02 Cách tạo lựa chọn trong Google Sheets siêu đơn giản

Cách tạo lựa chọn trong Google Sheets giúp kiểm soát dữ liệu đầu vào hiệu quả và nâng cao tính chuyên nghiệp cho bảng tính. Với 02 cách tạo lựa chọn trong Google Sheets siêu đơn giản được giới thiệu dưới đây sẽ hứa hẹn mang đến cho các bạn những điều thú vị nhất. Cùng tham khảo ngay nhé. 

Cách tạo lựa chọn trong Google Sheets là gì?

Tạo lựa chọn trong Google Sheets chính là việc thêm một danh sách các tùy chọn. Tính năng này thường được gọi là drop-down list, danh sách chọn, hộp chọn (option) hoặc list chọn trong ô. Khi bạn nhấn vào ô chứa lựa chọn, một danh sách xổ xuống sẽ hiện ra, cho phép người dùng chọn mục sẵn thay vì nhập tay.

Tính năng này thường được sử dụng cho các mục đích chính là:

• Giới hạn dữ liệu nhập vào một số giá trị cố định
• Tạo biểu mẫu nội bộ, bảng khảo sát, danh sách kiểm tra
• Thống nhất định dạng dữ liệu trong một cột

Ví dụ: Trong bảng chấm công, bạn có thể tạo danh sách các lựa chọn như Có mặt, Nghỉ phép, Làm từ xa,…

Thông thường thực hiện cách tạo lựa chọn trong Google Sheets được sử dụng kết hợp với Data Validation (Xác thực dữ liệu). Điều này nhằm mục đích chính là để giới hạn dữ liệu được nhập, hỗ trợ lọc và xử lý dữ liệu nhanh chóng.  

Lợi ích quan trọng của việc tạo lựa chọn trong Google Sheets

Thực tế, tính năng tạo option trong Google Sheets mang đến cho người sử dụng rất nhiều lợi ích thiết thực. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật về cách tạo lựa chọn trong Google Sheets:

• Thứ nhất, tiết kiệm thời gian nhập liệu. Thay vì phải gõ đi gõ lại các cụm từ hoặc giá trị quên thuộc, bạn chỉ cần tạo một cú nhấp chuột để chọn. 
• Thứ hai, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Khi có danh sách các tùy chọn định sẵn, tất cả người dùng sẽ phải tuân theo các lựa chọn. Từ đó trông bảng dữ liệu trở nên nhất quán hơn, dễ phân tích, tổng hợp và làm việc hơn.
• Thứ ba, giảm thiểu khả năng sai sót. Lỗi nhập liệu thường xảy ra dễ dàng trên Google trang tính, đặc biệt là các con số hoặc văn bản dài. Với việc tạo tùy chọn sẽ giúp giảm đáng kể khả năng sai sót dữ liệu khi nhập.
• Thứ tư, cải thiện tối đa những trải nghiệm của người dùng. Một giao diện trực quan với các tùy chọn thả xuống rõ ràng sẽ giúp người dùng dễ dàng thao tác và tiếp cận dữ liệu được dễ dàng hơn. 

02 Cách tạo lựa chọn trong Google Sheets

Vậy cách tạo list trong Google Sheets như thế nào? Dưới đây là 02 cách tạo lựa chọn trong Google Sheets siêu nhanh, siêu đơn giản mà bạn có thể tham khảo ngay:

Tạo lựa chọn (drop-list) bằng cách tự nhập

Nếu danh sách các tùy chọn của bạn ngắn gọn và bạn muốn nhanh chóng thiết lập nó, việc tự nhập các giá trị là một lựa chọn tuyệt vời. Để thực hiện tạo hộp chọn trong Google Sheets, bạn thực hiện các bước cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào file Google trang tính muốn tùy chỉnh lựa chọn. 

– Bước 2: Sau đó, bạn tạo dải ô trong bảng tính rồi click vào bôi đen để drop – list. 

– Bước 3: Tiếp theo, bạn lựa chọn click chuột vào danh mục Dữ liệu trên thanh menu công cụ >> chọn tiếp vào Xác thực dữ liệu. 

– Bước 4: Giao diện hiển thị hộp thoại mới, bạn nhấn vào Thêm quy tắc. 

– Bước 5: Tiếp tục, bạn lựa chọn tiêu chí Trình đơn thả xuống >> thiết lập các mục danh sách tạo drop – list. 

– Bước 6: Cuối cùng, bạn click vào Lựa chọn nâng cao và tùy chỉnh >> bấm vào Xong và hoàn tất.

– Bước 7: Kết quả bạn nhận được như phía dưới hình ảnh.

Tạo lựa chọn (drop-list) từ dữ liệu có sẵn

Trong một số trường hợp, danh sách các tùy chọn bạn muốn sử dụng đã tồn tại ở một nơi đâu đó trong Google Sheets. Bạn có thể dùng danh sách các dữ liệu đó để trực tiếp tạo lựa chọn trên Sheets. Dưới đây là các thao tác thực hiện cách tạo lựa chọn trong Sheets đơn giản nhất:

 – Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào file Google Trang tính muốn chỉnh sửa.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn lựa chọn dải ô trống để thực hiện thao tác tạo hộp chọn trong Google Sheets.

– Bước 3: Tương tự, bạn click chọn Dữ liệu >> chọn Xác thực dữ liệu. 

– Bước 4: Tiếp tục, bạn nhấn vào nút Thêm quy tắc. 

– Bước 5: Sau đó, bạn nhấn vào biểu tượng ô lưới trong phần Áp dụng cho phạm vi.

– Bước 6: Tại bước này, bạn thực hiện nhập dữ liệu vào Chọn dài ô dữ liệu >> chọn vào OK.

– Bước 7: Cuối cùng, bạn thêm lựa chọn và nhấn vào nút Xong để hoàn tất thiết lập thông tin lựa chọn. 

– Bước 8: Kết quả cuối cùng được hiển thị trên màn hình dưới đây. 

Cách sử dụng các tính năng lựa chọn trong GG Sheets khác

Ngoài việc thực hiện cách tạo lựa chọn trong Google Sheets để sử dụng các tùy chỉnh cơ bản. Bạn cũng có thể sử dụng thêm các tính năng option khác của Google Sheets với cách thức như sau:

Tạo thêm lựa chọn trong bảng có sẵn

Nếu bạn muốn bổ sung thêm các tùy chọn mới trong danh sách lựa chọn hiện tại. Bạn có thể dễ dàng thêm mới các lựa chọn vào bảng có sẵn danh sách thả xuống theo các thao tác cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện chọn vào các ô đã chứa lựa chọn danh sách có sẵn trước.

– Bước 2: Tại đây, bạn di chuyển chuột và lựa chọn hình biểu tượng cây bút.

– Bước 3: Khung chỉnh sửa các lựa chọn bắt đầu hiển thị, bạn nhấp vào Thêm một mục khác >> tiếp tục Nhập giá trị vào lựa chọn cho bảng. Sau đó, bạn nhấn vào ô Xong.

– Bước 4: Giao diện màn hình hiển thị câu hỏi bạn muốn cập nhật lựa chọn vừa thêm cho các ô trong bảng drop list không? Nếu muốn áp dụng hết, thì bạn click Áp dụng cho tất cả. Ngược lại, bạn click vào Chỉ phiên bản này và áp dụng cho mỗi phần ô đó. 

Xóa bớt lựa chọn trong bảng có sẵn

Tương tự như việc thêm mới, đôi khi bạn cần loại bỏ bớt một số tùy chọn không còn phù hợp trong danh sách lựa chọn của mình. Cách tạo lựa chọn trong Google Sheets cũng như xóa bớt có thao tác thực hiện đơn giản tương tự nhau như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện bấm vào ô trong Google bảng tính đã tạo lựa chọn có sẵn trước đó. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn lựa chọn vào mục biểu tượng hình cây bút để chỉnh sửa danh sách.

– Bước 3: Để xóa nội dung lựa chọn trong bảng chọn lựa, bạn click vào biểu tượng thùng rác bên cạnh giá trị đó >> tiếp theo bấm Xong.

– Bước 4: Lúc này Google Sheets sẽ hỏi có muốn áp dụng cập nhật vừa điều chỉnh cho tất cả các ô trong bảng lựa chọn vừa tạo không. Nếu bạn muốn cập nhật hết thì hãy bấm chọn Áp dụng cho tất cả. Ngược lại, bạn chỉ muốn áp dụng xóa lựa chọn cho mỗi ô đó thì hãy bấm vào Chỉ phiên bản này. 

Tạo lựa chọn trong GG Sheets có màu

Mặc dù Google Sheets không có tính năng tích hợp sẵn để tô màu cho từng tùy chọn riêng lẻ trong danh sách thả xuống, nhưng bạn có thể sử dụng một số mẹo kết hợp với Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để tạo ra hiệu ứng tương tự. Từ đó giúp các lựa chọn trở nên trực quan và dễ phân biệt hơn.

Cách tạo lựa chọn trong Google Sheets có màu cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn ô hoặc các ô chứa danh sách thả xuống muốn tô màu. Hãy dùng chuột để bôi đen hoặc chọn nhiều ô cùng lúc nếu cần.

– Bước 2: Sau đó, bạn thực hiện nhấn vào Định dạng >> chọn tiếp Định dạng có điều kiện. 

– Bước 3: Khi đó, giao diện bảng quy tắc định dạng có điều kiện hiển thị, với hai sự lựa chọn:

+ Đơn sắc: Nếu bạn muốn tạo màu cơ bản, nhấn vào biểu tượng thùng sơn >> chọn vào màu sắc và click vào Đã xong là được.

+ Thang màu: Nếu bạn muốn tạo bảng lựa chọn theo thang màu có sẵn, chọn vào ô Mặc định sẽ xuất hiện >> click vào màu phù hợp >> chọn Đã xong.

– Bước 4: Cuối cùng, kết quả trả về theo hình ảnh dưới đây.

Lưu ý quan trọng khi tạo option trong Google Sheets

Cách tạo lựa chọn trong Google Sheets vừa giúp bạn chuẩn hóa dữ liệu, vừa giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu. Bên cạnh đó, tính năng này còn sở hữu nhiều điều hữu ích khác. Do đó, để muốn tận dụng tối đa các tính năng trong quá trình làm việc với Google Sheets, bạn cần phải lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây:

• Cân nhắc số lượng tùy chọn trong danh sách

Một danh sách thả xuống quá dài có thể gây khó khăn và mất thời gian cho người dùng khi tìm kiếm một vấn đề nào đó. Do đó, với số lượng tùy chọn dài, bạn nên xem xét chia nhỏ chúng ra và bớt đi nếu không cần thiết. 

• Đặt tên cho các giá trị trong danh sách lựa chọn 

Tên của các giá trị trong hộp chọn nên ngắn gọn, rõ nghĩa và không quá 3 từ. Việc sử dụng cụm từ ngắn sẽ giúp danh sách hiển thị gọn gàng, không bị tràn dòng hoặc gây rối mắt khi lựa chọn.

• Sắp xếp các lựa chọn theo thứ tự hợp lý

Bạn nên sắp xếp lựa chọn theo mức độ ưu tiên (Cao – Trung bình – Thấp), theo alphabet, hoặc theo quy trình làm việc. Thứ tự hợp lý giúp người dùng dễ dàng tìm và chọn đúng giá trị cần thiết, đặc biệt với những danh sách dài.

• Kiểm tra chính xác lại các tùy chọn

Luôn kiểm tra lại các lựa chọn sau khi tạo để chắc chắn mọi ô đều đang hoạt động đúng cách. Đặc biệt là sau khi thay đổi vùng dữ liệu hoặc cấu trúc bảng.

Lời kết

Bài viết đã chia sẻ và hướng dẫn cho các bạn cách tạo lựa chọn trong Google Sheets với các bước cơ bản và dễ thao tác nhất. Hy vọng rằng, các bạn sẽ có thêm những thông tin hữu ích cho bản thân về tính năng thú vị này của Google Sheets. Nếu có bất cứ vướng mắc nào liên quan đến chủ đề này, bạn hoàn toàn có thể liên hệ với chúng tôi qua các kênh thông tin bên dưới để được hỗ trợ chi tiết từ GCS Việt Nam.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777