02 Cách chèn file Word vào Google Sheets đơn giản Newbie nên biết

Chèn file Word vào Google Sheets sẽ giúp bạn kết nối linh hoạt giữa văn bản mô tả với dữ liệu bảng tính. Đây cũng là giải pháp tối ưu giúp bạn chia sẻ, tổ chức và quản lý thông tin hiệu quả. Nếu bạn chưa biết cách chèn file Word vào Google Sheets, hãy theo dõi bài viết dưới đây, GCS Việt Nam sẽ bật mí cho các bạn 02 phương pháp thực hiện đơn giản nhất. Cùng tham khảo ngay nhé. 

Lợi ích của việc tích hợp tài liệu Word vào Google Trang tính

Việc sử dụng kết hợp giữa tài liệu văn bản và bảng tính giúp cho người dùng quản lý công việc và công tác khá hiệu quả. Do đó, có rất nhiều người đã áp dụng cách chèn file Word vào Google Sheets để tối ưu hóa khả năng xử lý dữ liệu và tăng cường lưu trữ chia sẻ thông tin. 

Ngoài ra, việc thực hiện cách chèn file Word vào Google Sheets còn mang tới nhiều lợi ích thiết thực khác. Cụ thể như là:

Tăng tính tiện lợi và quản lý thông tin tập trung

Thay vì phải mở nhiều tab hoặc tìm kiếm thủ công giữa các tệp rời rạc, người dùng có thể dễ dàng truy cập tài liệu Word ngay trong Google Trang tính. Đặc biệt điều này rất cần thiết khi bạn thực hiện mô tả báo cáo, hợp đồng, kế hoạch,… đã được gắn trực tiếp vào bảng tính. 

Việc áp dụng cách chèn file vào Google Trang tính vô cùng hữu ích với những dự án đòi hỏi theo dõi nhiều hạng mục hoặc dữ liệu liên quan đến giải thích văn bản. Người dùng không cần phải rời khỏi giao diện chính để đọc thông tin hỗ trợ. Bạn chỉ cần chèn Word vào Google Sheets và có thể nhanh chóng nắm bắt. Với thao tác này đã giúp tiết kiệm phần nào thời gian cho người sử dụng Google Sheets. 

Truy cập và chia sẻ tài liệu liên quan dễ dàng

Khi sử dụng Google Sheets, chia sẻ bảng tính là thao tác phổ biến mà nhiều người thường áp dụng. Do đó, việc thực hiện cách chèn file Word vào Google Sheets sẽ giúp đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm đều có thể truy cập tài liệu cần thiết. Người chia sẻ cũng không cần phải gửi tệp nhiều lần trên các nền tảng như email cho mọi người.

Ngoài ra, thông qua cách chèn file vào Google Trang tính dưới dạng liên kết hoặc tài liệu dúng từ Drive, toàn bộ nhóm có thể cùng xem một phiên bản tài liệu trong thời gian thực. Đây là một lợi thế khi tài liệu Google Sheets sử dụng để xây dựng chiến lược, kế hoạch,….

Nâng cao hiệu quả hoạt động làm việc nhóm

Khi làm việc nhóm cùng nhau trên Google Sheets, việc tích hợp tài liệu mô tả từ Word sẽ giúp mọi người nắm được toàn cảnh của vấn đề. Bạn có thể hiểu rõ từng ngữ cảnh, ý định của từng con số hoặc biểu đồ trong Trang tính.

Hơn nữa, việc thực hiện cách chèn file Word vào Google Sheets, các thành viên nhóm có thể bổ sung tài liệu, phân tích chuyên sâu bảng tính trực tiếp. Hoặc, bạn có thể cùng chỉnh sửa nội dung trang tính, dẫn link, nhúng tệp tài liệu linh hoạt trong Google Sheets. 

Các trường hợp nên thực hiện cách chèn file Word vào Google Sheets

Việc chèn file Word vào Google Sheets không phải lúc nào cũng là cần thiết. Do đó, trong từng trường hợp cụ thể thì bạn mới nên sử dụng tính năng này để quản lý thông tin cho hiệu quả. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến bạn nên chèn file Word vào Google Sheets để làm việc. 

• Quản lý dự án với các tài liệu mô tả chi tiết

Trong quá trình quản lý dự án, Google Sheets thường được sử dụng để theo dõi tiến độ, quản lý các nhiệm vụ. Với các dự án đi kèm với nhiều tài liệu mô tả chi tiết như bản đặc tả kỹ thuật, kế hoạch thử nghiệm, báo cáo phân tích, …. chèn file Word vào trang tính khá cần thiết. Bởi khi chèn file vào bảng tính, các thành viên trong nhóm dễ dàng truy cập các thông tin liên quan đến bảng tính ngay trực tiếp mà không cần phải rời khỏi Google Sheets. 

Ví dụ, bạn có một cột Tên nhiệm vụ và một cột Tài liệu liên quan. Trong cột Tài liệu liên quan, bạn chỉ cần chèn liên kết hoặc nội dung của file Word mô tả chi tiết về nhiệm vụ đó. Các thành viên khác chỉ cần xem thông tin chi tiết về nhiệm vụ bằng cách nhấn vào liên kết hoặc xem trực tiếp nội dung trong Sheets. 

• Lưu trữ hợp đồng, biên bản liên quan đến dữ liệu số

Nhiều doanh nghiệp sử dụng Google Sheets để quản lý các dữ liệu số quan trọng như doanh thu, chi phí, danh sách khách hàng,…. Song song với đó, các tài liệu văn bản đi kèm như hợp đồng mua bán, biên bản ghi nhớ, thỏa thuận dịch vụ,…… Nếu bạn để các tài liệu lưu trữ file Word này riêng lẻ thì rất khó để kiểm tra và đối chiếu thông tin.

Thay vào đó, người dùng chỉ cần thực hiện cách chèn file Word vào Google Sheets. Lúc này sẽ giúp người khác hoặc bản thân truy cập vào hệ thống thông tin lưu trữ kèm theo truy cập dễ dàng. 

Chẳng hạn như, trong một bảng tính quản lý hợp đồng, bạn có các cột Tên đối tác, Ngày ký, Giá trị hợp đồng, và một cột File hợp đồng. Trong cột File hợp đồng, bạn có thể chèn liên kết đến bản scan hoặc bản mềm của hợp đồng đó được lưu trữ trên Google Drive. 

• Tổ chức tài liệu tham khảo cho bảng tính dữ liệu

Khi làm việc với các bảng tính dữ liệu lớn hoặc phức tạp, việc sử dụng kèm theo các tài liệu giải thích, hướng dẫn hay nguồn thông tin trích dẫn rất cần thiết. 

Ví dụ, bạn đang phân tích dữ liệu thị trường và cần tham khảo các báo cáo tài liệu phân tích đối thủ cạnh tranh, thông tin liên quan. Thay vì phải tìm kiếm các tài liệu này trong các thư mục riêng biệt, bạn có thể chèn chúng vào Google Sheets. 

Khi thực hiện thao tác này trên bảng tính thì khi bạn muốn chia sẻ tài liệu cho người khác, họ cũng dễ dàng truy cập. Lúc này, họ cũng không cần yêu cầu bạn gửi lại dữ liệu tham khảo một lần nữa, tiết kiệm tối đa thời gian. 

02 Phương pháp chèn file Word vào Google Sheets

Hiện nay, bạn có thể sử dụng 2 phương pháp để thực hiện cách chèn file Word vào Google Sheets. Với mỗi phương pháp sẽ mang những ưu điểm, nhược điểm và phù hợp với từng mục đích khác nhau. 

Cách 1 – Nhúng nội dung file Word vào Google Sheets qua Drive

Phương pháp này yêu cầu bạn phải chuyển đổi file Word thành định dạng Google Docs. Sau đó chỉ cần sao chép, dán nội dung vào Google Sheets.

Cách thức để thực hiện cách chèn file Word vào Google Sheets cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện vào Google Drive, sau đó nhấn vào Mới 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện tiếp thêm mục Tải lên để tiến hành tải file Word lên Drive.

– Bước 3: Sau đó, bạn chọn đúng file Word muốn chèn lên Google Sheets >> chọn Open để tải tệp lên.

– Bước 4: Khi file Word tải lên Drive thành công, bạn nhấn chuột phải vào file đó >> chọn Chia sẻ >> chọn tiếp Chia sẻ.

– Bước 5: Bây giờ, bạn vào mục chia sẻ để chỉnh quyền truy cập sang Bất kỳ ai có đường liên kết để mọi người dễ dàng truy cập vào file. 

– Bước 6: Tiếp đó, bạn chọn vào Sao chép đường liên kết.

– Bước 7: Lúc này, bạn truy cập vào Google Sheets mới >> click vào một ô và dán liên kết vừa sao chép vào.

– Bước 8: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấn nút Tab để thay thế link bằng tài liệu như hình bên dưới là hoàn thành. 

Cách 2 – Chèn file Word vào Google Sheets dưới dạng liên kết

Với cách này, bảng tính truy cập file Word gốc gọn gàng và dễ dàng. Hơn nữa, thay vì nhúng toàn bộ nội dung, bạn chỉ cần chèn một liên kết dẫn đến file Word đã lưu trữ trên Google Drive. 

Cách chèn file Word vào Google Sheets dưới dạng liên kết theo các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn vào trang tính mới của Google Sheets và nhấn vào nút vị trí cần chèn file và chọn Chèn trên thanh công cụ menu.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào mục Đường liên kết như hình ở dưới đây để tiến hành chèn file Word vào Google Sheets.

– Bước 3: Sau đó, giao diện sẽ hiện lên một hộp thoại chèn đường liên kết. Sau đó, bạn chỉ cần dán đường link của file Word mà bạn đã sao chép để điền vào >> sau đó chọn Áp dụng. 

– Bước 4: Cuối cùng, file Word sẽ được chèn dưới dạng Hyperlink như hình bên dưới. 

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện cách chèn file Word vào Google Trang tính

Khi tích hợp file Word vào Google Sheets, có một vài vấn đề bạn cần phải lưu ý để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Đồng thời, bạn cũng tránh được các vấn đề không mong muốn. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà bạn phải quan tâm ngay khi thực hiện tích hợp file Word vào Google Sheets.

Vấn đề định dạng và tương thích

Microsoft Word vốn dĩ là một trình xử lý văn bản với nhiều tính năng định dạng phức tạp như font chữ đặc biệt, các kiểu đầu mục, danh sách đa cấp, bảng biểu phức tạp,…. Khi bạn thực hiện sao chép nội dung từ file Word dán vào Google Sheets, có thể sẽ gặp phải một số vấn đề về định dạng. Một số vấn đề định dạng quan trọng như là:

• Mất định dạng: Các font chữ, màu sắc, kích thước văn bản, kiểu dáng đặc biệt không được giữ nguyên khi dán vào Sheet. Bởi công cụ Google Sheets sẽ thực hiện định dạng ô riêng và dán nội dung từ Word có thể làm mất đi định dạng gốc. 
• Sai lệch cấu trúc: Bảng biểu trong Word có thể không được chuyển đổi thành bảng trong Sheets một cách hoàn chỉnh. Bởi nó có thể bị phá vỡ cấu trúc, bị trộn lẫn dữ liệu vào với nhau khi chuyển đổi. Đặc biệt, các danh sách đánh số hoặc gạch đầu dòng phức tạp còn bị mất cấu trúc ngay từ ban đầu.

Quyền truy cập và chia sẻ

Khi bạn thực hiện cách chèn file Word vào Google Sheets thông qua Google Drive, quyền truy cập và chia sẻ các file Word cần luôn phải được mở. Nếu file Word không được chia sẻ đúng cách, những người khác khi nhấp vào liên kết sẽ không truy cập được tài liệu. Chính vì thế, bạn cần lưu ý:

• Thiết lập quyền công khai: Nếu bạn muốn chia sẻ file tài liệu Word công khai ở chế độ Bất kỳ ai có đường liên kết. Bạn có thể thiết lập với vai trò Người xem hoặc Người chỉnh sửa. 
• Chia sẻ với người cụ thể: Nếu file Word chứa thông tin nhạy cảm, bạn có thể thiết lập quyền Hạn chế và chỉ thêm địa chỉ email vào danh sách chia sẻ. Sau đó, bạn chỉ cần thực hiện thiết lập quyền Người xem, Người nhận xét và Người chỉnh sửa cho họ. 

Dung lượng bảng tính 

Việc thực hiện cách chèn file Word vào Google Sheets với nội dung dày đặc, có thể ảnh hưởng đến dung lượng và hiệu suất bảng tính. Đặc biệt, khi bạn làm việc với các bảng tính lớn hoặc có nhiều người dùng cùng một thời gian thực. 

• Với dung lượng nội dung nhúng lớn: Với số lượng lớn các đoạn văn bản dài sau khi được nhúng vào Google Sheets, bảng tính lớn có thể trở nên nặng hơn. Lúc này, Google Sheets sẽ có hiện tượng giật lag, chậm khi tải, hoặc thao tác khó khăn. 
• Giới hạn ô và ký tự: Ứng dụng Google Sheets giới hạn về số lượng ô và ký tự trong một bảng tính. Nếu bạn thực hiện nhúng quá nhiều nội dung và làm đầy bảng tính. Lúc này, bảng tính sẽ gặp phải các vấn đề về hiệu suất và thậm chí có thể bị lỗi cả bảng tính. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc thực hiện cách chèn file Word vào Google Sheets. Cùng với đó là các giải đáp chi tiết giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thực hiện tính năng này.

1 – Làm sao để chỉ chèn một đoạn văn bản hay hình ảnh cụ thể từ Word vào Google Sheets?

Bạn chỉ cần mở file Word đó trong phần ứng dụng Google Docs. Sau đó, bạn thực hiện sao chép phần nội dung mong muốn và dán trực tiếp vào ô trong Google Sheets.

2 – Tôi có thể chỉnh sửa file Word trực tiếp ngay trong Google Sheets được không?

Không. Bạn không được phép chỉnh sửa file Word trực tiếp bên trong ứng dụng Google Sheets. Để có thể chỉnh sửa nội dung trong file, bạn phải mở file đó bằng Google Docs hoặc Microsoft Word để chỉnh sửa.

3 – Cách tối ưu để chèn file Word dài (nhiều trang) vào Google Sheets là gì?

Cách chèn file Word vào Google Sheets nhiều trang dưới dạng liên kết từ Google Drive là tốt nhất. Cách thức này sẽ làm cho bảng tính nhẹ và đảm bảo định dạng của file Word gốc được giữ nguyên.

4 – Nếu file Word bị xóa khỏi Google Drive, liệu liên kết trong Google Sheets có còn dùng được không?

Không. Nếu file Word gốc đã bị xóa khỏi ứng dụng Google Drive, liên kết trong Google Sheets cũng không còn hoạt động được. Lúc này, bạn nhấp vào file Word trong trang tính và sẽ có báo lỗi về thông tin.

5 – Tôi có cần chuyển đổi file Word sang Google Docs trước khi chèn vào Sheets không?

Không cần. Bạn có thể chèn file Word trực tiếp vào Google Sheets thông qua dạng liên kết. Tuy nhiên, nếu bạn muốn sao chép nội dung, việc mở file bằng Google Docs sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc sao chép và dán.

6 – Tôi có cần chuyển đổi file Word sang Google Docs trước khi chèn vào Sheets không?

Nếu bạn chèn nhiều nội dung từ Word sau đó thực hiện sao chép và dán, bảng tính có thể trở nên nặng và chậm. Chèn dưới dạng liên kết là cách thức sẽ giúp bảng tính của bạn ít ảnh hưởng đến hiệu suất hơn.

7 – Có cách nào để nhúng file Word hiển thị trực tiếp mà không cần mở tab mới không?

Hiện tại, ứng dụng Google Sheets đang không hỗ trợ nhúng toàn bộ file Word với đầy đủ định dạng hiển thị trực tiếp mà không cần mở tab mới. Bạn chỉ có thể thực hiện xem nội dung từ file Word trực tiếp trên Google Trang tính mà không cần phải mở tab khi sao chép và dán nội dung văn bản.

8 – Sự khác biệt chính giữa việc chèn liên kết và nhúng nội dung là gì?

Sự khác biệt chính giữa việc chèn liên kết và nhúng nội dung? 

• Chèn liên kết tạo một đường dẫn đến file gốc trên Drive (giữ bảng tính nhẹ, định dạng nguyên vẹn, nhưng phải mở file). 
• Nhúng nội dung (sao chép/dán) đưa trực tiếp văn bản vào ô (có thể làm nặng bảng tính, dễ mất định dạng, nhưng xem được ngay).

9 – Làm sao để đảm bảo người khác có thể xem file Word tôi chèn vào Sheets?

Bạn phải thiết lập quyền chia sẻ cho file Word đó trên Google Drive thành “Bất kỳ ai có đường liên kết” hoặc chia sẻ cụ thể với những người dùng có quyền truy cập bảng tính.

Lời kết

Như vậy, bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết và hữu ích về cách chèn file Word vào Google Sheets. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào về việc sử dụng Google Sheets hay các công cụ khác của Google Workspace, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây. Các chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn khai thác tối đa tiềm năng của các giải pháp công nghệ. Từ đó, bạn có thể dễ dàng nâng cao năng suất và hiệu quả trong mọi hoạt động công việc của doanh nghiệp.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777