03 Cách tạo file PDF trên Google Drive đơn giản

Tạo file PDF trên Google Drive là cách hiệu quả để lưu trữ, chia sẻ và bảo toàn định dạng tài liệu. Với vài thao tác đơn giản được hướng dẫn cụ thể trong bài viết sau đây, bạn có thể dễ dàng tạo được file PDF trên nền tảng Google Drive nhanh chóng. Cùng tham khảo ngay nhé. 

Tại sao nên sử dụng định dạng PDF trên Google Drive?

Định dạng PDF từ lâu đã trở thành tiêu chuẩn phổ biến trong lưu trữ, chia sẻ tài liệu. Cũng bởi vì nhờ vào khả năng bảo toàn bố cục, tính ổn định khó chỉnh sửa của định dạng PDF. Đặc biệt, khi kết hợp với nền tảng lưu trữ đám mây như Google Drive thì PDF không chỉ phát huy tối đa ưu điểm vốn còn mà còn mở ra nhiều lợi ích thiết thực khác cho người sử dụng. Cụ thể như là:

• Khả năng giữ nguyên định dạng trên mọi nền tảng

Sử dụng tính năng tạo file PDF trên Google Drive, thông tin tài liệu của bạn sẽ đảm bảo được tính nhất quán. Khác hoàn toàn với Word, Excel,… khi chỉnh sửa và chia sẻ hoặc lưu trữ, thường dễ bị lỗi font, mất bố cục khi mở bằng phần mềm không tương thích. Còn với định dạng PDF, tài liệu của bạn sẽ được đảm bảo hiển thị đồng nhất trên mọi thiết bị và hệ điều hành. Dù bạn xem ở điện thoại, máy tính,… nội dung vẫn được giữ nguyên như khi tạo. 

• Dễ dàng lưu trữ và quản lý trên đám mây

Google Drive cho phép người dùng lưu trữ không giới hạn số lượng file PDF. Đồng thời với khả năng tìm kiếm nhanh chóng bằng từ khóa hoặc nội dung bên trong tài liệu. Việc quản lý, phân loại và truy cập tài liệu trở nên linh hoạt hơn rất nhiều. Ngoài ra, các tài liệu PDF quan trọng có thể được đánh dấu sao hay thư mục được chia sẻ một cách công khai hay nội bộ. 

• Bảo mật và hỗ trợ kiểm soát quyền truy cập

Khi lưu và tạo file PDF trên Google Drive, người dùng có thể kiểm soát quyền truy cập chỉ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa. Đặc biệt với các tài liệu nhạy cảm như hợp đồng, báo cáo tài chính, giáo án,… việc chia sẻ bản PDF chỉ đọc sẽ hạn chế rủi ro chỉnh sửa ngoài ý muốn. Ngoài ra, các file PDF có thể được mã hóa hoặc đặt mật khẩu bằng phần mềm bên ngoài trước khi tải lên Drive. Do đó, tài liệu của bạn sẽ tăng thêm được một lớp bảo mật tốt hơn. 

• Phù hợp cho in ấn và gửi tài liệu chính thức

PDF là định dạng lý tưởng cho các tài liệu cần in ấn. Bởi vì các doanh nghiệp thường dùng file PDF để gửi báo cáo, hóa đơn, hợp đồng hoặc CV xin việc. Đặc biệt khi kết hợp với ứng dụng Google Drive thì việc chia sẻ tài liệu cũng sẽ nhanh chóng hơn. Bạn chỉ cần gửi đường link cho người khác và họ sẽ mở được luôn tài liệu. Bạn vừa tiết kiệm thời gian không cần gửi file đính kèm qua email, vừa đảm bảo được tài liệu không bị chỉnh sửa, thay đổi thông tin. 

03 Cách tạo file PDF trên Google Drive đơn giản

Google Drive cung cấp nhiều phương pháp linh hoạt để tạo file PDF. Do đó, tùy thuộc vào từng yêu cầu riêng, các bạn có thể tham khảo 03 cách tạo file PDF trên Google Drive dưới đây để thực hiện:

Tạo file PDF trực tiếp từ tài liệu Google Docs

Với một văn bản được trên Google Docs, bạn muốn chia sẻ nó dưới dạng PDF? Google Drive tích hợp sẵn tính năng cho phép bạn chuyển đổi tài liệu Docs sang PDF chỉ với vài thao tác đơn giản như sau:

– Bước 1:  Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào tài liệu trên Google Docs. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện chuyển đổi tài liệu Docs thành PDF bằng cách nhấn vào Tệp trên thanh công cụ >> chọn Tải xuống >> chọn Tài liệu PDF (.pdf)

– Bước 3: Cuối cùng, file tài liệu sẽ được tải về thiết bị dưới dạng PDF và bạn có thể chia sẻ. 

Đây là cách tạo file PDF trên Google Drive đơn giản và nhiều người có thể thực hiện được. Đặc biệt, phương pháp này cũng giúp bạn giữ nguyên được định dạng chữ, hình ảnh, bảng biểu của tài liệu. Do đó, tạo file PDF trực tiếp từ tài liệu Google Docs được xem là phương pháp lý tượng mà bạn nên tham khảo đầu tiên. 

Chuyển đổi tài liệu Word thành PDF qua Google Drive

Bạn có một file Word (DOC hoặc DOCX) đã được tạo trước đó và muốn lưu trữ hoặc chia sẻ nó trên Google Drive dưới định dạng PDF? Google Drive giúp bạn thực hiện việc này một cách dễ dàng mà không cần bất kỳ phần mềm chuyển đổi bên ngoài nào. Các bạn chỉ cần thực hiện bằng các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở Google Drive trên thiết bị.

– Bước 2: Bạn tiếp tục tải file Word lên Google Drive bằng cách vào Mới >> chọn Tải tệp lên.

– Bước 3: Sau đó, bạn nhấp chuột phải vào file chọn Mở bằng >> chọn Google Tài liệu. 

– Bước 4: Tiếp theo, bạn mở file Google Docs vừa được liên kết sang, chọn Tệp >> chọn Tải xuống >> chọn Tài liệu PDF (.pdf).

– Bước 5: Cuối cùng, file PDF sẽ được tải xuống thiết bị của bạn và hoàn tất.

Với phương pháp này, bạn không cần phải cài thêm phần mềm Microsoft Word. Sau khi file PDF được mở bằng Google Tài liệu, bạn sẽ được chỉnh sửa nhanh trước khi xuất file hoàn toàn miễn phí. 

Quét tài liệu và lưu dưới dạng PDF bằng ứng dụng Google Drive trên điện thoại

Giờ đây, bạn không cần phải dùng máy scan chuyên dụng, chỉ với một chiếc điện thoại và ứng dụng Google Drive là đủ để tạo file PDF từ tài liệu giấy. Tức là bạn chỉ cần quét tài liệu bằng ứng dụng Google Drive sau đó lưu về dưới dạng PDF. Các bước thực hiện tạo file PDF trên Google Drive  như sau:

– Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở Google Drive trên thiết bị điện thoại.

– Bước 2: Sau đó, bạn chọn phần Quét với hình ảnh bên dưới phía góc phải màn hình. 

– Bước 3: Tiếp theo, bạn chụp ảnh tài liệu giấy cần chuyển thành PDF, sau đó chỉnh sửa cắt, xoay theo tùy chọn.

– Bước 4: Sau khi ảnh tài liệu được lưu trên màn hình, bạn chỉ cần Lưu và chọn vị trí file PDF để lưu trên Drive bằng thiết bị điện thoại. 

Hiện tại, tính năng quét của Google Drive là giải pháp hoàn hảo cho người làm việc di động, nhân viên văn phòng hay học sinh, sinh viên cần lưu trữ tài liệu giấy nhanh chóng.

Lưu ý quan trọng khi tạo file PDF trên Google Drive

Mặc dù việc tạo file PDF trên Google Drive khá đơn giản và tiện lợi. Nhưng để đảm bảo tài liệu được xuất ra có chất lượng tốt, dễ chia sẻ và sử dụng như đúng mục đích mong muốn, bạn cần phải lưu ý một số điều quan trọng sau đây:

• Kiểm tra bố cục và định dạng trước khi chuyển đổi

Trước khi lưu tài liệu dưới dạng PDF, bạn hãy chắc chắn rằng nội dung đã được căn chỉnh chuẩn lề, dòng, cỡ chữ, hình ảnh, bảng biểu đều hiển thị đúng ý muốn. Đặc biệt khi xuất sang PDF, tài liệu sẽ không thể được chỉnh sửa. Do đó, việc soát lại bố cục trước khi lưu sẽ giúp bạn tránh được các lỗi như văn bản bị đẩy sang trang mới, ảnh vỡ nét hoặc sai font chữ. 

• Đặt tên file rõ ràng nhất và luôn có hệ thống

Google Drive lưu trữ rất nhiều tệp tin. Do đó, nếu bạn không đặt tên rõ ràng sẽ dễ gây ra vấn đề nhầm lẫn hoặc khó tìm lại file sau đó. Khi tạo file PDF trên Google Drive, bạn nên đặt tên chứa thông tin ngắn gọn nhưng dễ hiểu như “Báo cáo_Tài chính_Q1_2025.pdf” hoặc “CV_NguyenVanA.pdf”. Với những tên này, bạn vừa dễ quản lý tài liệu tốt, vừa tạo được ấn tượng chuyên nghiệp khi chia sẻ tài liệu đi nơi khác. 

• Kiểm soát quyền chia sẻ trước khi gửi file PDF

Sau khi tạo file PDF trên Google Drive xong, người dùng cần kiểm tra kỹ cài đặt chia sẻ trên Drive. Ngoài ra, người dùng có thể lựa chọn chia sẻ riêng tư chỉ mình bạn, chia sẻ cho người cụ thể hoặc tạo link công khai. Trong từng trường hợp tài liệu khác nhau, bạn nên chia sẻ theo đúng mục đích. Ví dụ, tài liệu chứa thông tin nhạy cảm, không nên bật chế độ chia sẻ công khai mà chỉ nên cấp quyền xem cho đúng người cần thiết.

• Tối ưu dung lượng file

PDF có thể chứa hình ảnh, biểu đồ, nhưng điều này sẽ làm tăng dung lượng file, gây khó khăn khi chia sẻ hoặc tải xuống. Trước khi tạo PDF, bạn nên nén ảnh hoặc sử dụng định dạng ảnh phù hợp (JPEG thay vì PNG nếu không cần độ nét cao) để tối ưu dung lượng mà vẫn đảm bảo hiển thị rõ nét.

• Tránh sử dụng font chữ lạ hoặc ít phổ biến

Dù PDF giữ được font chữ, nhưng một số font ít được hỗ trợ có thể hiển thị sai khi mở ở thiết bị hoặc trình đọc PDF khác. Do đó, bạn ưu tiên sử dụng các font phổ biến như Arial, Times New Roman, Roboto, Helvetica… để đảm bảo tính tương thích và chuyên nghiệp cho tài liệu.

• Kiểm tra lại đường link, chú thích, và liên kết nội bộ

Nếu tài liệu có chứa liên kết ngoài, ghi chú chân trang (footnote), mục lục hoặc liên kết nội bộ giữa các phần, hãy kiểm tra kỹ trước khi lưu thành PDF. Bởi có thể một số liên kết sẽ bị mất tác dụng nếu được tạo thủ công hoặc chèn sai cách trong Google Docs.

• Không thể chỉnh sửa nội dung trực tiếp trên PDF sau khi xuất

Sau khi đã xuất thành file PDF, tài liệu sẽ chuyển sang chế độ chỉ đọc. Nếu cần chỉnh sửa, phải quay lại file gốc trên Google Docs, thực hiện thay đổi và xuất lại PDF. Vì vậy, bạn nên giữ nguyên file gốc để tránh mất công tạo lại từ đầu nếu cần chỉnh sửa sau này.

FAQ – Câu hỏi thường gặp 

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp trong vấn đề tạo file PDF trên Google Drive:

Tôi có thể tạo file PDF từ nhiều file khác nhau trên Google Drive không?

Không thể gộp trực tiếp nhiều file thành một PDF trên Google Drive. Nhưng bạn có thể tải về rồi dùng phần mềm bên ngoài để hợp nhất.

Chất lượng file PDF tạo từ Google Drive có tốt không?

Có. File PDF giữ nguyên bố cục, hình ảnh và văn bản gốc, thích hợp cho in ấn và chia sẻ chuyên nghiệp.

Tại sao tôi không tìm thấy tùy chọn tạo PDF xuất hiện?

Chỉ có thể tạo PDF từ tài liệu hỗ trợ như Google Docs; các định dạng khác cần mở bằng ứng dụng tương thích trước.

Có giới hạn dung lượng file khi tạo PDF trên Google Drive không?

Có, tối đa khoảng 50MB đối với tệp Docs khi xuất PDF, và giới hạn khác tùy từng định dạng.

Google Drive có trình chuyển đổi PDF không?

Không có công cụ riêng biệt, nhưng có thể tạo PDF thông qua tính năng Tải xuống dưới dạng PDF trong Google Docs.

Làm thế nào để chuyển đổi tài liệu Google Drive sang PDF?

Mở file Google Docs > Chọn “Tệp” > “Tải xuống” > “Tài liệu PDF (.pdf)”.

Google có trình chỉnh sửa PDF trực tuyến không?

Không. Cần sử dụng công cụ bên thứ ba như Lumin PDF hoặc Adobe Acrobat tích hợp với Drive.

Có thể tạo PDF từ ảnh trên Google Drive không?

Có, nhưng phải dùng app Google Drive trên điện thoại để quét ảnh thành PDF hoặc dùng công cụ bên ngoài.

Lời kết 

Như vậy, bài viết đã bật mí cho bạn 03 cách tạo file PDF trên Google Drive đơn giản và dễ dàng nhất. Bạn có thể áp dụng và thực hiện theo từng bước như trong bài viết để tải về những file tài liệu PDF mong muốn. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào có liên quan đến vấn đề này, các bạn hãy liên lạc với GCS Việt Nam chúng tôi qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ kịp thời từ các chuyên gia.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777