04 Cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets cực đơn giản

Bạn đang muốn sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái trong Google Sheets nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Đừng lo, bài viết này GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets với 4 phương pháp siêu dễ. Từ đó giúp bạn làm chủ dữ liệu chỉ trong vài cú nhấp chuột. 

Alphabetize trong Google Trang tính là gì?

Alphabetize hay còn gọi là sắp xếp bảng chữ cái. Đây là cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets về tên, danh sách, địa chỉ,… hay nói cách khác là theo thứ tự từ A đến Z hoặc ngược lại là từ Z đến A. Google Trang tính là một ứng dụng giúp bạn sử dụng chức năng này nhanh chóng trong việc tổ chức dữ liệu tên theo cách có hệ thống logic. 

Việc hiểu rõ về alphabetize trong Google Sheets là bước đầu tiên để bạn có thể tận dụng tối đa tính năng của công cụ này. Cũng như giúp bạn trong việc quản lý và phân tích dữ liệu được dễ dàng hơn. Vì thế hãy cùng đón đọc ngay nội dung ở phần tiếp theo.

Khi nào cần sắp xếp tên theo abc trong GG Sheets?

Cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets là bước quan trọng trong nhiều tình huống quản lý và xử lý dữ liệu. Dưới đây là các trường hợp cần thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong GG Sheets cụ thể:

• Tạo danh sách khách hàng/đối tác, tên nhân viên, các thành viên trong lớp học, quản lý hệ thống cá nhân,….. Với trường hợp này, sắp xếp tên theo abc sẽ giúp tối ưu hóa khả năng tìm kiếm và truy cập dữ liệu.
• Trình bày bản báo cáo, tạo danh mục,… nhằm mục đích đảm bảo sự nhất quán và tránh nhầm lẫn.
• Sử dụng hàm và công cụ trong Google Sheets tính toán và phân tích chính xác, trơn tru thay vì bạn phải mất công chuẩn bị từ đầu,…. 

Tại sao cách sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trong Google Trang tính lại quan trọng?

Cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho người sử dụng. Dưới đây là một số những lý do quan trọng mà bạn nên sử dụng tính năng này:

• Tối ưu hóa, tiết kiệm khả năng tìm kiếm

Khi danh sách tên hoặc thư mục của bạn được sắp xếp theo abc, việc tìm kiếm một mục cụ thể trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Đồng thời, bạn cũng tiết kiệm thời gian và công sức khi làm việc với các bảng tính lớn chứa hàng trăm hoặc hàng nghìn dòng dữ liệu. 

• Cải thiện tài liệu trực quan

Việc sắp xếp theo bảng chữ cái tạo ra một cấu trúc logic và nhất quán cho dữ liệu. Bảng tính của bạn trông sẽ gọn gàng và dễ nhìn hơn. Đặc biệt khi các mục được sắp xếp theo abc nằm gần nhau, việc so sánh và đối chiếu thông tin trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. 

• Hỗ trợ việc kiểm tra và làm rõ dữ liệu

Với các mục có tên hoặc nhãn giống nhau sẽ được xếp cạnh nhau khi sắp xếp theo tên abc. Nhờ đó, bạn dễ dàng nhận ra và xử lý các bản ghi trùng lặp, kiểm tra lỗi chính tả, cách viết trong từng mục dữ liệu. Hơn nữa, áp dụng quy tắc sắp xếp theo bảng chữ cái một cách nhất quán còn giúp duy trì sự đồng bộ và chính xác của dữ liệu trong bảng tính. 

04 Cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets đơn giản

Hiện nay, Google Sheets cung cấp nhiều cách để bạn thực hiện việc sắp xếp tên theo abc một cách đơn giản. Dưới đây là 04 phương pháp hiệu quả để thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets, bạn có thể áp dụng ngay:

Cách 1: Sử dụng tính năng “Sắp xếp” của Google Trang tính

Đây là phương pháp cơ bản và nhanh chóng nhất để bạn thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets. Khi thực hiện cách làm này, bạn chỉ cần tích hợp sẵn cho phép và nhấn vài cú nhấp chuột. 

Dưới đây là các bước thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong GG Sheets bằng phương pháp sử dụng tính năng có sẵn như sau:

 – Bước 1: Đầu tiên. bạn mở vào Google Trang tính để thực hiện sắp xếp tên theo abc.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấp vào chữ cái ở đầu cột để chọn toàn bộ dữ liệu cho trong phần cột muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. 

– Bước 3: Tiếp tục, bạn chọn vào phần menu trên cùng click mục Dữ liệu >> tiếp đến thả xuống chọn Sắp xếp dải ô.

– Bước 4: Mở hộp thoại Sắp xếp theo phạm vi và tùy chọn:

+ Để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tăng dần (AZ) , hãy chọn Sắp xếp dải ô theo cột (A đến Z) .

+ Để sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái giảm dần (ZA) , hãy chọn Sắp xếp dải ô theo cột (Z đến A) .

*Lưu ý: Dữ liệu ở dòng tiêu đề không được để sắp xếp cùng phần dữ liệu nội dung. 

– Bước 5: Tại bước này, bạn có thể xem trước thứ tự sắp xếp đã chọn. Nếu kết quả sắp xếp theo tên abc đúng thì bạn hoàn tất. Ngược lại, nếu chưa chuẩn bạn chỉnh là mục điều chỉnh. 

Cách 2: Sử dụng hàm SORT

Nếu bạn muốn tạo một bản sao của dữ liệu đã sắp xếp mà không làm thay đổi dữ liệu gốc, hàm SORT là một lựa chọn tuyệt vời. Hàm này cho phép bạn chỉ định phạm vi dữ liệu cần sắp xếp và cột dùng để sắp xếp. Bạn có thể sử dụng hàm SORT để sắp xếp dữ liệu theo abc trong Google Sheets với 1 cột hoặc nhiều cột.

Cú pháp cơ bản của hàm SORT cho 1 cột là: =SORT(phạm_vi)

Cú pháp cơ bản của hàm SORT cho nhiều cột là: =SORT(phạm_vi, cột_sắp_xếp, thứ_tự_sắp_xếp)

Trong đó:

• phạm_vi: Là phạm vi các ô chứa dữ liệu bạn muốn sắp xếp (ví dụ: A2:B100).
• cột_sắp_xếp: Là số thứ tự của cột trong phạm_vi mà bạn muốn dùng để sắp xếp (ví dụ: 1 nếu bạn muốn sắp xếp theo cột đầu tiên trong phạm vi).
• thứ_tự_sắp_xếp: Là TRUE để sắp xếp tăng dần (A đến Z) hoặc FALSE để sắp xếp giảm dần (Z đến A).

Các bước thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets với hàm SORT cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở Google trang tính và điều hướng đến bảng dữ liệu muốn sắp xếp tên. 

– Bước 2: Tại vị trí hiển thị kết quả sau khi sắp xếp, 

+ Bạn hãy nhập công thức =SORT(C3:C12) – Sắp xếp cho một cột dữ liệu. Trong đó C3:C12 là phạm vi các ô chứa dữ liệu bạn muốn sắp xếp. 

+ Bạn hãy nhập công thức =SORT(B3:C12, 2, TRUE, 1, TRUE) – Sắp xếp cho nhiều cột dữ liệu. Trong đó: 

• B3:C12, là phạm vi dữ liệu người dùng muốn thực hiện sắp xếp.
• 2, là chỉ số của cột Họ.
• 1, là chỉ số của cột Tên.
• TRUE, là mục đích mà người dùng muốn sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu trong trường hợp người dùng muốn sắp xếp theo thứ tự giảm dần, thì có thể thay thế TRUE bằng FALSE.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấn Enter để áp dụng công thức vào bảng tính nhận kết quả cuối cùng. 

Cách 3: Sử dụng tùy chọn Filter

Mặc dù Filter (Bộ lọc) thường được sử dụng để hiển thị chỉ những dữ liệu đáp ứng một điều kiện nhất định. Bởi nó cũng cung cấp khả năng sắp xếp dữ liệu tạm thời mà không làm thay đổi thứ tự gốc của các hàng. Để sử dụng Filter để thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets, bạn thực hiện như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn vào cột muốn sắp xếp trong Google trang tính và chọn toàn bộ cột. 

– Bước 2: Trên thanh công cụ ở đầu giao diện Trang tính, chọn vào biểu tượng Bộ lọc để bật tính năng lọc dữ liệu. 

– Bước 3: Lúc này, biểu tượng hình tam giác nhỏ ở trên mục tiêu đề của cột chọn lọc xuất hiện.

– Bước 4: Bạn nhấn vào biểu tượng hình tam giác và tùy chọn sắp xếp theo thứ tự

+ Sắp xếp theo thứ tự A → Z (tăng dần, theo thứ tự bảng chữ cái từ A đến Z).

+ Sắp xếp Z → A (thứ tự giảm dần, theo thứ tự bảng chữ cái từ Z đến A).

– Bước 5: Cuối cùng, chọn Xong, bảng dữ liệu được lọc và sắp xếp đúng theo yêu cầu tùy chọn.

Cách 4: Sử dụng hàm QUERY

Hàm QUERY là một công cụ mạnh mẽ trong Google Sheets, cho phép bạn thực hiện nhiều thao tác với dữ liệu bằng cách sử dụng ngôn ngữ truy vấn giống SQL. Bạn cũng có thể sử dụng QUERY để thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets.

Cú pháp cơ bản của hàm QUERY để sắp xếp là:

=QUERY(phạm_vi,”SELECT*ORDERBYcột_sắp_xếpASC/DESC”,số_hàng_tiêu_đề)

Trong đó:

+ phạm_vi: Là phạm vi các ô chứa dữ liệu bạn muốn sắp xếp (ví dụ: A1:B100).

+“SELECT * ORDER BY cột_sắp_xếp ASC/DESC”: Đây là mệnh đề truy vấn. SELECT * chọn tất cả các cột. ORDER BY cột_sắp_xếp chỉ định cột bạn muốn sắp xếp (ví dụ: Col1 cho cột đầu tiên trong phạm vi). ASC là viết tắt của ascending (tăng dần – A đến Z) và DESC là viết tắt của descending (giảm dần – Z đến A).

+ số_hàng_tiêu_đề: Là số hàng tiêu đề trong phạm vi của bạn (ví dụ: 1 nếu bạn có một hàng tiêu đề). Nếu không có tiêu đề, hãy đặt là 0.

Cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets bằng hàm QUERY cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở Google Trang tính và bảng dữ liệu muốn sắp xếp.

– Bước 2:Bạn chọn vào một ô trống để nhập hàm công thức  

=QUERY(D1:D12;”SELECT * Order by D DESC”;1). 

Trong đó: 

+ D1:D12 là phạm vi các ô chứa dữ liệu bạn muốn sắp xếp

+”SELECT * Order by D DESC” là thứ tự sắp xếp tăng dần AZ của cột D

+ 1 là số hàng tiêu đề trong phạm vi của bạn

– Bước 3: Cuối cùng nhấn Enter để hiện ra kết quả cuối cùng. 

Lưu ý quan trọng khi thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets

Để đảm bảo quá trình thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets diễn ra suôn sẻ và mang lại kết quả chính xác. Bạn cần lưu ý một số vấn đề quan trọng như sau:

• Chọn đúng phạm vi dữ liệu

Trước khi sắp xếp, hãy đảm bảo bạn đã chọn đúng cột chứa tên cần sắp xếp và các cột dữ liệu liên quan nếu cần. Việc chọn sai phạm vi có thể dẫn đến việc dữ liệu bị xáo trộn không đúng cách. 

• Xử lý hàng tiêu đề chính xác

Nếu bảng dữ liệu của bạn có hàng tiêu đề, hãy đảm bảo bạn đã chỉ định rõ ràng khi sử dụng tính năng “Sắp xếp” hoặc hàm QUERY. Với hàm QUERY, tham số thứ ba (số hàng tiêu đề) cần được đặt chính xác.

• Xử lý các ký tự đặc biệt và số

Thứ tự sắp xếp các ký tự đặc biệt và số có thể khác nhau tùy thuộc vào cài đặt ngôn ngữ và khu vực của Google Sheets. Hãy lưu ý điều này nếu danh sách tên của bạn chứa các ký tự này.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets, chắc chắn bạn sẽ gặp một số thắc mắc cơ bản. Do đó, GCS Việt Nam đã tổng hợp một số câu hỏi thường gặp về vấn đề này cho các bạn tham khảo như sau:

Có cần phải chọn tất cả các cột khi thực hiện sắp xếp không?

Khi sử dụng tính năng Sắp xếp trang tính, Google Sheets sẽ tự động sắp xếp toàn bộ các cột dữ liệu liên quan trong các hàng dựa trên thứ tự của cột bạn đã chọn. Vì vậy, bạn chỉ cần chọn cột chính để sắp xếp và các cột khác sẽ tự động điều chỉnh theo. 

Làm thế nào để khi sắp xếp biết có dòng tiêu đề hay không?

Hãy kiểm tra dòng đầu tiên: nếu là tiêu đề cột, hãy chọn “Dữ liệu có hàng tiêu đề” để không bị sắp xếp cùng dữ liệu.

Có phím tắt để thực hiện cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets không?

Google Sheets không hỗ trợ phím tắt trực tiếp để sắp xếp tên theo ABC (A → Z hoặc Z → A) như một tính năng độc lập. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thao tác nhanh bằng chuột và bàn phím kết hợp như sau:

• Chọn cột cần sắp xếp: Dùng Shift + Phím mũi tên để chọn vùng dữ liệu hoặc Ctrl + Phím cách để chọn toàn bộ cột.
• Mở menu “Dữ liệu”: Nhấn Alt + D (trên Windows) hoặc Ctrl + Option + D (trên Mac) để mở nhanh tab “Data”.
• Sau đó: Nhấn S → chọn “Sort sheet by column A → Z” (sắp xếp theo A-Z). Hoặc R để “Sort range“.

Có thể hoàn tác thao tác sắp xếp không?

Có. Bạn chỉ cần nhấn Ctrl + Z (Windows) hoặc Cmd + Z (Mac) để hoàn tác thao tác sắp xếp ngay lập tức.

Lời kết

Hy vọng với 04 cách sắp xếp tên theo abc trong Google Sheets mà bài viết vừa chia sẻ, bạn có thể nhanh chóng tổ chức dữ liệu một cách khoa học và hiệu quả. Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc thông tin nào cần được hỗ trợ giải đáp, hãy trực tiếp liên hệ với chúng tôi qua các kênh thông tin bên dưới để nhận được sự hỗ trợ sớm nhất từ GCS Việt Nam.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777