Biến Google Sheets thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả

Sau bài chia sẻ về Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết và  tất tần tật từ A-Z các thao tác sử dụng Google Sheets cơ bản. Chắc hẳn các bạn đã biết được rằng Google Sheets không chỉ là một ứng dụng bảng tính đơn thuần mà Google Sheets còn là một công cụ tăng năng suất trong công việc rất tuyệt vời. Đặc biệt trong bài viết này, GCS.vn sẽ đi sâu hơn nữa vào thực tế và hướng dẫn các bạn cách để biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả cho doanh nghiệp. Biến  mỗi bảng tính thành một khu vực làm việc với sức sáng tạo vô tận và khả năng lữu trữ thông tin đáng nể.

Tại sao lại là Google Sheets?

Thực ra, chúng ta có rất nhiều cách, ứng dụng từ nhỏ đến lớn để quản lý một dự án, quản lý công việc trong team hay một hệ thống CRM, nhưng tại sao chúng tôi lại đề xuất bạn sử dụng Google Sheets? Tại sao chúng tôi lại khuyến khích bạn sử dụng Google Sheet để trở xây dựng một Workspace làm việc nhóm online hiệu quả:

• Hệ thống mà muốn ngon thường là phải trả phí! Hệ thống mà muốn dùng tốt, miễn phí thì thường giới hạn tính năng.
• Hệ thống mà muốn dùng tốt, không giới hạn tính năng, miễn phí thì hoặc phải tự xây dựng hoặc bỏ tiền mua mã nguồn, như vậy tốn công bảo trì hệ thống và tài nguyên máy chủ …
• Hầu hết các hệ thống quản lý dự án không đáp ứng đủ mọi cách thức quản lý dự án khác nhau, nghĩa là một doanh nghiệp mà có phòng marketing hay phòng technical thì rất khó để sử dụng trong một nền tảng, kiểu gì cũng có 1 ông không vừa ý.
• Trong trường hợp mua các hệ thống phần mềm thương mại thì gặp vấn đề rất lớn trong việc hướng dẫn đội nhóm theo cách thức quản trị mới, thường trước khi mua hệ thống phải đào tạo đội nhóm các lý thuyết làm việc phù hợp.
• Trong trường hợp các hệ thống miễn phí đáp ứng tạm đủ yêu cầu thì lại gặp vấn đề ở việc phát sinh nhu cầu về sau, hoặc nó quá cơ bản dẫn đến cần nhiều thao tác, không thích hợp với đại đa số người dùng.

Workspace là gì?

Sự thực thì Workspace là gì? Khái niệm Workspace lại được hiểu là không gian làm việc. Trong hoạt động của công ty, không gian làm việc có sức ảnh hưởng cực lớn đến mỗi nhân viên tăng sự chuyên nghiệp hóa trong phong cách làm việc.

Tại sao lại cần Workspace?

Thử tưởng tượng sau mỗi dự án, bạn có hàng ngàn nội dung thảo luận, hàng trăm tài liệu và file dữ liệu, và hàng trăm giờ của tất cả mọi người, đó là một lượng tài nguyên kinh khủng mà một tổ chức – với rất nhiều con người trong đó mới có thể làm ra được. Nếu sau 1 năm bạn không lưu trữ toàn bộ các dự án đã triển khai, bạn đã mất những gì? Không ai có thể biết được, nhưng thực sự là bạn đang không khôn ngoan trong cách tận dụng lại kinh nghiệm & nguồn lực đã có sẵn. Workspace là cách để chúng ta lưu trữ mọi thứ từ đầu việc, ngày tháng, thảo luận, tài liệu, kế hoạch, lộ trình phát triển, nơi mọi người có thể thoải mái tương tác trên đó mà không lo lắng về việc phải trả quá nhiều chi phí hoặc một ngày không thể truy cập!

Biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả như thế nào?

Một trong những vấn đề băn khoăn lớn nhất mà đội ngũ GCS.vn / HVN đã trăn trở trong thời gian qua khi cung cấp giải pháp G Suite cho các doanh nghiệp. Đó là, trong hàng trăm ứng dụng mà Google cung cấp trong bộ giải pháp G Suite, làm sao để khách hàng của mình sau khi đăng ký dịch vụ có thể ứng dụng vào thực tế doanh nghiệp để mang lại hiệu quả năng suất làm việc cao nhất. Để bắt đầu cho chuỗi các bài viết nâng cao hiệu suất ứng dụng G Suite cho doanh nghiệp, trong bài viết này GCS.vn sẽ hướng dẫn bạn biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả.

Đầu tiên, bạn truy cập Google Drive, chọn New và chọn Google Sheets từ menu thả xuống. Trang tính sẽ xuất hiện trong tab mới,  tại đây bạn bấm chọn Untitled spreadsheet ở đầu trang và đặt tên cho Sheets của mình là My Workspace hoặc bất kỳ 1 tên nào bạn muốn. Dưới dây là một mẫu Workspace mà chúng tôi đã tham khảo từ TrungDuc.Net:

1. Tab Settings / Thiết lập

Để linh động mà vẫn đúng theo format và tiết kiệm thời gian trong quá trình sử dụng, một Workspace cần có Tab Settings / Thiết lập: Sheet này có chức năng tùy biến các tùy chọn như trạng thái công việc, người giao việc, nhân viên chịu trách nhiệm, mức độ quan trọng của công việc …

2. Tab Home / Trang chủ

Một Workspace luôn cần một sheet Home / Trang chủ: Sheet này có chức năng lưu lại tất cả liên kết / truy cập / tài nguyên liên quan đến dự án / công việc. Mọi thành viên trong nhóm ngay khi truy cập vào Workspace có thể biết được các thông tin quan trọng nhất hoặc khi cần tra cứu có thể ngay lập tức biết phải bắt đầu từ đâu.

Ví dụ 1 Workspace nội bộ của MZG, dành cho tất cả nhân sự mới – phần Quan trọng chính là phần trang chủ.

3. Tab Tasks / Công việc