Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Google Docs đơn giản từ A – Z

Google Docs là một ứng dụng hữu ích và vô cùng tiện lợi cho bạn khi muốn tạo sơ đồ chuyên nghiệp. Bởi với Google Docs, bạn không cần phải sử dụng thêm bất kỳ phần mềm chuyên dụng nào để vẽ. Thay vào đó với thanh công cụ và một vài tác vụ đơn giản bạn có thể dễ dàng tạo ra các sơ đồ minh họa ý tưởng, quy trình, tổ chức đầy chuyên nghiệp. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn cách vẽ sơ đồ trong Google Docs đầy đủ và chi tiết nhất, cùng tham khảo ngay nhé. 

Tại sao nên biết cách vẽ sơ đồ trong Google Docs?

Bạn muốn trình bày một quy trình làm việc trực quan để mọi người dễ dàng theo dõi? Cách vẽ sơ đồ trong Google Docs trực tiếp sẽ mang đến nhiều ưu điểm vượt trội so với việc sử dụng các công cụ vẽ sơ đồ chuyên dụng rồi chèn vào tài liệu. Cụ thể như là:

• Tiện lợi và nhanh chóng

Nếu bạn biết cách vẽ sơ đồ trong Google Docs, bạn không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau khi thực hiện thao tác vẽ sơ đồ. Bởi vì, mọi thao tác vẽ sở đồ đều được thực hiện ngay trong giao diện của Google Docs. Điều này vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như công sức đáng kể trong quá trình soạn thảo văn bản. 

• Đồng bộ và dễ dàng chỉnh sửa

Khi sơ đồ được tạo trực tiếp trong Google Docs, nó sẽ tự động đồng bộ trong tài liệu. Nếu bạn chia sẻ tài liệu cho người khác và người đó chắc chắn sẽ vẫn thấy được toàn bộ sơ đồ nguyên vẹn mà không cần phải mở thêm bất kỳ tập tin nào khác. Hơn nữa, việc chỉnh sửa sơ đồ cũng vô cùng dễ dàng. Bạn có thể thay đổi hình dạng, màu sắc, kích thước, thêm hoặc xóa các thành phần của sở đồ mà không làm ảnh hưởng đến bố cục chung của văn bản.

• Khả năng cộng tác trực tuyến

Khi thực hiện cách vẽ sơ đồ trong Google Docs, bạn không cần phải lo về việc thực hiện các tác vụ chỉnh sửa. Bởi Google Docs thiết lập khả năng cộng tác trực tuyến linh hoạt. Tức là nhiều người có thể cùng nhau làm việc trên cùng một tài liệu trong thời gian thực. Mọi người dễ dàng trao đổi ý tưởng, đóng góp và thống nhất về mặt hình ảnh lẫn nội dung sơ đồ, giúp quy trình làm việc hiệu quả hơn. 

• Cung cấp công cụ vẽ cơ bản dễ dùng

Mặc dù Google Docs chỉ cung cấp công cụ vẽ cơ bản nhưng vẫn đủ dùng cho nhiều mục đích khác nhau. Bạn có thể dễ dàng tạo ra các hình khối, đường thẳng, mũi tên, thêm văn bản và tùy chỉnh màu sắc. 

Các loại sơ đồ phổ biến có thể vẽ trong Google Docs

Google Docs cung cấp đủ các công cụ cơ bản để bạn có thể tạo ra nhiều loại sơ đồ khác nhau và phục vụ cho nhiều mục đích trình bày khác nhau. Vậy, bạn có thể áp dụng sơ đồ nào khi triển khai cách vẽ sơ đồ trong Google Docs? 

Sơ đồ tư duy (Mindmap)

Sơ đồ tư duy (Mindmap) thường dùng để biểu thị tư duy, ý tưởng của bạn về một khái niệm vấn đề logic và trực quan. Loại sơ đồ này thường được tạo nhanh với các nhánh và đường kẻ để tạo nên bức tranh tổng thể các mối quan hệ giữa các yếu tố. 

Cách vẽ sơ đồ trong Google Docs theo dạng Mindmap rất đơn giản. Bạn chỉ cần sử dụng các dạng hình cơ bản như hình tròn, hình chữ nhật làm nút trung tâm và tạo ra những ý tưởng con. Sau đó, bạn chỉ cần sử dụng công cụ đường thẳng hoặc đường cong để kết nối chúng lại với nhau. 

Sơ đồ quy trình (Flowchart)

Sơ đồ quy trình thường được dùng để trình bày các quy trình nghiệp vụ, các bước giải quyết vấn đề hoặc hướng dẫn sử dụng một sản phẩm hay dịch vụ nào đó. Sơ đồ quy trình khi vẽ thường sử dụng các hình dạng như hình chữ nhật, hình thoi, hình bầu dục và các mũi tiên di chuyển

Khi thực hiện cách vẽ sơ đồ trong Google Docs dưới dạng quy  trình, bạn sẽ được cung cấp đầy đủ các hình dạng cần thiết để vẽ. Ngoài ra, Google Docs còn cung cấp một số tính năng như thêm văn bản vào bên trong các hình dạng, giúp bạn mô tả chi tiết từng bước của quy trình được rõ ràng hơn. 

Sơ đồ tổ chức (Organizational Chart)

Bạn có thể dễ dàng thực hiện cách vẽ sơ đồ trong Google Docs, kể cả dạng sơ đồ tổ chức. Đối với loại sơ đồ tổ chức, bạn sẽ phải sử dụng các hình chữ nhật để biểu thị vị trí hoặc phòng ban và các đường thẳng đề kết nối chúng lại thể hiện mối quan hệ cấp trên – cấp dưới. 

Tuy nhiên, khi tạo sơ đồ tổ chức trong Docs bạn có thể dễ dàng sử dụng thanh menu công cụ cơ bản để xây dựng theo cấu trúc mong muốn. Ngoài ra, bạn còn có thể thêm tên, chức danh hoặc các thông tin khác vào bên trong mỗi hình chữ nhật được tạo. 

Sơ đồ quan hệ (Relationship)

Sơ đồ quan hệ thường được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, từ phân tích dữ liệu, nghiên cứu khoa học đến việc mô tả các mối quan hệ xã hội. Thường khi áp dụng cách vẽ sơ đồ trong Google Docs này được sử dụng nhiều hình dạng và đường kết nối khác nhau để biểu thị các loại quan hệ khác nhau. 

Tuy nhiên, với các công cụ vẽ linh hoạt trong Google Docs, bạn hoàn toàn có thể tạo ra các sơ đồ quan hệ phức tạp. Ngoài ra, bạn còn có thể thêm nhãn cho các đường kết nối để giúp làm rõ bản chất của mối quan hệ rõ ràng hơn. 

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Google Docs đơn giản

Cách vẽ sơ đồ trong Google Docs thực tế không hề phức tạp như bạn nghĩ. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể tạo ra những sơ đồ trực quan và chuyên nghiệp. Dưới đây là một  số các bước hướng dẫn chi tiết mà bạn có thể tham khảo như sau:

– Bước 1: Mở tài liệu Google Docs

Đầu tiên, bạn cần mở tài liệu trên công cụ Google Docs muốn chèn sơ đồ vào. 

– Bước 2: Truy cập công cụ vẽ

Trong thanh công cụ ở phía trên cùng của giao diện, bận nhấp vào mục Chèn. Menu thả xuống xuất hiện, bạn di chuột tùy chọn Bản vẽ >> sau đó chọn Mới.  

Lúc này, một cửa sổ trình chỉnh sửa bản vẽ xuất hiện để bạn tạo sơ đồ.

– Bước 3: Sử dụng các hình dạng vẽ

Trong cửa sổ trình chỉnh sửa bản vẽ, bạn thực hiện tùy chọn các thành phần hình dạng để vẽ. Như là hình chữ nhật, hình tròn, hình mũi tên, hình đa giác và nhiều hình dạng khác. 

– Bước 4: Thêm đường kết nối

Để liên kết các hình dạng lại với nhau và thể hiện mối quan hệ giữa chúng, bạn sẽ sử dụng công cụ Đường thẳng hoặc Đường cong trên thanh công cụ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thêm các loại đường khác như đường mũi tên, đường khủy tay, đường cong,….

– Bước 5: Thêm văn bản vào sơ đồ

Để thêm nhãn hoặc mô tả cho các hình dạng và đường kết nối, hãy nhấp vào biểu tượng “Hộp văn bản” (thường là chữ “A” trong một khung hình chữ nhật) trên thanh công cụ. Sau đó, nhấp vào vị trí bạn muốn thêm văn bản và nhập nội dung của bạn vào hộp văn bản vừa tạo.

– Bước 6: Tùy chỉnh giao diện sơ đồ

Google Docs cung cấp nhiều tùy chọn để tùy chỉnh giao diện của sơ đồ. Bạn có thể thay đổi màu nền, màu viền, độ dày của viền, màu sắc mũi tên và nhiều thuộc tính khác cho sơ đồ của mình bằng cách sử dụng các công cụ trên thanh menu. 

– Bước 7: Lưu và chèn sơ đồ vào tài liệu

Cuối cùng, sau khi đã hoàn thành việc vẽ và tùy chỉnh sở đồ, bạn nhấp chuột vào nút Lưu và đóng ở góc bên phải của cửa sổ Trình chỉnh sửa bản vẽ. Sơ đồ của bạn sẽ được chèn vào tài liệu Google Docs tại vị trí con trỏ chuột của bạn. Cuối cùng, bạn nhấp vào sơ đồ để chọn nó và kéo các điểm xung quanh để điều chỉnh kích thước.

Như vậy, chỉ với 07 bước được chúng tôi hướng dẫn như trên, bạn hoàn toàn đã biết cách vẽ sơ đồ trong Google Docs như thế nào? Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ thêm với bạn về một số  những vấn đề thường gặp và cách khắc phục khi triển khai tính năng này trên Google Docs.

Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục khi vẽ sơ đồ trong Google Docs

Đôi khi quá trình thực hiện cách vẽ sơ đồ trong Google Docs sẽ gặp phải một số vấn đề gây ra sự bất tiện cho bạn. Nhưng nếu bạn biết rõ nguyên nhân thì việc khắc phục sẽ trở nên rất dễ dàng. 

Dưới đây là một số vấn đề thường gặp và cách khắc phục lỗi cơ bản khi thực hiện cách vẽ sơ đồ trong Google Docs:

Đường nối không kết nối đúng điểm

Khi bản di chuyển các hình dạng trong sơ đồ, các đường nối có thể tự động điều chỉnh để nối các điểm neo trên hình dạng. Nếu không cẩn thận, các đường nối sẽ bị lệch hoặc không chính xác. Đây là một trong những lỗi cơ bản nhất mà bạn thường mắc phải thì áp dụng cách vẽ sơ đồ trong Google Docs.

Để khắc phục lỗi này, bạn có thể tham khảo chia sẻ như sau:

• Khi vẽ đường nối, đảm bảo bạn nhấp và kéo từ một điểm neo trên hình này đến hình dạng khác. 
• Nếu đường nối bị lệch, hãy nhấp vào đường nối để chọn nó và điều chỉnh lại.

Sơ đồ bị mờ hoặc vỡ khi thay đổi kích thước

Khi bạn kéo các góc của sơ đồ để thay đổi kích thước, đôi khi các đường kẻ và hình dạng có thể bị mờ đi. Đặc biệt là khi bạn áp dụng cách vẽ sơ đồ trong Google Docs và muốn phóng to sơ đồ. Cách để có thể khắc phục tình trạng lỗi này là rất đơn giản như sau:

• Khi thay đổi kích thước, hãy cố gắng giữ nguyên tỷ lệ ban đầu bằng cách kéo các góc một cách cân đối.
• Hãy đảm bảo cài đặt hiển thị tài liệu của trình duyệt hoặc máy tính ở độ phân giải phù hợp. 
• Nếu một phần cụ thể của sơ đồ bị mờ hoặc vỡ sau khi thay đổi kích thước, bạn có thể chọn phần đó và vẽ lại nó để đảm bảo độ sắc nét.

Không tìm thấy các hình ảnh hoặc công cụ cần thiết

Khi hoàn tất sơ đồ, bạn thấy thiếu một số hình dạng. Với tình huống cụ thể này, bạn có thể khắc phục bằng cách áp dụng hướng dẫn như sau:

• Hãy thử kết hợp các hình dạng cơ bản có sẵn trên Google Docs để tạo ra hình dạng phức tạp. Ví dụ, bạn ghép nhiều hình chữ nhật nhỏ để tạo hình lớn hơn với các phân vùng. 
• Bạn có thể chèn hình ảnh từ Google Drive, URL hoặc tải ảnh từ máy tính bằng cách Chèn >> Hình ảnh vào sơ đồ.
• Nếu bạn cần tạo các sơ đồ phức tạp với nhiều tính năng nâng cao, bạn nên sử dụng các công cụ vẽ sơ đồ chuyên dụng như Lucidchart, Draw.io (hiện đã được tích hợp vào Google Workspace dưới tên Google Drawings)

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình thực hiện cách vẽ sơ đồ trong Google Docs, có thể bạn sẽ có một vài thắc mắc. Và dưới đây là một vài câu hỏi được tổng hợp và câu trả lời rõ ràng để giúp bạn hiểu rõ hơn về tính năng vẽ sơ đồ này trên Google Docs:

Tôi có thể chèn hình ảnh vào sơ đồ không?

Có, bạn hoàn toàn có thể chèn hình ảnh vào sơ đồ trong Google Docs. Thực hiện cách vẽ sơ đồ trên GG Docs theo dạng chèn ảnh như sau:

Vào Trình chỉnh sửa bản vẽ >> chọn Hình ảnh > tải ảnh từ Google Drive, từ máy tính, chèn URL hoặc tìm kiếm hình ảnh trên Google. 

Làm thế nào để vẽ đường cong mềm mại?

Công cụ mặc định để vẽ đường liên kết trong Google Docs là đường thẳng và đường khuỷu tay. Tuy nhiên, để vẽ đường cong mềm mại, bạn sử dụng công cụ Đường cong (thường nằm trong menu thả xuống của biểu tượng Đường thẳng và nhấp chuột để tạo các điểm neo kết nối các hình dạng vào với nhau. 

Tôi có thể lưu sơ đồ dưới dạng tệp riêng không?

Sơ đồ bạn tạo trong Google Docs sẽ được lưu tự động trong tài liệu Docs đó. Nếu muốn lưu sơ đồ dưới dạng khác, tệp hình ảnh sẽ lưu dưới dạng riêng biệt cho bạn. Bạn có thể thực hiện các bước sau đây:

• Nhấp chuột vào sơ đồ trong tài liệu Docs để chọn nó.
• Nhấp chuột phải vào sơ đồ đã chọn.
• Chọn tùy chọn Sao chép.
• Mở một ứng dụng chỉnh sửa hình ảnh trên máy tính của bạn.
• Dán (Ctrl+V hoặc Cmd+V) sơ đồ đã sao chép vào ứng dụng chứa hình ảnh.
• Lưu tệp hình ảnh này với định dạng mong muốn.

Có phím tắt nào cho các công cụ vẽ không?

Thời điểm hiện tại, Google Docs không cung cấp các phím tắt tùy chỉnh hoặc mặc định cho các công cụ vẽ Trình chỉnh sửa bản vẽ. Tất cả các thao tác đều phải được thực hiện bằng thủ công.

Lời kết

Với những chia sẻ của chúng tôi qua bài viết này, có thể thấy rằng cách vẽ sơ đồ trong Google Docs không khó. Tuy nhiên, khi thực hiện bạn vẫn phải đảm bảo nắm bắt chính xác cách vẽ và các lưu ý quan trọng để quá trình thực hiện được dễ dàng hơn. Nếu còn bất cứ câu hỏi gì liên quan, các bạn hãy nhanh chóng đến với GCS Việt Nam để được giải đáp nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777