ngoài nếu không cần thiết. 

• Gửi thông báo trước cho những người tham gia

Để mọi người biết rằng bạn sẽ tiến hành điểm danh và họ cần chuẩn bị tinh thần hợp tác. Điều này giúp tránh sự bất ngờ và tạo sự chủ động cho người tham gia. Trước cuộc họp, bạn có thể gửi thông báo qua email, tin nhắn hoặc trong lời mời tham gia cuộc họp. Khi bắt đầu cuộc họp, nhắc lại một lần nữa về việc điểm danh và phương pháp bạn sẽ sử dụng.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Khi thực hiện cách điểm danh trên Google Meet, có lẽ sẽ nhiều người sẽ có những thắc mắc cơ bản liên quan đến quá trình thực hiện tính năng này. Dưới đây là một số những câu hỏi thường gặp mà bạn có thể tham khảo:

1 – Tính năng điểm danh tích hợp có sẵn cho tất cả các tài khoản Google Meet không?

Tính năng theo dõi tham dự thường chỉ khả dụng cho một số gói Google Workspace (ví dụ: Education Plus). Các tài khoản khác có thể cần dùng tiện ích mở rộng hoặc Google Forms.

2- Tôi có thể điểm danh nhiều lần trong một buổi học/họp không?

Có thể, tùy thuộc vào phương pháp bạn dùng. Tính năng tích hợp ghi lại thời gian vào/ra. Tiện ích mở rộng hoặc Forms cho phép tạo nhiều lần điểm danh.

3 – Dữ liệu điểm danh được lưu trữ ở đâu?

Tùy thuộc vào phương pháp: tệp CSV tải xuống (tính năng tích hợp), Google Sheets/tóm tắt phản hồi (Forms), trình duyệt/Google Drive/máy chủ nhà phát triển (tiện ích), Google Sheets/Drive (Apps Script).

4 – Có cách nào tự động hóa hoàn toàn việc điểm danh không?

Các tiện ích mở rộng giúp tự động hóa đáng kể việc ghi lại người tham gia và thời gian. Apps Script cho phép tùy chỉnh cao hơn. Tính năng tích hợp có sẵn cũng tự động theo dõi.

5 – Các tiện ích mở rộng có an toàn để sử dụng không?

Cần thận trọng. Chỉ cài đặt từ nguồn đáng tin cậy, kiểm tra kỹ quyền truy cập và đọc chính sách bảo mật. Ưu tiên tiện ích có đánh giá tốt.

Lời kết

Tóm lại, việc nắm vững cách điểm danh trên Google Meet hiệu quả mang lại nhiều lợi ích trong quản lý lớp học và cuộc họp trực tuyến. Dù bạn lựa chọn phương pháp tích hợp sẵn, sử dụng tiện ích mở rộng, hay các giải pháp khác, việc áp dụng đúng cách sẽ giúp bạn theo dõi sự tham gia chính xác và phục vụ tốt hơn cho các mục đích báo cáo.

Hy vọng những hướng dẫn về cách điểm danh trên Google Meet trong bài viết này của GCS sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777