Biến Google Sheets thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả

Sau bài chia sẻ về Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết và  tất tần tật từ A-Z các thao tác sử dụng Google Sheets cơ bản. Chắc hẳn các bạn đã biết được rằng Google Sheets không chỉ là một ứng dụng bảng tính đơn thuần mà Google Sheets còn là một công cụ tăng năng suất trong công việc rất tuyệt vời. Đặc biệt trong bài viết này, GCS.vn sẽ đi sâu hơn nữa vào thực tế và hướng dẫn các bạn cách để biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả cho doanh nghiệp. Biến  mỗi bảng tính thành một khu vực làm việc với sức sáng tạo vô tận và khả năng lữu trữ thông tin đáng nể.

Tại sao lại là Google Sheets?

Thực ra, chúng ta có rất nhiều cách, ứng dụng từ nhỏ đến lớn để quản lý một dự án, quản lý công việc trong team hay một hệ thống CRM, nhưng tại sao chúng tôi lại đề xuất bạn sử dụng Google Sheets? Tại sao chúng tôi lại khuyến khích bạn sử dụng Google Sheet để trở xây dựng một Workspace làm việc nhóm online hiệu quả:

  • Hệ thống mà muốn ngon thường là phải trả phí! Hệ thống mà muốn dùng tốt, miễn phí thì thường giới hạn tính năng.
  • Hệ thống mà muốn dùng tốt, không giới hạn tính năng, miễn phí thì hoặc phải tự xây dựng hoặc bỏ tiền mua mã nguồn, như vậy tốn công bảo trì hệ thống và tài nguyên máy chủ …
  • Hầu hết các hệ thống quản lý dự án không đáp ứng đủ mọi cách thức quản lý dự án khác nhau, nghĩa là một doanh nghiệp mà có phòng marketing hay phòng technical thì rất khó để sử dụng trong một nền tảng, kiểu gì cũng có 1 ông không vừa ý.
  • Trong trường hợp mua các hệ thống phần mềm thương mại thì gặp vấn đề rất lớn trong việc hướng dẫn đội nhóm theo cách thức quản trị mới, thường trước khi mua hệ thống phải đào tạo đội nhóm các lý thuyết làm việc phù hợp.
  • Trong trường hợp các hệ thống miễn phí đáp ứng tạm đủ yêu cầu thì lại gặp vấn đề ở việc phát sinh nhu cầu về sau, hoặc nó quá cơ bản dẫn đến cần nhiều thao tác, không thích hợp với đại đa số người dùng.

Workspace là gì?

Sự thực thì Workspace là gì? Khái niệm Workspace lại được hiểu là không gian làm việc. Trong hoạt động của công ty, không gian làm việc có sức ảnh hưởng cực lớn đến mỗi nhân viên tăng sự chuyên nghiệp hóa trong phong cách làm việc.

Tại sao lại cần Workspace?

Thử tưởng tượng sau mỗi dự án, bạn có hàng ngàn nội dung thảo luận, hàng trăm tài liệu và file dữ liệu, và hàng trăm giờ của tất cả mọi người, đó là một lượng tài nguyên kinh khủng mà một tổ chức – với rất nhiều con người trong đó mới có thể làm ra được. Nếu sau 1 năm bạn không lưu trữ toàn bộ các dự án đã triển khai, bạn đã mất những gì? Không ai có thể biết được, nhưng thực sự là bạn đang không khôn ngoan trong cách tận dụng lại kinh nghiệm & nguồn lực đã có sẵn. Workspace là cách để chúng ta lưu trữ mọi thứ từ đầu việc, ngày tháng, thảo luận, tài liệu, kế hoạch, lộ trình phát triển, nơi mọi người có thể thoải mái tương tác trên đó mà không lo lắng về việc phải trả quá nhiều chi phí hoặc một ngày không thể truy cập!

Biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả như thế nào?

Một trong những vấn đề băn khoăn lớn nhất mà đội ngũ GCS.vn / HVN đã trăn trở trong thời gian qua khi cung cấp giải pháp G Suite cho các doanh nghiệp. Đó là, trong hàng trăm ứng dụng mà Google cung cấp trong bộ giải pháp G Suite, làm sao để khách hàng của mình sau khi đăng ký dịch vụ có thể ứng dụng vào thực tế doanh nghiệp để mang lại hiệu quả năng suất làm việc cao nhất. Để bắt đầu cho chuỗi các bài viết nâng cao hiệu suất ứng dụng G Suite cho doanh nghiệp, trong bài viết này GCS.vn sẽ hướng dẫn bạn biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả.

Đầu tiên, bạn truy cập Google Drive, chọn New và chọn Google Sheets từ menu thả xuống. Trang tính sẽ xuất hiện trong tab mới,  tại đây bạn bấm chọn Untitled spreadsheet ở đầu trang và đặt tên cho Sheets của mình là My Workspace hoặc bất kỳ 1 tên nào bạn muốn. Dưới dây là một mẫu Workspace mà chúng tôi đã tham khảo từ TrungDuc.Net:

1. Tab Settings / Thiết lập

Để linh động mà vẫn đúng theo format và tiết kiệm thời gian trong quá trình sử dụng, một Workspace cần có Tab Settings / Thiết lập: Sheet này có chức năng tùy biến các tùy chọn như trạng thái công việc, người giao việc, nhân viên chịu trách nhiệm, mức độ quan trọng của công việc …

2. Tab Home / Trang chủ

Một Workspace luôn cần một sheet Home / Trang chủ: Sheet này có chức năng lưu lại tất cả liên kết / truy cập / tài nguyên liên quan đến dự án / công việc. Mọi thành viên trong nhóm ngay khi truy cập vào Workspace có thể biết được các thông tin quan trọng nhất hoặc khi cần tra cứu có thể ngay lập tức biết phải bắt đầu từ đâu.

Ví dụ 1 Workspace nội bộ của MZG, dành cho tất cả nhân sự mới – phần Quan trọng chính là phần trang chủ.

3. Tab Tasks / Công việc

Sheet Tasks / Công việc sẽ có nhiệm vụ hiển thị dạng danh sách các công việc mọi người giao cho nhau, nội dung chi tiết cần thực hiện, mức độ quan trọng của công việc như thế nào, thời gian bắt đầu, deadline, trạng thái công việc đang thực hiện. Bạn có thể lọc danh sách các nhiệm vụ bởi các mục có sẵn và “giao lại trách nhiệm cho một người khác” trong các nhiệm vụ hiện có. Ví dụ, nếu một trong những nhân viên của bạn bị sa thải và bạn cần phải thay đổi người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ trước kia nhân viên này đảm nhiệm, bạn có thể lọc theo trường dữ liệu người chịu trách nhiệm và chỉnh sửa lại một cách đơn giản.

Ví dụ với 1 Workspace launching dự án mới của MZG, nhân sự sẽ có 1 tab Tasks riêng để giao việc và ép nhau vào khuôn khổ

Một ví dụ khác với bộ phận HR của khối Backoffice (thuộc MZG), mọi người đều giao tiếp công việc qua đây, có thêm phần quan trọng & gấp.

4. Tab R & Ds

Tab này có nhiệm vụ giúp các thành viên trong dự án có thể suy nghĩ và lên thật nhiều ý tưởng hay ho và chưa-chắc-đã-thiết-thực cho dự án. Tab này thực ra chỉ cần có:

  • Nội dung & diễn giải phân tích nghiên cứu
  • Ai là người đưa ra đề xuất
  • Đánh giá mức độ quan trọng

Thêm 1 Workspace của Khối phát hành (thuộc MZG), các đề xuất R&D (đa phần bị ẩn do lý do bảo mật thông tin), nhưng mọi người có thể xem header để biết nội dung cần có thể là gì.

5. Tab Financial / Thu chi

Một dự án thì đương nhiên phải có thu & chi để theo dõi tình hình và cuối cùng tính ra lợi nhuận của dự án. Với công việc tính toán thì Google Sheets lại vô cùng xuất sắc với tính đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt.

Ví dụ 1 Workspace dự án riêng của MZG có Thu & Chi khá rõ ràng, kể cả các khoản nhỏ nhất…

6. Tab Info / Thông tin

Tab Info / Thông tin sẽ cung cấp thông tin cơ bản và thiết yếu cho các thành viên trong nhóm, có thể là:

  • Thông tin về quy trình làm việc
  • Thông tin về các tài khoản
  • Thông tin về các thành viên trong nhóm / công ty
  • Thông tin về các tài liệu cần đọc trước khi bắt tay vào làm
  • Thông tin về các kênh truyền thông mà dự án đang sở hữu
  • Thông tin về các công cụ
  • Thông tin về mọi thứ mà chúng ta cần phải làm, để đảm bảo thành viên khi truy cập Workspace không bị bỡ ngỡ

Ví dụ 1 Tab thông tin về các công cụ mà nhân sự MZG nên dùng trong 1 Workspace chung…

6. Các Tab khác

Phía trên là một số tab mà chúng tôi thấy hầu hết các Workspace đều có, tuy nhiên sẽ có những Workspace có đặc thù & nhu cầu sử dụng riêng, lúc đó bạn phải tùy biến để tạo ra các tab khác tùy theo nhu cầu.

Nhưng bạn có tin không, hệ thống ERP của MZG là một loạt các Workspace trên Google Sheet, với Workspace for all member dành cho nhân sự mới, sau đó link đến các Workspace của từng khối & công ty khác nhau. Nghe phức tạp vậy thôi chứ như lúc đầu mình đã viết:

  • Sử dụng và ứng dụng linh hoạt
  • Tương tác trực tuyến tốt
  • Lưu trữ nội dung tuyệt vời
  • Tốc độ truy cập và đồng bộ trên mọi thiết bị tốt
  • Miễn phí
  • Tích hợp với mọi nền tảng và hệ thống ngon lành

Ví dụ với 1 Tab xin nghỉ phép của MZG -> HR sẽ nhập vào sau khi có request bản cứng từ nhân sự -> Tab Lương ở bên cạnh sẽ tự động tính toán lương

Nữa là việc nhân viên mới sẽ điền 1 chút thông tin và Workspace của HR sẽ tự động nhận thông tin, và nhiều việc phải làm sau đó

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm 1 hệ thống HRM, CRM, ERP đáp ứng mọi tiêu chí và phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ? Thì Google Sheets là một lựa chọn phù hợp, vì nó tự động đồng bộ lên Workspace của bộ phận HR và cùng với Tab nghỉ phép để ra bảng lương xịn xò tùy biến công thức mà chả có doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào!!!

Hy vọng các bạn sẽ ứng dụng tốt Google Sheets vào thực tế doanh nghiệp và tăng năng suất lao động, hiệu quả công việc. Có quá nhiều Case study để có thể chia sẻ hết, các bạn hãy cứ comment nếu thấy cần giải quyết khâu nào nhé. Trong thời gian tới GCS.vn sẽ cố gắng cung cấp thêm các case study thực tế hơn nữa để các bạn có thể có tài liệu tham khảo và ứng dụng vào doanh nghiệp của mình.

Bài viết có tham khảo từ https://trungduc.net/workspace-ung-dung-google-sheet-a-z/
0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *