03 Cách tạo bản sao thư mục Google Drive chỉ trong 1 phút

Tạo bản sao thư mục Google Drive giúp sao lưu và quản lý dữ liệu hiệu quả hơn trong công việc và học tập. Bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn 03 cách tạo bản sao thư mục Google Drive đơn giản, dễ thực hiện. Cùng tìm hiểu ngay nhé. 

Lợi ích của việc tạo bản sao Google Drive

Việc áp dụng cách tạo bản sao thư mục Google Drive là một thao tác sao lưu nhưng lại giúp tối ưu quy trình làm việc, tránh mất dữ liệu. Đặc biệt là giúp nâng cao hiệu suất khi làm việc nhóm. 

Để hiểu rõ hơn về lợi ích thiết thực của thao tác này trong việc quản lý, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân hay công việc, hãy theo dõi nội dung dưới đây. Các thông tin sau đây sẽ là lợi ích nổi bật nhất:

• Thứ nhất, bảo vệ an toàn dữ liệu gốc. Khi sử dụng cách tạo bản sao file Google Drive, toàn bộ thao tác chỉnh sửa, xóa, thêm nội dung sẽ được thực hiện trên bản sao, không ảnh hưởng đến bản gốc. 
• Thứ hai, dễ dàng chia sẻ mà không lo sửa nhầm file gốc. Thay vì cấp quyền truy cập vào file hoặc thư mục gốc, người dùng có thể tạo bản sao Google Drive. Sau đó, bạn thực hiện chia sẻ bản sao đó để bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu ban đầu. Cũng như, việc làm này sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro từ việc chỉnh sửa ngoài ý muốn của người khác. 
• Thứ ba, tối ưu quy trình nhân bản tài liệu mẫu. Với những môi trường giáo dục, doanh nghiệp,… việc tạo bản sao thư mục Google Drive  giúp nhanh chóng nhân bản các tài liệu mẫu. Bạn chỉ cần thực hiện vài thao tác cơ bản là có thể tạo được bản sao đề thi, báo cáo, tài liệu hướng dẫn,…. mà không cần tạo mới thủ công. Cũng như tính năng đặc biệt này cũng sẽ giúp bạn tăng cường hiệu quả làm việc và giảm thiểu rủi ro sai sót.
• Cuối cùng, hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Khi đã thực hiện tạo bản sao Google Drive, mỗi thành viên trong nhóm làm việc sẽ có một bản sao chép riêng. Họ chỉ cần làm việc, theo dõi tiến độ kết quả công việc của mình một cách độc lập và đỡ phải lo sợ về việc mất dữ liệu hay ai đó thêm dữ liệu nhầm trong file gốc.

03 Cách tạo bản sao thư mục Google Drive – Hướng dẫn từng bước chi tiết

Dưới đây là 03 phương pháp thông dụng, được đánh giá là hiệu quả nhất hiện nay. Tùy theo nhu cầu và công cụ bạn dùng, hãy chọn phương pháp phù hợp nhất để thực hiện cách tạo bản sao thư mục trên Google Drive nhanh chóng. 

Cách tạo bản sao file Google Drive thủ công

Cách tạo bản sao file Google Drive thủ công là cách làm phổ biến và đơn giản nhất. Đặc biệt rất phù hợp với những người mới sử dụng Google Drive. Cách thức thực hiện tạo bản sao Google Drive như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào file cần tạo bản sao trên Google Drive.

– Bước 2: Sau đó, bạn thực hiện chọn vào danh mục Tạo bản sao. 

– Bước 3: Khi đó trong danh mục Drive của tôi xuất hiện Bảo sao của file cần tạo.

Với cách làm này, bạn không cần phải cài đặt thêm công cụ nào mà chỉ cần một cú click chuột nhanh chóng. Tuy nhiên, cách thức này sẽ không giúp bạn sao chép được thư mục và chỉ tạo được bản file. Nếu muốn sao chép toàn bộ thư mục bên trong, bạn phải sử dụng phương pháp khác. 

Cách tạo bản sao thư mục Google Drive bằng ứng dụng ngoài

Nếu bạn muốn sao chép toàn bộ thư mục trong Google Drive một cách tự động. Bạn có thể sử dụng phương pháp tạo bản sao Google Drive bằng ứng dụng ngoài. Cách tạo bản sao thư mục Google Drive thực hiện theo các bước như sau:

– Bước 1:  Đầu tiên, bạn truy cập vào Google Drive và chọn file muốn sao chép.

– Bước 2: Sau đó, bạn chọn vào phần Mở bằng >> chọn Kết nối ứng dụng khác.

– Bước 3: Giao diện hiển thị, bạn chọn vào phần Tìm kiếm.

– Bước 4: Ở bước này, bạn gõ chữ Copy folder in Google Drive >> sau đó chọn Cài đặt 

– Bước 5: Tiếp theo, bạn bấm Tiếp tục >> chọn Cho phép và cấp quyền truy cập trên tài khoản Google Drive. 

– Bước 6: Tiếp tục, bạn chọn Cho phép để đồng ý các quyền truy cập vào tài khoản Google.

– Bước 7: Sau đó, bạn chỉ cần click chuột vào thư mục cần sao chép >> chọn biểu tượng của ứng dụng ở phía bên phải màn hình.

– Bước 8: Lúc này, cửa sổ mới hiện ra và bạn hãy đợi tiện ích load, rồi chọn vào danh mục Keep file and folder permissions để mở.

– Bước 9: Khi đó, giao diện sẽ xuất hiện trạng thái thông báo và muốn dùng copy, bạn chọn vào Start copying.

– Bước 10: Sau khi đã copy hoàn tất, file sau khi copy sẽ có tên y như bản ban đầu và bạn chỉ cần mở truy cập là xem được toàn bộ nội dung. 

Cách tạo bản sao file Google Drive bằng liên kết chia sẻ

Một cách ít được biết đến nhưng khá hữu ích để tạo bản sao của một file (không áp dụng trực tiếp cho toàn bộ thư mục) là thông qua liên kết chia sẻ có quyền “Người xem”. Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn người khác có thể tạo một bản sao của file của bạn vào Drive của riêng họ mà không cần bạn phải gửi trực tiếp file đó.

Cách tạo bản sao thư mục Google Drive bằng cách này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vào file muốn sao chép >> chọn vào Chia sẻ.

– Bước 2: Bạn tiếp tục click vào mục Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết.

– Bước 3: Tiếp theo bạn cần chỉnh sửa Người chỉnh sửa >> chọn Sao chép đường liên kết >> chọn Xong.

– Bước 4: Lúc này, bạn tiếp tục trở lại với trình duyệt khác và đã đăng nhập tài khoản Google. Tiếp theo, bạn chọn dấu mũi tên trên thư mục muốn chia sẻ >> chọn Sắp xếp >> chọn vào Thêm lối tắt.

– Bước 5: Bạn quay trở lại vào truy cập vào Drive của tôi >> chọn vào thư mục muốn tạo bản sao >> chọn Tạo bản sao.

– Bước 7: Cuối cùng, thư mục tạo bản sao sẽ hiển thị cùng thư mục gốc 

Trên đây là hướng dẫn cách thực hiện chi tiết của 03 phương pháp tạo bản sao thư mục Google Drive. Hy vọng rằng với những hướng dẫn này, bạn sẽ đảm bảo và tối ưu quá trình làm việc cùng Google Drive. Và tùy vào từng nhu cầu cụ thể mà bạn có thể lựa chọn phương pháp thực hiện phù hợp. 

Lưu ý quan trọng trong quá trình tạo bản sao Google Drive

Để đảm bảo quá trình thực hiện cách tạo bản sao thư mục Google Drive được diễn ra suôn sẻ và không gặp lỗi. Bạn cần lưu ý, một số những vấn đề cơ bản như sau:

• Đảm bảo dung lượng Drive phải còn đủ trống:

Khi tạo bản sao Google Drive, tất cả các bản sao đều chiếm dung lượng lưu trữ. Nếu dung lượng Drive ở trạng thái gần đầy, quá trình sao chép có thể bị gián đoạn hoặc lỗi. Do đó, bạn cần kiểm tra dung lượng trống trước khi thực hiện. 

• Quyền chia sẻ không được sao chép theo mặc định:

Bản sao của file hoặc thư mục được tạo sẽ mặc định thuộc quyền sở hữu của người thực hiện thao tác sao chép, nhưng sẽ không tự động giữ lại quyền chia sẻ từ bản gốc. Nếu bạn muốn chia sẻ cho người khác, người dùng cần cấp lại quyền truy cập thủ công cho từng file hoặc thư mục khi sao chép. 

• Tên file hoặc thư mục bản sao sẽ tự động thêm Bản sao của:

Sau khi sao chép xong, Google Drive sẽ tự động thêm tiền tố Bản sao của vào tên mỗi file được sao chép. Nếu sao chép hàng loạt hoặc nhiều lần, bạn sẽ gặp khó khăn trong quá trình quản lý file. Do đó, bạn có thể đổi tên lại sau khi tạo bản sao để phân biệt cũng như sắp xếp dễ dàng theo nhu cầu của bản thân. 

• Một số định dạng có thể bị lỗi khi sao chép gián tiếp:

Khi áp dụng cách tạo bản sao file Google Drive bằng liên kết chia sẻ, một số định dạng sẽ không giữ nguyên nếu người nhận tạo bản sao. Do đó, bạn cần kiểm tra lại nội dung khi sau khi sao chép để đảm bảo tài liệu hiển thị đúng và đủ thông tin. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp trong quá trình thực hiện cách tạo bản sao thư mục Google Drive mà các bạn có thể tham khảo:

1 – Tạo bản sao có giữ nguyên định dạng không?

Có, file bản sao sẽ giữ nguyên nội dung, định dạng văn bản, hình ảnh, biểu đồ như bản gốc. Tuy nhiên, nếu bạn sao chép dưới dạng sử dụng liên kết chia sẻ thì định dạng có thể bị lỗi form. Do đó, sau khi sao chép xong nên kiểm tra lại kỹ để đảm bảo thông tin hiển thị đúng. 

2 – Có thể sao chép nhiều thư mục cùng lúc không?

Không, Google Drive không cho phép chọn và sao chép nhiều thư mục cùng lúc. Bạn cần sao chép từng thư mục. 

3 – Có thể tạo bản sao thư mục Google Drive được chia sẻ không?

Khi bạn có quyền Chỉ Xem hoặc Chỉnh sửa thư mục thì mới được tạo bản sao.

4 – Sao chép thư mục có giữ nguyên quyền chia sẻ không?

Không, bản sao sẽ thuộc về bạn và mặc định là riêng tư. Để muốn cấp quyền cho người khác cùng xem bản sao, bạn chỉnh sửa lại quyền truy cập là được. 

5 – Bản sao thư mục có tự động cập nhật khi thư mục gốc thay đổi không?

Không, bản sao thư mục Google Drive không tự động cập nhật khi thư mục gốc có bất kỳ thay đổi nào. Bản sao được tạo ra tại thời điểm được thực hiện thao tác sao chép là một bản độc lập. 

6 – Có giới hạn về kích thước thư mục có thể sao chép không?

Google Drive không có giới hạn cụ thể về kích thước thư mục. Nhưng bạn khi sao chép có thể gặp phải các vấn đề về dung lượng lưu trữ, thời gian thực hiện, hiệu suất trình duyệt,….

7 – Tôi có thể tạo bản sao của thư mục chứa rất nhiều file khác nhau không?

Có, bạn có thể tạo bản sao của thư mục chứa nhiều file khác nhau. Tuy nhiên, thời gian sao chép file có thể kéo dài lâu hơn so với sao chép một file.

Lời kết

Tóm lại, cách tạo bản sao thư mục Google Drive không phải quá khó, bạn chỉ cần nắm rõ 03 cách trên là việc thực hiện sẽ trở lên dễ dàng hơn rất nhiều. Hy vọng rằng bạn viết này sẽ thực sự hữu ích và giúp các bạn nắm rõ cách tạo bản sao file Google Drive. Nếu còn bất cứ thắc mắc liên quan đến vấn đề này, các bạn hãy liên hệ ngay với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để nhận được sự giúp đỡ từ các chuyên gia nhanh chóng.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777