03 Cách chuyển Excel sang GG Sheets chuẩn không lỗi định dạng

Chuyển file Excel sang Google Sheets thường gặp lỗi định dạng, công thức sai lệch hoặc hiển thị không đúng. Để thực hiện cách chuyển Excel sang GG Sheets một cách chuẩn xác, đảm bảo dữ liệu giữ nguyên thì cần phải áp dụng đúng cách. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ tổng hợp 03 cách và hướng dẫn giúp quá trình chuyển đổi diễn ra mượt mà nhất. 

Ưu điểm của việc chuyển Excel sang Trang tính

Thực hiện cách chuyển Excel sang GG Sheets không chỉ đơn thuần là thay đổi định dạng tệp mà còn mang đến sự linh hoạt hơn trong việc cộng tác và làm việc. Đồng thời, chuyển Excel sang Trang tính còn mang lại nhiều lợi ích khác, như là:

• Lưu trữ một bản sao của file Excel gốc

Khi thực hiện cách chuyển Excel sang GG Sheets giống như việc bạn đang thực hiện quá trình sao lưu tài liệu. Khi đã sao lưu thành file mới, bạn sẽ không sợ lo bị mất dữ liệu. 

• Tận dụng được khả năng lưu trữ dữ liệu

Tất cả dữ liệu trên Google Sheets được tự động lưu trữ trên Google Drive. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào internet cũng sẽ tiếp cận được file và làm việc tiện lợi. 

• Làm việc hiệu quả hơn với các ứng dụng trong hệ sinh thái Google

Cách đưa file Excel lên Google Sheets mang lại lợi ích kết nối mạnh mẽ giữa các ứng dụng của hệ sinh thái Google Workspace. Bạn có thể liên kết dữ liệu từ Google Sheets với Google Docs, Google Slides, Google Forms và Gmail, tạo ra một quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả.

Chuẩn bị gì trước khi chuyển Excel sang Trang tính

Để quá trình áp dụng cách chuyển Excel sang GG Sheets diễn ra mượt mà và hạn chế lỗi định dạng, sai lệch. Bạn cần chuẩn bị trước những vấn đề sau đây:

• Kiểm tra định dạng file Excel

Google Sheets hỗ trợ một số những định dạng .xls và .xlsx. Tuy nhiên, bạn nên ưu tiên sử dụng định dạng .xlsx (phiên bản Excel mới) để giảm thiểu rủi ro lỗi. Các file được lưu từ phần mềm không chính chủ (giả lập Excel) hoặc bản quá cũ dễ gây lỗi định dạng khi mở trong Google Sheets.

Ngoài ra, bạn cần phải kiểm tra định dạng số, ngày, font chữ và căn lề trong Excel. Nên dùng font thông dụng như Arial, Times New Roman để tránh lỗi font khi mở trong GG Sheets.

• Chuẩn bị tài khoản Google

Để thực hiện cách chuyển Excel sang GG Sheets, bạn cần phải đăng nhập tài khoản Google. Chính vì vậy, bạn cần chuẩn bị cho mình một tài khoản Google và đảm bảo dung lượng trống còn lại trên Drive, kết nối mạng ổn định, có quyền truy cập nếu chia sẻ file Excel từ người khác. 

• Đặt lại tên dễ nhớ

Đặt tên file Excel rõ ràng, không dấu, tránh ký tự đặc biệt để dễ quản lý sau khi chuyển lên Google Sheets. Việc đặt tên đúng ngay từ đầu sẽ giúp truy xuất, tìm kiếm và phân loại dữ liệu hiệu quả hơn, đặc biệt trong môi trường làm việc nhóm.

03 Cách chuyển Excel sang GG Sheets

Để linh hoạt trong việc chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang Google Sheets, bạn có thể tham khảo 03 cách thực hiện dưới đây. 

Cách chuyển Excel sang GG Sheets bằng cách tải lên Google Drive

Đây là cách đơn giản nhất để đưa file Excel vào Google Sheets và thao tác thực hiện cũng rất dễ:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào Google Drive của mình.

– Bước 2: Sau đó, bạn thực hiện nhấn vào nút +Mới và tiến hành Tải tệp lên.

– Bước 3: Bạn cần chọn một file Excel từ thiết bị để tải và chuyển lên Google Sheets.

– Bước 4: Khi quá trình tải lên hoàn tất, bạn thực hiện nhấp chuột phải vào file >> chọn Mở bằng >> chọn Google Trang tính và mở file thành công. 

Google Sheets sẽ tự động mở file Excel của bạn và chuyển đổi nó thành định dạng trang tính. Đây cũng là một cách để lưu file Excel trên Google Drive và dễ dàng truy cập, chỉnh sửa.

Cách chuyển Excel sang GG Sheets bằng cách nhập file trực tiếp

Một cách khác để tạo Google Sheets từ Excel là nhập trực tiếp file lên. Để thực hiện cách chuyển Excel sang GG Sheets bằng phương pháp này, bạn cần thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần tiến hành truy cập vào phần mềm Google Sheets.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn tiến hành tạo một Trang tính mới bằng cách nhấp vào biểu tượng +Bảng tính trống. 

– Bước 3: Khi mở thành công Trang tính, bạn chọn vào Tệp >> chọn tiếp Nhập.

– Bước 4: Hộp thoại Excel trong thiết bị xuất hiện file, bạn chọn Tải lên và nhấn vào nút Chọn từ thiết bị của bạn để Duyệt qua và chọn file Excel cần chuyển Excel sang trang tính mở Open.

– Bước 5: Bạn tiếp tục chọn vị trí nhập dữ liệu và nhấp vào Nhập dữ liệu để kết thúc. 

Kết nối Excel với Google Sheet bằng Add-ons chuyển đổi

Bạn cũng có thể tìm kiếm và cài đặt các Add-ons (tiện ích bổ sung) trên Google Sheets. Các chức năng hỗ trợ kết nối Excel với Google Sheet và chuyển đổi dữ liệu một cách linh hoạt hơn.

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vào trang tính Google Sheets.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn Tiện ích > tiếp đến chọn vào mục Tiện ích bổ sung >> chọn vào Tải tiện ích bổ sung.

– Bước 3: Tại cửa hàng tiện ích bổ sung, bạn tìm kiếm Unito hoặc Data Connector hoặc Sheetgo hoặc Macro Converter.

– Bước 4: Bạn cần cài đặt tiện ích và sử dụng. 

Lỗi và cách khắc phục khi chuyển file Excel lên Google Sheets

Trong quá trình thực hiện cách chuyển Excel sang GG Sheets, bạn có thể gặp phải một số lỗi. Dưới đây là một số những lỗi thường gặp và cách khắc phục hiệu quả:

Lỗi định dạng bị thay đổi

Sau khi tải file Excel lên Google Sheets hoặc nhập trực tiếp, một số định dạng ban đầu trong Excel sẽ bị thay đổi hoặc không hiển thị đúng cách trên Google Sheets. Để khắc phục được tình trạng này, bạn cần khắc phục theo các cách sau:

• Hãy kiểm tra kỹ các định dạng quan trọng. Sử dụng các công cụ định dạng có sẵn trong Google Sheets như thanh công cụ, menu Định dạng để điều chỉnh lại.
• Hãy cố gắng chuyển về cách định dạng phổ biến mà Google Sheets hỗ trợ như .xls và .xlsx.
• Bạn hãy sao chép định dạng từ các ô khác bằng công cụ Sao chép định dạng (biểu tượng hình chổi) để khắc phục lỗi một ô hoặc vùng nhỏ bị lỗi.

Lỗi font chữ

Các font chữ đặc biệt được sử dụng trong file Excel không có sẵn trên Google Sheets. Khi nhập dữ liệu, hệ thống Google Sheets sẽ tự động thay thế font chữ theo mặc định khác. Vì thế, cách khắc phục hiệu quả nhất cho vấn đề này là:

• Hãy sử dụng các font chữ phổ biến như Arial, Calibri, Times New Roman.
• Hãy kiểm tra các ký tự đặc biệt trong Excel vì trên Google Sheets  không được hiển thị đúng do sự khác biệt về bộ mã ký tự.

Lỗi công thức và hàm

Một số công thức và hàm trong Excel không có sẵn hoặc cú pháp khác biệt trong Google Sheets. Kết quả mà bạn nhận được sẽ thường là #NAME?, #VALUE!. Khi thực hiện cách chuyển Excel sang GG Sheets mà gặp lỗi này, bạn có thể khắc phục bằng cách sau:

• Hãy kiểm tra lại công thức và cú pháp hàm giữa Excel và Google Sheets có giống nhau hay không?
• Các hàm đặc biệt chỉ có trong Excel (ví dụ: các hàm liên quan đến Power Query, một số hàm tài chính nâng cao) sẽ không hoạt động trực tiếp trên Google Sheets.

Lỗi hiển thị dữ liệu

Khi thực hiện up file Excel lên Google Sheets, dữ liệu có thể bị sai lệch và mất mát hoặc hiển thị không đúng. Do đó, bạn hãy xem xét và khắc phục lỗi như sau:

• So sánh lại dữ liệu trên Google Sheets và Excel sau khi chuyển đổi.
• Đối với các file Excel quá lớn và phức tạp, chuyển đổi có thể bị lỗi nên hãy chia nhỏ file thành nhiều phần nhỏ hơn. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Để giúp bạn giải đáp những thắc mắc thường gặp trong quá trình thực hiện cách chuyển Excel sang GG Sheets, dưới đây là phần tổng hợp các câu hỏi và câu trả lời chi tiết. 

Google Sheets có đọc được file Excel không?

Hoàn toàn có. Google Sheets có khả năng đọc và mở trực tiếp các file Excel với các định dạng phổ biến như .xlsx và .xls. Khi bạn thực hiện thao tác đưa file Excel vào Google Sheets thông qua việc tải lên Google Drive hoặc nhập trực tiếp. Google Sheets sẽ xử lý và hiển thị dữ liệu từ file Excel đó. 

Tôi có thể chỉnh sửa file Excel sau khi tải lên Google Sheets được không?

Có, bạn có thể chỉnh sửa file Excel sau khi đã tải file Excel lên Google Sheets. Lưu ý, mọi thay đổi được thực hiện sẽ lưu dưới dạng Google Sheets trên Google Drive. 

Làm thế nào để lưu file Google Sheets về định dạng cũ Excel?

Nếu bạn muốn lưu file Google Sheets về định dạng cũ Excel (.xlsx hoặc .xls), bạn thực hiện các thao tác sau đây:

– Bước 1: Mở file Google Sheets muốn lưu.

– Bước 2: Trên thanh menu công cụ, chọn Tệp ở góc bên trái giao diện.

– Bước 3: Di chuột xuống phần danh mục Tải xuống và chọn tùy chỉnh định dạng Microsoft Excel (.xlsx).

– Bước 4: Sau đó thực hiện tải xuống dưới dạng Excel và hoàn tất. 

Có những phương pháp nào để tải file Excel lên Google Drive?

Có rất nhiều phương pháp để thực hiện tải file Excel lên Google Drive. Dưới đây là một số cách phổ biến để thao tác cách chuyển Excel sang GG Sheets đơn giản hóa nhất đó là. 

• Sử dụng trực tiếp trang chủ Google Drive để Tải tệp lên và chọn file Excel từ máy tính.
• Sử dụng trình duyệt cửa sổ một thư mục Google Drive và kéo thả trực tiếp file Excel từ máy tính lên.
• Tự động Thêm vào Drive file Excel từ tệp đính kèm ở email, Google Drive sẽ trực tiếp lưu file. 

Khi sao chép từ Excel sang Google Sheets, có mất đi gì không?

Khi bạn sao chép dữ liệu từ Excel sang Google Sheets (ví dụ: bằng cách copy và paste), dữ liệu cơ bản thường được giữ nguyên. Tuy nhiên, một số yếu tố có thể bị ảnh hưởng hoặc không được chuyển đổi hoàn toàn, bao gồm:

• Các định dạng phức tạp hoặc tùy chỉnh có thể vẫn giữ nguyên hoặc hiển thị khác biệt
• Một số hàm Excel không có cú pháp và hỗ trợ trong Google Sheets. Hãy sử dụng các công thức đơn giản để quá trình chuyển đổi tốt hơn.
• Biểu đồ và hình ảnh có thể không được sao chép nguyên vẹn và cần phải điều chỉnh lại trong Google Sheets. 

Lời kết

Tóm lại, thực hiện cách chuyển Excel sang GG Sheets sẽ giúp bạn dễ dàng cộng tác và làm việc online hiệu quả. Với 03 cách được giới thiệu trên đây, hy vọng sẽ thực sự giúp ích cho tất cả các bạn có thể áp dụng hiệu quả trong quá trình tăng hiệu suất làm việc cộng tác. Nếu còn bất cứ băn khoăn gì thì đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam để được hỗ trợ kịp thời. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777