Hướng dẫn cách đếm từ trong Google Docs đơn giản và nhanh chóng

Bạn cần kiểm tra số lượng từ và chữ trong một bài viết trên Google Docs nhưng chưa biết cách. Đừng lo, bài viết này GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn cách đếm từ trong Google Docs một cách đơn giản và nhanh chóng trên cả máy tính và điện thoại. Cùng tìm hiểu ngay.

04 Lợi ích đặc biệt của việc đếm số từ trong Google Docs

Thông thường, thực hiện cách đếm từ trong Google Docs sẽ giúp bạn kiểm soát độ dài nội dung. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp khác, việc làm này còn giúp bạn nhiều lợi ích thiết thực khác. Cụ thể như là:

Giúp tuân thủ giới hạn số từ

Trong nhiều trường hợp, số từ trong bài viết là yếu tố quan trọng để quyết định chất lượng nội dung. Ví dụ như:  Các bài luận và báo cáo thường yêu cầu số từ tối thiểu và tối đa để đảm bảo súc tích; Các bài content SEO số từ phù hợp giúp bài viết dễ lên top tìm kiếm và giữ chân người đọc được lâu.

Nếu không có công cụ để áp dụng cách đếm từ trong Google Docs, bạn sẽ mất nhiều thời gian để kiểm tra lại nội dung bằng cách thủ công. Do đó, tính năng đếm từ trong Docs rất cần thiết và giúp bạn không mất quá nhiều công sức. 

Hỗ trợ tối ưu SEO

Đối với các blogger, nhà tiếp thị nội dung và content SEO, cách đếm từ trong Google Docs giúp ích cho họ rất nhiều. Bởi vì, trong một bài viết của họ rất cần được tối ưu hoá trực tiếp trên công cụ thực hiện. Từ đó, người viết dễ dàng tối ưu nội dung dựa trên số từ theo quy tắc của SEO. 

Khi dùng Google Docs để thực hiện viết bài, bạn có thể dễ dàng theo dõi số từ khi viết. Sau đó có thể điều chỉnh độ dài bài viết sao cho phù hợp với mục tiêu SEO và nhu cầu người đọc. 

Cải thiện khả năng tư duy ngôn ngữ

Việc theo dõi số từ không chỉ giúp bạn kiểm soát độ dài văn bản mà còn cải thiện kỹ năng viết. Khi bạn đặt mục tiêu số từ cụ thể, viết bài sẽ tập trung hơn vào quá trình xây dựng câu văn ngắn gọn, súc tích và có ý nghĩa hơn. 

Chính vì lợi ích này mà công cụ thực hiện cách đếm từ trong Google Docs giúp bạn có thể luyện tập viết lách chuyên nghiệp hơn. Đồng thời còn giúp bạn phát triển phong cách viết rõ ràng, mạch lạc trong từng nội dung khác nhau. 

Giúp kiểm soát nội dung 

Nhiều nền tảng quảng cáo và mạng xã hội có giới hạn số ký tự hoặc số từ nhất định. Điển hình như:

• Google Ads: quy định tiêu đề giới hạn 30 ký tự, mô tả tối đa 90 ký tự
• Facebook Ads: quy định về mô tả ngắn dưới 125 ký tự
• Twitter (X):  giới hạn mỗi tweet thường là 280 ký tự
• Instagram caption: nên viết dưới 150 ký tự để đảm bảo nội dung cho người đọc.

Với công cụ soạn thảo văn bản của Google, bạn có thể sử dụng cách đếm từ trong Google Docs để đảm bảo rằng nội dung quảng cáo hoặc bài đăng của mình không vượt quá giới hạn ký tự. Điều này cũng giúp bạn tối ưu hoá chiến dịch tiếp thị, truyền thống mà không cần chỉnh sửa lại quá nhiều lần. 

Cách đếm số từ trong Google Docs trên máy tính và điện thoại

Cách đếm từ trong Google Docs dù trên điện thoại hay máy tính đều rất đơn giản. Các bạn chỉ cần thực hiện một số thao tác cơ bản như phần hướng dẫn sau đây:

Đếm từ trong Docs trên máy tính

Nếu sử dụng máy tính, bạn sẽ có nhiều cách đếm từ trong Google Docs. Đặc biệt, bạn vừa có thể sử dụng công cụ đếm số từ trực tiếp trong giao diện, vừa dùng được cả phím tắt để thao tác nhanh chóng. 

Đếm số từ cho toàn bộ tài liệu

Nếu bạn muốn theo dõi số lượng từ trong toàn bộ tài liệu, cách đếm chữ trong Google Docs chi tiết như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở tài liệu Google Docs.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn nhấn vào tùy chọn Công cụ trên thanh menu >> nhấp vào chọn Số từ.

– Bước 3: Hộp thoại giao diện Số từ xuất hiện sẽ xuất hiện các thông tin:

• Số trang – Tổng số trang trong tài liệu
• Số từ  – Tổng số từ trong tài liệu
• Số ký tự không bao gồm dấu cách
• Số ký tự bao gồm dấu cách 

– Bước 4: Cuối cùng, bạn nhấn chọn OK để thoát cửa sổ đếm từ.

* Phím tắt nhanh để kiểm tra toàn bộ số từ trong tài liệu:

• Windows: Ctrl + Shift + C
• Mac: Command + Shift + C

Đếm số từ cho một phần văn bản cụ thể

Nếu như bạn chỉ muốn kiểm tra số từ của một đoạn văn nhất định, cách đếm từ trong Google Docs có thể được thực hiện điều này bằng các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở tài liệu trong Google Docs.

– Bước 2: Bạn chọn một đoạn văn bản cần kiểm tra số từ và bôi đen nội dung đó.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn nhấp thanh menu chọn Công cụ >> chọn tiếp vào mục Số từ.

– Bước 4: Hộp thoại sẽ chỉ hiển thị số từ đếm được bôi đen trong đoạn văn đã chọn.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chọn OK và thoát cửa sổ đếm từ. 

Hiển thị đếm số từ trong khi nhập văn bản

Nếu trong quá trình thực hiện nhập văn bản vào Google Docs, bạn muốn theo dõi số từ trực tiếp ngay tại thời gian thực đó. Bạn có thể thực hiện cách đếm từ trong Google Docs bằng thao tác sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng thực hiện mở tài liệu trong Google Docs.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn click vào danh mục Công cụ >> sau đó chọn Số từ.

– Bước 3: Hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn click vào chọn Hiển thị số từ khi nhập. 

– Bước 4: Cuối cùng, bạn click vào OK và quan sát vào hộp thoại nhỏ ở phía góc bên trái giao diện Docs, số từ thực sẽ xuất hiện theo thời gian thực. 

Đếm từ trong Docs trên điện thoại

Thực hiện cách đếm từ trong Google Docs trên điện thoại sẽ có chút khác biệt hơn so với máy tính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn đếm số từ của toàn bộ tài liệu hoặc chỉ một phần văn bản cụ thể như sau: 

Đếm số từ cho toàn bộ tài liệu

Nếu bạn muốn kiểm tra tổng số từ của toàn bộ tài liệu trên Google Docs bằng điện thoại, hãy làm theo các bước sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở tài liệu trong Google Docs trên điện thoại.

– Bước 2:  Tiếp theo, bạn click vào Dấu ba chấm (…) ở bên góc phải màn hình.

– Bước 3: Sau đó, bạn chọn vào danh mục Số từ trong danh sách tùy chọn.

– Bước 4: Hộp thoại giao diện sẽ xuất hiện các thông tin sau: 

• Số từ

• Ký tự

• Số lượng ký tự không bao gồm dấu cách

– Bước 5: Cuối cùng, bạn thoát và đóng cửa sổ.

Đếm số từ cho một phần văn bản cụ thể

Tương tự như đếm số từ toàn bộ văn bản, bạn cũng thực hiện cách đếm từ trong Google Docs theo các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào tài liệu trong Google Docs.

– Bước 2: Bạn click vào đoạn văn bản cần kiểm tra số từ và kéo hai đầu để bôi đen nội dung.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn nhấn vào biểu tượng Dấu ba chấm(…) phía bên phải của giao diện màn hình.

– Bước 4: Tại giao diện màn hình, bạn click vào mục Số từ.

– Bước 5: Hộp thoại giao diện sẽ hiển thị số từ trong đoạn văn đã chọn, tương tự như khi đếm toàn bộ tài liệu.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn thoát và thực hiện đóng cửa sổ. 

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về cách đếm số từ trong Docs chi tiết và đầy đủ nhất cả trên điện thoại và máy tính. Hy vọng rằng khi thực hiện thao những thao tác hướng dẫn này, các bạn có thể đơn giản hoá được việc sử dụng tài liệu trên Google Docs của mình. Tuy nhiên, các bạn cũng cần nên lưu ý về một số vấn đề được chúng tôi nói đến ở phần tiếp theo khi thực hiện đếm từ trong Docs nhé. 

Một số lưu ý khi thực hiện đếm từ trong Docs

Để đảm bảo việc thực hiện cách đếm từ trong Google Docs nhận được kết quả chính xác nhất, bạn cần lưu ý một số vấn đề quan trọng như sau:

Google Docs đếm từ trong nội dung chính, không tính phần bình luận

Trong Google Docs cung cấp cho người dùng tác vụ bình luận và ghi chú. Tuy nhiên, Google Docs không tính từ trong phần bình luận khi bạn sử dụng công cụ đếm từ. 

Tức là thực hiện cách đếm từ trong Google Docs không tính cả số từ ở trong phần ghi chú và bình luận. Vì vậy, nếu bạn cần tổng hợp toàn bộ nội dung có cả bình luận thì phải sao chép số từ phần đó ra để tính chính xác hơn. 

Số từ trong bảng được tính vào tổng số từ của tài liệu

Nếu trong tài liệu Google Docs của bạn có bảng chứa văn bản, công cụ tính sẽ đếm cả số từ có ở phần này. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đếm số từ trong từng ô bảng riêng lẻ, Google Docs sẽ không hỗ trợ tính năng này tự động. Bạn cần phải thực hiện bằng thao tác thủ công là bôi đen từng ô hoặc nhóm ô rồi đếm bằng cách đếm từ trong Google Docs với tính năng sẵn có.

Google Docs có thể đếm số từ của một đoạn văn bản cụ thể

Không phải lúc nào bạn cũng cần đếm số từ của toàn bộ tài liệu. Do đó, nếu chỉ muốn biết số từ của một đoạn văn cụ thể, bạn vẫn có thể dùng cách đếm từ trong Google Docs. Cách thực hiện cũng rất đơn giản, bởi vì bạn chỉ cần bôi đen vào đoạn đó rồi sử dụng tính năng đếm của Docs để kiểm tra. 

Ký tự đặc biệt và dấu câu không được tính là từ

Bạn cần nắm rõ quy tắc riêng về cách đếm từ trong Google Docs, cụ thể như sau:

– Những gì được tính là từ: 

• Mỗi chuỗi ký tự cách nhau bởi dấu cách (ví dụ Google Docs được tính là 2 từ).
• Các chữ số và ký tự riêng lẻ đứng một mình ( ví dụ 2025 được tính là 1 từ).

– Những gì không được tính là từ: 

• Dấu câu như dấu chấm (.),  dấu phẩy (,), dấu chấm than (!), dấu ngoặc kép (“”)
• Các ký tự đặc biệt như @, #, $, %, &, *.

Các phím tắt giúp kiểm tra số từ nhanh hơn

Để tiết kiệm thời gian khi thực hiện cách đếm từ trong Google Docs, bạn có thể sử dụng các phím tắt nhanh như là:

• Windows: Nhấn Ctrl + Shift + C
• Mac: Nhấn Command (⌘) + Shift + C

FAQ – Câu hỏi liên quan khi thực hiện cách đếm số từ trong Docs

Nếu trong quá trình thực hiện cách đếm từ trong Google Docs, bạn vẫn còn nhiều thắc mắc thì đừng bỏ qua nội dung trong bài viết sau đây.

1 – Google Docs có đếm số từ trong tiêu đề trang (header) và chân trang (footer) không?

Có, Google Docs có đếm tổng số từ của toàn bộ tài liệu, bao gồm số từ trong tiêu đề trang (header) và chân trang (footer).

2 – Google Docs có tính dấu cách vào số từ không?

Không, Google Docs không tính dấu cách là một từ. Số từ được đếm dựa trên chuỗi ký tự được phân tách bởi dấu cách hoặc dấu ngắt dòng. 

3 – Google Docs có thể đếm từ trong nhiều tài liệu cùng lúc không?

Không, Google Docs không có tính năng tích hợp để đếm số từ trong nhiều tài liệu cùng một lúc. Bạn cần mở từng tài liệu riêng lẻ và sử dụng công cụ “Đếm từ” trên mỗi tài liệu đó. Sau đó, bạn sẽ phải tự cộng tổng số từ lại nếu muốn biết tổng số từ của nhiều file.

4 – Google Docs có giới hạn số từ tối đa không?

Google Docs không có giới hạn về số từ tối đa mà nó có thể đếm. Tuy nhiên với các tài liệu lớn thì hiệu suất đếm trong Docs sẽ bị ảnh hưởng và có thể mất nhiều thời gian hơn. 

5 – Có tiện ích mở rộng nào cho Google Docs cung cấp các tùy chọn đếm từ nâng cao hơn không?

Có, có một số tiện ích mở rộng (add-ons) trên Cửa hàng tiện ích mở rộng của Google Workspace cung cấp các tính năng đếm từ nâng cao hơn. Chẳng hạn như 

• Word Counter Max – đếm số từ theo thời gian thực tài liệu, cho phép loại trừ các phần văn bản cụ thể ra khỏi số lượng từ. 
• Personalized Word Count for Google Docs – loại trừ các từ khỏi số lượng bằng cách tô màu vàng chúng.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn của GCS về cách đếm từ trong Google Docs trên cả máy tính và điện thoại. Bạn đã biết cách để thực hiện chưa? Nếu đã biết cách đếm số từ trong Docs nhờ bài viết thì đừng quên chia sẻ kinh nghiệm hữu ích này cho mọi người nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777