Hướng dẫn cách chia sẻ file trên Google Drive chi tiết từ A-Z

Cách chia sẻ file trên Google Drive không chỉ giúp gửi tài liệu nhanh chóng mà còn giúp việc cộng tác, kiểm soát trở nên hiệu quả hơn. Tuy nhiên, với người mới, việc chia sẻ file lên Google Drive sao cho đúng, an toàn và chuyên nghiệp lại là một thách thức. Bài viết này sẽ hướng dẫn cho các bạn cách chia sẻ file trên Google Drive chi tiết từ A-Z, dễ hiểu, đầy đủ và áp dụng được ngay. 

07 Lý do bạn nên chia sẻ file trên Google Drive

Việc chia sẻ tệp (file) trên Google Drive mang lại nhiều lợi ích đáng kể so với các phương pháp truyền thống như email đính kèm. Dưới đây là 07 lý do bạn nên biết cách chia sẻ file trên Google Drive.

Công tác hiệu quả theo thời gian thực

Google Drive được tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Google Workspace, bao gồm Docs, Sheets, Slides. Nó cho phép nhiều người cùng xem và chỉnh sửa một tài liệu cùng một lúc. 

Mọi người khi dùng Google Drive có thể thấy các thay đổi của nhau ngay lập tức. Nhờ đó giúp loại bỏ việc gửi đi gửi lại nhiều phiên bản tệp qua email. Ngoài ra, việc chia sẻ file trên Google Drive giúp kiểm soát phiên bản tài liệu dễ hơn vì chỉ có một bản duy nhất và mới nhất. Hơn nữa, lịch sử sửa đổi của các file được lưu lại, cho phép bạn quay lại các phiên bản trước khi cần thiết. 

Cho phép truy cập tài liệu linh hoạt

Tệp của bạn được lưu trữ trên đám mây Cloud. Do đó, bạn có thể truy cập chúng từ bất kỳ thiết bị nào, máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… miễn sao có kết nối internet. 

Hơn nữa, khi sử dụng Google Drive để chia sẻ file, bạn sẽ không còn phải phụ thuộc vào thiết bị. Bạn không cần phải mang theo USB hay lo lắng về việc để quên thiết bị. Ngay cả khi bạn đang di chuyển cũng có thể xem lại hoặc chia sẻ tài liệu lúc cần gấp. 

Quản lý quyền riêng tư và tăng cường bảo mật dữ liệu

Khi gửi tệp đính kèm email, bạn sẽ mất quyền kiểm soát ngay sau khi tệp được gửi đi. Với Google Drive, bạn có toàn quyền quản lý file ngay cả khi tệp dữ liệu đã đến tay người nhận.

• Bạn sẽ có quyền quản lý phân quyền cho ai được phép xem (Viewer), bình luận (Commenter) hay chỉnh sửa (Editor) tệp.
• Bạn có thể dừng ngay quyền chia sẻ file với ai đó, hoặc có thể loại bỏ quyền truy cập của họ ngay lập tức, bất kỳ lúc nào ở nơi đâu.
• Bạn có thể chia sẻ với những người cụ thể hoặc tạo liên kết chia sẻ cho bất kỳ ai có liên kết đó.
• Đối với người dùng Google Workspace, bạn có thể đặt thời gian giới hạn quyền truy cập vào tệp. 

Chia sẻ các tệp lớn dễ dàng

Các dịch vụ email thường giới hạn kích thước tệp đính kèm, ví dụ Gmail giới hạn 25 MB. Google Drive thì cho phép bạn tải lên và chia sẻ các tệp có dung lượng lớn hơn nhiều, chủ yếu lên tới 5TB cho các tài khoản trả phí. 

Chính vì thế, khi dùng Google Drive, bạn không lo giới hạn dung lượng email. Bạn có thể thỏa sức chia sẻ video, bộ cài đặt phần mềm hoặc các tệp thiết kế lớn mà không gặp trở ngại. 

Giúp giảm nhu cầu sử dụng bộ nhớ lưu trữ trên thiết bị

Thay vì lưu trữ các bản sao của cùng một tệp trên nhiều máy tính và điện thoại khác nhau, tệp gốc được lưu trữ an toàn trên Google Drive. Điều này giúp giảm tải cho ổ cứng thiết bị cá nhân của bạn.

Tự động sao lưu và đồng bộ hóa an toàn

Google Drive không chỉ là nơi lưu trữ mà còn là giải pháp sao lưu & đồng bộ an toàn. 

• Bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Drive cho máy tính để tự động sao lưu các tệp và thư mục từ máy tính lên đám mây. Các tệp cục bộ của bạn khi được tải lên Cloud an toàn, ngay cả khi máy tính gặp sự cố như hỏng hóc hoặc mất cắp.
• Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trên một thiết bị sẽ tự động được đồng bộ với Drive và các thiết bị khác. Từ đó, bạn hoàn toàn yên tâm rằng luôn làm việc với phiên bản mới nhất.
• Dữ liệu của bạn cũng sẽ được bảo vệ bằng mã hóa SSL cả khi truyền tải và khi lưu trữ. Việc thực hiện cách chia sẻ file trên Google Drive an toàn hơn rất nhiều so với gửi qua email truyền thống.

Tích hợp sâu rộng và đa năng

Google Drive là một phần của hệ sinh thái Google, mang lại khả năng tích hợp liền mạch giúp tăng hiệu suất công việc. Bạn có thể lưu trực tiếp tệp đính kèm từ Gmail vào Drive mà không cần tải về máy. Ngược lại, khi gửi email, bạn có thể dễ dàng chèn liên kết Drive thay vì đính kèm tệp. 

Ngoài ra, Drive còn hỗ trợ mở và chỉnh sửa nhiều định dạng tệp khác nhau. Bao gồm cả các tệp Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, PDF và hơn 100 loại tệp khác, mà không cần phần mềm bổ sung.

Các tùy chọn chia sẻ file trên Google Drive cơ bản

Khi thực hiện cách chia sẻ file trên Google Drive, bạn sẽ được cung cấp hai phương thức linh hoạt. Cả hai đều cho phép bạn điều chỉnh và tiện lợi tùy theo nhu cầu của mình. 

Chia sẻ cho người dùng cụ thể

Với những tài liệu nhạy cảm hoặc cần tính bảo mật cao, phương pháp chia sẻ cho người dùng cụ thể rất được khuyến nghị. Nó đảm bảo rằng chỉ những người bạn chỉ định mới có thể truy cập vào file. 

Khi chọn chia sẻ theo phương pháp này, bạn phải nhập địa chỉ email của người nhận. Hệ thống của Google Drive sẽ ghi nhận chính xác tài khoản đó và chỉ cho phép email đó truy cập sau khi họ đăng nhập.

Điều này sẽ tạo ra một lớp bảo vệ vững chắc ngay cả khi liên kết chia sẻ bị lộ, người không được cấp quyền cũng không thể mở file. Hơn nữa, khi sử dụng cách thức này, bạn vẫn có thể tùy chỉnh quyền truy cập riêng cho từng cá nhân, ngay cả khi họ ở trong cùng một nhóm cộng tác. Ví dụ, bạn có thể cấp quyền Chỉnh sửa cho đồng nghiệp, còn quyền Chỉ xem cho quản lý. 

Chia sẻ bằng liên kết

Chia sẻ bằng liên kết trong Google Drive là cách nhanh nhất và tiện lợi nhất, đặc biệt là cho nhiều người cùng lúc. Bạn chỉ cần tạo một đường link và gửi cho bất kỳ ai cần truy cập. 

Với hình thức này, Google Drive cho phép bạn lựa chọn phạm vi truy cập như chỉ những người có link, hoặc công khai hoàn toàn. Đồng thời, bạn vẫn có thể phân quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa giống như chia sẻ cho người cụ thể. 

Đối với hình thức chia sẻ bằng liên kết, phương pháp sẽ tiết kiệm thời gian. Nhất là khi bạn gửi file cho nhiều người hoặc đăng link lên website, nhóm chat, mạng xã hội. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là rủi ro bảo mật cao nếu bạn không kiểm soát tốt quyền truy cập. 

Cách chia sẻ file lên Google Drive trên điện thoại

Điện thoại thông minh là một trong những công cụ làm việc chính của nhiều người. Do đó, việc nắm vững cách chia sẻ file trên Google Drive lên Google Drive ngay trên ứng dụng di động là kỹ năng thiết yếu. Dưới đây là hướng dẫn từng bước thực hiện cách chia sẻ file qua Google Drive trên điện thoại, các bạn có thể tham khảo:

Cách chia sẻ file cho người cụ thể

Phương pháp chia sẻ bằng Email trên điện thoại đảm bảo tính bảo mật và sự kiểm soát tuyệt đối, tương tự như trên máy tính. Đây là lựa chọn hoàn hảo khi bạn cần gửi tài liệu mật hoặc yêu cầu một người cụ thể thực hiện chỉnh sửa, đồng thời ngăn chặn việc chia sẻ ngoài ý muốn. Các bước thực hiện cách chia sẻ file trên Google Drive trên ứng dụng di động cực kỳ đơn giản: 

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập vào ứng dụng Google Drive đã cài đặt trên điện thoại Android hoặc iPhone/iPad của bạn. Đảm bảo bạn đã đăng nhập bằng tài khoản Google chứa file cần chia sẻ. 

– Bước 2: Khi đã tìm thấy file hoặc thư mục muốn chia sẻ, bạn nhấp vào biểu tượng ba chấm ngang (…) nằm ngay bên cạnh tên file. Thao tác này sẽ mở ra menu tùy chọn cho file đó.

– Bước 3: Trong menu vừa mở, bạn chọn mục Chia sẻ.

 Một hộp thoại mới sẽ hiện ra và tại đây bạn nhập địa chỉ Email của người bạn muốn chia sẻ vào ô Thêm người hoặc nhóm.

– Bước 4: Sau khi nhập Email, bạn cần nhấp vào biểu tượng quyền nằm bên phải của ô Email và chọn cấp độ quyền phù hợp:

• Người chỉnh sửa (Editor): Cho phép người đó sửa đổi nội dung.
• Người nhận xét (Commenter): Cho phép họ thêm nhận xét.
• Người xem (Viewer): Chỉ cho phép họ đọc và xem.

Bạn có thể nhập tin nhắn để thông báo cho người nhận về nội dung file.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn nhấn vào biểu tượng gửi (thường là hình mũi tên giấy hoặc chữ “Gửi”) ở góc trên bên phải. Người được chia sẻ sẽ nhận được Email thông báo và có thể truy cập file ngay lập tức sau khi đăng nhập.

Cách tạo link liên kết để chia sẻ công khai

Việc tạo liên kết chia sẻ công khai là cách chia sẻ file trên Google Drive nhanh chóng. Nó cho phép bất kỳ ai có đường link đều có thể truy cập file. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi sự cẩn trọng cao trong việc thiết lập quyền truy cập để tránh rủi ro bảo mật không đáng có. 

Dưới đây là các bước chia sẻ file Drive thông qua link liên kết:

– Bước 1: Tương tự như trên, mở ứng dụng Drive, tìm file hoặc thư mục cần chia sẻ, và nhấp vào biểu tượng ba chấm ngang (…) bên cạnh tên file.

– Bước 2: Trong menu tùy chọn, bạn tìm và chọn mục Quản lý quyền truy cập (Manage access) hoặc Sao chép đường liên kết (Copy link) rồi sau đó thay đổi quyền.

+ Nếu chọn Sao chép đường liên kết ngay, link sẽ được sao chép, nhưng nó vẫn ở chế độ Bị hạn chế (Restricted) theo mặc định, nghĩa là người khác chưa truy cập được.

+ Trong mục Quản lý quyền truy cập, bạn sẽ thấy phần Quyền truy cập chung (General access) và trạng thái mặc định thường là Bị hạn chế.

Bạn cần nhấp vào Bị hạn chế thay đổi thành Bất kỳ ai có đường liên kết (Anyone with the link).

– Bước 3: Sau khi chọn Bất kỳ ai có đường liên kết, bạn cần phải xác định quyền truy cập cho nhóm người này.

Bạn cần chọn quyền phù hợp là Người xem (Viewer), Người nhận xét (Commenter), hoặc Người chỉnh sửa (Editor). 

– Bước 4: Sau khi thiết lập quyền xong, nhấn nút Sao chép đường liên kết (Copy link). Liên kết đã sao chép lúc này đã được kích hoạt chế độ công khai theo quyền bạn vừa thiết lập.

Cách chia sẻ file lên Google Drive trên máy tính

Mặc dù việc sử dụng điện thoại rất tiện lợi, nhưng máy tính vẫn là nền tảng quản lý và tổ chức các file dung lượng lớn hoặc tài liệu dự án phức tạp trên Google Drive. Bởi giao diện web của Google Drive trên máy tính cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng hơn. Đồng thời, việc sử dụng trên máy tính sẽ giúp thực hiện các thao tác quản lý quyền truy cập chi tiết hơn. 

Cũng giống như điện thoại, trên máy tính bạn sẽ có 2 cách chia sẻ file qua Google Drive. 

Cách chia sẻ file cho người cụ thể

Đây là cách chia sẻ file trên Google Drive mang tính bảo mật cao. Đồng thời, cách này cũng giúp bạn kiểm soát chính xác ai được phép xem, nhận xét hay chỉnh sửa tài liệu. Đối với cách chia sẻ file cho người cụ thể, bạn phải sử dụng email và làm theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở trình duyệt web của bạn và truy cập vào địa chỉ drive.google.com. Đảm bảo bạn đã đăng nhập bằng tài khoản Google chứa file cần chia sẻ.

– Bước 2: Hãy tìm file hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ. Click chuột phải vào tên file hoặc nhấp chuột trái một lần để chọn file, sau đó nhấn vào Chia sẻ (Share) >> chọn tiếp Chia sẻ (Share).

– Bước 3: Trong hộp thoại chia sẻ hiện ra, tại phần Thêm người và nhóm (Add people and groups), nhập địa chỉ Email của người bạn muốn chia sẻ vào ô. Bạn có thể nhập nhiều địa chỉ Email cùng một lúc, phân cách bằng dấu phẩy hoặc dấu cách.

– Bước 4: Bên phải ô nhập Email, bạn sẽ thấy một danh sách thả xuống và click vào đó để chọn quyền:

• Người xem (Viewer): Chỉ cho phép đọc (Read-only).
• Người nhận xét (Commenter): Cho phép xem và thêm ghi chú/nhận xét.
• Người chỉnh sửa (Editor): Cho phép thay đổi nội dung, thêm/xóa file.

– Bước 5: Bạn cần nhập nội dung Email thông báo ngắn gọn để người nhận biết file này là gì và họ nên làm gì với nó.

Phía dưới hộp thoại chia sẻ, có một biểu tượng bánh răng cưa (Cài đặt). Tại đây, bạn có thể bỏ chọn các tùy chọn sau nếu cần bảo mật tối đa:

• Cho phép người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ. (Nên bỏ chọn nếu không muốn họ chia sẻ tiếp).
• Người xem và người nhận xét xem các tùy chọn tải xuống, in và sao chép. (Nên bỏ chọn để ngăn chặn việc tải về và phát tán tài liệu).

– Bước 6: Cuối cùng, bạn nhấn nút Gửi (Send) để hoàn thành. Google Drive sẽ gửi thông báo và người nhận sẽ thấy file đó trong mục Đã chia sẻ với tôi (Shared with me) của họ.

Cách tạo link liên kết để chia sẻ công khai 

Nếu bạn cần phân phối tài liệu đến một số lượng lớn người xem mà không cần thu thập email của họ, hoặc nhúng liên kết vào trang web. Lúc này, bạn cần thực hiện cách chia sẻ file trên Google Drive bằng liên kết. Cách thức để thực hiện tạo liên kết chia sẻ file bằng liên kết như sau:

– Bước 1: Tương tự như trên, click chuột phải vào file (hoặc thư mục) và chọn Chia sẻ (Share) >> chọn tiếp Chia sẻ (Share). 

– Bước 2: Cuộn xuống phần dưới của hộp thoại, tìm khu vực Sao chép đường liên kết (Get link). Bạn sẽ thấy trạng thái mặc định là Hạn chế (Restricted).

Bạn cần nhấp vào Hạn chế (Restricted) và chọn Bất kỳ ai có đường liên kết (Anyone with the link). 

– Bước 3: Ngay bên cạnh tùy chọn Bất kỳ ai có đường liên kết, bạn sẽ thấy một danh sách thả xuống khác và mặc định thường là Người xem (Viewer).

Bạn cần chọn quyền phù hợp cho tất cả những người sẽ nhận liên kết này là Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn nhấn vào nút Sao chép đường liên kết (Copy link). Liên kết đã được sao chép vào bộ nhớ đệm và bạn có thể dán nó vào bất cứ đâu. Và bạn nhấn Xong (Done) để đóng hộp thoại.

Một số lưu ý khi thực hiện cách chia sẻ file qua Google Drive

Việc thành thạo các bước cơ bản để thực hiện cách chia sẻ file trên Google Drive rất cần thiết. Nhưng để sử dụng công cụ này một cách hiệu quả, an toàn, bạn cần phải lưu ý một số vấn đề quan trọng sau đây:

• Thứ nhất là luôn kiểm tra quyền truy cập trước khi gửi

Trước khi nhấn Gửi hoặc Sao chép đường liên kết, bạn hãy xác nhận rằng file này có cần chỉnh sửa không để phân quyền Người xem. Hoặc ai đang nhận liên kết và nếu công khai thì để quyền Người xem. Bạn chỉ nên để quyền Người chỉnh sửa đối với các tài liệu cần thiết. 

• Thứ hai là cần phân biệt chia sẻ file và chia sẻ thư mục

Khi bạn chia sẻ một thư mục, tất cả các file hiện tại bên trong đó và các file được thêm vào sau sẽ tự động ủy quyền truy cập đã được thiết lập trước đó. 

• Thứ ba về quyền sở hữu và chuyển quyền sở hữu

Chủ sở hữu (Owner) là người có quyền tối cao đối với file, có thể xóa file, thay đổi quyền, và chuyển quyền sở hữu cho người khác. Nếu bạn tạo một file cho công ty hay dự án và sau khi rời đi, phải chuyển quyền sở hữu file đó cho người quản lý mới. 

>>> Xem thêm: Cách tạo chữ ký trên Google Drive

Lời kết

Qua toàn bộ bài hướng dẫn chi tiết từ A đến Z này, hy vọng rằng bạn đã nắm vững cách chia sẻ file trên Google Drive ở cả hai nền tảng chính là máy tính và điện thoại. Ngoài ra, để sở hữu dung lượng lưu trữ Google Drive lớn, người dùng hãy nhanh tay mua gói Google Workspace Business chính hãng ngay

Nếu còn bất cứ thắc mắc nào về vấn đề này, hãy liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh sau để được đội ngũ chuyên viên hướng dẫn thực hiện cụ thể nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777