Hướng dẫn cách quay màn hình Google Meet có tiếng dễ dàng

Google Meet ngày càng trở thành công cụ quen thuộc cho các cuộc họp, học tập và làm việc trực tuyến. Việc quay màn hình Google Meet có tiếng vừa giúp bạn lưu trữ thông tin, tạo tư liệu học tập cũng như chia sẻ cho những người vắng mặt. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách quay màn hình Google Meet có tiếng đơn giản và dễ dàng nhất. 

Quay lại màn hình Google Meet có quan trọng không?

Tại sao việc triển khai cách quay màn hình Google Meet có tiếng lại trở nên quan trọng đến vậy? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về những lợi ích mà công cụ này mang lại

Lưu trữ thông tin quan trọng

Việc áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng giúp bạn lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp, buổi học một cách đầy đủ và chi tiết. Thay vì cố gắng ghi chép thủ công, bạn có thể xem lại video bất cứ lúc nào và đảm bảo không bị bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào quan trọng. 

Ngoài ra, trong những buổi brainstorming, ý tưởng thường xuất hiện ngẫu nhiên. Nếu không ghi hình lại, bạn sẽ dễ dàng bị lãng quên nhanh chóng. Hay đối với sinh viên và nhân viên cũng thế, cách quay màn hình Google Meet có tiếng còn giúp bạn lưu trữ bài giảng, hướng dẫn từ giảng viên hay cấp trên để có thể xem lại và học tập kỹ càng hơn.

Bằng chứng xác thực

Ngoài việc lưu trữ thông tin, bản record còn đóng vai trò như một bằng chứng xác thực trong nhiều tình huống. Ví dụ như trong cuộc họp về hợp đồng, phân chia rõ ràng nhiệm vụ dự án. Sau khi gặp phát sinh hai bên có hiểu lầm và việc sử dụng phần record được ghi lại chính xác người phát ngôn và đã thực hiện vấn đề đó. 

Cách quay màn hình Google Meet có tiếng thực sự rất cần thiết trong môi trường công việc nhóm. Khi mỗi thành viên có thể nhớ hay hiểu nội dung theo những cách khác nhau. Sử dụng bản ghi hình sẽ là công cụ hữu ích đảm bảo quyền lợi của các cá nhân và tổ chức.

Tạo tư liệu học tập và làm việc

Một lợi ích khác không thể bỏ qua của việc áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng, đó là khả năng tạo ra tư liệu học tập và làm việc hữu ích. Như là:

• Giảng viên ghi lại các buổi giải trực tuyến, các buổi hướng dẫn thực hành hay giải đáp thắc mắc. Sau đó, sinh viên có thể xem lại để ôn tập lại kiến thức, làm báo cáo,….
• Đối với các công ty, bản ghi màn hình của các buổi đào tạo nhân viên, giới thiệu sản phẩm,…. sẽ là nguồn tài liệu quý để cập nhật kiến thức hay cung cấp tài liệu.  
• Các nhóm làm việc có thể ghi lại các buổi họp trực tuyến để theo dõi tiến độ dự án, ghi lại các ý tưởng và quyết định quan trọng. Bản ghi này có thể được sử dụng để tạo ra các biên bản cuộc họp, các báo cáo tiến độ hoặc các kế hoạch hành động.

Chia sẻ cho người vắng mặt

Thông thường, không phải ai cũng có mặt đầy đủ được trong các buổi họp hay buổi học trực tuyến trên Google Meet. Trong một số trường hợp, cách quay màn hình Google Meet có tiếng chính là giải pháp tuyệt vời để giúp những người vắng mặt vẫn nắm bắt được đầy đủ thông tin cuộc họp như thể họ đang có mặt trực tiếp. 

Nhất là với các doanh nghiệp làm việc đa quốc gia, ngoài việc sử dụng bản record để đồng bộ thông tin mà còn tránh được trường hợp người biết, người không. Cả nhóm không thể tiếp cận được các thông tin một cách tối ưu nhất. 

Điều kiện để áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng là gì?

GG Meet có record được không? Điều kiện để ghi lại là gì? Để sử dụng tính năng ghi hình tích hợp sẵn của Google Meet, bạn cần đáp ứng một số điều kiện nhất định như sau:

Có tài khoản Google Workspace

Đầu tiên, để có thể sử dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng, bạn bắt buộc phải có tài khoản thuộc Google Workspace. Đây là dịch vụ dành cho các doanh nghiệp, tổ chức hoặc trường học, không áp dùng dành cho những đối tượng tài khoản Google cá nhân. 

Khi đã sử dụng Google Workspace, Meet không giới hạn thời gian và các tính năng ghi hình cuộc họp. Còn nếu bạn chỉ dùng tài khoản Google cá nhân (@gmail.com), thì sẽ không thể sử dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng. Trong trường hợp này, bạn buộc phải dùng phần mềm quay màn hình từ bên thứ ba như OBS Studio, Bandicam hoặc tính năng ghi màn hình tích hợp sẵn trên máy tính và điện thoại.

Để có tài khoản đăng ký Google Workspace, bạn có thể truy cập vào trang web của Google. Hoặc liên hệ với các đơn vị uỷ quyền như GCS Việt Nam để được hỗ trợ đăng ký tài khoản.

Người tổ chức cuộc họp cấp quyền

Thông thường, người tổ chức cuộc họp là người duy nhất có được quyền record lại màn hình. Tuy nhiên, nếu bạn được người tổ chức cuộc họp cấp cho thì cũng sẽ ghi lại được. Hoặc bạn được uỷ quyền từ những thành viên đã được cấp quyền trước đó. 

Trong quá trình áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Người người ngoài tổ chức (dùng tài khoản Google cá nhân hoặc tài khoản không thuộc tổ chức), dù được quyền cũng không thể ghi lại màn hình. 
• Khi người tổ chức đã rời khỏi cuộc họp, những người còn lại cũng không thể tiếp tục ghi hình được nữa.
• Tất cả mọi người trong cuộc họp để sẽ nhận được thông báo nếu bạn bắt đầu thực hiện quay hay kết thúc quá trình record. 

Thiết bị phù hợp và có kết nối internet ổn định

Để đảm bảo quá trình áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng diễn ra mượt mà và không bị gián đoạn. Trước tiên bạn cần phải chuẩn bị thiết bị và đường truyền internet thật ổn định. Với thiết bị quay, bạn có thể chọn máy tính hoặc điện thoại, nhưng phải có cấu hình cơ bản để xử lý việc quay màn. Máy tính nên chọn loại có RAM tối thiểu 4GB, trở lên đảm bảo vừa chạy Google Meet vừa quay màn hình mình. Điện thoại sử dụng từ Iphone 7 hoặc Android 8.0 trở lên để tối ưu tính năng và tác vụ quay ghi. 

Về kết nối internet, bạn nên dùng đường truyền có tốc độ tối thiểu từ 10 Mbps, đảm bảo hình ảnh và âm thành truyền ổn định, không bị giật hay mất tiếng. Nếu bắt WIFI, hãy đảm bảo cường độ tín hiệu mạnh.

Ai là người có quyền quay màn hình Google Meet?

Không phải ai cũng có thể áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng trong 1 cuộc họp. Quyền hạn về đối tượng được chỉ định rõ ràng, cụ thể với những đối tượng như sau:

Người tổ chức cuộc họp

Người tổ chức cuộc họp hay còn gọi là Host. Người này có quyền kiểm soát toàn bộ buổi họp trên Google Meet. Tức là là người tạo ra cuộc họp, gửi link họp cho mọi người, sử dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng…. Ngoài ra, người tổ chức trong quá trình cuộc họp diễn ra sẽ có những quyền sau:

• Bật/tắt micro và kết nối camera của  những người tham gia cuộc họp.
• Quản lý toàn bộ quyền chia sẻ màn hình.
• Kết thúc cuộc họp sau khi hoàn thành cho tất cả mọi người.
• Thêm hoặc xóa người tham gia.

Người được cấp quyền

Người được cấp quyền đồng tổ chức cùng Host có thể là 1 hoặc nhiều đối tượng. Người người này được gọi là Co-host. Họ cũng sẽ có hầu hết các quyền hạn như người tổ chức cuộc họp.

Tính năng quay màn hình Google Meet có tiếng rất hữu ích trong Google Meet. Bởi nếu người tổ chức rời đi trước thì đối tượng được cấp quyền sẽ tiếp quản việc ghi hình và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ khoảnh khắc nào trong buổi họp. 

Người có tài khoản Google Workspace doanh nghiệp bản quyền

Ngoài người tổ chức và đối tượng được cấp quyền, những ai có tài khoản Google Workspace thuộc tổ chức và tham gia cuộc họp đều có thể áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng. Dù được có quyền record lại màn hình khi đã có tài khoản thuộc tổ chức, nhưng các bạn cũng cần lưu ý rằng:

• Quyền quay màn hình chỉ được diễn ra khi quản trị viên đã kích hoạt tính năng trên trang quản trị Google Workspace.
• Người ngoài tổ chức, dù có tài khoản Google Workspace của công ty khác, cũng sẽ không được cấp quyền ghi hình nếu quản trị viên không cho phép.

Hướng dẫn chi tiết các bước trong cách quay màn hình Google Meet có tiếng

Khi bạn đã đảm bảo được đầy đủ các điều kiện bên trên thì có thể bắt đầu ghi lại cuộc họp ở Google Meet. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách quay màn hình Google Meet có tiếng ở cả hai thiết bị di động và máy tính, bạn có thể tham khảo

Cách quay màn hình Google Meet có tiếng trên máy tính

Bạn có thể dễ dàng quay màn hình Google Meet có tiếng trên máy tính với 05 bước đơn giản như sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng Google Meet trên máy tính để tạo một cuộc họp mới.
• Bước 2: Click vào biểu tượng dấu ba chấm và chọn “Ghi lại cuộc họp”.

• Bước 3: Thông báo xuất hiện, chọn ngôn ngữ cho phụ đề (nếu cần) >> nhấn “Bắt đầu ghi”

• Bước 4: Nhấn “Bắt đầu” xác nhận mọi người đều đã sẵn sàng. 

• Bước 5: Kết thúc, nhấn biểu ba chấm và chọn “Dừng lại”. Khi kết thúc, bản ghi lại được tự động lưu trong Google Drive.

Cách quay màn hình Google Meet có tiếng trên điện thoại

Hiện tại, nếu bạn muốn quay màn hình Google Meet có tiếng trên thiết bị điện thoại thì hoàn toàn không thể. Vì Google Meet chưa hỗ trợ tính năng đặc biệt này ở điện thoại. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các ứng dụng ngoài hoặc công cụ ghi màn hình trên thiết bị để record.

Các bước quay màn hình Google Meet có tiếng trên ứng dụng di động như sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng Google Meet ở điện thoại để tạo một cuộc họp mới.
• Bước 2: Bật ghi màn hình trên thiết bị điện thoại
  • Trên Android, chọn quay màn hình trên menu cài đặt nhanh.
  • Trên IOS, vào “Cài đặt” >>>”Trung tâm điều khiển”>> “Ghi màn hình”.

• Bước 3: Khi kết thúc, bản ghi được tự động lưu trong album ảnh thiết bị.

Truy xuất và chia sẻ bản quay màn hình trên Google Meet

Khi quá trình quay lại màn hình Google Meet kết thúc, người dùng có thể dễ dàng truy xuất và chia sẻ lại file record bằng các cách sau:

• Truy xuất bản quay màn hình

Bản ghi lại màn hình Google Meet được tự động lưu trữ trong Google Drive. Bạn chỉ cần mở ứng dụng Drive, tìm đến mục có tên “Meet Recordings”. 

• Chia sẻ bản quay màn hình

Nếu bạn muốn chia sẻ bản quay màn hình cho người khác, hãy nhấn chuột phải vào file đó >> Chọn “Share” >> nhập địa chỉ email người muốn chia sẻ hoặc tạo link chia sẻ công khai. 

Những lưu ý khi áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng

Việc áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng khá đơn giản. Tuy nhiên, để việc ghi hình diễn ra suôn sẻ và không gặp nhiều rắc rối, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

• Quyền ghi hình và bảo mật

Trước khi bắt đầu ghi lại cuộc họp, bạn hãy đảm bảo có đủ quyền hạn để thực hiện điều này. Nếu bạn là đối tượng thông thường có thể xin phép người tổ chức trước khi ghi hình bằng một số công cụ bên ngoài. Khi kết thúc phần ghi lại màn hình, Google Drive sẽ tự động lưu trữ bản record. Bạn nên thiết lập quyền chia sẻ để kiểm soát file truy cập an toàn hơn.

• Kiểm tra dung lượng lưu trữ và thời gian ghi hình

Việc quay màn hình liên tục trong thời gian dài sẽ tạo ra các file video dung lượng lớn. Đối với những đối tượng sử dụng Google Workspace nên lựa chọn gói tài khoản phù hợp để có dung lượng Drive phù hợp với nhu cầu. 

• Đảm bảo âm thanh và hình ảnh đạt chất lượng tốt nhất

Một file ghi hình Google Meet có tiếng nhưng âm thành rẻ hoặc hình ảnh mờ sẽ khiến người xem khó chịu. Vì thế, bản ghi chất lượng cần chuẩn bị đảm bảo micro được tích hợp với tai nghe để giảm tạp âm, kết nối mạng ổn định từ 10Mbps trở lên, camera sắc nét có độ phân giải từ 720p trở lên. 

Cách khắc phục sự cố khi áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng

Dưới đây là một số lỗi và cách khắc phục về sự cố gián đoạn trong quá trình ghi lại màn hình Google Meet rất dễ gặp phải, bạn có thể tham khảo:

Không ghi được âm thanh

Áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng xong nhưng lại không có tiếng rất khiến người người khó chịu. Nguyên nhân chủ yếu là do micro bị tắt hoặc không kết nối đúng, không bật tính năng ghi âm hệ thống, công cụ không nhận diện thiết bị âm thanh. 

Cách tốt nhất để có thể khắc phục cho tình trạng này là:

• Kiểm tra micro và loa trong Google Meet, nhấn vào biểu tượng ba chấm (⋮) → Cài đặt (Settings) → Âm thanh (Audio). Chọn đúng micro và loa mà bạn muốn sử dụng.
• Kiểm tra micro trên máy tính Windows, vào Cài đặt Âm thanh (Sound Settings) kiểm tra xem micro có bị tắt không. Trên MacBook, vào System Preferences → Sound kiểm tra input và output.
• Khởi động lại trình duyệt hoặc thiết bị do bị lỗi tạm thời. Hãy thử đóng và mở lại trình duyệt hoặc khởi động lại máy tính để khắc phục.
• Dùng phần mềm quay màn hình ngoài để đảm bảo bật tính năng ghi âm cả hệ thống và micro. Các phần mềm như OBS, Bandicam, hoặc Xbox Game Bar (Windows) đều hỗ trợ ghi kèm âm thanh cuộc họp.

Video bị giật, lag, âm thanh chất lượng thấp

Sau khi áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng, hình ảnh và âm thanh không tốt, có thể là do kết nối mạng không ổn định, thiết bị quá tải tài nguyên, ….. Để khắc phục tình trạng này trước khi quay màn hình, bạn có thể:

• Đảm bảo đường truyền mạng có băng thông ổn định, ít nhất 10Mbps để ghi hình mượt mà. Ưu tiên dùng mạng dây thay vì Wi-Fi.
• Đóng các ứng dụng không cần thiết, tắt bớt các tab trình duyệt để máy tính tập trung tài nguyên cho việc ghi hình.

File quay màn hình bị lỗi 

Bạn nhận được một file quay bị lỗi hoặc không thể mở sau khi kết thúc quá trình thực hiện. Với tình trạng này, bạn hãy:

• Dùng thiết bị khác hoặc phần mềm khác để mở lại file.
• Kiểm tra lại dung lượng Drive, nếu bộ nhớ đầy thì file bạn hỏng và không được lưu về.

Không thể dừng hình ghi cuộc họp

Đôi khi, bạn sẽ gặp trường hợp bấm dừng ghi nhưng bản record vẫn tiếp tục mà không kết thúc. Nguyên nhân chính khiến vấn đề này gặp phải là do lỗi phần mềm, trình duyệt đơ, kết nối mạng không ổn, hoặc công cụ Google Meet gặp trục trặc.

Cách mà bạn có thể áp dụng để khắc phục tốt nhất cho vấn đề này là:

• Khi không thể dừng ghi bằng các cách thông thường, hãy thoát hẳn khỏi cuộc họp. Google Meet sẽ tự động dừng ghi hình và bắt đầu xử lý file.
• Sau khi thoát, hãy vào Google Drive thư mục Meet Recordings xem bản ghi đã được lưu chưa. Nếu vẫn chưa thấy, có thể file đang được xử lý và cần thời gian để xuất ra hoàn chỉnh.
• Nếu lỗi xảy ra thường xuyên, hãy thử cập nhật phiên bản trình duyệt hoặc ứng dụng Google Meet để khắc phục triệt để tình trạng này.

Không thể share bản record 

Đôi khi áp dụng cách quay màn hình Google Meet có tiếng thành công, nhưng không thể chia sẻ bản record trong Google Drive. Với tình trạng này bạn cần lưu ý thực hiện như sau:

• Vào Google Drive, tìm đến thư mục Meet Recordings → Click chuột phải vào file cần chia sẻ → Chọn “Chia sẻ” (Share).
• Trong phần “Người có quyền truy cập“, hãy đảm bảo thêm đúng địa chỉ email của những người cần nhận bản ghi. Bạn có thể chọn cấp quyền “Xem” (Viewer) hoặc “Chỉnh sửa” (Editor) tùy theo nhu cầu.
• Nếu muốn dễ dàng hơn, chọn “Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể xem” để tạo link công khai.

Nếu đã thay đổi quyền trên Drive vẫn không share được, bạn có thể tải bản ghi xuống máy tính. Sau đó sử dụng thêm biện pháp nén WinRAR hoặc 7-Zip và sử dụng tài khoản Email để gửi file. 

Lời kết 

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách quay màn hình Google Meet có tiếng trên cả máy tính và điện thoại. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích giúp bạn thực hiện thành công cách quay màn hình Google Meet. Đặc biệt, bạn đừng quên tìm kiếm giải pháp công nghệ tối ưu và quản lý tài khoản Google Workspace chuyên nghiệp, GCS Việt Nam là đối tác đáng tin cậy, giúp bạn triển khai và tối ưu Google Meet hiệu quả nhất.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777