02 Cách căn lề trong Google Docs chuẩn định dạng

Bạn muốn căn lề trong Google Docs để văn bản trình bày đẹp mắt và đúng chuẩn, nhưng chưa biết cách. Đừng lo, bài viết này GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn cách căn lề trong Google Docs chuẩn định dạng với 2 cách đơn giản, cùng tham khảo nhé. 

Tầm quan trọng của việc căn lề trong Google Docs

Một bản tài liệu Google Docs đáp ứng nội dung thôi chưa đủ, mà còn phải đảm bảo về hình thức. Bời hình thức đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng tiếp cận thông tin và đánh giá của người đọc về sự chuyên nghiệp trong tài liệu của bạn. Và một trong những yếu tố then chốt tạo nên bố cục trang văn bản rõ ràng, mạch lạc, đó chính là cách căn lề trong Google Docs. 

Việc căn lề trong Google Docs không chỉ giúp văn bản dễ đọc, dễ nhìn mà còn tuân thủ đúng quy chuẩn trình bày của nhiều loại tài liệu khác nhau như báo cáo, luận văn, hợp đồng. Nếu không căn lề hợp lý, văn bản có thể bị lệch bố cục, mất tính thẩm mỹ và không đạt yêu cầu về trình bày trong công việc. Đặc biệt, cách căn lề trong Google Docs không chính xác còn dẫn tới việc khi in tài liệu làm nội dung bị cắt xén hoặc không được căn chỉnh đúng khổ giấy. 

Ngoài ra, nắm vững cách căn lề trong Google Docs theo đúng chuẩn định dạng còn giúp bạn ước tính được độ dài của văn bản. Từ đó, bạn dễ dàng phân chia nội dung một cách hợp lý để làm nổi bật những thông tin quan trọng. 

Vì vậy, khi thực hiện soạn thảo văn bản trong Google Docs, các bạn đừng bỏ qua bước quan trọng này. Còn nếu chưa biết cách căn lề trong Google Docs chuẩn định dạng thì đừng bỏ lỡ thông tin hướng dẫn thực hiện dưới đây nhé. 

02 Cách căn lề trong Google Docs chuẩn định dạng

Để đảm bảo văn bản của bạn luôn được trình bày một cách chuyên nghiệp nhất và dễ đọc nhất. Google Docs cung cấp nhiều phương pháp khác nhau để bạn có thể căn lề một cách linh hoạt. Dưới đây là 02 cách tiếp cận chính để giúp bạn thực hiện cách căn lề trong Google Docs đúng chuẩn định dạng. 

Cách 1 – Cách căn lề trong Google Docs thủ công

Cách căn lề trong Google Docs thủ công thông qua thanh thước kẻ Ruler là một phương pháp được sử dụng khá rộng rãi. Phương pháp này cho phép bạn điều chỉnh lề một cách trực quan. Bằng cách kéo và thả các biểu tượng trên thanh thước kẻ, bạn có thể dễ dàng căn lề chuẩn định dạng. 

Dưới đây là các bước căn lề trong Google Docs thủ công chi tiết:

– Bước 1:  Đầu tiên, bạn thực hiện mở file tài liệu  trên Google Docs trong trình duyệt web.

– Bước 2: Trên thanh công cụ Menu trên giao diện có những đoạn dấu cách ghi số. Bạn thực hiện dùng căn chỉnh lề cho bài viết.

*Lưu ý: Tại bước này, bạn cần kéo các thanh lề sang bên trái, bên phải hoặc thu hẹp bố cục hai bên cho giao diện bài viết. Tùy vào từng độ dài của bài viết, bạn cần căn chỉnh nội dung sao cho hợp lý nhất. 

– Bước 3: Tiếp tục, bạn thực hiện cách căn chỉnh từng dòng trong văn bản bằng cách click chuột trái vào khoảng trắng trên thanh căn lề Ruler. Xuất hiện 3 tùy chọn như sau:

+ Thêm tab dừng bên trái – Căn dòng bên trái

+ Thêm tab dừng ở giữa – Căn dòng ở giữa

+ Thêm tab dừng bên phải – Căn dòng ở bên phải 

Sau đó, bạn chỉ cần căn chỉnh khung tab sau cho hợp lý nhất với văn bản. 

Cách 2 – Cách căn lề trong Google Docs mặc định

Với cách căn lề trong Google Docs theo dạng thủ công, có thể không đảm bảo độ chính xác tuyệt đối về số liệu của đoạn văn bản tương ứng. Chính vì vậy, nếu muốn căn chỉnh kích thước cụ thể hoặc thiết lập lề cho toàn bộ tài liệu một cách chính xác. Bạn nên chọn tùy chọn căn chỉnh lề theo Thiết lập trang. 

Phương pháp này cho phép bạn nhập các giá trị số cho lề trên lề dưới, lề trái và lề phải. Khi thực hiện cách căn lề như thế này, bạn sẽ đảm bảo được kích thước lề. Đảm bảo nó cho phép thiết lập lề mặc định cho tài liệu mới thuận tiện hơn cho mỗi lần soạn thảo văn bản.

Dưới đây là các bước giúp bạn thực hiện cách căn lề trong Google Docs theo phương thức tự chỉnh chuẩn xác nhất:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở tệp tài liệu Google Docs trong trình duyệt web.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện nhấn vào mục Tệp và chọn Thiết lập trang ở phần phía dưới danh sách mục. 

– Bước 3: Tại đây, bạn thực hiện điều chỉnh lại khung lề cho trang tài liệu Google Docs theo các thông số tự động hiển thị trên giao diện.

–  Bước 4: Sau khi, điều chỉnh lại lề theo ý muốn, bạn click vào danh mục Đặt làm mặc định và chọn OK để hoàn tất. 

Các lỗi thường gặp khi căn lề trong Google Docs và cách khắc phục

Trong quá trình thực hiện cách căn lề trong Google Docs, bạn có thể gặp phải một số vấn đề gây khó chịu. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục về các vấn đề đơn giản như sau:

Lề bị lệch khi in

Bạn đã căn lề trên màn hình nhưng khi in ra, lề lại bị lệch so với mong muốn. Nguyên nhân có thể xuất phát từ sự khác biệt trong cài đặt in hoặc trình điều khiển máy in.

Cách khắc phục vấn đề lề bị lệch khi in sau khi thực hiện cách căn lề trong Google Docs không thành công như sau:

• Kiểm tra lại cài đặt in bằng phím tắt Ctrl + P hoặc Cmd + P. Sau đó, bạn kiểm tra các tùy chọn liên quan đến lề, tỷ lệ trang và kích thước giấy.
• Sử dụng chức năng xem trước để nhìn thấy bố cục trang in sau đó mới bắt đầu thực hiện in. Điều chỉnh lại cài đặt in và thiết lập lại trang trong Google Docs nếu như không đúng như mong muốn.

Không lưu được căn lề mặc định

Bạn thực hiện thiết lập căn lề mặc định nhưng mỗi khi tạo tài liệu mới, Google Docs vẫn sử dụng thiết lập ban đầu? Để khắc phục tình trạng này, bạn thực hiện các thao tác như sau:

• Xóa bộ nhớ cache và cookie của trình duyệt bạn đang sử dụng và sau đó thiết lập lại lề mặc định. 
• Trừ khả năng trình duyệt đang gặp sự cố, hãy thử sử dụng một trình duyệt web khác và thiết lập lại cách căn lề trong Google Docs. 

Căn lề nhưng văn bản không thay đổi

Bạn đã thực hiện các thao tác căn lề nhưng văn bản trên trang không có sự thay đổi nào. Cách để khắc phục tình trạng này sau khi thực hiện cách căn lề trong Google Docs như sau:

• Kiểm tra lại vùng chọn đã đúng phần muốn căn lề chưa? Để căn lề cho nhiều đoạn văn, bạn cần chọn tất cả các đoạn đó trước khi thực hiện thao tác. 
• Nếu bạn sao chép văn bản từ một nguồn khác, sẽ dẫn tới định dạng lề riêng. Do đó, hãy thử xóa định dạng và đặt lại để căn lề cho chuẩn. 

Lỗi định dạng khi sao chép văn bản

Khi bạn thực hiện sao chép văn bản từ một nguồn tài liệu khác để dán vào Google Docs. Định dạng lề có thể bị thay đổi hoặc không nhất quán. Với tình trạng này, bạn cần thực hiện các bước khắc phục như sau:

• Sử dụng Dán không định dạng với  phím tắt Ctrl + Shift + V thay vì Ctrl + V. Thao tác này chỉ dán nội dung văn bản không ảnh hưởng đến định dạng nguồn. 
• Xóa định dạng khi thực hiện dán văn bản bằng cách thông thường. Mục đích này là để loại bỏ các định dạng không mong muốn, bao gồm căn lề để thiết lập lại trang mới. 

Mẹo và lưu ý khi áp dụng cách căn lề trong Google Docs

Để tối ưu hóa quá trình căn lề trong Google Docs và đảm bảo đoạn văn bản được trình bày  chuyên nghiệp, bạn nên lưu ý một số điều sau đây: 

Căn lề nhanh chóng thông qua phím tắt thông minh

Mặc dù không trực tiếp điều chỉnh kích thước lề, các phím tắt căn chỉnh văn bản. Nhưng các phím tắt có thể giúp bạn sắp xếp nội dung trong phạm vi lề. Đồng thời, việc sử dụng các phím tắt cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc khi định dạng văn bản:

• Căn trái: Ctrl + Shift + L (hoặc Cmd + Shift + L trên Mac)
• Căn giữa: Ctrl + Shift + E (hoặc Cmd + Shift + E trên Mac)
• Căn phải: Ctrl + Shift + R (hoặc Cmd + Shift + R trên Mac)
• Căn đều hai bên: Ctrl + Shift + J (hoặc Cmd + Shift + J trên Mac)

Duy trì tính nhất quán về căn lề trong văn bản

Bạn hãy đảm bảo sử dụng cùng một thiết lập lề cho toàn bộ tài liệu. Việc duy trì tính nhất quán ở cách căn lề trong Google Docs còn giúp cho văn bản tránh được lộn xộn và thiếu thẩm mỹ. 

Xem trước văn bản sau khi căn lề

Sau khi thực hiện căn lề, bạn hãy để ở chế độ xem trước ở phần in. Nhằm mục đích đảm bảo bố cục trang hiển thị đúng như mong muốn. Đồng thời, chế độ xem trước khi in sẽ hiện thị chính xác cách văn bản sẽ xuất hiện trên trang giấy. Bao gồm cả lề, khoảng cách dòng và các yếu tố khác. Nếu định dạng sai hoặc có vấn đề, bạn có thể nhanh chóng khắc phục được. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến cách căn lề trong Google Docs và câu trả lời chi tiết:

1 – Làm thế nào để căn lề cho nhiều đoạn văn bản khác nhau cùng lúc?

Để căn lề cho nhiều đoạn văn bản không liên tiếp cùng lúc, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl ( Cmd trên Mac). Sau đó, bạn giữ phím Ctrl (hoặc Cmd) và chọn các đoạn văn để điều chỉnh lề trên thanh thước kẻ Ruler hoặc sử dụng hộp thoại Thiết lập trang. Cuối cùng, thay đổi này sẽ được áp dụng cho tất cả các đoạn văn bản đã chọn. 

2 – Tôi có thể thiết lập căn lề mặc định cho tất cả các tài liệu mới không?

Có, bạn hoàn toàn có thể thiết lập căn lề mặc định cho tất cả các tài liệu Google Docs mới. Sau khi bạn đã điều chỉnh lề theo ý muốn trong hộp thoại Thiết lập trang >> click vào mục Đặt làm mặc định >> cuối cùng bấm vào OK để hoàn tất. 

3 – Tại sao căn đều hai bên lại làm xuất hiện khoảng trắng lớn giữa các từ?

Khi bạn căn đều hai bên, Google Docs sẽ tự động điều chỉnh khoảng cách giữa các từ để mỗi dòng văn bản được kéo dài từ lề trái sang lề phải. Trong một số trường hợp, dòng văn bản ít từ hoặc chứa các từ dài sẽ xuất hiện các khoảng trắng lớn giữa các từ. Để giảm thiểu tình trạng này, bạn có thể thử ngắt dòng thủ công ( phím tắt Shift + Enter) ở những vị trí phù hợp hoặc xem xét lại cách diễn đạt câu văn điều chỉnh lại cho phù hợp.

4 – Căn lề và thụt lề khác nhau như thế nào?

Cách căn lề trong Google Docs và thụt lề hoàn toàn khác nhau:

• Căn lề là khoảng trắng giữa nội dung văn bản và các cạnh của trang giấy (trên, dưới, trái, phải). Nó ảnh hưởng đến toàn bộ khổ văn bản trên trang.
• Thụt lề là khoảng cách thụt vào hoặc thụt ra của một hoặc nhiều dòng văn bản so với lề được thiết lập. Thụt lề thường được sử dụng để làm nổi bật các đoạn trích dẫn, tạo cấu trúc phân cấp cho danh sách hoặc đơn giản là tạo điểm nhấn cho một phần văn bản cụ thể. 

Thông thường, bạn điều chỉnh lề toàn bộ trang thông qua Thiết lập trang. Còn thụt lề điều chỉnh cho từng đoạn văn riêng lẻ bằng thanh thước kẻ và các tùy chọn định dạng khác. 

5 – Làm sao để chỉnh khoảng cách dòng và căn lề cùng lúc?

Cách căn lề trong Google Docs và điều chỉnh khoảng cách dòng cùng một lúc như sau:

• Để điều chỉnh căn lề, bạn sử dụng thanh thước kẻ hoặc hộp thoại Thiết lập trang. 
• Để điều chỉnh khoảng cách dòng, bạn chọn đoạn văn bản cần thay đổi, sau đó nhấp vào biểu tượng Khoảng cách dòng và đoạn văn trên thanh công cụ. Sau đó, bạn chọn khoảng cách mong muốn. 

Lời kết

Tóm lại, để trình bày được một văn bản chuyên nghiệp, bạn cần phải nắm vững cách căn lề trong Google Docs chuẩn định dạng theo như 2 cách được đề cập đến bên trên. Và nếu còn bất cứ câu hỏi gì thắc mắc, các bạn đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam để được giải đáp ngay nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777